Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Favorable a la eliminación parcial a los 15 años.

Tipo de muestreo: cuantitativo del 20 % del total.

Acceso: restringido.

Eliminación total a los 6 años.

Conservación de un expediente por año.

Acceso: restringido.

Eliminación total.

Tipo de muestreo: aleatorio, se conservan como muestra 3 expedientes.

Acceso: restringido.

Eliminación total.

Acceso: restringido.

Eliminación total a los 7 años.

Conservación de un expediente por cada año y gerencia.

Eliminación total a los 6 años.

Conservación de ejemplares de muestra.

Favorable a la eliminación total a los 8 años a partir de la fecha de la resolución o, en su caso, sentencia judicial firme.

Conservación de un expediente por cada tribunal, año y tributo sobre el que se substancie la reclamación durante todo el periodo que abarca el estudio.

A partir de 2004 se conservará, además, por cada tribunal y año, un expediente que responda a la modalidad de tramitación por el procedimiento abreviado y otro a la modalidad de tramitación por el procedimiento ordinario, para dejar evidencia de la instrucción del procedimiento de acuerdo con los sucesivos reglamentos.

Favorable a la eliminación total a los 2 años. Método de eliminación: borrado de nivel cero con reutilización de soporte. En cuanto a las copias de seguridad: para las copias a disco, borrado de nivel cero con reutilización de soporte; para las cintas: expiración de los datos de la copia de seguridad.

Muestra: un expediente por tipo de solicitud y año.

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservación permanente de la documentación conservada en las Unidades con competencia específica en materia de personal, excepto los curricula vitae y demás méritos alegados por los candidatos no seleccionados, que se eliminarán a los 5 años desde la firmeza de la resolución.

En el resto de los centros directivos implicados en el expediente también se eliminará a los 5 años.

Acceso: parcialmente restringido.

Eliminación parcial a los 5 años.

En la unidad de personal con competencia específica:

Conservación permanente del certificado de existencia de crédito, la solicitud de autorización de crédito, la solicitud de autorización y memorias, la Autorización de la Secretaría de Estado de Administración Pública, Convocatoria, Acuerdo de nombramiento de miembros de la Comisión de Valoración, Listado de concursantes, Hojas de valoración, Actas de la Comisión y Resolución del concurso. En el caso de haberlos, se conservarán también los recursos.

Eliminación a los 5 años desde la firmeza de la Resolución, de las solicitudes y justificantes.

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservacion total durante 5 años a contar desde que la resolución sea firme. Pasado este plazo, se eliminarán las solicitudes y méritos de los concursantes, siendo de conservación permanente el resto del expediente, incluidos los recursos, si los hubiere, de la documentación de la DG de la Función Pública.

En el caso de no conservarse en dicha DG, conservación de los documentos obrantes en los distintos Departamentos.

En el resto de las Unidades con compentencia en recursos humanos: conservación permanente de la minuta de oficio solicitando listado de vacantes; oficios de los centros directivos comunicando listados de vacantes; minuta del oficio del órgano competente en material de personal a la Oficina Presupuestaria para el cálculo de costs.

Eliminación del resto a los 5 años desde que la resolución sea firme.

Acceso: parcialmente restringido.

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservación permanente de la documentación producida por la DG de la Función Pública.

Para el resto de los Ministerios y órganos de la AGE, se propone la conservación permanente de las fracciones cronológicas de la serie que no se hallen en los archivos de la DG de la Función Pública y la eliminación a los 5 años de las fracciones cronológicas que si se hallen en dicho archivo.

También se solicita la sustitución del Soporte de la documentación en soporte digital que se conserva en la DG de la Función Pública desde 2009, para su paso a formato PDF/A2 (o a otro formato adecuado para la conservación a largo plazo) en el momento de transferir a archivo / entorno con adición de metadatos, siguiendo lo establecido en las Normas Técnicas de Interoperabilidad del ENI.

Acceso: parcialmente restringido.

Cuentas justificativas para reposición de fondos de anticipos de caja fija y fondos de maniobra (1988-) // Departamentos ministeriales: Subsecretarías. Subdirecciones Generales de Gestión Financiera o análogas. Unidades Centrales de Coordinación de Cajas Pagadoras; Cajas Pagadoras adscritas a otras unidades; centros directivos y unidades de servicios periféricos Subcajas pagadoras adscritas a otros centros directivos (Gabinetes; etc.) [«Pagadurías, cajas y habilitaciones» (art. 78.1 LGP)] Intervenciones Delegadas (hasta finales de los años 1990).

Organismos autónomos: pagadurías, cajas y habilitaciones. [Direcciones Generales de las Entidades Gestoras y del Servicio Común de la Seguridad Social.

Eliminación total a los 10 años.

Muestreo: 1 expediente o una caja por año. Se procurará que la muestra incluya una representación de los diferentes documentos básicos que integran el expediente

Acceso: Libre (puede haber motivos de restricción parcial derivados de la protección de datos personales).

Conservación permanente: Actas de la Comisión Paritaria; Firma del Plan; Resolución aprobatoria del Plan; Solicitudes y documentación justificativa de Ayudas por motivos excepcionales (víctimas de actos terroristas, víctimas de violencia de género, damnificados por la Colza, etc.); Resolución aprobatoria de las ayudas concedidas y denegadas; Memorias y estadísticas; Recursos.

Eliminación a los 5 años desde la finalización completa del expediente o la resolución de los recursos: Solicitudes de ayudas y documentos justificativos; Listas provisionales de ayudas concedidas y denegadas.

Muestreo: una solicitud con su justificante de cada modalidad cada 5 años (incluidas las solicitudes en soporte electrónico).

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación total a los 15 años de la adjudicación.

Muestreo: un expediente por año.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial.

Conservación permanente: documentación anterior a 1940; documentación relativa a edificios claramente relacionados con el ámbito de aplicación de la Ley de Memoria Histórica; documentación del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas; DG de Patrimonio del Estado; Organismos y unidades que tienen (o han tenido) competencias específicas en la gestión de inmuebles (GIESE, INVIED, ADIF, SEPI, SEGIPSA, etc.); documentación relativa a edificios calificados como Bienes de Interés Cultural (BIC).

Eliminación total a los 3 años de la inscripción en el Registro de la Propiedad de la desafectación / desadscripción, enajenación, permuta o mutación demanial de: las series producidas por organismos que han intervenido en el trámite como intermediarios o sólo de forma instrumental o tangencial; Centros directivos sin capacidad de gestión directa de sus inmuebles; en cualquier centro directivo: cualquier documentación relacionada con la gestión patrimonial no contemplada en los apartados anteriores, como por ejemplo, informes de la Junta Central de Edificios Administrativos y otros órganos colegiados.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservación permanente: documentación anterior a 1940.

Unidad de personal con competencia específica:

Eliminación a los 5 años de: solicitudes de participación, exámenes y copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el «BOE».

Resto conservación permanente.

Resto centros directivos que conserven documentación de la serie (excepto Función Pública): Eliminación a los 5 años. Duplicados.

Acceso: Parcialmente restringido. Determinada información de los procesos selectivos se encuentra bajo un régimen de especial publicidad.

Eliminación total a los 5 años.

Eliminación de las actuaciones previas o marginales a la formalización de los Expedientes de Sesiones de Consejo de Ministros, todas aquellas propuestas e informes que quedan en las Unidades proponentes / informantes, distintas de las Vicesecretarías u órganos específicos en las Secretarías Generales Técnicas.

Acceso: parcialmente restringido

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservación permanente en la Unidad de Personal del respectivo departamento ministerial u organismo de: solicitud de informe e informe de la DG de la Función Pública, solicitud y autorización de reconocimiento de las asistencias por participación en tribunales y órganos de selección, listados de admitidos y excluidos, actas y acuerdos del tribunal calificador. Pueden contener anexos (actas, listado o, en su caso, listados elaborados con distintos criterios, puntuaciones, incidencias, etc.), tipo de examen de la convocatoria, hoja de valoración de méritos o anexo de la convocatoria de certificado de méritos, relación final de aprobados, acuerdos del Tribunal publicando los resultados en las distintas fases del proceso selectivo, contrato, firmado por Subsecretario o por delegación y contratado, solicitud y asignación de NRP, reclamaciones, recursos, y estadillos, memorias y estadísticas.

Unidad de personal con competencia específica, eliminación a los 5 años de: solicitudes de participación de los aspirantes en el proceso selectivo con justificantes de abono de tasas o de exención de éstas, fotocopia de DNI, Dictamen Técnico Facultativo emitido por el órgano técnico de calificación del grado de minusvalía competente, acreditando de forma fehaciente, la/s deficiencia/s permanentes que han dado origen al grado de minusvalía reconocido, documentación aportada por cada aspirante, acreditativa de la valoración de los méritos en la fase de concurso, documentación justificativa de los requisitos exigidos en las bases de la convocatoria para los adjudicatarios de plaza y exámenes.

Resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la DG de Función Pública: eliminación a los 5 años.

Acceso: Parcialmente restringido / contenidos sujetos a régimen de especial publicidad.

Eliminación parcial a los 5 años.

Unidad de personal con competencia específica: Conservación permanente de: relaciones y listados sobre puestos ocupados por funcionarios interinos y personal laboral del Departamento afectados por el proceso de consolidación, así como las listas certificadas o relaciones de personal afectado por el proceso, documentación relativa al acuerdo de encomienda de gestión, solicitud de informe e informe de la DG de la Función Pública, órdenes ministeriales y resoluciones, solicitud y asistencias del tribunal calificador, documentación del tribunal calificador, actas del tribunal, listado de vacantes a ofertar, peticiones de destino, estadillos, así como recursos, y, en su caso, la documentación relativa a los nombramientos previos como funcionarios interinos del personal laboral.

Unidad de personal con competencia específica: Eliminación a los 5 años de las solicitudes de participación de los aspirantes y exámenes, así como copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el «BOE» que pudieran localizarse en el expediente.

Resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la DG de la Función Pública: Eliminación a los 5 años.

Acceso: Parcialmente restringido / contenidos sujetos a régimen de especial publicidad.

Eliminación parcial a los 5 años.

Unidad de personal con competencia específica: Conservación permanente de: solicitud de informe de solicitud o autorización conjunta para el nombramiento de funcionarios interinos, informe de la DG de la Función Pública y de la DG de Costes de Personal y Pensiones Públicas, informe de la DG de la Función Pública autorizando el proceso selectivo y las bases de la convocatoria, orden ministerial y resoluciones, solicitud y autorización de asistencias del Tribunal, documentación del Tribunal, actas del Tribunal, solicitud y asignación de NRP, listado de vacantes a ofertar, peticiones de destino, estadillos, así como las listas o relaciones de candidatos y los recursos.

Unidad de personal con competencia específica: Eliminación a los 5 años de: las copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el «BOE», solicitudes de participación de los aspirantes (así como documentación acreditativa para valoración en la fase de concurso y Dictamen Técnico Facultativo en el caso de aspirantes con un grado de discapacidad) y exámenes.

Resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la DG de la Función Pública: Eliminación a los 5 años.

Acceso: Parcialmente restringido / contenidos sujetos a régimen de especial publicidad.

Eliminación parcial a los 5 años.

Unidad de personal con competencia específica: Conservación permanente de: listados y de las listas certificadas o relaciones de personal afectado por el proceso de consolidación, solicitud de informe e informe de la DG de la Función Pública, (anexos y certificados) (bases y anexos de la convocatoria), solicitud y autorización de reconocimiento de las asistencias por participación en tribunales y órganos de selección, órdenes ministeriales y resoluciones, hoja de valoración de méritos o anexo de la convocatoria de certificado de méritos, en su caso, relación final de aprobados, actas, acuerdos y escritos del Tribunal Calificador, solicitud y asignación del NRP, recursos, en su caso, y peticiones de destino.

Unidad de personal con competencia específica de departamentos ministeriales y otros órganos convocantes: Eliminación a los 5 años de: las solicitudes de participación de los aspirantes y Dictamen Técnico Facultativo emitido por el órgano técnico de calificación del grado de minusvalía competente, acreditando de forma fehaciente, la/s deficiencia/s permanentes que han dado origen al grado de minusvalía reconocido, en su caso, y exámenes. En su caso, documentación acreditativa de los méritos que se valorarán en la fase de concurso, documentación acreditativa de los requisitos exigidos en la convocatoria, copias de las cuartillas para publicación de órdenes ministeriales y resoluciones en el «BOE».

Muestra: 1 expediente completo siempre que cambie el procedimiento.

Resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la DG de Función Pública: Eliminación a los 5 años.

Acceso: Parcialmente restringido / contenidos sujetos a régimen de especial publicidad.

Eliminación parcial a los 5 años.

Unidad de personal con competencia específica de departamentos ministeriales y otros órganos convocantes: Conservación permanente de: autorización conjunta de las Direcciones Generales de la Función Pública y de Costes de Personal y Pensiones Públicas del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas de la contratación temporal solicitada por el órgano convocante, solicitud de informe e informe favorable de la DG de la Función Pública autorizando el proceso selectivo y las bases de la convocatoria, resoluciones, actas, acuerdos y documentación emitida por el Tribunal Calificador, solicitud y asignación de NRP, modelo de inscripción M2R inscripción de funcionario interino/personal laboral, listado de vacantes a ofertar, peticiones de destino, estadillos de seguimiento, listas o relaciones de candidatos, recursos, y contrato de trabajo temporal, en su caso.

Unidad de personal con competencia específica de departamentos ministeriales y otros órganos convocantes: Eliminación a los 5 años de: las solicitudes de participación de los aspirantes en el proceso selectivo. Incluyen, en su caso, Dictamen Técnico Facultativo emitido por el órgano técnico de calificación del grado de minusvalía competente, acreditando de forma fehaciente, la/s deficiencia/s permanentes que han dado origen al grado de minusvalía reconocido, exámenes, documentación acreditativa de los méritos que se valorarán en la fase de concurso, en su caso, y documentación acreditativa de los requisitos exigidos en la convocatoria.

Resto de centros directivos que conserven documentación de la serie, a excepción de la DG de Función Pública: Eliminación a los 5 años.

Acceso: parcialmente restringido / contenidos sujetos a régimen de especial publicidad.

Expedientes económicos de gasto. Indemnizaciones por razón de servicio (23) (1940-) // Unidades de Gasto: cualquier unidad administrativa con presupuesto disponible al respecto. Unidad de Gestión: Subsecretarías, Subdirecciones Generales de Gestión Financiera o análogas, Unidades Centrales de Coordinación de Cajas Pagadoras, Cajas Pagadoras adscritas a otras unidades; centros directivos y unidades de servicios periféricos, Subcajas pagadoras adscritas a otros centros directivos, (Gabinetes; etc.), [«Pagadurías, cajas y habilitaciones» (art. 78.1 LGP)], Organismos autónomos: Pagadurías, cajas y habilitaciones.

[Direcciones Generales de las Entidades Gestoras y del Servicio Común de la Seguridad Social; Intervención General de la Seguridad Social (y sus Direcciones Provinciales y Territoriales, centros de gestión; Gerencias de Atención Especializada y Atención Primaria, etc.). Unidades Administrativas responsables del Fondo de Maniobra/Cajas pagadoras).

Eliminación total:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas/en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Muestreo: un expediente por año.

Con la excepción de: Expedientes económicos de Asistencias a Tribunales Pruebas Selectivas que se conserven en el contexto de la documentación de los propios Tribunales (conservación permanente según dictamen CSCDA 46/2014 Expedientes de procesos selectivos de personal funcionario de cuerpos generales y especiales: acceso libre y promoción interna).

Acceso: parcialmente restringido

Eliminación total:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas/en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Dictamen está basado en las conclusiones del Dictamen 12/2014 «Expedientes de contratación de suministros», de los que el expediente de gasto es una serie complementaria para la realización de un mismo y único fin.

Muestreo: un expediente por año por modalidad de tramitación del suministro; muestra de bienes de adquisición centralizada a cargo del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

Acceso: parcialmente restringido

Eliminación total:

– A los 6 años: Para pagos a través de nómina (ayudas).

– A los 10 años: Para pagos a terceros previa factura.

Acceso: parcialmente restringido / contenidos sujetos a régimen de especial publicidad.

Eliminación parcial

Regla 1: Subvenciones que no tienen valores informativos a largo plazo (valores informativos recogidos en las fuentes de acceso público y/o recapitulativas: «BOE» y BD Nacional de Subvenciones):

Eliminación total a los 15 años (20 años en los casos en los que la convocatoria exige la constitución de garantías) contados a partir de:

– Resolución definitiva de la orden de subvención en cualquier instancia sin posibilidad de recurso.

– Último ejercicio comprendido (en el caso de ayudas plurianuales).

Muestreo: un expediente de cada convocatoria.

Esta regla también se aplica: Con un plazo menor (5 años) para los informes, recursos, publicación de disposiciones en «BOE», etc. y otros testimonios parciales del trámite en los archivos de otros órganos que intervienen en el procedimiento de subvención distintos del órgano gestor de la subvención o de gestión económica.

Regla 2: Subvenciones que cuyos valores informativos a largo plazo son susceptibles de conservación por muestreo:

Eliminación de 4 convocatorias de cada 5 a los 15 años (20 años en los casos en los que la convocatoria exige la constitución de garantías) contados a partir de:

– Resolución definitiva de la orden de subvención en cualquier instancia sin posibilidad de recurso

– Último ejercicio comprendido (en el caso de ayudas plurianuales)

Muestreo: una convocatoria completa de cada cinco.

Regla 3: Subvenciones cuyos valores informativos a largo plazo no son susceptibles de conservación por muestreo: conservación permanente.

Acceso: Parcialmente restringido.

Por Dictamen n.º 24/2017 (GTSC/5/2017-7) de Modificación del dictamen 37/2016 de Subvenciones de concurrencia competitiva (procedimiento ordinario), Se amplia para que sea aplicable a cualquiera de los capítulos presupuestarios (ampliándose a los capítulos VII y II). También se incluyen no sólo las subvenciones financiadas total o parcialmente con cargo al Fondo Social Europeo…», sino que se incluye también «y otros fondos de la Unión Europea».

Eliminación parcial.

Órganos responsables en materia de recursos: conservación permanente o, en su caso, aplicación del dictamen que corresponda al procedimiento administrativo de origen, si es aplicable, de:

1.–Cualquier expediente de recursos anterior a la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958.

2.–Expedientes de recursos afectado por la Ley 52/2007, de 26 de diciembre, de Memoria Histórica, por la que se reconocen y amplían derechos y se establecen medidas a favor de quienes padecieron persecución o violencia durante la Guerra Civil y la dictadura, art. 21.2 (Ley de Seguridad del Estado, Ley de Orden Público, Ley de Vagos y Maleantes y de Peligrosidad Social).

3.–Expedientes de la SG de Recursos o equivalente, cuando incluyan otros trámites, además de la propuesta de resolución: todos los expedientes de recursos, cuando no exista constancia de la resolución en el expediente de origen, de cualquier época anterior al inicio de la práctica de devolución del expediente a la unidad de origen.

Órganos responsables en materia de recursos en los que se devuelve el recurso a la unidad de origen: eliminación a los 10 años, en su caso, a partir de la fecha en que la resolución adquiera firmeza, excepto los casos citados arriba.

Otras unidades de apoyo y asesoramiento (Abogacía del Estado / otras unidades competentes para emitir informe y dictamen): eliminación total a partir de los 5 años.

Acceso: Parcialmente restringido.

Conservación permanente: documentación anterior a 1940.

Eliminación total a los 15 años.

Muestreo: un ejemplar cada 5 años.

Acceso: parcialmente restringido.

Partes y anotaciones de control horario de los empleados públicos (1918-) // Subsecretaría del Departamento ministerial respectivo u órgano donde se encuadren orgánicamente las:

– Unidades de personal de los diferentes departamentos ministeriales.

– Unidades de Personal de Organismos Autónomos.

– Unidades de Personal de Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social.

– Unidades de los Departamentos ministeriales y organismos que gestionen partes y anotaciones.

Eliminación total.

Eliminación al año: en los organismos en los que la gestión del control horario se realice mediante una aplicación informática se eliminarán los partes de incidencias y solicitudes de permisos, vacaciones, licencias, así como la documentación justificativa adjunta, etc., siempre que el valor probatorio de éstas pueda ser sustituido por las anotaciones registradas en la aplicación informática.

Muestra: un ejemplar por cada tipo de solicitud de cada 5 años, o bien cuando cambie significativamente el formulario.

Eliminación a los 8 años: de las anotaciones y de la documentación justificativa adjuntada digitalizada en las aplicaciones informáticas de control horario. De los partes y solicitudes en papel o electrónico cuando su valor probatorio no pueda ser sustituido por las anotaciones de una aplicación de control horario.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación total.

Conservación permanente de la documentación anterior a 1940.

Eliminación total:

– A los 5 años

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas / en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización)

Muestra: 1 expediente por año.

Acceso: Libre.

Eliminación total.

Conservación permanente de la documentación anterior a 1940.

Eliminación total:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas/en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Muestra: 1 expediente por año.

Acceso: Libre.

Eliminación total.

Conservación permanente de la documentación anterior a 1940.

Eliminación total:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas /en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Muestra: 1 expediente por año.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial.

A.–En las Unidades genéricas responsables en materia de reclamaciones de responsabilidad patrimonial de los departamentos (Área de responsabilidad, División de Responsabilidad Patrimonial o equivalente), que normalmente dependen de la SGT:

Conservación permanente los expedientes de responsabilidad patrimonial relativos a:

– Los expedientes que evidencian actuaciones de depuración política o social y represión ideológica (L.52/2007, de 26 de diciembre, arts. 1.2 y 22.3).

– Daños producidos por delincuencia organizada o como resultado de acciones terroristas o contraterroristas.

– Daños a la salud pública con repercusión epidemiológica en grandes colectivos; daños a la seguridad e integridad física de las personas con grandes colectivos afectados.

– Grandes catástrofes o daños que afecten a bienes o espacios protegidos, violencia de género; acoso laboral.

– Expedientes derivados de la aplicación de normas con rango de Ley declarada inconstitucional o de normas declaradas contrarias al Derecho de la Unión Europea.

Los expedientes relativos a daños físicos o psíquicos se eliminarán a los 100 años, conservando la resolución.

En el resto de los casos, se conservará la resolución y se eliminará el resto de la documentación contenida en el expediente a los 15 años, conservando un expediente completo por año.

Si el expediente económico del gasto se encontrara incluido dentro del expediente de responsabilidad patrimonial, a esta parte del expediente le será de aplicación el dictamen sobre Expedientes económicos de gasto Gastos corrientes en bienes y servicios: Gastos diversos; jurídicos, contenciosos.

B.–En las unidades cuyas actuaciones son objeto de reclamación, se eliminarán a los 6 años.

C.–En las unidades de apoyo jurídico, se eliminarán a los 6 años.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial.

Conservación permanente de la serie principal producida por la SGTRBCA (DG de Coordinación de Competencias con las CCAA y las EELL).

Eliminación de las series producidas en las unidades que participan en el trámite en la fase de informe a los 15 años:

– SG de Coordinación Financiera con las CCAA y con las EELL.

– DG de la Función Pública.

– DG de Patrimonio del Estado.

En otros Departamentos:

– Todas las Unidades afectadas por los traspasos de funciones y servicios.

– Unidades de apoyo jurídico que informan las propuestas de traspasos.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación total a los 15 años (eliminación en aplicación de dictamen previo 37/2016).

Las entidades de la AGE perceptoras de la subvención (Unidades de Formación) pueden eliminar los expedientes a los 15 años.

En caso de financiación total o parcial con cargo al Fondo Social Europeo, deberá comprobarse previamente a la eliminación que el plazo de 15 años engloba además el plazo de 3 años desde el cierre del programa operativo previsto en la normativa comunitaria.

Eliminación total.

Conservación permanente de expedientes anteriores a 1940.

Eliminación total:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas /en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Muestreo: 1 expediente por año.

Acceso: Libre

Eliminación total a los 7 años.

Muestra: se conservará un expediente de propaganda, otro de publicidad y otro de publicaciones por año.

Acceso: Datos parcialmente restringidos.

Eliminación parcial.

Conservación permanente de expedientes anteriores a 1940.

Eliminación total a los 15 años de expedientes posteriores a 1940.

Muestra: un expediente por año.

Acceso: Datos parcialmente restringidos.

Eliminación parcial.

Conservación permanente: Todos los expedientes anteriores a 1958 y aquellos expedientes ya iniciados antes de la vigencia de la Ley de 17 de julio de 1958 de Procedimiento Administrativo que se tramitaron y resolvieron con arreglo a las disposiciones hasta ahora en vigor.

A) En las Unidades de la Secretarías Generales Técnicas con competencias en la tramitación y participación en los proyectos de disposiciones generales:

– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento: Conservación Permanente.

– Disposiciones generales elaboradas por otro Departamento en las que el titular del Ministerio es coproponente: Conservación Permanente.

– Disposiciones generales elaboradas por otros Departamentos: Eliminación Total a los 5 años.

B) En los restantes órganos de cada Ministerio:

– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento cuando el informe preceptivo de la SGT y el RD aprobado por el Consejo de Ministros originales se conservan en la unidad de la SGT con competencias en la tramitación y participación en los proyectos de disposiciones generales: Eliminación Total a los 5 años.

– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por el departamento cuando el informe preceptivo de la SGT y el RD aprobado por el Consejo de Ministros originales se conservan en los centros directivos que proponen la disposición: Conservación Permanente de informe preceptivo de la SGT y del RD aprobado por el Consejo de Ministros y diligenciado por el Ministerio de la Presidencia

– Expedientes de disposiciones generales elaboradas por otro Departamento en las que el titular del Ministerio es coproponente: Eliminación total a los 5 años.

– Disposiciones elaboradas por otros Departamentos: Eliminación Total a los 5 años.

Acceso: Libre.

Eliminación total a los 15 años.

Muestreo: un expediente de publicaciones por año.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservación permanente de expedientes anteriores a 1940.

Eliminación total de los expedientes posteriores a 1940:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas/en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Muestreo: 1 expediente por año.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación total a los 5 años.

Conservación permanente de expedientes anteriores a 1940.

Eliminación total a de los expedientes posteriores a 1940:

– A los 5 años.

– A los 2 años (alegaciones ID 18 meses + plazo precaución): ejemplares de las cuentas de Unidades periféricas/en el Exterior (cuyos originales son enviados a Unidades centrales para archivo y fiscalización).

Muestreo: 1 expediente por año.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación total a los 5 años.

Muestreo: un ejemplar de cada cinco años y muestra aleatoria de reclamaciones masivas a modo de testimonio.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial a los 10 años.

Conservación permanente de:

– Expedientes disciplinarios anteriores a 1940.

– Expedientes anteriores a 1979 de miembros de las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado.

– Expedientes originales posteriores a 1979.

Eliminación total de la documentación producida y conservada por Unidades u órganos directivos que ponen en conocimiento de los órganos con competencia en la instrucción de procedimientos disciplinarios las supuestas faltas del personal a su servicio o que elaboran estudios e informes para los instructores.

Acceso: Parcialmente restringido.

Eliminación parcial a los 10 años.

Conservación permanente de:

– Expedientes disciplinarios de anteriores a 1940.

– Expedientes anteriores a 1979 de miembros de las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado.

– Expedientes originales posteriores a 1979.

Eliminación total de la documentación producida y conservada por Unidades u órganos directivos que ponen en conocimiento de los órganos con competencia en la instrucción de procedimientos disciplinarios las supuestas faltas del personal a su servicio o que elaboran estudios e informes para los instructors.

Acceso: Parcialmente restringido.

Expedientes de modificaciones de créditos presupuestarios ([1850]–…) // Ministerio de Hacienda. DG de Presupuestos. Departamentos Ministeriales: Oficinas Presupuestarias, Unidades de gestión económica, Centros gestores del gasto e Intervenciones Delegadas.

Organismos autónomos, Agencias Estatales y otros organismos públicos del Estado.

Entidades de la Seguridad Social (Entidades gestoras, servicios comunes y mutuas colaboradoras con la Seguridad Social).

Eliminación parcial a los 5 años

Conservación permanente de cualquier documentación anterior a 1940.

Conservación de la documentación conservada por:

– D.G. de Presupuestos del Ministerio de Hacienda.

– D.G. de Ordenación de la Seguridad Social.

Eliminación a los 5 años de la Documentación en las Oficinas presupuestarias y demás unidades.

Tipo de muestreo: no

Acceso: libre, salvo supuestos afectados por la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales.

Eliminación total a los 5 años

Tipo de muestreo: en unidades centrales de personal eliminación a los 5 años guardando muestra de 1 ejemplar anual o muestra aproximada del 1 % para campañas masivas / organizadas.

En resto de unidades y servicios periféricos: eliminación total.

Acceso: parcialmente restringido.

Regla 1. Subvenciones que no tienen valores informativos a largo plazo (valores informativos recogidos en las fuentes de acceso público y/o recapitulativas: BOE y BNDS).

Eliminación total a los 15 años (20 años en los casos en los que el convenio de colaboración o la resolución de concesión exige la constitución de garantías) contados a partir de:

– Resolución firme de concesión de la subvención.

– Último ejercicio comprendido (en el caso de ayudas plurianuales)

Muestreo: Conservación de, al menos, un expediente de cada convocatoria como muestra testimonial.

Eliminación total a los 5 años

– Informes, recursos, publicaciones de disposiciones en BOE, etc. y otros testimonios parciales del trámite en los archivos de otros órganos que intervienen en el procedimiento de subvención distintos del órgano gestor de la subvención o de gestión económica.

Regla 2. Subvenciones que cuyos valores informativos a largo plazo son susceptibles de conservación por muestreo:

Eliminación parcial a los 15 / 20 años.

Eliminación de 4 convocatorias de cada 5 a los 15 años (20 años en los casos en los que la convocatoria exija la constitución de garantías) contados a partir de:

– Resolución definitiva de la orden de subvención en cualquier instancia sin posibilidad de recurso.

– Último ejercicio comprendido (en el caso de ayudas plurianuales)

Muestreo: Conservación de una convocatoria completa de cada cinco como muestra.

Regla 3. Subvenciones cuyos valores informativos a largo plazo no son susceptibles de conservación por muestreo: conservación permamnente.

Ligados al caso concreto de cada expediente (persona, obra de creación o investigación, etc.) Se refieren a áreas de actividad objeto de valoración e interés social superior al nivel común o medio de interés.

Acceso: parcialmente restringido y de especial publicidad.

Conservación permanente: unidades con competencia en formación (unidades de recursos humanos) e INAP.

Eliminación parcial a los 5 años: en el resto de unidades de servicios centrales y servicios periféricos

Eliminación de:

– Solicitud de participación y documentación anexa (Doc. 7)

– Correspondencia: para comunicaciones de inicio de curso, renuncia a la plaza, comunicaciones con los profesores, con las unidades encargadas de recursos humanos, etc. (originales y copias) (Doc. 9, 10, 12)

– Estadísticas realizadas con las encuestas de valoración de alumnos (Doc. 15)

– Propuesta de expedición de certificados de alumnos asistentes. (Doc. 16)

– Oficios remitiendo certificados de asistencia. (Doc. 17)

– Copias de los certificados de asistencia (Doc. 18)

– Material didáctico. En papel o en formato electrónico (Doc. 22).

Muestreo: 1 expediente completo de cada curso de formación.

Acceso: parcialmente restringido.

Registro de entrada y salida de documentos ([1889]-…) // Secretaría de Estado de Función Pública (R.D. 682/2021, de 3 de

agosto) / D.G. de Gobernanza Pública / S. G. de Gobernanza en

materia de Registros / Unidades de Registro / Oficinas de Asistencia en materia de Registro / Secretarías de apoyo (centros directivos y superiores; Subdirecciones

Generales, gabinetes, etc.)

Eliminación parcial.

Conservación permanente de cualquier documentación anterior a 1940.

Conservación permanente de:

– Registro Electrónico General de la AGE (REGAGE)

– Asientos registrales del Registro General de Entrada y Salida de cada departamento y organismo (cualquier presentación física).

Eliminación total a los 5 años de:

– Asientos registrales de los Registros internos, para control administrativo interno de las diferentes Unidades (se podrán considerar excepciones en caso de fondos de archivo perdidos total o parcialmente)

– Justificantes / recibos de presentación /

salida o de transmisión, y reparto a la Unidad destinataria, así como notificaciones a los interesados

Eliminación total a los 2 años de entrada en vigor del Reglamento 203/2021:

– Documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros, así como copias en papel presentadas por el interesado, de los que se haya obtenido una copia electrónica auténtica

Eliminación total a los 6 meses:

– Las copias (electrónicas o en papel) de documentos dirigidos a otras Unidades que puedan acumularse en las Unidades de registro como consecuencia de la práctica de la Ventanilla única.

– Documentos presentados por el interesado en soporte papel y/o en soporte electrónico que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados.

– Las copias electrónicas (auténticas o no) acumuladas durante la tramitación en las diferentes aplicaciones auxiliares (GEISER, Portafirmas, etc.) una vez que los originales han sido despachados a las Unidades de tramitación.

– Las colecciones de copias (electrónicas o impresas / fotocopiadas en papel) formadas por las Secretarías de las Unidades de tramitación (se podrán considerar excepciones en caso de fondos de archivo perdidos total o parcialmente)

Acceso: parcialmente restringido

Eliminación parcial a los 5 años.

Conservación permanente de la documentación custodiada por la Secretaría (si ésta se conserva) o, si no se conserva /

localiza, de la conservada (por este orden) en la Presidencia / en el resto de Unidades AGE con representación en el órgano

Eliminación total a los 5 años en el resto de Unidades (Presidencia / Vocalía), previa comprobación de la correcta conservación del periodo a eliminar en la Secretaría del órgano colegiado o en el Archivo Central, Intermedio o Histórico correspondiente.

Acceso: libre

Expedientes de inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones: Informes sobre inscripción de asociaciones (1965-…) // Secretarías Generales Técnicas (o unidades técnicas análogas) que canalizan los informes solicitados por el Registro Nacional / Gabinetes de las Secretarías de Estado o Secretarías Generales a las que remiten las solicitudes de informe las Secretarías Generales Técnicas (o unidades análogas) / Direcciones Generales que emiten informe en función del objeto

asociativo de que se trate / Subdirecciones Generales o análogas a través de las cuales la Dirección

General ejerce la competencia relacionada con el objeto de la asociación

Eliminación total al año:

– Documentos duplicados de los contenidos en los expedientes de inscripción custodiados por el Área de Asociaciones del Ministerio de Interior.

Acceso: libre

Quejas y sugerencias (1996-…) // Unidades de registro / Unidades de atención al Ciudadano / Todas las Unidades de la AGE (como afectadas o destinatarias de la

Queja / Sugerencia) / Inspecciones Generales de Servicios / Unidades de calidad / Secretaría de Estado de Función Pública; D.G. de Gobernanza Pública / S.G. de Inspección General de Servicios de la AGE en el Ministerio de Hacienda y Función Pública, según RD 682/2021, y Unidades antecesoras

Eliminación parcial a los 5 años:

Conservación permanente de Quejas / sugerencias relacionadas con documentos que constaten derechos fundamentales, violaciones de derechos humanos o crímenes de lesa humanidad y / o documentos que se vean afectados por

algún tipo de restricción de acceso según la Ley de Secretos Oficiales

Eliminación total a los 5 años:

– Expedientes de quejas / sugerencias de las Inspecciones Generales de Servicios o unidades análogas (unidades con

competencia específica y seguimiento completo del expediente)

Muestreo:

– Conservación de 1 año de cada 3

– Quejas / sugerencias masivas a causa de un hecho determinado (a determinar por cada Departamento)

Eliminación total a los 5 años:

– Quejas / sugerencias referidas a unidades o

servicios de otros Departamentos

– Quejas / sugerencias conservadas en

unidades objeto de la queja o que actúen

como meras tramitadoras

Acceso: parcialmente restringido