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El Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, sobre indemnizaciones por razón del servicio, dispone, en su artículo 19, que los anticipos de las dietas, pluses y gastos de viaje, así como su justificación, se efectuarán de acuerdo con la normativa en cada momento vigente.

En la actualidad, dicha normativa se encuentra recogida en la Orden de 23 de mayo de 1985 dictada en desarrollo del Real Decreto 1344/1984, de 4 de julio, que, aunque anterior al citado Real Decreto, continúa teniendo vigencia en lo que no se oponga a su contenido según lo previsto en la disposición derogatoria de esta última norma.

Sin embargo, el tiempo transcurrido desde la aprobación de las mencionadas disposiciones sobre anticipos y justificaciones ha puesto de manifiesto no sólo la necesidad de adecuar las mismas a lo establecido en los preceptos reglamentarios sino también la conveniencia de complementar determinadas previsiones de la normativa vigente para garantizar en todo lo posible su más exacto cumplimiento.

En su consecuencia, a propuesta de los Ministros de Economía y Hacienda y para las Administraciones Públicas, dispongo:

1. Provisiones de fondos a las Pagadurías y Habilitaciones

Con el fin de que puedan tener efecto los anticipos previstos en los artículos 18, 19 y 24.7 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, las Pagadurías o Habilitaciones correspondientes podrán ser provistas de fondos dentro del régimen de anticipos de caja fija. El importe de los libramientos, que en ningún caso podrán exceder del crédito presupuestario específicamente dotado para esta clase de atenciones en el programa correspondiente, se fijará tomando como base el importe de las dietas a satisfacer en el ejercicio.

2. Dietas, pluses y gastos de viaje

2.1 Anticipos.-El personal que haya de realizar una comisión de servicio, caso de no poder utilizar el sistema de concierto, podrá solicitar el adelanto por la Pagaduría o Habilitación correspondiente del importe aproximado de las dietas o pluses y de los gastos de viaje que pudieran corresponderle, si fuera por un período no superior a un mes.

No podrá ser objeto de adelanto el importe de los gastos de viaje cuando para realizar éste se utilicen medios o títulos de transportes facilitados gratuitamente por el Estado o se disfrute de pases por razón del servicio.

Si la comisión a realizar en el extranjero hubiera de durar más de un mes y menos de tres, se anticipará el importe de las dietas o pluses del mes primero y, al recibirse el justificante de la revista del mes siguiente en los militares o al comenzar un nuevo mes en los civiles, se anticiparán las dietas o pluses que al mismo correspondan. De forma excepcional, y si así se dispusiera en la orden de comisión, podrá anticiparse la totalidad o la mayor parte del importe probable de las dietas o pluses. El mismo tratamiento anterior se dará a las comisiones de servicio que tengan la consideración de residencia eventual, tanto en territorio nacional como en el extranjero sin que, en ningún caso, el período de tiempo al que corresponda este anticipo excepcional pueda exceder de tres meses.

Para la efectividad de los anticipos a los interesados será preciso la presentación, en la correspondiente Pagaduría o Habilitación, de la orden de servicio autorizada y aprobada por los órganos competentes donde se haga constar el nombre y el grupo de clasificación y categoría del funcionario; que la comisión es con derecho a dietas o pluses y/o el viaje por cuenta de la Administración; duración, itinerario y designación del medio de locomoción a utilizar; así como liquidación del importe aproximado de las dietas y, por separado, de los gastos de viaje, con expresión final de la cantidad total a percibir por el interesado.

Simultáneamente a la presentación de la cuenta justificativa en la Pagaduría o Habilitación que hubiese realizado el mismo, el interesado reintegrará el sobrante, si lo hubiera. Si resultase diferencia a su favor se le hará efectiva por la referida dependencia.

Si transcurrido el plazo señalado para la justificación del anticipo el interesado no lo hubiese efectuado, el pagador o habilitado lo pondrá en conocimiento de la autoridad de quien éste dependa y de la Intervención Delegada para que, una vez oídas las alegaciones del interesado, se puedan adoptar, en su caso, las medidas conducentes a su reintegro.

2.2 Justificación de dietas, pluses y gastos de viaje en territorio nacional.

2.2.1 Requisitos generales de justificación.-Una vez realizada la comisión de servicios, y dentro del plazo de diez días, el interesado habrá de presentar ante la Pagaduría o Habilitación los siguientes documentos:

a) Orden de la comisión de servicio, o copia de la misma, firmada por las autoridades que la proponen y autorizan.

b) Declaración del itinerario seguido y de la permanencia en los diferentes puntos, con indicación precisa de los días y horas de salida y llegada.

c) Cuenta justificativa detallada, firmada por el interesado, acompañada de todos los justificantes originales y reflejándose en la misma las cantidades que correspondan por alojamiento, por manutención y por gastos de locomoción, separadamente.

d) Certificación del titular del órgano que propuso la orden de comisión de haberse realizado ésta.

En todos los casos de justificación de indemnizaciones, tanto por dietas o pluses como por gastos de viaje, el exceso de lo gastado sobre las cuantías vigentes en cada momento correrá a cargo del comisionado.

2.2.2 Gastos de viaje:

a) Las cantidades invertidas en gastos de viaje se justificarán, en todo caso, con los billetes o pasajes originales y, si éstos se hubieran extraviado, deberá acompañarse una certificación de la correspondiente empresa de transportes aéreo, marítimo o terrestre, en la que se acredite el precio del billete o pasaje y la fecha de realización efectiva del viaje.

b) Los gastos de transporte efectuados por desplazamientos en las ciudades serán indemnizables siempre que se presenten como justificantes los billetes del medio de transporte público colectivo utilizado y el traslado o desplazamiento se haya realizado en vehículo autorizado para el cobro individual y de más de nueve plazas.

Serán asimismo indemnizables como gastos de viaje los de desplazamiento en taxi hasta o desde las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos y aeropuertos, siempre que en la orden de comisión se haya autorizado su utilización y se justifiquen documentalmente.

c) Podrán justificarse, dentro de este concepto, los gastos por el uso de garajes en los hoteles de residencia o de aparcamientos públicos en el lugar de desempeño de la comisión de servicio, así como los gastos de peaje de autopistas y de transporte del automóvil en barco cuando se haya previsto tal circunstancia en la correspondiente autorización del uso de vehículo particular, siempre que, en ambos casos, dichos gastos tengan la correspondiente justificación documental.

d) La justificación de la indemnización por el importe del billete o pasaje utilizado, regulado en el artículo 16.1 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, puede incluir el suplemento de coche-cama o litera, según corresponda a funcionarios de 1.º y 2.º grupos o del 3.º y 4.º, respectivamente, siempre que los trayectos, por su larga duración, obliguen a la utilización de dichos servicios y así se prevea en la orden de comisión.

2.2.3 Dietas y pluses por alojamiento:

a) Los gastos de alojamiento se justificarán con la factura original, acreditativa de su importe, expedida por los correspondientes establecimientos hosteleros, que deberá contener, además, el nombre o denominación completa, domicilio y código de identificación fiscal de la empresa; fechas correspondientes a los días en que se haya pernoctado, relación de los servicios prestados con sus respectivos importes, así como la especificación reglamentaria del IVA; y que, en todo caso, deberá reflejar separadamente la cuantía correspondiente a alojamiento a efectos de la justificación de esta última.

Cuando el establecimiento hostelero se contrate a través de una agencia de viajes, la justificación se efectuará con la factura original de la citada agencia, unida al documento acreditativo de la prestación del servicio de alojamiento emitido por la empresa hostelera correspondiente en el que deberán constar los datos exigidos en el párrafo anterior.

b) En caso de presentación de la factura correspondiente a habitaciones dobles resultará justificable el importe de la factura abonada, con el límite establecido para una dieta, si es utilizada por un solo funcionario, quien deberá, no obstante, haber solicitado previamente la reducción que estuviera establecida. Si es utilizada por dos funcionarios será justificable el importe de la factura, abonada en dos partes iguales, siendo en este caso el límite establecido el correspondiente a la suma de los importes máximos de cada una de las dos dietas según grupo de clasificación.

c) Los gastos de mini-bar, conferencias telefónicas y otros semejantes de tipo extra, aunque incluidos en facturas de hotel o similar no deben considerarse indemnizables. Por el contrario, los de desayuno que se justifiquen expresamente en dichas facturas se considerarán como abonables dentro de las cuantías que para gastos máximos por alojamiento establece el Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo.

d) Los recibos de alquiler de apartamentos serán válidos a efectos de justificación de alojamiento, con el límite de los días que dure la comisión de servicio y en proporción al número de personas que utilice el apartamento, debiendo justificarse mediante factura en la que figuren los datos fiscales necesarios para identificar al perceptor (nombre o razón social, documento nacional de identidad o número de identificación fiscal y domicilio).

2.2.4 Dietas y pluses por manutención:

a) Para la justificación de dietas y pluses por manutención al 50 por 100 en el supuesto del apartado 4 del artículo 10 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, en relación con la exigencia prevista en su artículo 4.2, sólo podrá justificarse la circunstancia de que la comisión de servicios lo es con derecho a dietas cuando la misma tenga su inicio antes de las catorce horas y su finalización, posterior a dicha hora, se produzca después de la conclusión de la jornada única de trabajo si se trata de jornada continuada o de la jornada de la mañana si se trata de jornada partida, siendo necesario además que la autoridad que dé la orden considere que, en efecto, la duración de la comisión y su hora de finalización exigen realizar dichos gastos de manutención.

En ningún caso podrá justificarse indemnización, por gastos de manutención en este supuesto cuando la comisión, habiendo comenzado antes de las catorce horas, hubiera finalizado también antes de esa hora.

b) En los casos excepcionales en que la hora de regreso de la comisión de servicio obligue a realizar la cena fuera de la residencia habitual, podrá justificarse el abono hasta el total establecido para gasto de manutención, mediante factura o recibo del correspondiente establecimiento, siempre que en la orden de comisión se hubiera hecho constar la posibilidad, asimismo excepcional, del regreso en las circunstancias citadas.

2.2.5 Justificación de la residencia eventual.-La cuantía máxima de la indemnización por residencia eventual será la fijada en el artículo 13 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, sin que le sea aplicable la justificación a que se refiere el artículo 10.3 de dicha norma.

2.2.6. Justificación de dietas, pluses y gastos de viaje en el extranjero:

a) La justificación de las comisiones de servicio realizadas en el extranjero se efectuará en la forma determinada para las llevadas a cabo en territorio nacional, teniendo en cuenta que, a efectos de justificación, tendrán la consideración de gastos a resarcir en concepto de gastos extraordinarios de viaje sólo aquellos que, como vacunas, visados y otros, sean necesarios para la entrada en el país de que se trate.

b) En el día de llegada a la frontera o primer puerto o aeropuerto españoles, según establece el artículo 10.7 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, no se tendrá derecho a la percepción de las dietas especificadas en su anexo III, con excepción de las de manutención al 50 por 100 si dicha llegada es posterior a las catorce horas, pero si la distancia a la residencia habitual obliga a una continuación del viaje en territorio nacional, serán indemnizables los gastos por el importe de las dietas del anexo II que, en sus diversas circunstancias y condiciones, se prevén tanto en el artículo 10.6 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, como en el apartado 2.2.4.b) de la presente Orden.

c) El tipo de cambio aplicable en la justificación de los importes de las dietas de las comisiones de servicio realizadas en el extranjero será el fijado por el Banco de España en la fecha de la rendición de la oportuna cuenta.

3. Gastos de traslado

3.1. Dietas y gastos de viaje:

a) En los casos de traslado a un nuevo punto de destino la indemnización comprenderá las dietas y gastos de viaje señalados en los artículos 25 y 26 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, y, en su caso, los fijados en sus artículos 27 y 29.1.

Esta indemnización será la única que se pueda percibir en el supuesto de que no se trasladara materialmente el hogar.

b) Cuando se trate del traslado a un puesto a cargo incluido en grupo diferente a aquél que se tuviera con anterioridad el devengo lo será con arreglo al grupo que corresponda al nuevo destino, aunque no se hubiera tomado posesión del mismo.

3.2. Transporte de mobiliario y enseres.-En el caso de traslado material del hogar para la determinación del importe de los gastos indemnizables de transporte de mobiliario y enseres a que se refieren los artículos 25.1 y 26.1 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, se procederá como sigue:

a) La persona que vaya a realizar el traslado presentará a la Administración, al menos, tres presupuestos de otras tantas empresas dedicadas habitualmente al transporte de mobiliario.

b) La Administración procederá a aprobar uno de los presupuestos ofertados por el interesado, salvo en el supuesto de que ninguno de ellos resultase aceptable para la Administración, en cuyo caso podrá ésta solicitar por sí misma uno nuevo a otra empresa diferente, y de resultar éste más ventajoso deberá ofertarlo el interesado.

c) En el supuesto contemplado en el artículo 25.1 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, deberá tenerse en cuenta que, como máximo, serán objeto de transporte indemnizable 24 metros cúbicos por el interesado, y 6 metros cúbicos más por cada uno de los restantes componentes de la familia, con un límite total de 78 metros cúbicos.

En el supuesto del artículo 26.1 del mismo Real Decreto se deberá estar a lo dispuesto, en cuanto al número de metros cúbicos indemnizables, en la Orden de 1 de julio de 1985 («Boletín Oficial del Estado» del 23).

En los metros cúbicos totales autorizados para los dos supuestos anteriores se podrán incluir los correspondientes al vehículo o vehículos propiedad de la unidad familiar que se traslade.

d) En el caso de traslados forzosos dentro del territorio nacional se acompañará, además, justificante del alta en el padrón municipal de habitantes, y de la diligencia de toma de posesión, del nuevo destino, así como de la baja en el padrón del municipio de procedencia.

3.3. Anticipios de gastos de traslado.-En el caso de traslado, tando dentro del territorio nacional como en el extranjero, el interesado podrá solicitar un anticipo del 80 por 100 de los gastos aproximados que vaya a ocasionar el mismo, con arreglo a las siguientes normas:

a) Para la efectividad del anticipo a los interesados éstos deberán presentar en la correspondiente habilitación copia de la orden de traslado, declaración en la que hagan constar el puesto de trabajo a que van destinados y grupo en que, a efectos de dietas, está clasificado el titular de dicho puesto y número de personas que van a ser trasladadas y tienen derecho a dietas según el Real Decreto.

En el supuesto de que vayan a realizar el traslado de mobiliario y enseres al nuevo destino se procederá de la forma establecida en el apartado dos anterior.

En los casos de traslados en el extranjero y del extranjero a España a que se refiere el artículo 26.3 y 4 del Real Decreto 236/1988, de 4 de marzo, se acompañará asimismo certificación, expedida por la autoridad que ordene el traslado, de los devengos totales anuales que le correspondan por su nuevo destino en el extranjero y España, respectivamente, y, en su caso, de que en el nuevo lugar de destino en el extranjero no tiene alojamiento oficial o residencia amueblada a expensas del Estado.

b) El habilitado correspondiente, a la vista de los documentos presentados, procederá a realizar el anticipo por un importe del 80 por 100 del total a que pudieran ascender los gastos de viaje, dietas y, en su caso, los de traslado de mobiliario y enseres, así como de la cantidad, en concepto de gastos de instalación, que pudiera corresponder en aplicación de lo dispuesto en el citado artículo 26.3 y 4.

c) Realizado el traslado en el plazo de un mes se procederá a presentar por el interesado cuenta definitiva de los gastos efectuados. A dicha cuenta habrán de acompañarse los documentos originales que justifiquen los gastos de viaje tanto del interesado como de los familiares con derecho a dicha indemnización y la factura del transporte de mobiliario y enseres efectuado, si los hubiera habido.

3.4. Justificación de gastos de traslado.-La justificación de las dietas y los gastos de viaje correspondientes a las indemnizaciones por traslado de residencia es la prevista en la norma 2.ª 2 anterior de esta Orden para las comisiones de servicio.

En lo que a los gastos de traslado de mobiliaro y enseres se refiere se acompañará factura de los satisfechos a la empresa que haya realizado el transporte, con la firma de conformidad del interesado. Si éste hubiera optado por aceptar alguno de los presupuestos distintos al aprobado finalmente por la Administración ésta sólo satisfará la cuantía equivalente al presupuesto que hubiera aprobado, siendo el exceso por cuenta del interesado. En este supuesto la orden de pago se expedirá por el importe del presupuesto aprobado y se justificará con copia de dicho presupuesto y de la factura satisfecha por el interesado.

3.5. Otras normas sobre gastos de traslado:

a) En aquellos departamentos, organismos o entidades en que se estime conveniente, por razón del número de traslados forzosos que se realizan, podrá procederse a la contratación de los mismos ajustándose en su regulación a lo dispuesto en el Decreto 1005/1974, de 4 de abril.

b) En el supuesto de que dos cónyuges hayan recibido orden de traslado a un mismo lugar de destino, las indemnizaciones que desarrolla esta Orden sólo serán reconocibles a uno de ellos.

c) El personal de la Armada o al servicio de la Marina que pase a desempeñar destino de embarque tendrá derecho a que se considere como residencia oficial, a los efectos de indemnización de traslado para su familia en los casos que corresponda, durante el tiempo de duración del embarque, el lugar que designe al solicitar el pasaporte.

d) En los casos de traslado de residencia, tanto en territorio nacional como en el extranjero, que se produzcan por pasar a ocupar el funcionario de que se trate un nuevo destino en el área de un departamento ministerial distinto al de procedencia, las correspondientes indemnizaciones deberán ser sufragadas por el Ministerio, organismo o entidad a que pertenezca el puesto de trabajo del nuevo destino.

Disposición derogatoria.

Queda derogada la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de fecha 23 de mayo de 1985 y cuantas otras normas de igual o inferior rango se opongan a la presente.

Disposición final.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 8 de noviembre de 1994.

PEREZ RUBALCABA

Excmos. Sres. Ministros de Economía y Hacienda y para las Administraciones Públicas.