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La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, dedica los artículos 15 y siguientes a los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los datos de carácter personal sometidos a tratamiento. Dichos derechos se configuran como uno de los ejes fundamentales sobre los que se articula la protección del honor, la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 18.4 de la Constitución Española.

El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación se regula por la Ley Orgánica 15/1999, por el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, declarado en vigor en tanto no se dicte otra norma que lo sustituya, por la disposición transitoria tercera de la Ley Orgánica 15/1999, y por la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, dictada en el ejercicio de las facultades atribuidas por la Ley al Director de la Agencia de Protección de Datos.

Los Ficheros Automatizados de Datos de Carácter Personal de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se encuentran regulados por la Orden de 27 de julio de 1994, parcialmente modificada por la Orden de 4 de agosto de 1995, y los anexos conteniendo los ficheros automatizados por la Orden de 21 de diciembre de 1999.

Esta Instrucción tiene como objeto regular los procedimientos para ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con la particularidad que respecto al ejercicio de dichos derechos respecto de los ficheros de la Hacienda Pública establece el artículo 23.2 de la Ley 15/1999.

Apartado primero. Requisitos generales.

1. Los derechos de acceso a los ficheros automatizados, así como los de rectificación y cancelación de datos son personalísimos y serán ejercidos únicamente por el afectado, por lo que será necesario que el afectado acredite su identidad.

Únicamente se podrá actuar a través del representante legal del afectado cuando éste se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilite el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal acredite tal condición.

2. El ejercicio de los derechos deberá llevarse a cabo mediante solicitud dirigida al responsable del fichero, que contendrá:

Nombre, apellidos del interesado y fotocopia del documento nacional de identidad del interesado y, en los casos que excepcionalmente se admita, de la persona que lo represente, así como el documento acreditativo de tal representación. La fotocopia del documento nacional de identidad podrá ser sustituida siempre que se acredite la identidad por cualquier otro medio válido en derecho.

Petición en que se concreta la solicitud.

Sistema de consulta del fichero elegido.

Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.

Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

El interesado deberá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

3. La solicitud será contestada con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en los ficheros, debiéndose utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción.

Apartado segundo. Derecho de acceso.

1. El afectado tiene derecho a solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal incluidos en ficheros automatizados.

2. Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar, al formular su solicitud, por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero, siempre que la configuración o implantación material del fichero lo permita:

a) Visualización en pantalla.

b) Escrito, copia o fotocopia remitida por correo.

c) Telecopia.

d) Cualquier otro procedimiento que sea adecuado a la configuración o implantación material del fichero, ofrecido por el responsable del mismo.

No obstante, la Agencia Tributaria podrá determinar el sistema de consulta cuando el solicitado por el afectado perturbe la normal prestación de los servicios públicos competencia de la misma.

3. La solicitud de acceso se resolverá en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responda a la petición de acceso, ésta podrá entenderse desestimada a los efectos de la interposición de la reclamación prevista en el artículo 18.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados se comunicará en el mismo plazo.

4. Si la resolución fuera estimatoria, el acceso se hará efectivo en el plazo de los diez días siguientes a la notificación de aquélla.

5. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, previa transcripción en claro de los datos del fichero, en su caso, y comprenderá todos los datos de base del afectado que sean accesibles, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.

En el caso de que los datos provengan de fuentes diversas, deberán especificarse las mismas identificando la información que proviene de cada una de ellas.

Apartado tercero. Derechos de rectificación y cancelación.

1. Si los datos de carácter personal del afectado son inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, podrá éste solicitar la rectificación o, en su caso, la cancelación de los mismos.

2. Los derechos de rectificación y cancelación se harán efectivos dentro de los diez días siguientes al de la recepción de la solicitud. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, se deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, a su vez, la lleve a cabo en su fichero.

3. La solicitud de rectificación deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse y deberá ir acompañada de la documentación justificativa de la rectificación solicitada, salvo que la misma dependa exclusivamente del consentimiento del interesado.

4. La cancelación no procederá cuando pudiese causar un perjuicio a intereses legítimos del afectado o de terceros o cuando existiese una obligación de conservar los datos.

5. Si solicitada la rectificación o cancelación, se considera que no procede atender la solicitud del afectado, se lo comunicará motivadamente dentro del plazo de los diez días siguientes al de la recepción de la misma, a fin de que por éste se pueda hacer uso de la reclamación prevista en el artículo 18.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

6. Si se considera procedente la cancelación o rectificación solicitada se comunicará al afectado que se ha procedido a cancelar o rectificar los datos solicitados.

7. Transcurrido el plazo de diez días sin que de forma expresa se responda a la solicitud de rectificación o cancelación, ésta podrá entenderse desestimada a los efectos de la interposición de la reclamación que corresponda.

8. La cancelación exige el borrado físico de los datos, sin que sea suficiente a estos efectos una marca lógica o el mantenimiento de otro fichero alternativo en el que se registren las bajas producidas.

9. En los casos en que, siendo procedente la cancelación de los datos, no sea posible su extinción física, tanto por razones técnicas como por causa del procedimiento o soporte utilizado, el responsable del fichero procederá al bloqueo de los datos, con el fin de impedir su ulterior proceso o utilización.

Se exceptúa, no obstante, el supuesto en el que se demuestre que los datos han sido recogidos o registrados por medios fraudulentos, desleales o ilícitos, en cuyo caso la cancelación de los mismos comportará siempre la destrucción del soporte en el que aquéllos figuren.

10. No procederá el derecho de rectificación o cancelación si el dato coincide con el obrante en un expediente administrativo. Para proceder a la rectificación o cancelación será necesaria la previa revisión del expediente por los medios legalmente establecidos, y si resultasen modificados, se podrá considerar la rectificación o cancelación de los datos de los ficheros informatizados.

Apartado cuarto. Tramitación de las solicitudes.

1. Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Orden de 27 de julio de 1994 que regula los Ficheros Automatizados de Carácter Personal de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los Ficheros de la Agencia Estatal de Administración Tributaria destinados a la gestión del sistema tributario y aduanero, se ejercerán ante la Delegación de la Agencia Tributaria que corresponda al domicilio fiscal del afectado.

2. Conforme a lo establecido en el artículo 11 de la Orden de 27 de julio de 1994 que regula los Ficheros Automatizados de Carácter Personal de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los Ficheros de la Agencia Estatal de Administración Tributaria no destinados a la gestión del sistema tributario y aduanero, se ejercerán ante los Servicios y Unidades de la Agencia Tributaria que para cada fichero figuran como responsables en el anexo II de la Orden Ministerial por el que se aprueba la relación de Ficheros Automatizados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

3. Si la solicitud para el ejercicio se presentara ante una Delegación, Servicio o Unidad distinta de la competente, se deberá remitir en el plazo máximo de dos días, contados a partir de la recepción a la Delegación, Servicio o Unidad competente.

4. Por parte de la Delegación, Unidad o Servicio competente se comprobará si la solicitud cumple con los requisitos formales exigidos en el apartado primero. Si la solicitud no reúne los requisitos señalados, se requerirá al interesado para que, en un plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desestimada su petición. El requerimiento se dirigirá al domicilio señalado a efectos de notificaciones, en el supuesto de que el dato a requerir sea el del domicilio, el requerimiento podrá dirigirse al domicilio fiscal del afectado.

5. Se rechazará la solicitud en los siguientes casos:

a) Cuando la solicitud sea presentada por una persona jurídica.

b) Cuando el solicitante sea una persona distinta del afectado o de su representante legal en los supuestos regulados en el apartado primero número 1 de esta Instrucción.

c) Cuando se haya ejercitado el derecho en los últimos doce meses, salvo que se acredite un interés legítimo.

d) En el caso del derecho de rectificación cuando no se indique el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.

e) Cuando se trate de solicitudes genéricas.

También se podrá denegar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los datos de carácter personal, conforme a lo establecido en el artículo 23.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuando el ejercicio de los mismos obstaculice las actuaciones administrativas tendentes a asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, en todo caso, cuando el afectado esté siendo objeto de actuaciones de investigación, comprobación o recaudatorias.

6. La resolución se adoptará por el Delegado o el responsable del Servicio o Unidad y se comunicará al afectado remitiéndose al domicilio señalado al efecto por el interesado, debiéndose utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción.

7. Corresponderá al Gabinete Técnico de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria la homogeneización y fijación de los criterios aplicables. A tal efecto, se le remitirán junto con la documentación necesaria, aquellos expedientes que por sus características o por las cuestiones en ellos planteadas se considere que deben ser objeto de análisis para fijar el criterio aplicable.

8. El Gabinete Técnico recabará los informes que estime oportunos, tras lo que se remitirá a la Delegación, Servicio o Unidad correspondiente la propuesta de contestación. En la fijación de los criterios aplicables se tendrá en cuenta la opinión de la Comisión Sectorial de Seguridad Informática.

Apartado quinto. Exclusiones.

1. El procedimiento regulado en la presente Instrucción no será aplicable a la petición de datos realizada por los contribuyentes y a la comunicación de los mismos por la Agencia Tributaria, en el período voluntario de declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas con el fin de facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias, y que afecta únicamente a los datos del ejercicio objeto de declaración.

La petición y comunicación de estos datos se continuarán rigiendo por sus propias normas.

2. Tampoco será de aplicación la presente Instrucción a la solicitud y emisión de certificados que continuarán rigiéndose por los procedimientos actuales.

Madrid, 4 de diciembre de 2000.-El Director general, Ignacio Ruiz-Jarabo Colomer.

Ilmos. Sres. Directores de los Departamentos y Servicios Centrales, Delegados Especiales y Delegados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.