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El Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos dispone en su artículo 7 que «cada Ministerio constituirá, mediante Orden Ministerial y adscrita al Subsecretario, una comisión ministerial de coordinación de las bibliotecas que se encuentren dentro de su ámbito departamental y de los organismos públicos y demás entidades vinculadas al mismo».

Las bibliotecas de la Administración General del Estado han de compatibilizar dos funciones esenciales. Por una parte, deben estar preferentemente al servicio de las instituciones en las que se insertan y servir de instrumento de apoyo al estudio, análisis y fundamento de la toma de decisiones por parte de los órganos en los que están encuadradas, tal y como se desprende de los artículos 15.1 y 20.1 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado. Por otra, los recursos invertidos en su creación, dotación y fomento deben revertir en el conjunto de la sociedad en forma de mayor y más fácil accesibilidad por parte de los ciudadanos a todo el patrimonio bibliográfico y a la valiosa información que contienen.

El artículo 14.3 d) de la Ley 10/2007, de 22 de junio, de la Lectura, el Libro y las Bibliotecas contempla la normalización y cooperación de la actuación de las bibliotecas como los instrumentos que permiten compatibilizar ambas funciones. Con el fin de llevar a cabo dicha normalización y coordinación se han creado la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado y las Comisiones Ministeriales de Coordinación de Bibliotecas.

Por otra parte, el Real Decreto 1037/2009, de 29 de junio, por el que se modifica y desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Fomento, en su artículo 18. 1 b) atribuye a la Dirección General de Servicios «los servicios de administración electrónica, de documentación y archivo, el registro general y la gestión de la biblioteca general del Ministerio».

En cumplimiento de la normativa anteriormente expuesta, se dicta la presente Orden con el fin de crear la Comisión de Coordinación de Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo.

En su virtud, con la aprobación previa de la Ministra de la Presidencia, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

Esta orden tiene por objeto crear la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 7.1 del Real Decreto 1572/2007, de 30 de noviembre, por el que se regulan los órganos de coordinación de las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos. La referida comisión es un órgano colegiado, adscrito a la Subsecretaría del Departamento, con funciones de carácter técnico, consultivo, de informe, asesor, coordinador y de seguimiento y control de la actuación bibliotecaria.

Artículo 2. Composición.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo estará integrada por los siguientes miembros:

Presidente: El Director General de Servicios del Ministerio o persona en quien delegue.

Vicepresidente: El Oficial Mayor del Departamento.

Vocales: Un representante de cada órgano, unidad u organismo público del Departamento del que dependan una o varias bibliotecas, nombrados por los titulares de los mismos.

Secretario: Actuará como Secretario, con voz pero sin voto, un funcionario de la Dirección General de Servicios destinado en la Biblioteca General del Departamento con categoría, al menos, de Jefe de Servicio, nombrado a propuesta del Oficial Mayor del Departamento.

Artículo 3. Funciones.

La Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo tendrá las siguientes funciones:

a) Velar por el cumplimiento, en las bibliotecas de su ámbito departamental, de las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

b) Elaborar el directorio de las bibliotecas dependientes del Ministerio de Fomento y de sus organismos públicos y entidades vinculadas, y valorar, a los efectos de su inclusión tanto en el mismo como en el directorio de bibliotecas dependientes de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, si una determinada estructura organizativa reúne las condiciones establecidas en el artículo 2.1 del mencionado Real Decreto 1572/2007.A estos efectos la Comisión valorará especialmente que dicha estructura cuente con el personal adecuado o con una colección de publicaciones apropiada, cualitativa y cuantitativamente, que permita ofrecer un servicio de información mínimo y coherente, tanto desde el punto de vista temático de las publicaciones que conforman la colección, como desde el punto de vista de los usuarios a los que puede ofrecer servicios.

c) Informar las propuestas de creación, supresión o reorganización de bibliotecas aplicando los criterios establecidos en la letra b) anterior.

d) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la mejora de los recursos, procesos y servicios de las bibliotecas de su ámbito departamental conforme a lo establecido en el artículo 1 del mencionado Real Decreto 1572/2007.

e) Establecer los objetivos a lograr por las bibliotecas del ámbito del departamento ministerial mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar para el logro de tales objetivos, el plazo previsto para su cumplimiento y las previsiones presupuestarias.

f) Informar la memoria anual de gestión de las bibliotecas del ámbito departamental.

g) Adoptar los acuerdos que estime convenientes para la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conforme a lo establecido en el artículo 15 de esta orden y conforme a lo que establezca la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado.

h) Impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento.

i) Promover la creación de bibliotecas digitales conforme a lo establecido en el artículo 16 de esta orden.

Artículo 4. Régimen jurídico.

1. En lo no previsto en el mencionado Real Decreto 1572/2007 y en la presente orden, el régimen jurídico y actuación de la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo se ajustará a lo dispuesto en el capítulo II del título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. Con objeto de dotar de agilidad a los trabajos de la Comisión se impulsará el empleo de todas las posibilidades que permite la administración electrónica para el desarrollo de los fines y funciones de la Comisión de acuerdo con lo establecido en la disposición adicional primera de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

Artículo 5. Régimen de funcionamiento.

1. La Comisión Ministerial de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo funcionará en Pleno, Comisión Permanente y grupos de trabajo.

2. Previa convocatoria de su Presidente, el Pleno de la Comisión Ministerial se reunirá en sesión ordinaria, al menos, dos veces al año, y en sesión extraordinaria siempre que su Presidente, por iniciativa propia o a petición de un tercio de sus miembros, lo considere oportuno para el desarrollo de alguna de las funciones que tiene atribuidas.

3. La Comisión Permanente elaborará el borrador de directorio de bibliotecas dependientes del Ministerio de Fomento y de sus organismos públicos y entidades vinculadas; elaborará informes sobre la conveniencia, en su caso, de incluir en dicho directorio nuevas estructuras organizativas, a la vista del artículo 2.1 de Real Decreto 1572/2007; elaborará propuestas de informe sobre aquellas cuestiones que deba informar el Pleno; formulará propuestas para impulsar la coordinación e intercambio tecnológico por parte de las bibliotecas del Departamento y para promover la creación de bibliotecas digitales en el Departamento, asimismo, ejercerá aquellas otras funciones que le delegue el Pleno. Estará presidida por el Vicepresidente de la Comisión Coordinadora y formarán parte de la misma cuatro Vocales que determine el Pleno. Actuará como secretario el del Pleno.

Artículo 6. Secretaría Permanente.

1. La Secretaría Permanente recae en la Oficialía Mayor del Departamento y entre sus funciones se encuentra la de custodiar las actas de las reuniones y el archivo en soporte electrónico de todos los documentos que genera la actividad, tanto de la Comisión como de sus grupos de trabajo.

2. Todas las comunicaciones que remita la Comisión o que se dirijan a ella, se realizarán a través de su Secretaría Permanente, preferentemente mediante el empleo de las nuevas tecnologías de la comunicación.

3. La Secretaría Permanente remitirá los acuerdos adoptados por la Comisión Ministerial a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación de la Administración General del Estado.

Artículo 7. Grupos de trabajo.

1. La Comisión podrá acordar la creación de grupos de trabajo para el análisis, estudio, asesoramiento, propuesta y elaboración de recomendaciones y, en general, para el seguimiento de todo tipo de asuntos, proyectos y actividades relacionados con las bibliotecas del Departamento.

2. Los grupos de trabajo estarán integrados por miembros de la Comisión. No obstante, podrán ser invitados expertos en la materia que sea objeto de estudio en los mismos.

Artículo 8. Directorio de las bibliotecas del Ministerio de Fomento.

1. A efectos de lo dispuesto en el artículo 9.2 del mencionado Real Decreto 1572/2007, anualmente, junto con el plan ministerial de actuaciones, y tras ser aprobado por la Comisión Ministerial, su Secretario remitirá a la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, conforme a las instrucciones recibidas de ésta, el directorio de las bibliotecas del Ministerio de Fomento.

2. Será responsabilidad de la Comisión Ministerial mantener actualizado el directorio, incorporando en cada momento las modificaciones que se produzcan. Será responsabilidad de cada biblioteca comunicar a la Comisión Ministerial, a través de su secretario, los datos precisos para la actualización del directorio.

Artículo 9. Plan ministerial y planes parciales de actuación.

1. Anualmente, durante el primer trimestre del año, la Comisión Ministerial aprobará y remitirá a la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, a través de su Secretaría Permanente, un plan de actuaciones de las bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo.

2. En el marco de la política general aprobada por la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado, la Comisión Ministerial determinará, en cada caso, los apartados concretos de los planes, haciendo especial hincapié en el uso de las nuevas tecnologías y en las medidas tendentes a la preservación de las colecciones y a la organización del acceso de usuarios.

3. Los planes tendrán carácter sintético y se cumplimentarán conforme a los modelos facilitados por la Secretaría Permanente de la Comisión General de Coordinación.

Artículo 10. Contrataciones de determinados servicios.

1. En el caso de que las dotaciones de personal no permitieran atender adecuadamente las necesidades del proceso técnico se podrá celebrar un contrato de servicios. En este caso, el personal que lleve a cabo las prestaciones contratadas no podrá tener ningún vínculo jurídico laboral con Departamentos, Organismos o Entidades de la Administración General del Estado.

2. Asimismo, se valorará la posibilidad de realizar encomiendas de gestión y convenios de colaboración con organismos públicos de gestión.

Artículo 11. Instalaciones y equipamiento.

1. La Comisión hará las recomendaciones necesarias para que todas las bibliotecas cuenten con instalaciones adecuadas, tanto para la colección como para el personal y los usuarios.

2. Asimismo, velará para que las bibliotecas dispongan del equipamiento necesario para el desarrollo de todos sus procesos y servicios, en especial el necesario para la aplicación a los mismos de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 12. Colecciones.

1. Puede formar parte de la colección de una biblioteca cualquier publicación, considerando incluidas dentro de dicho concepto las bases de datos de acceso remoto en línea, de las que no es propietario el Ministerio, durante el tiempo en el que el acceso a las mismas sea posible en función de los términos de las licencias adquiridas.

2. Todas las bibliotecas del Departamento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo contarán con una sección especial destinada a recoger todos los documentos elaborados en el Departamento a los que se quiera dar difusión, por mínima que sea, en especial, aquellos documentos que se ofrecen temporalmente a través del portal del Departamento y que carecen de versión impresa.

3. Cada biblioteca del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo asegurará la accesibilidad de su colección y será responsable del control bibliográfico de la misma, integrando en ella las publicaciones, cualquiera que sea su soporte, que ingresen en virtud de compra, donación, canje o cualquier otro título.

Artículo 13. Descripción y acceso a los recursos de información.

1. Conforme a lo establecido en el artículo 1.2 b) del mencionado Real Decreto 1572/2007, todas las bibliotecas del Departamento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo contribuirán al establecimiento de un punto de consulta único mediante un catálogo colectivo o sistema equivalente, accesible electrónicamente, que permita la consulta conjunta de las colecciones de todas las bibliotecas de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos.

2. Para ello, la Comisión de Coordinación de las Bibliotecas del Ministerio de Fomento y de los Organismos y Entidades vinculados al mismo velará porque la descripción y acceso a los recursos de la información se realice por medios automatizados y de manera normalizada, conforme a lo establecido en el artículo 17 de esta orden.

3. Asimismo, dicha Comisión asegurará que todos los catálogos manuales de bibliotecas existentes se vuelquen a bases de datos bibliográficas normalizadas conforme a lo establecido en el apartado anterior.

Artículo 14. Servicios.

1. La Comisión Ministerial acordará, a propuesta de las bibliotecas el conjunto de servicios que prestarán cada una de dichas bibliotecas.

2. Para ello, cada biblioteca elevará a la Comisión Ministerial, a través de su secretario, la propuesta justificada y motivada de los servicios que pueden ofrecer, las condiciones en las que se pueden prestar y cuáles de esos servicios se pueden ofrecer únicamente al personal de las unidades, órganos, organismos o entidades de las que dependan y cuáles a los ciudadanos en general, en función de:

El personal disponible.

La colección y recursos de información de los que dispone.

Las instalaciones en las que se encuentran ubicadas.

Los equipamientos y medios tecnológicos disponibles.

3. Esta información deberá reflejarse en el directorio de las bibliotecas del Departamento, que la Comisión Ministerial remita a la Secretaría Permanente de la Comisión General, conforme a las instrucciones recibidas de ésta.

4. La Comisión Ministerial potenciará la prestación de servicios virtuales por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 15. Preservación.

La Comisión Ministerial velará por la preservación del patrimonio bibliográfico y digital conservado o generado en el ámbito del Ministerio de Fomento y se asegurará que dicha preservación se realice de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 17 de esta orden.

Artículo 16. Tecnologías de la información y de las comunicaciones.

1. Los procesos y servicios de las bibliotecas del Ministerio de Fomento y de sus organismos públicos y entidades vinculadas se gestionarán automatizadamente mediante sistemas de gestión normalizados conforme a lo establecido en el artículo 17 de esta orden.

2. Sin perjuicio de los derechos de propiedad intelectual existentes, la Comisión Ministerial promoverá la creación de bibliotecas digitales accesibles a través de Internet, integradas por las publicaciones editadas por el Ministerio de Fomento, por las conservadas en sus bibliotecas, y por otros documentos de interés que puedan, legalmente, ser publicados y difundidos electrónicamente. Estas bibliotecas digitales se desarrollarán de manera normalizada conforme a lo establecido en el artículo 17 de esta orden.

3. La Comisión Ministerial promoverá acuerdos con los titulares de derechos de propiedad intelectual que puedan recaer sobre las publicaciones y documentos mencionados en el apartado anterior a los efectos de hacer posible su difusión a través de Internet por medio de bibliotecas digitales.

Artículo 17. Normalización.

Todos los procesos y servicios mencionados en esta orden se llevarán a cabo conforme a las instrucciones de servicio de la Comisión General de Coordinación de Bibliotecas de la Administración General del Estado y conforme a las pautas, recomendaciones, normas estándares u otros documentos similares que les sean de aplicación, cuya utilización promuevan o avalen la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), la Unión Europea y otras organizaciones y entidades, nacionales o internacionales, de reconocido prestigio en el campo de las bibliotecas o en campos relacionados.

Disposición final única. Entrada en vigor.

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 26 de febrero de 2010.–El Ministro de Fomento, José Blanco López.