Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

Desde la aprobación por este Ministerio de la Presidencia de la Orden PRE/2571/2011, de 22 de septiembre, por la que se regula el número de identificación de las publicaciones oficiales, se han producido diversas novedades legales que afectan al sector de las publicaciones oficiales. En primer lugar, la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, en cuanto ha supuesto la publicación de miles de documentos elaborados por la Administración General del Estado, en cumplimiento de las obligaciones de publicidad activa derivadas de dicha Ley y respecto de los cuales resultaba preciso clarificar su consideración y tratamiento desde el punto de vista de la gestión de publicaciones oficiales.

Por otra parte, el Real Decreto 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se desarrolla la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, para el ámbito del sector público estatal, obliga a las unidades editoras de la Administración General del Estado a facilitar la reutilización de los contenidos de las publicaciones oficiales, prioritariamente los de mayor relevancia social y económica, salvo que existan derechos de propiedad intelectual o industrial que lo impidan.

Finalmente, la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA), constituida mediante Acuerdo de Consejo de Ministros de 26 de octubre de 2012, a través de la Subcomisión de Simplificación Administrativa, propuso la elaboración de un Manual de Simplificación Administrativa y reducción de cargas para la Administración General del Estado (AGE). Mediante Acuerdo de Consejo de Ministros de 19 de septiembre de 2014, se toma conocimiento de la elaboración de dicho Manual y se establece la obligación de elaborar un Plan Anual de simplificación administrativa y reducción de cargas, cuya primer anualidad corresponderá a la del año 2015. En el Plan de este año 2015 se ha incluido el procedimiento de gestión de las publicaciones oficiales y especialmente la asignación del Número de Identificación de Publicación Oficial (NIPO), como uno de los procedimientos a simplificar, con la consiguiente reducción de cargas para el conjunto de las unidades editoras de la AGE.

Además de todas las consideraciones jurídicas o administrativas realizadas hasta este momento, resulta preciso igualmente la adaptación a las nuevas modalidades de edición y distribución electrónica que han supuesto la edición de las publicaciones oficiales en diversos formatos electrónicos con el fin de facilitar su acceso a los colectivos a los que se pretende llegar, desde el mayor número de equipos y dispositivos, e incorporando los valores añadidos que el medio electrónico permite, como la accesibilidad, interoperabilidad y reutilización. En este sentido, las Unidades editoras deben tener en cuenta la multitud de posibilidades que las herramientas electrónicas y los nuevos canales de distribución ofrecen, optimizando las posibilidades de los sitios web corporativos y las nuevas formas de relacionarse con el ciudadano. Por otra parte, desde la aprobación de la Orden PRE/2571/2011, de 22 de septiembre, se ha puesto en marcha el Portal Nacional que organiza y gestiona el Catálogo de Información Pública de la Administración General del Estado (datos.gob.es) que tiene como objetivo prioritario promover la publicación, mejorar el acceso y favorecer la reutilización de la información pública correspondiente a la Administración General del Estado.

Con el fin de alcanzar los objetivos antes descritos, las publicaciones han de utilizar los soportes y formatos más idóneos, teniendo en cuenta las posibilidades que en cada momento ofrezcan las tecnologías de la información además de la necesaria optimización de los recursos públicos en aras de la máxima eficacia y racionalidad.

Por todo ello, esta orden ministerial tiene por objeto adaptar la regulación del NIPO a esta nueva realidad, rediseñando su ámbito de gestión para dar cabida a la rápida evolución tecnológica del sector y de la Administración General del Estado, garantizando al mismo tiempo el control y la explotación de las publicaciones y la información bibliográfica y de gestión relacionada, la simplificación administrativa de los procedimientos asociados a su edición, la preservación de los contenidos editados por la Administración General del Estado y la garantía y facilidad de acceso a los mismos.

En consecuencia, de acuerdo con el artículo 8 del Real Decreto 118/2001, de 9 de febrero, de ordenación de publicaciones oficiales, ante el nuevo escenario tecnológico y con objeto de adaptar la gestión y asignación del número de identificación de las publicaciones oficiales a las nuevas necesidades que demandan los actuales objetivos de la actividad editorial de la Administración General del Estado, se considera necesario revisar las previsiones establecidas en la Orden PRE/2571/2011, de 22 de septiembre. Asimismo, se ha ponderado la posibilidad cambiar el término «electrónico» por «digital», habida cuenta de que la producción editorial de la Administración General del Estado parece adaptarse en su mayoría a formatos digitales. No obstante, considerando que el corpus legislativo referente a bibliotecas y gestión de documentos utiliza de forma genérica el término electrónico, se decidió finalmente dicha opción, para estar en consonancia con disposiciones de mayor rango.

La presente orden ha sido informada por la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

En virtud de lo expuesto, con la aprobación previa del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, dispongo:

Artículo 1. Objeto.

La presente Orden regula la solicitud, asignación y reflejo en las publicaciones de la Administración General del Estado, sus organismos y entidades vinculadas o dependientes de ella de un código numérico –número de identificación de las publicaciones oficiales (NIPO)– que las ha de identificar a efectos de gestión, de control y de información.

Artículo 2. Ámbito del NIPO.

Todas las publicaciones, de cualquier tipología, soporte y formato, onerosas o gratuitas, que vayan a ser editadas por la Administración General del Estado y sus organismos y entidades vinculadas o dependientes de ella, incluidas en los programas editoriales ministeriales, recogerán el número de identificación NIPO, en los términos que se indican en el artículo 7.

Artículo 3. Las publicaciones electrónicas y bajo demanda.

1. Las publicaciones electrónicas comprenderán información de cualquier naturaleza, archivada en un soporte electrónico o disponible en línea, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado, que sea objeto de difusión.

2. Las publicaciones electrónicas y las publicaciones bajo demanda, a todos los efectos, se encuentran vinculadas a la normativa vigente sobre publicaciones oficiales, por lo que, además de incluirse en el programa editorial, han de disponer y reflejar el NIPO.

3. Las publicaciones bajo demanda se analizarán en las memorias editoriales de forma independiente de las publicaciones en papel y de las publicaciones electrónicas.

4. A los efectos de asignación de NIPO, las bases de datos se considerarán publicaciones en línea cuando tengan un contenido homogéneo y estable, una unidad temática consistente y voluntad de difusión pública.

5. Las publicaciones electrónicas podrán reproducirse en papel por la propia Unidad editora para su uso como garantía de conservación, para consulta en la biblioteca del propio organismo, o para su uso en sesiones de trabajo. Dichas reproducciones se ajustarán al número de ejemplares que resulte necesario para el uso acordado, especificándose su naturaleza en cada reproducción, y conservando el mismo NIPO que la edición electrónica.

6. Las publicaciones oficiales electrónicas deberán adecuarse a los siguientes principios técnicos:

a) Accesibilidad. Las publicaciones oficiales electrónicas respetarán los principios de accesibilidad y usabilidad, los estándares abiertos y, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos, de acuerdo con lo previsto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y en su normativa de desarrollo.

b) Interoperabilidad. Las publicaciones oficiales electrónicas serán conformes al Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, así como a las normas técnicas de interoperabilidad.

c) Reutilización. Cuando los derechos de autor lo permitan, se fomentará que las publicaciones oficiales electrónicas sean editadas en formatos que permitan su reutilización, de acuerdo con lo previsto en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público y en su normativa de desarrollo.

Artículo 4. Estructura del NIPO.

El NIPO estará compuesto por nueve dígitos, distribuidos en cuatro grupos, que se representarán separados entre sí por guiones, con la siguiente composición:

El primero, formado por tres dígitos, identificará a la Unidad u organismo editor.

El segundo, formado por dos dígitos, el año de programación de la publicación expresado por sus dos últimas cifras.

El tercero, formado por tres dígitos, constituye el número correspondiente a la publicación por orden natural sucesivo atendiendo a su asignación.

El cuarto, formado por un dígito, de comprobación para tratamiento informático.

Artículo 5. Solicitud del NIPO para publicaciones incluidas en el programa editorial.

1. El NIPO se solicitará, para las publicaciones incluidas en los programas editoriales del ejercicio en curso, por la Unidad editora correspondiente, a través del Centro de Publicaciones del Departamento que validará la solicitud.

2. La solicitud del NIPO, para las publicaciones incluidas en el programa editorial pero pendientes de encaje presupuestario en el concepto económico 240 o pendientes de concretar su financiación, quedará condicionada a la existencia de dicha financiación.

3. La solicitud de NIPO se realizará en el momento de iniciar el expediente económico de contratación que proceda o inmediatamente antes del comienzo de la edición, es decir, en este caso cuando el proceso de preparación del original esté finalizado.

La asignación del NIPO tendrá carácter irrevocable, por lo que no se podrán dar de baja del programa editorial publicaciones con NIPO asignado, sin perjuicio de que sean o no editadas.

4. Dado que los programas editoriales tienen ámbito temporal anual, no podrá solicitarse la asignación de NIPO una vez vencido el ejercicio.

Artículo 6. Solicitud del NIPO anticipado a la inclusión de las publicaciones en el programa editorial.

Excepcionalmente, podrá solicitarse NIPO anticipado para una publicación antes de su inclusión en el programa editorial en los casos siguientes:

a) Por razones de urgencia ante la necesidad de realizar un expediente de gasto de tramitación anticipada, se podrá solicitar el NIPO anticipado en los tres meses previos al ejercicio del programa editorial en el que vaya a ser incluida la publicación, y en el mismo ejercicio antes de la aprobación de dicho programa editorial. Dicha necesidad deberá ser certificada por el responsable de la Unidad editora.

b) Se podrá solicitar NIPO anticipado en el segundo semestre, antes de la aprobación de la revisión del programa editorial en el que vaya a ser incluida la publicación.

Artículo 7. Asignación del NIPO.

1. El NIPO será asignado por la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

2. Los NIPOs anticipados asignados quedarán condicionados a la efectiva inclusión de las publicaciones en los programas editoriales.

3. A cada soporte, formato, edición, volumen, e idioma de una misma publicación se le asignará un NIPO. No obstante, se asignará el mismo NIPO, siempre que se mantenga la misma Unidad editora, a:

a) Todos los números de una publicación periódica.

b) Todos los volúmenes de una obra programados en un mismo ejercicio cuando se editen de forma conjunta y con distribución unitaria.

c) Las sucesivas versiones de las bases de datos, salvo modificaciones sustanciales como cambios en la estructura, índices y propósito.

d) Las sucesivas versiones de las publicaciones en línea, páginas web y los recursos integrables ininterrumpidos, salvo modificaciones sustanciales.

e) Las publicaciones realizadas en impresión bajo demanda de una edición en papel, siempre que no supongan modificación de los elementos esenciales de la comercialización.

f) Las reimpresiones de una edición en soporte físico.

g) Las digitalizaciones de ediciones previas en papel que no incorporen labores de edición que enriquezcan la publicación, elaboradas a efectos de preservación o difusión gratuita.

Estas publicaciones se incluirán en el programa editorial del ejercicio en el que se vayan a editar con el NIPO de la versión original.

4. A las publicaciones que se incluyan en más de un programa editorial por abarcar su producción editorial más de un ejercicio, se les asignará un único NIPO que será tramitado durante el primer ejercicio.

5. Las publicaciones unitarias pertenecientes a una misma colección o serie se podrán programar bajo el título de la colección/serie cuando, de forma excepcional, en el momento de elaborar el programa editorial, no se puedan concretar los títulos de las publicaciones que la componen. En el programa editorial se incluirá una estimación del número de títulos a editar durante el ejercicio. Para cada una de estas publicaciones se solicitará y asignará un NIPO diferente.

6. Dentro de una lengua, soporte y formato concretos, los mapas de características técnicas similares podrán incluirse en el programa editorial agrupados bajo una misma serie. Igualmente podrá hacerse con los folletos, carteles y otros materiales menores siempre que pertenezcan a la misma tipología, obedezcan a una misma finalidad, tengan unidad de contenido y se editen en la misma lengua, soporte y formato.

7. No se asignará NIPO a las publicaciones que sean:

a) Obras sin distribución pública o cuya circulación esté restringida al ámbito interno de la Administración General del Estado.

b) Los materiales docentes de uso exclusivamente interno.

c) Las publicaciones que tengan carácter reservado, al amparo de lo establecido en la Ley 9/1968, de 5 de abril, sobre secretos oficiales.

d) Los materiales, cualquiera que sea su soporte, que no tengan contenido informativo o éste sea irrelevante, los juegos y los objetos tridimensionales aunque acompañen a un documento.

e) Los documentos, que en aplicación de las obligaciones de publicidad activa recogidas en los artículos 6, 7 y 8 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, supongan la mera traslación o agregación de datos sobre las materias recogidas en los citados artículos.

8. Para la solicitud y asignación del NIPO se utilizará el Sistema de gestión para la coordinación de las publicaciones oficiales (sistema de gestión). La Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales establecerá los datos que habrán de aportarse para solicitar el NIPO, será responsable del mantenimiento del sistema de gestión y determinará cualquier cuestión que pueda surgir en relación con la asignación del NIPO.

Artículo 8. Requisito del NIPO para la realización de las publicaciones oficiales.

Todas las publicaciones de la Administración General del Estado deberán reflejar el NIPO asignado en los términos que se establece en el artículo siguiente.

Los expedientes de autorización de gasto para la realización de las publicaciones de la Administración General del Estado irán acompañados del NIPO. Sin el cumplimiento de este requisito no podrá aprobarse el gasto correspondiente.

Artículo 9. Indicación del NIPO.

1. En las publicaciones en soporte papel, el NIPO aparecerá impreso en la página de créditos.

2. En las publicaciones electrónicas, el NIPO se incluirá en los metadatos incorporados en la publicación, además de aparecer visiblemente colocado en el texto.

a) En el caso de las publicaciones electrónicas en soporte tangible, en dicho soporte o en cualquiera de las etiquetas que estén adheridas de forma permanente a él. En el caso de que no fuera posible, se recogerá en el embalaje permanente del soporte.

b) En las publicaciones en línea, en la página o en la pantalla que muestra el título, en la pantalla inicial de acceso a los contenidos o en la pantalla en la que aparecen los créditos.

Artículo 10. Coediciones y otras formas de colaboración editorial.

1. Se considerará que hay coedición en aquellas obras en las que colaboren dos o más editoriales en la gestión o la producción editoriales. A todos los efectos, se considerará como coeditor principal aquél que aporte el original.

2. La previsión de una coedición entre dos o más Unidades editoras de la Administración General del Estado exigirá la inclusión de la publicación en los programas editoriales departamentales correspondientes y la solicitud de NIPO por cada una de las Unidades editoras que participen en la coedición. En el sistema de gestión, se especificará qué Unidad editora aporta el original.

3. Si la coedición fuera entre una Unidad editora de la Administración General del Estado y cualquier editorial que no sea Unidad editora de la Administración General del Estado, solamente la Unidad editora deberá solicitar la asignación de NIPO.

4. A efectos de inclusión en el programa editorial y de solicitud de NIPO, se tendrán en cuenta las publicaciones en cualquier soporte que se realicen en cualquiera de las modalidades de coedición o colaboración editorial, aunque no impliquen coste presupuestario alguno para la Unidad editora, siempre que en la obra de que se trate vaya a aparecer algún signo de identificación oficial.

5. Se considerará patrocinio, y no coedición, la participación de una entidad privada o pública, no configurada como Unidad editora de la Administración General del Estado, que solo aporte recursos económicos. En este caso, solo la Unidad editora deberá solicitar la asignación del NIPO.

Artículo 11. Entrega de ejemplares a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

1. En el caso de las publicaciones con soporte tangible, las unidades editoras enviarán dos ejemplares a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales, en un plazo de quince días desde su aparición. Asimismo, enviarán un archivo electrónico a efectos de conservación y, en su caso, distribución.

2. En el caso de las publicaciones sin soporte físico tangible, las unidades editoras enviarán un archivo electrónico que contenga una copia idéntica, a efectos de catalogación, conservación y difusión.

3. De las bases de datos, sometidas a actualizaciones no sustanciales, se enviará la copia de la última versión del ejercicio a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

Artículo 12. Aportación de datos de las publicaciones editadas a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales.

1. En el mismo plazo indicado en el artículo anterior, las unidades editoras, a través del Centro de Publicaciones del Departamento, remitirán por el sistema de gestión a la Secretaría de la Junta de Coordinación de Publicaciones Oficiales los datos definitivos de las publicaciones aparecidas.

2. En cualquier caso, la carga de datos revisados y definitivos en el sistema de gestión de las publicaciones correspondientes al programa editorial, de ámbito temporal anual, deberá quedar concluida con fecha límite el 31 de enero del ejercicio siguiente.

Disposición transitoria única. Programas editoriales del ejercicio 2015.

La ejecución de los programas editoriales ministeriales del ejercicio 2015 y la consiguiente gestión del NIPO de las correspondientes publicaciones se llevarán a cabo conforme con la normativa hasta ahora vigente.

Disposición derogatoria única. Derogación normativa.

Queda derogada la Orden PRE/2571/2011, de 22 de septiembre, por la que se regula el número de identificación de las publicaciones oficiales.

Disposición final única. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 6 de noviembre de 2015.–La Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia, Soraya Sáenz de Santamaría Antón.