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Por imperativo legal notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo (de acuerdo con el apartado 2.c) del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).

Asimismo, conforme al artículo 108.1 párrafo 2.º de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, todos los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles, deben disponer para la adecuada prestación de sus funciones públicas de firma electrónica reconocida. El artículo 110 de dicha Ley dispone que mediante el uso de la firma electrónica podrán remitirse documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un notario o registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles dirigidas a otro notario o registrador, a las Administraciones públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

En la legislación hipotecaria existen diversas normas que obligan a remitir información periódicamente por los Registradores a la Dirección General de los Registros y del Notariado. En este sentido, debe remitirse información trimestral sobre títulos despachados fuera del plazo legalmente previsto y certificación semestral sobre el estado del registro. Asimismo, existen remisiones puntuales, como las relativas a participación en concursos de vacantes, recursos contra la calificación, licencias o ausencias reglamentarias o los supuestos de traslado de la Oficina o de fuerza mayor.

De igual modo, en el Reglamento Notarial se contemplan supuestos que los Notarios han de comunicar a esta Dirección General, tales como concursos de vacantes, licencias o ausencias reglamentarias, negativa a expedir copias solicitadas por autoridades, solicitud de prórroga de plazo posesorio de los concursos o solicitud de duplicado títulos.

Dado que el estado actual de la tecnología permite la remisión por medios electrónicos de estas comunicaciones con plenas garantías de autenticidad e integridad a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, es aconsejable por razones operativas que la totalidad de las mismas se efectúen de este modo, utilizando la firma electrónica reconocida de que disponen notarios y registradores por mandato legal para la autenticación en dicha Sede y firma de la comunicación, y dando así debido cumplimiento a la previsión del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

En consecuencia, y en atención a cuanto se ha expuesto, se dicta la presente Instrucción, teniendo en consideración, de una parte, el artículo 307 y el apartado 4 del artículo 313 del Reglamento Notarial; el artículo 259 y el apartado primero del artículo 260 de la Ley Hipotecaria; el artículo 442, regla cuarta, del Reglamento Hipotecario; el artículo 9 del Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia y se modifica el Real Decreto 1887/2011, de 30 de diciembre, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales; y de otra parte, la habilitación contenida en el artículo 6 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, para que los órganos administrativos puedan dirigir las actividades de sus órganos jerárquicamente dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio.

En su virtud, dispongo:

Primero. Comunicaciones de notarios y registradores a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Todas las comunicaciones que por disposición legal o reglamentaria deban realizar los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles a la Dirección General de los Registros y del Notariado se realizarán por medios electrónicos a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, actualmente https://sede.mjusticia.gob.es.

Segundo. Autenticación y firma electrónica.

1. En la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia se habilitará un acceso especial para la realización de las comunicaciones a que refiere el apartado primero. El acceso a la Sede se realizará mediante el uso de protocolos criptográficos de comunicación segura y autenticación, utilizando certificados de firma electrónica reconocida.

2. Los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles deberán identificarse y firmar los documentos que deban remitir mediante su certificado electrónico reconocido, obtenido en la forma y con los requisitos establecidos en los artículos 108 y 109 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. La comprobación de la vigencia y eficacia de cada certificado será realizada de forma electrónica e inmediata contra el directorio actualizado de certificados, debidamente protegido, y su servicio asociado de consulta permanente, existente en el Consejo General del Notariado y en el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, de conformidad con lo establecido por el apartado 2 del artículo 108 de la referida Ley.

3. Los notarios de nuevo ingreso y los miembros del cuerpo de aspirantes a registradores o excedentes en ambos cuerpos, en tanto que no dispongan de la firma electrónica a que se refiere el apartado anterior, podrán identificarse y firmar documentos con la firma electrónica reconocida de la FNMT o con su DNI electrónico.

Tercero. Documentos a remitir. Supuestos especiales.

1. Las comunicaciones deberán remitirse a través de los formularios electrónicos específicos que se habilitarán para cada supuesto, adjuntando en su caso, los ficheros que se requieran en cada caso. Todo ello será firmado electrónicamente en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

2. En caso de no existir un formulario específico, las comunicaciones podrán remitirse a través de los formularios genéricos disponibles. Como ficheros adjuntos se aportarán los documentos concretos que contengan la comunicación que proceda realizar con las circunstancias legal o reglamentariamente exigibles, así como otros documentos que se precisen para completar tal comunicación. Dichos ficheros podrán tener formato de documento portátil (en el original inglés, Portable Document Format, en acrónimo PDF) o formato de texto con formato (DOC o DOCX) o cualquier otro que les sustituya en el futuro. El oficio y los ficheros remitidos serán firmados electrónicamente en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

3. En los casos de recursos contra la calificación, deberán remitirse por vía telemática el expediente previsto en el artículo 327 de la Ley Hipotecaria, conteniendo copia del título calificado y documentación complementaria en su caso; la calificación, el recurso, el informe del registrador y las alegaciones del notario, autoridad o funcionario no recurrente si las hubiera. Los ficheros correspondientes a documentos expedidos por el Registrador se enviarán en formato de texto con formato (DOC o DOCX). En cuanto a los expedidos por Notario, por razones operativas esta Dirección General podrá requerir la aportación por el Notario de copia en formato de texto con formato (DOC o DOCX).

4. En los supuestos de actas de toma de posesión del Registro a que se refiere el artículo 518 del Reglamento Hipotecario, una copia se remitirá por vía telemática firmada por el registrador entrante sin perjuicio de la posterior remisión por otros medios del original firmado por ambos registradores.

5. La información sobre títulos despachados fuera del plazo legalmente previsto en los artículos 18 de la Ley Hipotecaria y 18 del Código de Comercio se remitirá en la forma prevista en el apartado 1 anterior. Dicha información expresará las siguientes circunstancias:

a) Datos identificativos del Registro e identificación del Registrador remitente.

b) Periodo al que se refiere la comunicación de datos, con indicación de año y trimestre.

c) Los datos estadísticos relativos a los títulos inscritos fuera de plazo, con indicación del porcentaje de títulos afectados y de la media de días fuera de plazo resultante.

d) Datos de los títulos inscritos fuera de plazo: relación individualizada de los títulos en que concurra esta circunstancia, identificados a través del asiento y el Diario; la fecha efectiva de la inscripción y el número de días en los que se haya excedido el plazo de inscripción.

6. Una copia digitalizada de la certificación que semestralmente debe remitirse sobre el estado del Registro se enviará en la forma prevista en el apartado 1. A los efectos legales se considerará expedida la certificación en la fecha que conste en la misma, aunque el envío por vía telemática se firme digitalmente en fecha posterior.

Cuarto. Remisión de documentos por los Colegios Notariales, el Consejo General del Notariado y el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España.

Los miembros de las Juntas directivas de los Colegios Notariales, del Consejo General del Notariado y del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España remitirán en la forma prevista en el punto 2 del apartado tercero los documentos o informes correspondientes a expedientes tramitados en esta Dirección General en los que deban intervenir, así como cualesquiera otras comunicaciones o informes que por razón de su cargo deban realizar a esta Dirección General.

Quinto. Acuse de recibo.

La sede electrónica generará un acuse de recibo digital acreditativo de la presentación de la documentación.

Sexto. Representación.

A efectos de la presentación electrónica de instancias para participar en concursos de vacantes, se considerará válidamente acreditada la representación mediante escrito original firmado por el representado del que resulte la misma. Dicho escrito digitalizado deberá aportarse a esta Dirección General por vía electrónica junto con la propia instancia suscrita por el interesado o bien en la forma prevista en el punto 2 del apartado tercero. La Dirección General podrá recabar la exhibición del escrito original a efectos de su cotejo.

En todo caso podrá acreditarse la representación mediante apoderamiento apud acta efectuado por comparecencia personal o comparecencia electrónica en la sede electrónica, o a través de la acreditación de su inscripción en el Registro electrónico de apoderamientos cuando esté disponible, de acuerdo a los plazos establecidos en la disposición final séptima de la Ley 39/2015.

Séptimo. Sistemas de interconexión.

A efectos de dar debido cumplimiento al apartado primero de esta Instrucción, mediante Resolución podrán aprobarse otros medios técnicos de interconexión entre los sistemas informáticos de notarios y registradores y la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Octavo. Derogación de la Instrucción de 14 de marzo de 2007.

Queda derogada la Instrucción de 14 de marzo de 2007, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre remisión por los Registradores de determinada información relativa a los títulos inscritos fuera del plazo legalmente previsto.

Noveno. Entrada en vigor.

La presente Instrucción entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Madrid, 25 de octubre de 2016.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gómez Gálligo.