Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,

Visto el Reglamento (CE) n o 247/2006 del Consejo, de 30 de enero de 2006, por el que se establecen medidas específicas en el sector agrícola en favor de las regiones ultraperiféricas de la Unión ( 1 ), y, en particular, su artículo 25,

Visto el Reglamento (CE) n o 1405/2006 del Consejo, de 18 de septiembre de 2006, por el que se establecen medidas específicas en el sector agrícola en favor de las islas menores del Mar Egeo y se modifica el Reglamento (CE) n o 1782/2003 ( 2 ), y, en particular, su artículo 14,

Visto el Reglamento (CE) n o 1234/2007 del Consejo, de 22 de octubre de 2007, por el que se crea una organización común de mercados agrícolas y se establecen disposiciones específicas para determinados productos agrícolas (Reglamento único para las OCM) ( 3 ), y, en particular, su artículo 192, apartado 2, leído en relación con su artículo 4,

Visto el Reglamento (CE) n o 3/2008 del Consejo, de 17 de diciembre de 2007, sobre acciones de información y de promoción de los productos agrícolas en el mercado interior y en terceros países ( 4 ), y, en particular, su artículo 15,

Visto el Reglamento (CE) n o 73/2009 del Consejo, de 19 de enero de 2009, por el que se establecen disposiciones comunes aplicables a los regímenes de ayuda directa a los agricultores en el marco de la política agrícola común y se instauran determinados regímenes de ayuda a los agricultores y por el que se modifican los Reglamentos (CE) n o 1290/2005, (CE) n o 247/2006, (CE) n o 378/2007 y se deroga el Reglamento (CE) n o 1782/2003 ( 5 ), y, en particular, su artículo 142, letra q),

Considerando lo siguiente:

(1) Debido al uso generalizado de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones por la Comisión y los Estados miembros, especialmente en los contactos con las autoridades nacionales competentes responsables de la ejecución de la política agrícola común (PAC), los documentos que obran en poder de la Comisión y los Estados miembros son cada vez más a menudo electrónicos o digitalizados.

(2) La Comisión ha intensificado sus esfuerzos por establecer sistemas de información que faciliten la gestión electrónica de documentos y trámites en sus propios procedimientos de trabajo internos y en sus relaciones con las autoridades interesadas en la PAC. Paralelamente, los Estados miembros han creado sistemas de información nacionales para ajustarse a los requisitos de la gestión compartida de la PAC.

(3) En este contexto y en vista de la necesidad de garantizar una gestión uniforme y armonizada de la CAP por todos los interesados, debe establecerse un marco jurídico y han de contemplarse normas comunes aplicables a los sistemas de información establecidos a efectos de la notificación de información y documentos a la Comisión por parte de los Estados miembros y las autoridades u organismos designados por ellos en el marco de la PAC.

(4) Para cumplir eficazmente estos objetivos, el ámbito de aplicación de este marco jurídico debe definirse tanto desde el punto de vista de la legislación como de las partes interesadas.

(5) En lo que respecta a la legislación, los Reglamentos (CE) n o 247/2006, (CE) n o 1405/2006, (EC) n o 1234/2007, (CE) n o 3/2008 y (CE) n o 73/2009 y sus disposiciones de aplicación (denominados en los sucesivo «los Reglamentos de la PAC») prevén una amplia serie de obligaciones de los Estados miembros de notificar a la Comisión la información y los documentos necesarios para la aplicación de dichos Reglamentos. Por consiguiente, deben tenerse en cuenta de acuerdo con sus características específicas.

(6) En lo que respecta a las partes interesadas, los derechos y obligaciones dispuestos en los Reglamentos de la PAC, tanto para la Comisión como para los Estados miembros y sus autoridades y organismos competentes, precisan la identificación exacta de las personas y autoridades responsables de las actuaciones y medidas adoptadas.

(7) Los Reglamentos de la CAP contemplan en general que la información debe transmitirse por vía electrónica o mediante un sistema de información, pero no especifican necesariamente los principios aplicables. Para garantizar la coherencia y la buena gestión y simplificar los trámites para los usuarios y las autoridades responsables de los sistemas, conviene por lo tanto establecer principios comunes aplicables a todos los sistemas de información establecidos.

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( 1 ) DO L 42 de 14.2.2006, p. 1.

( 2 ) DO L 265 de 26.9.2006, p. 1.

( 3 ) DO L 299 de 16.11.2007, p. 1.

( 4 ) DO L 3 de 5.1.2008, p. 1.

( 5 ) DO L 30 de 31.1.2009, p. 16.

(8) Para que los documentos puedan ser reconocidos como válidos a efectos de la Comisión y en los Estados miembros, debe ser posible garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad con el paso del tiempo de los documentos y metadatos en todo el período en que deban conservarse.

(9) Con vistas a facilitar esta garantía, las autoridades o las personas deben estar identificadas en los sistemas de información instalados, en virtud de las atribuciones que se les hayan otorgado. El proceso de identificación debe ser responsabilidad de las autoridades competentes contempladas en cada uno de los Reglamentos de la PAC. Sin embargo, en aras de la buena gestión, hay que dejar a la discreción de los Estados miembros y de la Comisión la determinación de la condiciones de designación de las personas facultadas, contemplando la designación a través de una entidad única de enlace. Además, se deben determinar las condiciones de concesión de derechos de acceso a los sistemas de información establecidos por la Comisión.

(10) Dada la amplia serie de obligaciones de notificación consideradas dentro del ámbito de aplicación del presente Reglamento, los sistemas de información deben ponerse gradualmente a la disposición de las autoridades competentes de los Estados miembros. La obligación de notificación mediante esos sistemas de información debe aplicarse cuando las disposiciones correspondientes de los Reglamentos de la PAC contemplen la aplicación del presente Reglamento.

(11) Los documentes deben gestionarse de conformidad con las normas de protección de datos personales. A este efecto serán de aplicación las normas generales del Derecho comunitario, especialmente la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos ( 1 ), la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas) ( 2 ), el Reglamento (CE) n o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión ( 3 ) y el Reglamento (CE) n o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos ( 4 ).

(12) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité de gestión de pagos directos y del Comité de gestión de la organización común de mercados agrícolas.

HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:

CAPÍTULO I

ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES

Artículo 1

Contenido y ámbito de aplicación

El presente Reglamento establece las normas aplicables a la notificación mediante sistemas de información de la información y documentos (denominados en lo sucesivo «los documentos ») necesarios para cumplir las obligaciones de notificación por los Estados miembros a la Comisión conforme a lo dispuesto en los Reglamentos siguientes:

— Reglamento (CE) n o 247/2006 y sus normas de aplicación,

— Reglamento (CE) n o 1405/2006 y sus normas de aplicación,

— Reglamento (CE) n o 1234/2007 y sus normas de aplicación,

— Reglamento (CE) n o 3/2008 y sus normas de aplicación,

— Reglamento (CE) n o 73/2009 y sus normas de aplicación.

Artículo 2

Definiciones

A los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

a) «obligación de notificación»: la obligación de los Estados miembros de presentar documentos a la Comisión prevista en la legislación comunitaria contemplada en el artículo 1;

b) «autoridades competentes»: las autoridades u organismos designados por los Estados miembros a los que se confía el cumplimiento de la obligación de notificación;

c) «autoridad responsable de los sistemas de información»: la autoridad, departamento, organismo o persona encargada en la Comisión de validar y utilizar el sistema y que figura identificado o identificada como tal en dicho sistema;

d) «metadatos»: los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.

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( 1 ) DO L 281 de 23.11.1995, p. 31.

( 2 ) DO L 201 de 31.7.2002, p. 37.

( 3 ) DO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

( 4 ) DO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

CAPÍTULO II

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA COMISIÓN, DERECHOS DE ACCESO Y AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 3

Sistemas de información de la Comisión

Para cumplir la obligación de notificación, los documentos se notificarán a la Comisión mediante los sistemas de información puestos a la disposición de las autoridades competentes, denominados en lo sucesivo «los sistemas de información», a partir de la fecha en que la obligación de notificación correspondiente prevea la obligación de utilizar esos sistemas de conformidad con el presente Reglamento.

Artículo 4

Derechos de acceso y entidad única de enlace 1. La concesión de derechos de acceso y la certificación de la identidad de las personas autorizadas a tener acceso a los sistemas de información (denominados en lo sucesivo «los usuarios ») incumbirán a las autoridades competentes de los Estados miembros.

2. En lo que respecta al acceso a los sistemas, cada Estado miembro:

a) designará una entidad única de enlace encargada de lo siguiente:

i) validar para cada sistema los derechos de acceso concedidos y actualizados por las autoridades competentes y la identidad certificada de los usuarios autorizados a tener acceso a los sistemas,

ii) notificar a la Comisión las autoridades competentes y los usuarios autorizados a acceder a los sistemas;

b) informar a la Comisión de la identidad y las señas de la entidad de enlace que haya designado.

Tras la validación de los derechos de acceso, la autoridad responsable de los sistemas de información los activará.

Artículo 5

Elaboración y notificación de documentos

1. Los documentos se elaborarán y notificarán con arreglo a los procedimientos establecidos por los sistemas de información, utilizando los modelos o métodos facilitados a los usuarios mediante esos sistemas de información, bajo la responsabilidad de la autoridad competente del Estado miembro y de acuerdo con los derechos de acceso concedidos por las autoridades de que se trate. Estos modelos y métodos se modificarán y pondrán a disposición después de haber informado a los usuarios del sistema correspondiente.

2. En casos de fuerza mayor o circunstancias excepcionales, en particular de funcionamiento defectuoso del sistema de información o de falta de una conexión permanente, los Estados miembros podrán enviar los documentos a la Comisión mediante una copia impresa o cualquier otro medio electrónico adecuado. Esta presentación de copias impresas o mediante cualquier otro medio electrónico exigirá un aviso previo motivado enviado en tiempo útil a la Comisión antes del vencimiento del plazo de notificación.

Artículo 6

Autenticidad de los documentos

Se reconocerá la autenticidad de un documento notificado o guardado mediante un sistema de información con arreglo al presente Reglamento si la persona que haya enviado el documento está debidamente identificada y si el documento se ha elaborado y notificado conforme a lo dispuesto en el presente Reglamento.

CAPÍTULO III

INTEGRIDAD Y LEGIBILIDAD CON EL PASO DEL TIEMPO Y PROTECCIÓN DE LOS DATOS

Artículo 7

Integridad y legibilidad con el paso del tiempo Los sistemas de información salvaguardarán la integridad de los documentos notificados y guardados.

En particular, ofrecerán las garantías siguientes:

a) permitirán la identificación inequívoca de cada usuario e incorporarán medidas de control eficaces de los derechos de acceso para proteger contra el acceso, la eliminación, la alteración o la circulación ilícitos, dolosos o no autorizados de documentos, archivos, metadatos y fases del procedimiento;

b) estarán equipados con sistemas de protección física contra las intrusiones y los incidentes medioambientales, así como de protección de los programas informáticos contra los atentados cibernéticos;

c) prevendrán por medios diversos cualquier modificación no autorizada e incorporarán mecanismos de integridad para comprobar si un documento no se ha alterado con el paso del tiempo;

d) mantendrán una pista de auditoría en cada fase esencial del procedimiento;

e) salvaguardarán los datos almacenados en un medio que sea seguro tanto física como informáticamente conforme a lo dispuesto en la letra b);

f) facilitarán procedimientos fiables de migración y conversión de formatos al efecto de garantizar la legibilidad y accesibilidad de los documentos durante todo el período de almacenamiento necesario;

g) dispondrán de documentación técnica y funcional actualizada y suficientemente detallada sobre el funcionamiento y las características del sistema y las entidades organizativas responsables de las especificaciones técnicas o funcionales podrán consultar en todo momento esta documentación.

Artículo 8

Protección de datos personales

Las disposiciones del presente Reglamento se aplicarán sin perjuicio de los Reglamentos (CE) n o 45/2001 y (CE) n o 1049/2001, de las Directivas 95/46/CE y 2002/58/CE y de las disposiciones adoptadas en virtud de dichos Reglamentos y Directivas.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIÓN FINAL

Artículo 9

Entrada en vigor

El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.

Hecho en Bruselas, el 31 de agosto de 2009.

Por la Comisión

Mariann FISCHER BOEL

Miembro de la Comisión