Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

LA COMISIÓN EUROPEA,

Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y, en particular, su artículo 292,

Considerando lo siguiente:

(1) El artículo 9 de la Directiva 2009/43/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de mayo de 2009, sobre la simplificación de los términos y las condiciones de las transferencias de productos relacionados con la defensa dentro de la Comunidad ( 1 ), establece los criterios para la certificación por parte de los Estados miembros de las empresas de defensa establecidas en su territorio como destinatarias de productos relacionados con la defensa transferidos con arreglo a licencias de transferencia generales.

(2) La certificación de empresas es un elemento clave del sistema simplificado de concesión de licencias introducido por la Directiva 2009/43/CE.

(3) Las diferentes interpretaciones de los criterios de certificación por parte de los Estados miembros podrían obstaculizar la aplicación de la Directiva 2009/43/CE y la consecución de su objetivo de simplificación.

(4) Es importante, para el reconocimiento mutuo de los certificados mencionados en el artículo 9, apartado 6, de la Directiva 2009/43/CE y para un uso amplio de las licencias generales, que los Estados miembros interpreten y apliquen de manera convergente los criterios de certificación.

(5) Los representantes de los Estados miembros en el Comité creado por el artículo 14 de la Directiva 2009/43/CE sugirieron que la interpretación y la aplicación convergentes de los criterios de certificación podrían lograrse mediante la adopción de una recomendación de la Comisión.

(6) Los representantes de los Estados miembros en el Comité creado por el artículo 14 de la Directiva 2009/43/CE establecieron, por lo tanto, un grupo de trabajo para elaborar directrices sobre la certificación de empresas de defensa de conformidad con el artículo 9 de la Directiva 2009/43/CE.

(7) Las directrices establecidas en la presente Recomendación están basadas en las mejores prácticas de algunos Estados miembros, que han demostrado que son efectivas y pueden ponerse en práctica.

HA ADOPTADO LA PRESENTE RECOMENDACIÓN:

1. LOS CRITERIOS DE CERTIFICACIÓN

1.1. Evaluación de los criterios establecidos en el artículo 9, apartado 2, letras a) y b) Solo las empresas destinatarias que realmente fabriquen productos relacionados con la defensa o productos semiacabados relacionados con la defensa cubiertos por la Directiva 2009/43/CE, que incorporen componentes o sistemas y subsistemas comprados a terceros, con vistas a la comercialización con su propio nombre o marca registrada deberían ser elegibles para la certificación.

Las empresas destinatarias certificadas deberían utilizar los productos relacionados con la defensa recibidos con las licencias de transferencia generales mencionadas en el artículo 5, apartado 2, letra b), de la Directiva 2009/43/CE para su propia producción (lo cual incluye la incorporación de componentes en otros productos, o como repuestos o piezas de recambio) y no deberían volver a transferirlos o exportarlos como tales (salvo con fines de mantenimiento o reparación) cuando se requiera la autorización previa de un Estado miembro de origen.

Las autoridades competentes deberían poder, en su caso y antes de expedir un certificado, exigir una declaración de la empresa destinataria por la que se comprometa a lo siguiente:

a) utilizar los productos relacionados con la defensa, recibidos con arreglo a las licencias de transferencia generales mencionadas en el artículo 5, apartado 2, letra b), de la Directiva 2009/43/CE, para su propia producción;

________________________

( 1 ) DO L 146 de 10.6.2009, p. 1.

b) abstenerse de volver a transferir o exportar los productos pertinentes como tales, salvo con fines de mantenimiento o reparación.

1.2. Suministros a empresas destinatarias que compren para uso exclusivo de las fuerzas armadas de un Estado miembro con arreglo a las licencias de transferencia generales mencionadas en el artículo 5, apartado 2, letra a), de la Directiva 2009/43/CE Las empresas destinatarias calificadas como autoridades contratantes en el sentido del artículo 1, apartado 9, de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo ( 1 ), que compren para uso exclusivo de las fuerzas armadas de un Estado miembro, deberían estar autorizadas a recibir productos relacionados con la defensa con arreglo a las licencias de transferencia generales mencionadas en el artículo 5, apartado 2, letra a), de la Directiva 2009/43/CE, sin certificar.

1.3. Evaluación de los criterios establecidos en el artículo 9, apartado 2, letras c) y f) El ejecutivo senior, mencionado en el artículo 9, apartado 2, letra c), de la Directiva 2009/43/CE, debe ser personalmente responsable del programa interno de cumplimiento o sistema de gestión de las transferencias y exportaciones aplicado en la empresa y del personal encargado del control de las transferencias y exportaciones. Dicho ejecutivo senior debería ser miembro del órgano de dirección de la empresa.

En los casos en que se solicite el certificado para una o varias unidades de producción, la descripción de la cadena de responsabilidades de la empresa destinataria, requerida en el artículo 9, apartado 2, letra f), de la Directiva 2009/43/CE, debería establecer claramente el control del ejecutivo senior sobre el personal de esas unidades responsables del control de las exportaciones y transferencias.

En el anexo I figuran preguntas y directrices sobre la descripción de programas de cumplimiento interno y para la evaluación subsiguiente. Los Estados miembros pueden añadir otras preguntas. Si lo hacen, deben ser directamente pertinentes para el proceso de evaluación de la certificación.

1.4. Estructura organizativa que debe certificarse y evaluación de los criterios establecidos en el artículo 9, apartado 2, letras d) y e) El enfoque que se dé a la certificación dependerá de la estructura organizativa de las empresas beneficiarias y de cómo delegan la responsabilidad de los controles de transferencia y exportación. La empresa puede ser certificada en su totalidad o por unidad de negocio. Las empresas con unidades de producción y actividades asociadas deslocalizadas, en las que se ha delegado la responsabilidad de los controles de transferencia y exportación, deberían especificar qué unidades van a estar cubiertas por el certificado.

2. LA CERTIFICACIÓN

2.1. Un modelo estándar de certificado

Se recomienda el uso del modelo estándar de certificado que figura en el anexo II.

El certificado debería elaborarse en una de las lenguas oficiales del Estado miembro que lo expide y preferiblemente en una de las lenguas oficiales de otro Estado miembro, siguiendo las indicaciones de la empresa destinataria certificada. La fecha de entrada en vigor del certificado debería figurar en el mismo.

A efectos de lo dispuesto en el artículo 9, apartado 4, letra a), el certificado debe exigir que la empresa destinataria certificada notifique a la autoridad competente todos los factores e incidencias que surjan después de la concesión del certificado que puedan influir en la validez o contenido del mismo. La empresa destinataria certificada debería notificar, en especial, lo siguiente:

a) cualquier cambio importante en su actividad industrial de los productos relacionados con la defensa;

b) cualquier cambio en la localización de los documentos referentes a los productos relacionados con la defensa recibidos, que deben estar accesibles para la autoridad competente.

A efectos de lo dispuesto en la letra a), debería evaluarse, en su caso, la importancia del cambio que justifica la notificación habida cuenta de la información ya facilitada para el registro como empresa de defensa o para la concesión de cualquier licencia para actividades relacionadas con la defensa o de una licencia de fabricación.

2.2. Intercambio de información sobre empresas destinatarias que deseen la certificación A efectos de lo dispuesto en el artículo 12 de la Directiva 2009/43/CE, se anima a las autoridades nacionales competentes a intercambiar toda la información pertinente relativa a la emisión de certificados. Si, para la evaluación de una empresa destinataria con vistas a la expedición de un certificado, fuera necesario recoger información de otras autoridades competentes, la autoridad nacional competente para la emisión debería coordinarse con las otras autoridades nacionales competentes pertinentes antes de expedir el certificado.

____________________________

( 1 ) DO L 134 de 30.4.2004, p. 114.

3. CONTROL DEL CUMPLIMIENTO

3.1. Competencias de las autoridades competentes para realizar visitas con vistas al cumplimiento Con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones fijadas en el certificado y de los criterios enunciados en el artículo 9, apartado 2, los inspectores asignados por la autoridad competente deberían al menos tener competencia para:

a) entrar en las dependencias pertinentes;

b) examinar y hacer copias de los documentos, los datos, las normas de procedimiento y cualquier otro material pertinente en relación con los productos exportados, transferidos o recibidos con una licencia de transferencia de otro Estado miembro.

Estas inspecciones deberían realizarse con arreglo a la legislación del Estado miembro en que deban emprenderse.

3.2. Casos que justifiquen una reevaluación En los siguientes casos, la autoridad competente realizará una reevaluación del cumplimiento de las condiciones fijadas en el certificado y de los criterios enunciados en el artículo 9, apartado 2:

a) cuando se produzcan cambios importantes en la empresa destinataria certificada, incluidos cambios en la organización interna de la empresa o en sus actividades;

b) en los casos en que se indique que la empresa destinataria certificada ha dejado de cumplir las condiciones y criterios pertinentes;

c) en los casos en que se haya prescrito a la empresa destinataria certificada la adopción de medidas correctivas;

d) en los casos en que deba levantarse la suspensión del certificado.

3.3. Una supervisión más estrecha de las empresas destinatarias recientemente certificadas La autoridad competente debería prestar especial atención a la supervisión de las empresas destinatarias recientemente certificadas. La autoridad competente debería llevar a cabo una supervisión del cumplimiento preferiblemente durante el primer año tras la primera vez que se expida un certificado.

4. MEDIDAS CORRECTIVAS, SUSPENSIÓN Y REVOCACIÓN DE CERTIFICADOS

4.1. Decisiones de prescribir acciones correctivas

Cuando una empresa destinataria certificada deje de cumplir uno o más de los criterios enunciados en el artículo 9, apartado 2, de la Directiva 2009/43/CE o de las condiciones fijadas en el certificado, y cuando la autoridad competente considere que el incumplimiento es de menor importancia, la autoridad competente debería, dentro de un plazo que no supere un mes a partir de la fecha en que la autoridad competente conozca el incumplimiento, adoptar una decisión en la que requiera que la empresa destinataria tome medidas correctivas.

La autoridad competente debería notificar inmediatamente por escrito dicha decisión a la empresa destinataria certificada. Esta decisión debería exigir que la empresa destinataria certificada realice la acción correctiva prescrita en el plazo establecido en la notificación escrita.

Al vencimiento de ese plazo, la autoridad competente debería verificar que la acción correctiva se haya ejecutado. La verificación podría incluir una visita in situ, una reunión con el ejecutivo senior mencionado en el artículo 9, apartado 2, letra c), de la Directiva 2009/43/CE o con un representante de alto rango de la empresa nombrado por dicho ejecutivo, o bien la evaluación de la documentación escrita facilitada por ese ejecutivo senior.

En un plazo que no supere los tres meses tras la realización de la verificación, debería notificarse por escrito a la empresa destinataria certificada la evaluación por parte de la autoridad competente de la conveniencia de la acción correctiva emprendida.

4.2. Suspensión y revocación de certificados La autoridad competente debería suspender o revocar el certificado en cualquiera de los siguientes casos:

a) cuando la empresa destinataria certificada de la que se trate no haya adoptado las medidas correctivas dentro del plazo establecido en la notificación escrita de la autoridad competente que requiera a la empresa destinataria certificada la adopción de medidas correctivas;

b) cuando la empresa destinataria certificada deje de cumplir uno o más de los criterios establecidos en el artículo 9, apartado 2, de la Directiva 2009/43/CE, o de las condiciones fijadas en el certificado y la autoridad competente considere que el incumplimiento es de gran importancia.

La autoridad competente debería notificar inmediatamente por escrito a la empresa destinataria certificada y a la Comisión la decisión por la que se suspende o revoca el certificado.

La autoridad competente debería mantener la suspensión hasta que la empresa destinataria certificada pueda demostrar que cumple los criterios establecidos en el artículo 9, apartado 2, de la Directiva 2009/43/CE, y las condiciones fijadas en el certificado. La autoridad competente debería, en el momento de la notificación escrita de la suspensión del certificado o en la subsiguiente correspondencia escrita, imponer un plazo dentro del cual dicho cumplimiento debería ser demostrado por la empresa destinataria certificada.

4.3. Retirada de la suspensión del certificado

Tras el vencimiento del plazo impuesto en la decisión sobre la suspensión, la autoridad competente debería verificar si la empresa destinataria certificada cumple los criterios establecidos en el artículo 9, apartado 2, de la Directiva 2009/43/CE, y las condiciones fijadas en el certificado.

La verificación podría incluir una visita in situ, una reunión con el ejecutivo senior mencionado en el artículo 9, apartado 2, letra c), de la Directiva 2009/43/CE o con un representante de alto rango de la empresa nombrado por dicho ejecutivo, o bien la evaluación de la documentación escrita facilitada por ese ejecutivo senior.

En un período que no supere un mes tras la realización de la verificación, debería notificarse por escrito a la empresa destinataria certificada una nueva decisión de la autoridad competente en la que se indique alguno de los siguientes puntos:

a) que se levanta la suspensión del certificado y la fecha en la que surte efecto;

b) que la suspensión se mantiene hasta cierta fecha, tras la cual se efectuará otra verificación;

c) que se revoca el certificado.

5. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN RELATIVA A LA CERTIFICACIÓN

Cuando se haya concedido, suspendido, revocado o levantado la suspensión de un certificado, la autoridad competente debería notificárselo inmediatamente por escrito a la empresa destinataria certificada y a la Comisión.

6. SEGUIMIENTO

Se invita a los Estados miembros a que hagan efectivo lo dispuesto en la presente Recomendación para el 30 de junio de 2012 a más tardar.

Se insta a los Estados miembros a que informen a la Comisión de cualquier medida adoptada para hacer efectivo lo dispuesto en la presente Recomendación.

7. DESTINATARIOS

Los destinatarios de la presente Recomendación serán los Estados miembros.

Hecho en Bruselas, el 11 de enero de 2011.

Por la Comisión

Antonio TAJANI

Vicepresidente

ANEXO I

Preguntas y directrices sobre la descripción de los programas internos de cumplimiento y la posterior evaluación

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

1. Recursos organizativos, humanos y técnicos asignados a la gestión de transferencias y exportaciones ¿Qué porcentaje de las actividades de la empresa (volumen de negocios anual) depende de las exportaciones y transferencias de productos sometidos a licencia? ¿Cuántas exportaciones y transferencias de estos productos tienen lugar en el plazo de un año? ¿Qué funciones en la empresa (por ejemplo, compras, trabajo técnico, gestión de proyectos, envíos, etc.) participan en el proceso de exportación y transferencia y cómo se organizan esas responsabilidades? ¿Tiene la empresa un sistema electrónico para gestionar exportaciones y transferencias? ¿Cuáles son sus principales características? La finalidad de estas preguntas es obtener información adicional sobre la organización interna de la empresa, lo cual es de importancia para evaluar el impacto de las actividades de exportación y transferencia sobre la empresa y sobre los procedimientos operativos correspondientes.

¿Cuántas personas están, o bien empleadas únicamente para tratar la gestión de las exportaciones y transferencias, o comparten esa responsabilidad con otras? Debería haber siempre al menos dos personas, en previsión de las ausencias por vacaciones, enfermedad, etc.

¿La empresa hace circular internamente su compromiso escrito de cumplir con la normativa sobre el control de las exportaciones y transferencias y de adhesión a cualquier restricción pertinente sobre el uso final y las exportaciones? ¿La empresa hace circular internamente su compromiso por escrito de facilitar, si se le solicita, información sobre el uso o usuario final? Ambos compromisos por escrito deberían incluirse en los manuales de cumplimiento a disposición del personal de control de las exportaciones y transferencias, y también deberían ser conocidos por todos los empleados afectados por los controles de las exportaciones y transferencias (por ejemplo, el departamento de ventas).

artículo 9, apartado 2, letras d) y e)

¿Ha cumplido la empresa hasta el momento con la normativa sobre el control de las exportaciones y transferencias? La empresa debería tener un sólido historial de cumplimiento de la normativa de control de las exportaciones y transferencias.

artículo 9, apartado 2, letra a)

¿El personal de control de las exportaciones y transferencias facilita los manuales de cumplimiento y los mantiene actualizados? Debería disponerse de manuales de cumplimiento para el uso y orientación del personal de control de las exportaciones y transferencias, al menos en versión electrónica (por ejemplo, en la intranet de la empresa). Dichos manuales deberían contener los procedimientos operativos y organizativos que debe seguir el personal de control de las exportaciones y transferencias. El personal de control de las exportaciones y transferencias debería ser informado diligentemente de las modificaciones realizadas al manual aplicables a sus tareas, así como de su entrada en vigor.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

2. Cadena de responsabilidad

Describa la cadena de responsabilidad de su empresa para exportaciones y transferencias.

La responsabilidad del cumplimiento del control de las exportaciones y transferencias debería establecerse por escrito. El soporte escrito en el que se describe la cadena de responsabilidad (por ejemplo, registros u organigramas) debe mantenerse actualizado. La descripción debe detallar las delegaciones de responsabilidad y las rutinas adoptadas en las situaciones en que el ejecutivo senior mencionado en el artículo 9, apartado 2, letra c), de la Directiva 2009/43/CE esté ausente.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Está siempre accesible para la autoridad competente dicha descripción? El conocimiento de la cadena de responsabilidad debería resultar siempre fácilmente accesible para la autoridad competente, no solo en la fase de aplicación, sino también para las subsiguientes visitas de supervisión y cumplimiento.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿En qué parte de su empresa se sitúa la gestión de las exportaciones y transferencias? Que la gestión del control de las exportaciones y transferencias se organice en cada unidad de envío, en la oficina central o como departamento de control de las exportaciones independiente depende del tamaño y de la estructura de la empresa.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Cómo interactúa el personal de control de las exportaciones y transferencias con otras funciones dentro de la empresa? El personal de control de las exportaciones y transferencias debería estar protegido todo lo posible contra conflictos de intereses. Debería estar autorizado a detener una transacción.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Cómo se organiza la relación entre el personal de control de las exportaciones y transferencias y el ejecutivo senior? Por ejemplo, ¿pueden intercambiar información? Debería permitirse que el personal de control de las exportaciones informe directamente al ejecutivo senior si necesita autoridad para detener una transacción.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Indique las otras responsabilidades del ejecutivo senior al que se ha designado personalmente responsable de las transferencias y exportaciones El ejecutivo senior debería formar parte de la alta dirección. Su posición no debería presentar un conflicto de intereses (por ejemplo, no debería ser también jefe de ventas).

artículo 9, apartado 2, letras c) y f)

3. Auditorías internas

a) Inspección aleatoria

¿Con qué frecuencia se llevan a cabo las inspecciones aleatorias?

El programa de cumplimiento interno y los procedimientos operativos diarios deberían estar sujetos a controles aleatorios (sin previo aviso).

artículo 9, apartado 2, letra f)

b) Auditorías internas

¿Con qué frecuencia se realizan las auditorías internas? Idealmente, una vez al año y, al menos, cada tres años.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Qué porcentaje de exportaciones y transferencias es objeto de controles? Dependiendo del número de exportaciones y transferencias, al menos un 1 % y puede esperarse un máximo del 20 %. El coeficiente puede variar cada vez que se realice una auditoría.

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

¿Quién realiza esos controles?

Las posibles respuestas deben ser una de las siguientes:

— Alguna persona de alto rango en la cadena de responsabilidad de los controles de las exportaciones y transferencias.

— El gestor de la calidad.

— El gestor financiero o el contable.

— Algún otro directivo intermedio o de posición más alta que tenga cierta distancia respecto al trabajo cotidiano del equipo encargado de las exportaciones y transferencias.

¿Qué cuestiones cubren estas auditorías?

Las auditorías deberían responder al menos a las siguientes preguntas:

— ¿Se respetan las limitaciones a la exportación establecidas?

— ¿Existen procedimientos que garanticen el cumplimiento de toda la normativa sobre exportaciones y transferencias, y están actualizados?

— ¿Se realiza regularmente formación de sensibilización?

— ¿Se tiene fácil acceso a la documentación?

— ¿Se cuenta con una documentación completa?

— ¿Cubren los documentos todos los aspectos pertinentes de las importaciones, exportaciones y transferencias, y de los productos que permanecen en el Estado miembro?

— ¿Se dispone de información sobre la vida de los productos pertinentes desde la fuente hasta el destino?

c) Planificación, eficacia y seguimiento de las auditorías

¿Cómo garantiza que se audita una gama representativa de envíos?

Debería auditarse al menos un envío por cliente o destino o al menos un envío por cada proyecto.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Establece la empresa un programa de auditoría interna?

Debería establecerse un programa de auditoría interna que garantice que va a auditarse una gama de envíos representativa.

¿Se corrige sistemáticamente el incumplimiento detectado por las auditorías internas? ¿Se guarda un registro de estas acciones?

La empresa debería registrar claramente cualquier sospecha de incumplimiento detectada por la auditoría interna, las medidas recomendadas para corregir ese incumplimiento y una evaluación de la eficacia de las medidas correctivas sobre el cumplimiento.

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

4. Sensibilización general

4.1. Procedimientos de funcionamiento y organizativos:

¿Cómo se conciben los procesos internos de la empresa para lograr una sensibilización general y minimizar los riesgos relacionados con los controles de las exportaciones y transferencias?

Deberían establecerse por escrito procedimientos de funcionamiento y organizativos y ofrecer instrucciones y directrices sobre lo siguiente:

— el proceso general de exportación/transferencia desde la recepción de un pedido, la evaluación de la aplicación de la normativa sobre exportaciones y transferencias, el cumplimiento de la normativa pertinente sobre exportaciones y transferencias y el envío o la transmisión (debe procederse antes del envío o transmisión a un control final del cumplimiento),

— la supervisión del cumplimiento de las condiciones de la licencia,

— la interacción con partes externas y, en algunos casos, con otros departamentos interesados de la empresa, tales como el departamento jurídico y de ventas,

— la coordinación de todos los empleados implicados o afectados de alguna manera por los controles de las exportaciones y transferencias (por ejemplo, debería encargarse al personal de ventas de que informe al personal de control de las exportaciones y transferencias de cualquier duda, y debería ser informado de que el tratamiento de un pedido solo puede realizarse una vez liquidado por el personal de control de las exportaciones y transferencias),

— la coordinación y el posible intercambio de información con las autoridades competentes (por ejemplo, posible información de pedidos correspondientes a transacciones sospechosas, posible existencia de una política voluntaria de información, etc.).

artículo 9, apartado 2, letra f)

4.1.1. Procedimientos de funcionamiento y organizativos: fase previa a la licencia (1 )

a) Embargos

¿Cómo tiene en cuenta la empresa los embargos?

En los casos en que esté previsto realizar un envío a un destino objeto de embargo, deben existir normas para verificar la normativa sobre embargos pertinente. Dicha verificación debería abarcar al menos:

— las prohibiciones de suministro decretadas por la normativa sobre embargos,

— la clasificación de los productos que deben enviarse con respecto a la lista de productos objeto de embargo,

— los requisitos de licencia adicionales para algunos servicios, tales como asistencia técnica.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

b) Listas de sanciones

¿Cómo tiene en cuenta la empresa las listas de sanciones?

Los nombres e identidades de las personas físicas y jurídicas que deben ofrecerse deberían comprobarse con las listas de sanciones pertinentes.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Cuando se busca una identidad en la lista de sanciones, ¿qué nivel (o porcentaje) de certeza se requiere de que se ha encontrado una correspondencia para considerarla como tal («coincidencia»)? ¿Qué procedimientos se siguen cuando se ha encontrado una correspondencia para un nombre? Deberían haberse establecido instrucciones de procedimiento por escrito que detallen con qué probabilidad deben tratarse las correspondencias y las «coincidencias» (por ejemplo, cuando se ha encontrado una correspondencia, debe informarse a la autoridad competente).

c) Control de los productos que figuran en la lista (productos sujetos a licencia por su inclusión en una lista de control de exportaciones y transferencias) Preguntas sobre procesos internos que garanticen que un producto que figura en la lista no se exporte o transfiera sin licencia:

artículo 9, apartado 2, letra f)

1) ¿Existe un sistema electrónico de procesamiento de datos para registrar la clasificación de los productos recibidos o fabricados por la empresa? La clasificación de productos debería registrarse en un sistema electrónico de procesamiento de datos (solo si ya existe). Debería informarse inmediatamente en el sistema de los cambios que se produzcan en las listas de control.

2) ¿Cómo se clasifican y se registran todos los productos sujetos a los requisitos de licencia, y quién es responsable de ello? ¿Qué procesos existen para garantizar que la clasificación de productos se mantenga actualizada, y cómo se documenta? El personal de control de las exportaciones y transferencias debería ser responsable del registro y clasificación de los productos, si fuera necesario, en consulta con los expertos técnicos.

3) ¿Cómo se evalúa el uso final y la fiabilidad del destinatario? El personal de control de las exportaciones y transferencias debería ser responsable de verificar la fiabilidad de los destinatarios, prestando especial atención al uso final y al riesgo de desvío. Si se informa al personal de control de las exportaciones y transferencias de que el destinatario ha incumplido la normativa de control de las exportaciones y transferencias, aquel debería señalarlo a la autoridad competente. Es especialmente importante una verificación de la buena fe del destinatario en caso de que el cliente sea nuevo, o cuando la identidad del cliente resulte confusa, o cuando existan dudas sobre el uso final declarado (por ejemplo, pedido en cantidades inusuales, rutas de tránsito especiales e inusuales pedidas por el destinatario, etc.).

d) Transferencia intangible de tecnología ¿Cómo garantiza la empresa el cumplimiento de los requisitos para la transferencia intangible de tecnología o TIT (por ejemplo, correo electrónico y acceso a la intranet desde el extranjero)? La empresa debería haber emitido instrucciones claras y por escrito en relación con la TIT a través del correo electrónico, el fax, la intranet o internet. La provisión o transferencia de tecnología no debería producirse hasta que se haya evaluado si puede concederse la licencia y, si es el caso, si existe una que permita la transferencia.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

e) Asistencia técnica

¿Cómo garantiza la empresa el cumplimiento de los requisitos de asistencia técnica? Debería existir un procedimiento de cumplimiento relativo a la asistencia técnica:

— para los visitantes y empleados extranjeros,

— para los empleados (por ejemplo, técnicos) destacados en el extranjero,

— para las conferencias, seminarios con participantes extranjeros o cuando se organicen en el extranjero.

artículo 9, apartado 2, letra f)

4.1.2. Procedimientos de funcionamiento y organizativos: fase de concesión de licencias ¿Cómo garantiza la empresa que realiza solicitudes de licencia completas? La empresa debería estar equipada para cumplir plenamente con el proceso de solicitud de licencias y con los procedimientos en vigor en el Estado miembro donde esté establecida.

artículo 9, apartado 2, letra f)

4.1.3 Procedimientos de funcionamiento y organizativos: fase posterior a la concesión de licencias

¿Qué procedimientos internos garantizan el cumplimiento de las condiciones de la licencia? Antes del envío final debe realizarse una última verificación de los requisitos de control de las exportaciones y transferencias para garantizar el cumplimiento de las condiciones de la licencia.

artículo 9, apartado 2, letra f)

4.2. Concienciación y formación del personal de control de las exportaciones

¿De qué información disponen todos los empleados relacionados con los controles de las exportaciones y transferencias y el personal de control de las exportaciones y transferencias? Todos deberían tener acceso a los procedimientos organizativos y de funcionamiento anteriormente mencionados relativos a los controles de las exportaciones y transferencias. Estos procedimientos organizativos y de funcionamiento deberían registrarse y actualizarse en manuales de cumplimiento disponibles para el personal de control de las exportaciones y transferencias. Los procedimientos organizativos y de funcionamiento deberían incluir una descripción clara del proceso de cumplimiento de exportaciones y transferencias, desde la recepción de un pedido, la verificación del cumplimiento con la normativa de exportación y transferencia pertinente hasta el envío o transmisión finales.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Con qué frecuencia se actualizan los conocimientos del personal de control de las exportaciones? Debería actualizarse cuando se realizan cambios en la legislación y procedimientos nacionales y de la Unión sobre el control de las exportaciones, pero al menos una vez al año. Además de las actualizaciones de formación general anuales, se recomienda contar con textos donde se comente la legislación sobre el control de las exportaciones y transferencias, así como con diarios y revistas profesionales, cuando existan.

¿Cómo se actualizan los conocimientos del personal de control de las exportaciones y transferencias?

Formación a través de diversas herramientas, entre ellas:

— seminarios externos,

— participación regular en sesiones de información ofrecidas por las autoridades competentes,

— acciones de formación, exterior o en línea.

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

5. Seguridad física y técnica

¿Su empresa tiene acreditada la seguridad por un organismo público apropiado? Especifíquese.

Es probable que cada Ministerio nacional de Defensa o la organización similar correspondiente requiera una cierta medida de seguridad cuando la empresa esté trabajando para el mismo. El simple hecho de que la empresa tenga acreditada la seguridad en cierto modo puede ser suficiente.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Si no existe dicha acreditación de seguridad oficial, ¿qué medidas de seguridad existen para garantizar los registros y procedimientos de exportación y transferencia? Las dependencias deberían estar totalmente cercadas por alambradas. La entrada debería contar con un control de seguridad. Las dependencias deberían estar bajo vigilancia constante, incluso fuera del horario laboral. Podría haber una entrada independiente para entregas y recogidas, lejos del área de producción principal.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Cuáles son las medidas de seguridad en lo relativo a los programas informáticos y la tecnología? El sistema debería estar protegido por una contraseña y contar con un cortafuegos, y la red de la empresa protegida contra el acceso no autorizado. Debería existir un control sobre los dispositivos electrónicos (ordenadores portátiles, asistentes digitales personales o PDA, etc.) que salgan de las dependencias o del país y en correos electrónicos enviados como parte de un proyecto y en otras circunstancias.

artículo 9, apartado 2, letra f)

6. Registro de datos y trazabilidad de las exportaciones y transferencias ¿Cómo mantiene el registro de las limitaciones a la exportación planteadas por el proveedor de los productos? Las empresas deben contar con una o varias de las documentaciones siguientes: — fichero electrónico o carpeta de correo electrónico, — carpetas por proyectos, — carpetas por proveedores, — en carpetas separadas para las limitaciones, — en un sistema de pedidos.

artículo 9, apartado 2, letra f)

¿Cómo relaciona las limitaciones a la exportación con las transferencias o exportaciones subsiguientes? Las posibles respuestas deben incluir una o varias de las siguientes:

— fichero electrónico o carpeta de correo electrónico que contenga información sobre las importaciones y movimientos subsiguientes,

— como parte de un sistema de gestión empresarial,

— carpetas por proyectos o proveedores donde se guarde junta toda la información,

— un sistema de clasificación similar al sistema de carpetas.

artículo 9, apartado 2, letra f)

Áreas básicas

Preguntas fundamentales

Recomendaciones de mejores prácticas

Criterio pertinente de certificación

¿Cómo se pone a disposición de las autoridades competentes esta documentación?

— Debería ser posible ofrecer los registros en versión electrónica; algunos pueden requerir una visita a las dependencias si es necesario el acceso a intranets seguras, pero algunos pueden transferirse para controles a distancia,

— los documentos también pueden ofrecerse en copia impresa y algunos de ellos podrían escanearse, por ejemplo, para controles a distancia.

artículo 9, apartado 2, letra f)

_______________________________

(1 ) La finalidad de la fase previa a la licencia es determinar si la empresa se ve afectada por los controles de las exportaciones y transferencias, es decir, si la normativa de control de las exportaciones y transferencias resulta pertinente por lo que se refiere a las actividades y transacciones de la empresa y, en consecuencia, si se requiere una licencia para esas transacciones. El objetivo es identificar y analizar tan pronto como sea posible cualquier riesgo de control de las exportaciones y transferencias, y aplicar cualquier medida pertinente necesaria; por ejemplo, solicitar una licencia o utilizar debidamente una licencia general.

ANEXO II

MODELO DE CERTIFICADO ESTÁNDAR

TABLA OMITIDA EN PÁGINA 74