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Ilmos. Sres.: El artículo 138,3 de la Ley General de Educación dispone que el Ministerio de Educación y Ciencia adoptará las medidas necesarias en orden a la normalización, racionalización y mecanización de la actuación administrativa de Sus dependencias y Organismos. Es evidente que uno de los sectores del Departamento que con mayor urgencia requiere aplicar estas técnicas es el de personal. El elevado y creciente número de funcionarios al servicio del Ministerio de Educación y Ciencia plantea problemas de gestión cuyo tratamiento y solución requieren fórmulas nuevas. Entre ellas destaca la aplicación del ordenador, tanto en los aspectos de gestión administrativa como en los de toma de decisiones mediante el conocimiento completo y actual de las características y circunstancias de los funcionarios que integran los diferentes Cuerpos y plantillas.

Por todo ello, disponiendo el Departamento de un Centro de Proceso de Datos con los medios técnicos necesarios, se estima llegado el momento de la constitución de un fichero automatizado de personal del Ministerio de Educación y Ciencia y de sus Organismos autónomos con las finalidades esenciales antes expuestas.

En su virtud, este Ministerio ha dispuesto:

Primero.

Por la Subsecretaría del Ministerio de Educación y Ciencia conjuntamente con las Direcciones Generales del Departamento en el ámbito de sus correspondientes competencias, y con la Secretaría General Técnica a través del Centro de Proceso de Datos, se creará y mantendrá en ordenador un fichero permanente de datos de todo el personal al 'servicio del Ministerio de Educación y Ciencia y de sus Organismos autónomos.

Segundo.

Será competencia de cada Dirección General en cuanto a Su personal, de la Secretaría General del Consejo Superior de Investigaciones Científicas respecto al personal de los Organismos integrados en el mismo y de cada Organismo autónomo con relación al suyo propio:

a) La recogida de los datos base para la constitución del fichero.

b) Su permanente actualización, tanto en relación con los datos que debe conocer de oficio por las actividades de gestión. como con los que deban ser facilitados por el propio personal.

c) La verificación de toda la información que deba ser remitida al Centro de Procesó de Datos para su introducción en soporte de ordenador.

Tercero.

Es competencia del Centro de Proceso de Datos:

a) La constitución, mantenimiento y funcionamiento técnico del fichero de Personal en orden al suministro permanente de información a los Servicios del Departamento, tanto para acciones de gestión individualizada (reconocimiento de trienios, declaración de jubilación, certificaciones, etc.) como colectiva, para soporte de decisiones.

b) La instalación y funcionamiento en las Unidades centrales y periféricas del Departamento que las necesidades del servicio aconsejen, de terminales para acceso directo al fichero de personal.

c) La adopción de las medidas necesarias para garantizar el carácter privado de la información con exclusiva utilización en actividades de gestión educativa.

Cuarto.

Para la creación del fichero se utilizará como soporte base de información un conjunto de impresos, integrado por uno común para todos los Cuerpos y plantillas y varios de contenido adaptado a sus específicas características.

Quinto.

En el caso de funcionarios de ingreso en un Cuerpo o plantilla o primer nombramiento como interino o contratado, deberán cumplimentar al tomar posesión de su destino el conjunto de impresos correspondientes que entregará en la Delegación Provincial del Departamento, Gerencia de la Universidad o Servicios Centrales de Personal o Secretaría del Organismo autónomo, según proceda en cada caso. Estas dependencias remitirán los impresos a la Dirección General que corresponda o a la Organización Central del Consejo Superior de Investigaciones Científicas para su verificación y posterior envío al Centro de Procesos de Datos.

Sexto

La información contenida en el fichero automatizado necesaria para la gestión de personal deberá recabarse de la Dirección General que corresponda, que la obtendrá del Centro de Proceso de Datos o a través de los terminales del ordenador que se instalen en sus dependencias.

Séptimo.

Por la Subsecretaría del Departamento conjuntamente ron la Secretaría General Técnica, se organizarán seminarios y reuniones de trabajo dirigidos a los funcionarios del Departamento y de sus Organismos autónomos implicados en la gestión de personal.

Octavo.

Se autoriza a la Subsecretaría del Departamento para establecer el calendario y programa de aplicación de esta Orden a los distintos Cuerpos y plantillas junto con la determinación del conjunto de impresos para la toma de datos.

Lo que comunico a VV. II. para su conocimiento y efectos.

Dios guarde a VV. II.

Madrid, 16 de mayo de 1975.–P. D., el Subsecretario, Federico Mayor Zaragoza.

Ilmos. Sres. Subsecretario, Secretario general Técnico, Directores generales del Departamento y Secretario general del Consejo Superior de Investigaciones Científicas.