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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (LORTAD), establece que dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes, deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos cuando carezcan de regulación o adaptar la que existiera.

Por otra parte, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó por seis meses el plazo de un año al que se ha hecho referencia.

En su virtud, de conformidad con la disposición adicional segunda de la LORTAD y el Real Decreto 221/1987, de 20 de febrero, dispongo:

Primero.-Los ficheros automatizados con datos de carácter personal de esta Universidad, existentes a la entrada en vigor de la LORTAD, que se regulan por esta disposición, de conformidad con el artículo 18 de la Ley citada, son los que se relacionan en el anexo de esta Orden.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existente se usan para las finali dades para las que fueron recogidos que son las que se concretan en esta Orden.

Tercero.-Los afectados de los ficheros automatizados mencionados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en esta Orden.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la LORTAD.

Quinto.-La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el <Boletín Oficial del Estado>.

Madrid, 27 de julio de 1994.-El Rector, Rafael Portaencasa Baeza.

ANEXO I. FICHEROS AUTOMATIZADOS CON DATOS

DE CARACTER PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD

POLITECNICA DE MADRID

Número 1. Fichero automatizado de alumnos

1. Responsable: Universidad Politécnica de Madrid. Vicerrectorado de Alumnos.

2. Finalidad: Gestión administrativa del alumnado.

3. Uso:

Control de acceso a la Universidad.

Gestión administrativa y académica.

Acreditación académica.

Cálculo y control de ingresos de los precios públicos.

Solicitudes de ayudas al estudio.

Expedición de títulos.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personas que cursan estudios de nivel universitario.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal:

Declaraciones o formularios.

Transmisión electrónica de datos.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Se trata de un fichero automatizado instalado en un gran sistema.

Estructura básica: Fichero de estructura de bases de datos relacionales.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De circunstancias sociales.

De carácter académico.

De carácter económico.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Ciencia.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda:

Rectorado de la Universidad Politécnica de Madrid.

Secretaría de los centros docentes de la Universidad Politécnica de Madrid.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan el fichero automatizado: Real Decreto 2536/1985, de 27 de diciembre (<Boletín Oficial del Estado> de 22 de enero de 1986), por el que se aprobaron los Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid y Resolución de 27 de julio de 1994 reguladora de los ficheros de tratamiento automatizado de datos de carácter personal de la Universidad Politécnica de Madrid.

II. FICHEROS AUTOMATIZADOS CON DATOS

DE CARACTER PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD

POLITECNICA DE MADRID

Número 2. Fichero automatizado de personal

1. Responsable: Universidad Politécnica de Madrid. Gerencia. Vicerrectorados.

2. Finalidad: Gestión administrativa del personal docente y PAS funcionario y laboral.

3. Uso:

Gestión administrativa del personal docente e investigador.

Gestión administrativa del PAS funcionario y laboral.

Cálculo de la nómina.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Empleados de la Universidad Politécnica de Madrid.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Se trata de un fichero automatizado instalado en un gran sistema.

Estructura básica: Fichero de estructura de bases de datos relacionales.

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De circunstancias sociales.

De carácter académico y profesional.

De detalles del empleo y carrera administrativa.

Económicos y financieros.

7. Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Ciencia, otras Universidades Públicas y Ministerio para las Administraciones Públicas.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Rectorado de la Universidad Politécnica de Madrid.

9. Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

10. Disposiciones que amparan el fichero automatizado: Real Decreto 2536/1985, de 27 de diciembre (<Boletín Oficial del Estado> de 22 de enero de 1986), por el que se aprobaron los Estatutos de la Universidad Politécnica.