Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado

La disposición adicional segunda, 2, de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal (<Boletín Oficial del Estado> número 262, del 31), concedía el plazo de un año desde su entrada en vigor (el 31 de enero de 1993) para que las instituciones públicas responsables de ficheros automatizados ya existentes adoptaran una disposición de regulación del fichero, o adaptaran la ya existente. Posteriormente, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre (<Boletín Oficial del Estado> número 310, del 28), ha prorrogado por seis meses el plazo de un año establecido en aquella disposición adicional.

Por lo expuesto, y en el ejercicio de las facultades concedidas en el título III, sección tercera, de sus Estatutos, en sesión de su Junta de Gobierno de 25 de julio de 1994, la Universidad de Córdoba ha aprobado las siguientes normas:

Artículo 1.

Los ficheros automatizados de la Universidad de Córdoba, en los que se contienen y procesan datos de carácter personal son los siguientes:

a) Fichero de alumnos matriculados en estudios de primer, segundo y tercer ciclo impartidos en la Universidad de Córdoba.

b) Fichero de alumnos que han solicitado beca.

c) Fichero automatizado de alumnos que acceden a la Universidad.

d) Fichero de personal.

e) Fichero de proveedores.

Artículo 2.

El fichero automatizado de alumnos matriculados en estudios de primer, segundo y tercer ciclo de estudios de la Universidad tiene por finalidad soportar las tareas administrativas relacionadas con la gestión de los expedientes académicos de cada uno de los alumnos para permitir la realización de las tareas de matrículas, acreditaciones, títulos, gestión de calificaciones y la gestión de tasas académicas que puedan derivarse de las anteriores. En este fichero no se contienen otros datos de carácter personal que los relativos a nombre y apellidos de los alumnos, documento nacional de identidad, dirección y teléfono (familiar y durante el curso), sexo y nacionalidad. En otros ficheros relacionados se contiene la información relativa a su expediente académico y estado de pago de tasas académicas.

Artículo 3.

El fichero automatizado de alumnos que han solicitado beca tiene por finalidad la ordenación de las funciones relativas al tratamiento de solicitudes de becas, propuestas de solicitud y gestión de los recursos que ante las mismas puedan presentarse de las becas, tanto de régimen general como otras que se conceden en el ámbito de la Junta de Andalucía. En el mismo, además de los datos personales antes expuestos con relación al fichero anterior, se contienen datos de carácter económico familiar necesarios para convalidar los requisitos económicos de cada una de las becas y poder realizar la correspondiente proposición de resolución. Para ello, a los solicitantes se les requiere copia del impreso de la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o, en su defecto, de una declaración jurada del que se cargan los ingresos, deducciones, miembros computables, estado civil de los miembros y estado de minusvalía de los miembros de la unidad familiar. Este fichero se relaciona con el anterior para permitir la validación de los requisitos académicos que se imponen para la concesión de los diferentes tipos de becas.

Artículo 4.

El fichero automatizado de alumnos que acceden a la Universidad contiene datos de todos los alumnos que han cursado el Curso de Orientación Universitaria en algún centro de Enseñanza Media del distrito universitario cordobés, además de aquellos otros que solicitan la realización de pruebas de acceso o su preinscripción en alguno de los estudios que se imparten en la Universidad de Córdoba. La finalidad del mismo es el soportar las tareas de administración de expedientes de acceso, la realización de pruebas (mayores de veinticinco años y selectividad) y de preinscripción en los estudios impartidos. Los datos de carácter personal que se contienen en el mismo son el documento nacional de identidad, nombre y apellidos, dirección y teléfono, sexo y nacionalidad de cada uno de ellos. Este fichero se relaciona con otro auxiliar en el que se contienen los datos relativos al expediente académico de Enseñanza Media de cada uno de los alumnos.

Artículo 5.

El fichero de personal tiene por finalidad la ordenación de las funciones propias del servicio de personal de la Universidad, esto es, la de administración de personal, retribuciones, gestión de plantillas y contratación de personal. Los datos contenidos en el mismo son los relativos a todo el personal en plantilla (funcionario y laboral) o interino, así como de becarios de posgrado, y los de personas ajenas a la Universidad que han participado en algún proceso de contratación de personal de la Universidad. En el mismo se contienen, como datos de carácter personal, el código de identificación fiscal, el nombre y apellidos, la dirección y el teléfono, el número de Registro de Personal de los funcionarios, nombres del padre y de la madre, estado civil, estado de minusvalía, fecha y lugar de nacimiento, número de hijos con efecto de deducción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, otros empleos a efectos de cotización a la Seguridad Social e incompatibilidades, cuenta corriente para ingresos, el número de afiliación a la Seguridad Social, las retribuciones recibidas, y todo el historial profesional contenido en su hoja de servicios (currículum académico, cursos, promociones, etc.).

Artículo 6.

El fichero automatizado de proveedores contiene datos relativos a proveedores que en algún momento tienen algún tipo de relación comercial, bien porque participen en algún tipo de acto de contratación de bienes o servicios de la Universidad, o porque la Universidad les haya realizado el pago de alguna factura emitida por los mismos. La finalidad del mismo es el soporte de las tareas de contratación y de gestión de pagos de bienes y servicios que la Universidad solicite o pague en algún momento. Los datos de carácter personal que se contienen son el código de identificación fiscal, razón social, dirección y teléfono, cuentas corrientes de pago por transferencia y volumen anual de facturación y de pagos realizados. En diferentes ficheros auxiliares se contienen ofertas, facturas y documentos contables relacionados con cada proveedor.

Artículo 7.

Los datos de todos los ficheros se conservan indefinidamente.

Artículo 8.

Los datos de carácter personal registrados en los ficheros automatizados de la Universidad de Córdoba a los que se refiere el artículo 1, sólo serán utilizados para los fines expresamente previstos y por personal debidamente autorizado.

Artículo 9.

La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde, bajo la autoridad del Rector de la Universidad de Córdoba, al Secretario general de la misma, sin perjuicio de la responsabilidad directa que en la gestión y custodia de los ficheros corresponde al Jefe de cada uno de los correspondientes Servicios o Unidades. Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán ejercerse, en su caso, ante la Secretaría General de la Universidad (calle Alfonso XIII, número 13, 14071 Córdoba).

Córdoba, 27 de julio de 1994.-El Rector, Amador Jover Moyano.