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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal (LORTAD), establece que, dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes, deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos cuando carezcan de regulación, o adaptar la que existiera.

Por otra parte, el Real Decreto Ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó por seis meses el plazo de un año al que se ha hecho referencia.

En su virtud, y de conformidad con la disposición adicional segunda de la LORTAD y el Real Decreto 221/1987, de 20 de febrero, he resuelto:

Primero.-Los ficheros automatizados de datos de carácter personal de esta Universidad, existentes a la entrada en vigor de la LORTAD, que se regulan por esta disposición, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la citada Ley, son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes, se usen para las finalidades para las que fueron recogidos, que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-Los afectados de los ficheros automatizados mencionados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en esta Resolución.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la LORTAD.

Quinto.-La presente Resolución entrará en vigor el día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Pamplona, 25 de enero de 1995.-El Rector, Juan García Blasco.

ANEXO

Ficheros automatizados de carácter personal

de la Universidad Pública de Navarra

Número 1: Gestión de recursos humanos

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Gestión de recursos humanos.

Uso: Gestión de recursos humanos.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal docente y no docente que presta servicios en la Universidad Pública de Navarra, participantes en procesos selectivos (oposiciones, etc.).

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Encuestas, entrevistas, declaraciones, formularios y registros públicos.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Bases de datos, con datos de carácter identificativo, de características personales, académicos y profesionales, de detalles de empleo y carrera administrativa.

Cesiones de datos que se prevén: Tesorería General de la Seguridad Social, Muface y Secretaría de Estado de Universidades e Investigación.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 2: SIGMA

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Soporte a los procesos de gestión académica (matrícula, etc.).

Uso: Soporte a los procesos de gestión académica (matrícula, etc.).

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos matriculados en la Universidad.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones, formularios y transmisión electrónica de datos.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Tablas de una base de datos relacional, con datos de carácter identificativo, de características personales, de circunstancias sociales, académicos y profesionales y de empleo y carrera administrativa y económico-financieros.

Cesiones de datos que se prevén: Consejo de Universidades.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 3: COU/PAAU

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Gestión de los procesos de gestión de COU, pruebas de acceso a la Universidad y admisión de alumnos en la Universidad Pública de Navarra.

Uso: Gestión integral de los procesos de gestión de COU, pruebas de acceso a la Universidad y admisión de alumnos en la Universidad Pública de Navarra.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos de centros incluidos en el distrito universitario, alumnos que concurran a las PAAU, y personas que soliciten su admisión en esta Universidad.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Transmisión electrónica de datos.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Bases de datos con datos identificativos, de características personales, académicas y profesionales.

Cesiones de datos que se prevén: No hay previsión.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 4: Becas

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Gestión de las peticiones y concesiones de becas del Ministerio de Educación y Ciencia.

Uso: Gestión de las peticiones y concesiones de becas del Ministerio de Educación y Ciencia.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos de la Universidad Pública de Navarra que solicitan una beca del Ministerio de Educación y Ciencia para ayudas al estudio.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Bases de datos con datos de carácter identificativo, de características personales, de circunstancias sociales, académicos o profesionales y económico-financiero.

Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Educación y Ciencia.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 5: Gestión económica

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Gestión económica de la Universidad Pública de Navarra.

Uso: Gestión económica de la Universidad Pública de Navarra.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Trabajadores, proveedores y usuarios o clientes de esta Universidad.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Bases de datos con datos de carácter identificativo, de características personales, de información comercial y económico-financiero y de transacciones.

Cesiones de datos que se prevén: Ministerio de Hacienda.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 6: Control de presencia

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Control de presencia del personal de Administración y Servicios de la Universidad Pública de Navarra.

Uso: Control de presencia del personal de Administración y Servicios de la Universidad Pública de Navarra.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal de Administración y Servicios.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Ficheros de registros de longitud variable con datos de carácter identificativo, y de detalles de empleo.

Cesiones que se prevén: No se prevén.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 7: Tercer ciclo

Responsable: Vicerrector de Investigación.

Finalidad: Gestión académica para los alumnos de tercer ciclo.

Uso: Gestión académica para los alumnos de tercer ciclo.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Alumnos matriculados en los cursos de doctorado de la Universidad.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Bases de datos con datos de carácter identificativo, de características personales, académicos y profesionales.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 8: Biblioteca

Responsable: Director de la Biblioteca.

Finalidad: Control de usuarios y publicaciones de la Biblioteca.

Uso: Poder llevar a cabo la función de préstamo bibliotecario.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Usuarios reales o potenciales del Servicio.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Petición del interesado y transmisión electrónica de datos.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Ficheros de bases de datos documental y relacional con dactos de carácter identificativo.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Biblioteca de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.

Número 9: Gestión retribuciones

Responsable: Gerencia.

Finalidad: Gestión de retribuciones.

Uso: Gestión de retribuciones.

Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal docente y no docente que presta servicios en la Universidad Pública de Navarra.

Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Encuestas, entrevistas, declaraciones, formularios.

Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo: Base de datos relacional, con datos de carácter identificativo, de características personales, de circunstancias sociales, académicos y profesionales, de detalles de empleo y carrera administrativa, de información comercial y económico-financieros.

Cesiones de datos que se prevén: Hacienda, Tesorería General de la Seguridad Social, Muface y Secretaría de Estado de Universidades e Investigación.

Organo ante el que se pueden ejercitar los derechos de acceso, rectificación y cancelación cuando proceda: Gerencia de la Universidad Pública de Navarra.

Plazo para rectificar o cancelar datos: El establecido reglamentariamente.