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La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en su artículo 49, considera parte integrante del Patrimonio Documental a los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos, en el ejercicio de su función, entre otros, por cualquier organismo o entidad de carácter público, entendiendo por documento, a los efectos de dicha Ley, toda expresión gráfica, sonora o en imagen y recogido en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.

Dicha Ley dispone, asimismo, en su artículo 52, la obligación de todo poseedor de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y a mantenerlos en lugares adecuados. En su artículo 55, la citada Ley dispone que la exclusión o eliminación de bienes de dicho patrimonio deberá ser autorizada por la Administración competente, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

Por último, el artículo 58 de la Ley prevé la creación de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos encargada del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los Archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativos de tales documentos. Dicho precepto prevé también la creación de Comisiones Calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.

La mencionada Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos fue regulada por el Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula su composición, funcionamiento y competencias.

Las previsiones contempladas en el artículo 58 de la Ley 16/1985 fueron desarrolladas mediante el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. Este Real Decreto, a su vez, modificó determinados preceptos del Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, en relación con la estructura y funciones de dicha Comisión Superior.

La disposición transitoria única del Real Decreto 1164/2002 dispuso que en todos los Departamentos ministeriales se crearan, en su caso, mediante Orden, las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos, en las cuales estarán representados los Organismos públicos, a no ser que éstos tengan su propia Comisión Calificadora.

En su virtud, y en uso de las facultades atribuidas por el artículo 12 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado,

D I S P O N G O :

Primero. Creación y adscripción.-Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Administraciones Públicas, adscrita a la Secretaría General Técnica del Departamento, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus Organismos públicos, de conformidad con el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, reguladora del Patrimonio Histórico Español y con el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

Segundo. Composición.

1. La Comisión tendrá la siguiente composición:

Presidente: El Secretario general Técnico.

Vicepresidente: El Subdirector general de Estudios, Documentación y Recursos.

Vocales, con rango de Subdirector general o asimilado, designados por el respectivo órgano u organismo:

a) Un representante de la Secretaría de Estado para la Administración Pública.

b) Un representante de la Secretaría de Estado de Organización Territorial del Estado.

c) Un representante de la Subsecretaría.

d) Un representante de la Mutualidad General de Funcionarios Civiles del Estado.

e) Un representante del Instituto Nacional de Administración Pública.

Secretario: El Jefe de Área de Archivo de la Subdirección General de Estudios, Documentación y Recursos, con voz y voto.

2. La Comisión podrá convocar a representantes de aquellos órganos u organismos cuya documentación vaya a ser examinada en cada caso concreto, los cuales tendrán voz pero no voto en las reuniones a las que acudan.

3. La Comisión podrá solicitar el asesoramiento de los archiveros y otros técnicos del Ministerio o de sus Organismos autónomos cuya aportación pueda ser de interés a juicio de la Comisión, a tenor de la índole y características de la documentación a examinar.

Tercero. Funciones.-Son funciones de la Comisión, las siguientes:

a) Proponer, previos los estudios pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos públicos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Ministerio, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.

b) Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos o series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos.

c) Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los documentos y series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos.

d) Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Ministerio y sus Organismos públicos.

e) Proponer criterios sobre el tratamiento y custodia de los documentos administrativos, en su ámbito de actuación.

f) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

g) Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualquier otro asunto sobre materia archivística que le sea sometido por su Presidente.

Cuarto. Funcionamiento.-La Comisión se reunirá al menos dos veces al año, y siempre que sea convocada por su Presidente.

A iniciativa del Presidente, la Comisión podrá crear en su seno cuantos grupos de trabajo sean necesarios, determinando su composición y funciones.

En lo no previsto en esta Orden, la Comisión ajustará su funcionamiento a lo previsto en el Capítulo II del Título II, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administración Común.

Quinto. Gasto público.-El funcionamiento de esta Comisión no supondrá incremento del gasto público y sus miembros no percibirán remuneración alguna por el ejercicio de sus funciones, salvo, en su caso, las que le pudieran corresponder por aplicación de la normativa vigente en materia de indemnizaciones por razón del servicio.

Sexto. Entrada en vigor.-Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el "Boletín Oficial del Estado".

Madrid, 15 de octubre de 2003,

GARCÍA-VALDECASAS SALGADO