Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
La disposición adicional primera de la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre, por la que se establecen las bases para la concesión de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, en desarrollo del Título II del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional, faculta a la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (en adelante AECID) para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución de la citada Orden.
Uno de los aspectos de mayor importancia que se derivan de lo dispuesto por el Título II del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, y, en consecuencia, por la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre, es la regulación en un único cuerpo normativo de todas las subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo sometidas a los principios de publicidad y concurrencia, ya que, como se indica en la exposición de motivos de esta última, siendo muchos más los elementos comunes a estas subvenciones que sus diferencias, la eficacia y la coherencia de los objetivos perseguidos por la AECID con su actividad subvencionadora, precisan de la existencia de una norma unificada para aquellas que se otorgan en régimen de concurrencia competitiva, en la que los instrumentos por tipos de actores de la cooperación y el peso específico de cada uno de ellos, queden claramente identificados.
La misma motivación es de aplicación a los procedimientos que deben regir el seguimiento y justificación de este tipo de subvenciones, cuyas bases están sentadas en las normas precitadas. Estas bases pueden y deben ser objeto de desarrollo hasta perfilar un sistema coherente, claro y común que, sin menoscabo del rigor en la rendición de cuentas que debe presidir la utilización de fondos públicos, permita aumentar la agilidad en la gestión y la transparencia en la comunicación de los resultados obtenidos.
Asimismo, es necesario adaptar los procedimientos actualmente en vigor a las distintas modificaciones introducidas por el Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, y por la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre.
Por todo ello, previo informe de la Abogacía del Estado en la AECID, esta Presidencia ha resuelto lo siguiente:
Dictar las normas cuyo texto se inserta a continuación, para la gestión, el seguimiento y justificación de las subvenciones concedidas para la ejecución de convenios, proyectos y acciones de cooperación para el desarrollo.
Las normas que aquí se dictan serán de aplicación a los convenios, proyectos y acciones subvencionados en las convocatorias de la AECID resueltas en virtud de la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre.
Asimismo, a las subvenciones concedidas al amparo de la Orden AEC/1303/2005, de 27 de abril, por la que se regulan las bases para la concesión de subvenciones a organizaciones no gubernamentales de desarrollo, para la realización de intervenciones en materia de cooperación internacional para el desarrollo, y la Orden AEC/442/2007, de 23 de enero, por la que se establecen las bases reguladoras de la concesión de subvenciones de la convocatoria abierta y permanente para actividades de cooperación y ayuda al desarrollo, que estén en plazo de justificación o cuyos informes finales hayan sido presentados a la fecha de publicación de la presente Resolución y estén aún en fase de revisión, se les aplicará la presente norma cuando un determinado precepto les resultara más favorable.
Se autoriza a la Dirección de Cooperación Sectorial, de Género y ONGD a dictar cuantas instrucciones sean necesarias para la correcta aplicación y cumplimiento de la presente Resolución y del resto de la normativa vigente que regula la materia. Dichas instrucciones se darán a conocer a través de la Sede Electrónica de la AECID.
Quedan sin efecto la Resolución de la Presidencia de la AECID, de 24 de marzo de 2009, por la que se aprueban las normas de seguimiento y justificación de Proyectos y Convenios de cooperación al desarrollo, subvencionados a las ONGD y la Resolución de la Presidencia de la AECID, de 11 de marzo de 2011, por la que se aprueban las normas de justificación, seguimiento y comprobación de las subvenciones de convocatoria abierta y permanente para actividades de cooperación para el desarrollo.
La presente Resolución surtirá efectos el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
Madrid, 31 de octubre de 2011.–La Presidenta de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, P. D. (Resolución de 2 de julio de 2009), el Director de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, Francisco Moza Zapatero.
NORMAS DE GESTIÓN, SEGUIMIENTO Y JUSTIFICACIÓN DE LAS SUBVENCIONES CONCEDIDAS PARA LA EJECUCIÓN DE CONVENIOS, PROYECTOS Y ACCIONES DE COOPERACIÓN AL DESARROLLO
ÍNDICE
I. Legislación aplicable.
II. Trámites ante la AECID. Silencio administrativo.
II.1 Presentación de documentación a la AECID.
II.2 Autorizaciones de OTC, CC y Embajadas.
II.3 Silencio Administrativo.
III. Pago de las subvenciones, cuentas corrientes y rendimientos financieros.
III.1 Pago de las subvenciones.
III.1.1 Proyectos.
III.1.2 Convenios.
III.1.3 Acciones.
III.2 Garantías.
III.3 Cuentas para ingreso de las subvenciones AECID.
III.4 Pago en caso de agrupaciones.
III.5 Comunicación de recepción de fondos.
III.6 Traslado de fondos fuera de España.
III.7 Rendimientos financieros de las cuentas de depósito de la subvención.
IV. Fecha de inicio de la actividad y plazos de ejecución. Ampliaciones de plazos.
IV.1 Proyectos y acciones.
IV.1.1 Fecha de inicio.
IV.1.2 Plazo de ejecución.
IV.2 Convenios.
IV.2.1 Formulación definitiva.
IV.2.2 Reformulación.
IV.2.3 Fecha de inicio de la ejecución en terreno.
IV.2.4 Plazo de ejecución.
V. Ejecución y seguimiento.
V.1 Formas de ejecución de la subvención.
V.2 Contrataciones con cargo a la subvención.
V.3 Subcontratación de las actividades subvencionadas.
V.4 Modificaciones.
V.4.1 Modificaciones sustanciales.
V.4.2 Modificaciones no sustanciales.
V.5 Vinculación y transferencia final de bienes adquiridos.
V.5.1 Transferencia final.
V.5.1.1 Reglas generales.
V.5.1.2 Alternativas para transferencia a adjudicatarios o socios locales.
V.5.1.3 Prórroga de la transferencia.
V.5.1.4 Vinculación a otras intervenciones en ejecución.
V.5.1.5 Imputación de amortizaciones en caso de bienes no transferibles.
V.5.2 Vinculación de los bienes a los fines de la intervención.
V.6 Seguimiento.
V.6.1 Misiones de seguimiento.
V.6.2 Comisiones de seguimiento de convenios.
V.6.2.1 Comisiones de seguimiento en sede.
V.6.2.2 Comisiones de seguimiento en terreno.
V.6.2.3 Reuniones de las Comisiones de seguimiento.
VI. Informes.
VI.1 Informe anual de seguimiento.
VI.1.1 Proyectos.
VI.1.2 Convenios.
VI.1.2.1 Aspectos generales
VI.1.2.2 Informe de seguimiento técnico.
VI.1.2.3 Informe de seguimiento económico.
VI.1.3 Acciones.
VI.2 Documento de Planificación Anual de convenios.
VI.3 Justificación de la subvención: Informe final.
VI.3.1 Aspectos generales.
VI.3.2 Justificación técnica.
VI.3.3 Justificación económica.
VI.3.3.1 Entidad responsable.
VI.3.3.2 La cuenta justificativa.
VI.3.3.3 Cuenta justificativa completa.
VI.3.3.4 Cuenta justificativa reducida (con informe de auditoría).
VI.4 Evaluaciones.
VI.4.1 Contratación de las evaluaciones.
VI.4.2 Presentación de las evaluaciones.
VI.4.2.1 Evaluaciones intermedias de convenios.
VI.4.2.2 Evaluaciones finales.
VI.5 Auditorías.
VI.5.1 Contenido y presentación de las auditorías.
VI.5.2 Contratación de las auditorías.
VI.5.3 Revisión de informes auditados.
VII. Acreditación de gastos y pagos.
VII.1 Aspectos generales.
VII.1.1 Justificación de fondos aportados por otros financiadores.
VII.1.2 Imputación de amortizaciones a la subvención.
VII.1.2.1 Amortizaciones imputables.
VII.1.2.2 Cálculo de las amortizaciones.
VII.1.2.3 Propiedad de los bienes amortizados.
VII.1.2.4 Justificación de las amortizaciones.
VII.1.3 Aplicación de tipos de cambio.
VII.1.4 Anticipo de fondos para impuestos susceptibles de recuperación.
VII.1.5 Gastos no subvencionables.
VII.1.6 Fechas de justificantes y pagos.
VII.2 Requisitos formales de los justificantes.
VII.2.1 Sello-diligencia y numeración de justificantes.
VII.2.2 Compulsas.
VII.2.3 Idioma de presentación.
VII.2.4 Primacía de la legislación local.
VII.2.5 Emisor.
VII.3 Tipos de justificantes de gasto.
VII.3.1 Facturas y otros documentos de tráfico legal.
VII.3.2 Recibos.
VII.3.3 Certificación de Ejecución de Actividades.
VII.3.3.1 Concepto y utilización.
VII.3.3.2 Requisitos previos.
VII.3.3.3 Modificaciones.
VII.3.3.4 Justificación.
VII.3.4 Acreditación de gastos en casos excepcionales
VII.3.5 Tarifas.
VII.4 Acreditación según tipo de gasto.
VII.4.1 Gastos subvencionables.
VII.4.2 Costes directos.
VII.4.2.1 Evaluaciones externas.
VII.4.2.2 Auditorías externas.
VII.4.2.3 Terrenos y/o inmuebles (compra y alquiler).
VII.4.2.4 Construcción y o reforma de inmuebles e infraestructuras.
VII.4.2.5 Equipos, materiales y suministros.
VII.4.2.6 Personal.
VII.4.2.6.1 Descripción y subpartidas.
VII.4.2.6.2 Justificación.
VII.4.2.7 Servicios técnicos y profesionales.
VII.4.2.8 Fondos rotatorios.
VII.4.2.9 Viajes, alojamientos y dietas.
VII.4.2.9.1 Descripción y subpartidas.
VII.4.2.9.2 Justificación.
VII.4.2.10 Gastos financieros.
VII.4.2.11 Gastos vinculados a iniciativas de Educación para el Desarrollo y Sensibilización Social en España.
VII.4.3 Gastos indirectos.
VII.4.4 Identificación y formulación de convenios.
VII.5 Medios de pago.
VIII. Reintegros.
VIII.1 Aspectos generales.
VIII.2 Intereses de demora.
VIII.3 Devolución de remanentes no invertidos y excesos de financiación.
VIII.4 Reintegros por incumplimientos.
IX. Resolución sobre el informe final.
I. Legislación aplicable
Las normas generales que constituyen la guía básica y que contienen las reglas a las que deberán atenerse las entidades adjudicatarias de las subvenciones concedidas al amparo de la Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre, para su ejecución y justificación económica y técnica, son:
– Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En adelante LGS.
– Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. En adelante Reglamento LGS.
– Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional. En adelante Real Decreto 794/2010.
– Orden AEC/2909/2011, de 21 de octubre, por la que se establecen las bases para la concesión de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, en desarrollo del Título II del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional. En adelante Orden de bases.
– Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la norma de actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones, en el ámbito del sector público estatal, previstos en el artículo 74 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado mediante Real Decreto 887/2006, de 21 de julio. En adelante Orden EHA/1434/2007.
– Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En adelante Ley 30/1992.
– Cualesquiera otras que le sean de aplicación, en especial, las Resoluciones de convocatoria y la Resolución por la que se aprueban las presentes normas.
El cumplimiento del objeto, condiciones y finalidad de las subvenciones se efectuará de conformidad con lo dispuesto en la LGS y demás normas reguladoras de la subvención.
De conformidad con el artículo 18.2.l de la Orden de bases, todas las entidades que reciban subvenciones reguladas por ella se someterán a las actuaciones de comprobación de la AECID, de las empresas contratadas por la misma, de la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) y del Tribunal de Cuentas. En virtud del artículo 43 de la LGS, el pronunciamiento de la AECID respecto a la aplicación de los fondos por los perceptores de subvenciones, se entenderá sin perjuicio de las actuaciones de control financiero que competen a la IGAE.
II. Trámites ante la AECID. Silencio administrativo
II.1 Presentación de documentación a la AECID.
1.º Todos los escritos, solicitudes e informes que deban dirigirse o presentarse a la AECID contemplados en estas normas, excepto aquellos que se dirijan a las OTC, CC o Embajadas para obtener las autorizaciones descritas en el apartado II.2 siguiente, se dirigirán a la unidad gestora de la intervención que se haya indicado en la resolución de adjudicación de la subvención y se podrán presentar en el Registro General de la AECID, Avenida de los Reyes Católicos número 4, 28040, Madrid, así como en los registros y oficinas a que se refiere el artículo 38.4 de la ley 30/1992, y la resolución del Ministerio de Administraciones Públicas de 1 de septiembre de 1997 (BOE del 4).
2.º La documentación correspondiente a formulación definitiva, en el caso de convenios, informes finales, de seguimiento, planificación, evaluación y auditoría, se presentará de acuerdo con los modelos, incluyendo anejos, proporcionados por la AECID, que podrán obtenerse, junto con sus instrucciones de cumplimentación, a través de su Sede Electrónica. Las eventuales actualizaciones de estos modelos serán de obligatoria utilización a partir de los cuatro meses de su publicación en la Sede Electrónica, período en el que coexistirán en dicha Sede con los anteriores. A tal efecto, se indicará la fecha de actualización de los modelos.
3.º La documentación a la que se refiere el párrafo anterior se presentará en los plazos que para cada tipo se establecen en las presentes normas. En virtud de lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 30/1992, a los interesados que no los presentaran en plazo, se les podrá declarar decaídos en su derecho al trámite correspondiente; sin embargo, se admitirá la actuación del interesado y producirá sus efectos legales, si se produjera antes o dentro del día que se notifique la resolución en la que se tenga por transcurrido el plazo.
4.º En tanto la AECID no habilite los medios para su presentación telemática, el conjunto de la documentación a la que hace referencia el párrafo 2.º de este mismo apartado, se presentará tanto en papel como en soporte informático, excepto los anejos con documentos gráficos, fotográficos, video, etc., y aquellos que resulten excesivamente voluminosos, que se adjuntarán sólo en soporte informático.
5.º Las consultas sobre esta normativa se dirigirán a las direcciones de correo electrónico que se indiquen en la Sede Electrónica de la AECID.
II.2 Autorizaciones de OTC, CC y Embajadas.
En diferentes apartados de las presentes normas se hace referencia a la necesidad de recabar el visto bueno o la autorización previa de las Oficinas Técnicas de Cooperación de la AECID (en adelante OTC), Centros Culturales de la AECID (en adelante CC) en su caso, representaciones consulares o Embajadas de España, o de la Embajada del país de la Unión Europea que ejerza la representación de España en el país de ejecución.
Las referencias a los CC serán de aplicación únicamente en caso de subvenciones concedidas para acciones en las líneas de Cultura y Desarrollo.
En varios de estos casos, este visto bueno o autorización no precisa de una posterior validación del órgano concedente de la subvención en la AECID, siendo suficiente adjuntar los informes o certificaciones emitidas al efecto por las OTC/CC/Embajadas a los informes de seguimiento o finales correspondientes. Estos casos son:
A) Apartado V.2: Contrataciones:
A.1) el visto bueno acreditando la imposibilidad de proceder a la adquisición en el mercado local, exigido en relación con la justificación de los gastos descritos en los apartados VII.4.2.1, VII.4.2.4, VII.4.2.5, VII.4.2.7 y VII.4.4..
A.2) el visto bueno acreditando la imposibilidad de obtener concurrencia de ofertas, exigido en relación con la justificación de los gastos descritos en los apartados VII.4.2.1, VII.4.2.2, VII.4.2.4, VII.4.2.5 y VII.4.2.7.
B) Apartado VII.1.4: La acreditación de que los impuestos indirectos no son legalmente recuperables, con la que deberá contar la declaración responsable del representante de la entidad adjudicataria de la subvención en caso de imposibilidad de obtener un certificado de la Administración Tributaria del país de ejecución.
C) Apartado III.6: Informe de conformidad respecto de la imposibilidad de abrir cuentas bancarias a nombre de una intervención, de acuerdo con la legislación local.
D) Apartado VI.2.2.1: El visto bueno para la no visibilización de la financiación de la AECID.
E) Apartado VII.2.4: La acreditación sobre la normativa interna del país de ejecución, cuando ésta entre en contradicción con los requisitos exigidos en las presentes normas y no sea posible aportar la propia norma interna o una acreditación emitida por autoridad competente del país de ejecución.
F) Apartado VII.3.3.3.a): La autorización de variaciones del número de unidades sobre las contempladas en el presupuesto aprobado para una Certificación de Ejecución de Actividades, o sus modificaciones debidamente autorizadas.
G) Apartado VII.3.3.4: Las Certificaciones finales de Ejecución de Actividades.
Cuando los gastos se efectúen en España, todas las referencias a las OTC/CC/Embajadas incluidas en las presentes normas se entenderán referidas a la unidad gestora de la intervención que se haya indicado en la resolución de adjudicación de la subvención.
II.3 Silencio administrativo.
Las resoluciones respecto de solicitudes de autorización presentadas por los adjudicatarios de las subvenciones, sobre distintos extremos contemplados en la presente normativa, siempre que sean presentadas en plazo y su contenido no vulnere la normativa de aplicación, se dictarán por la Presidencia de la AECID y se notificarán en el plazo máximo de cuarenta y cinco días naturales, desde la fecha de su presentación. A estos efectos, se considera como fecha de presentación la de entrada en el Registro General de la AECID. Este plazo se interrumpirá cuando la AECID requiera aclaraciones complementarias y se reanudará en la fecha de entrada en el Registro General de la AECID de la correspondiente contestación.
Estas resoluciones pondrán fin a la vía administrativa, pudiéndose interponer contra ellas el recurso potestativo de reposición ante la Presidencia de la AECID, en el plazo de un mes, o bien ser impugnada directamente ante el orden jurisdiccional contencioso-administrativo en la forma y plazo previstos por la Ley reguladora de dicha jurisdicción.
Transcurrido el plazo máximo establecido sin que se haya dictado y notificado resolución expresa, de acuerdo con lo previsto en el artículo 43.2 de la Ley 30/1992, y sin que ello exima de la obligación legal de resolver, se podrá entender que la solicitud ha sido estimada en todos los casos, salvo en aquellos en que pueda quedar conculcado el derecho de terceros, ya se trate de entidades públicas o del colectivo meta, a recibir la transferencia de los bienes adquiridos con la subvención, tal como establece el artículo 14.4 de la Orden de bases.
En consecuencia, se podrá entender que la solicitud ha sido desestimada, en los siguientes casos:
i. Propuesta alternativa a la transferencia de inmuebles y equipos (apartado V.5.1.2).
ii. Prórroga contemplada en el apartado V.5 1.3 (Prórroga para la transferencia de bienes adquiridos con la subvención).
iii. Vinculación de los bienes adquiridos con la subvención a otras intervenciones en ejecución (apartado V.5.1.4).
III. Pago de las subvenciones, cuentas corrientes y rendimientos financieros
III.1 Pago de las subvenciones.
III.1.1 Proyectos.
El pago de las subvenciones concedidas en convocatorias de proyectos se efectuará en un solo pago anticipado y, en su caso, tras la reformulación de la subvención por parte del adjudicatario, y una vez comunicado por éste el código de la cuenta bancaria a la que habrá de efectuarse.
III.1.2 Convenios.
El pago de subvenciones a Convenios de cooperación al desarrollo se efectuará en forma de pagos anuales anticipados, dentro del marco plurianual que se establezca. Los abonos de las anualidades se harán efectivos de la siguiente forma:
a) La primera anualidad se hará efectiva en dos pagos, el primero de los cuales se realizará una vez firmado el pre-convenio al que se refiere el artículo 11.6 de la Orden de bases, y ascenderá a 60.000 euros, importe máximo destinado a la financiación de la fase de identificación y formulación definitiva, establecido en el artículo 13.4 de la misma orden. El segundo, por el resto del importe aprobado para la primera anualidad, se hará efectivo tras la presentación de la formulación definitiva a la que se refiere el apartado IV.2.1 de estas normas.
b) Para el abono de las siguientes anualidades será preceptiva la presentación previa del informe de seguimiento técnico anual y de la planificación anual del siguiente período, descritos respectivamente en los apartados VI.1.2 y VI.2. El pago de estas anualidades estará también condicionado al cumplimiento de los requerimientos efectuados por la AECID, y a la acreditación del cumplimiento de obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, tanto en España como en los países de intervención, que podrá realizarse mediante declaración responsable. No podrá realizarse el pago de la segunda anualidad en tanto no se haya suscrito el documento de Convenio definitivo.
A partir de la presentación del segundo informe de seguimiento, cuando del resumen del gasto acumulado desde el inicio del convenio se dedujera una ejecución presupuestaria inferior al treinta por cien de las anualidades percibidas, o cuando se produzcan circunstancias imprevistas que impliquen avances en los ritmos de ejecución inferiores a los planificados, la AECID podrá acordar, previo trámite de audiencia al interesado, un reajuste total o parcial de las anualidades pendientes. Dicho reajuste, que podrá llevar aparejada la prórroga para la finalización del convenio y, en su caso, la de la ejecución de la evaluación intermedia, se aprobará mediante Resolución del órgano concedente.
III.1.3 Acciones.
El pago de las subvenciones concedidas en convocatorias de acciones se realizará una vez resuelta la convocatoria y, en su caso, tras la reformulación de la subvención por parte del adjudicatario, y una vez comunicado por éste el código de la cuenta bancaria a la que habrá de efectuarse. El abono de la cuantía concedida se efectuará en un solo pago anticipado sin exigencia de garantía, salvo lo previsto en el apartado III.2 siguiente.
III.2 Garantías.
Para el pago de las subvenciones concedidas a proyectos y convenios de cooperación al desarrollo no se exigirá garantía.
En el caso de subvenciones para acciones, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12.1 de la Orden de bases, la correspondiente convocatoria podrá establecer la obligatoriedad de presentación de garantía para determinadas líneas, en virtud de sus características y de las de los posibles adjudicatarios. El régimen de garantías de atendrá a lo previsto en la LGS y en su Reglamento.
La garantía deberá constituirse a disposición de la AECID por el importe a anticipar o a entregar a cuenta en la Caja General de Depósitos o en sus sucursales, encuadradas en las Delegaciones de Economía y Hacienda. En el caso de subvenciones concedidas a entidades no residentes en España, las garantías se depositarán en las sedes de las respectivas Misiones Diplomáticas Permanentes u Oficinas Consulares de España en el exterior. La AECID podrá solicitar de éstas últimas pronunciamiento escrito sobre la validez y suficiencia de las garantías prestadas por los no residentes en España a los efectos establecidos en estas bases.
Las garantías deberán constituirse en alguna de las siguientes modalidades, con las características y requisitos previstos por el Real Decreto 161/1997 por el que se aprueba el Reglamento de la Caja General de Depósitos:
a) Depósito de efectivo en euros o valores representados en anotaciones en cuenta o participaciones en fondos de inversión, representadas por certificados normativos.
b) Avales prestados por entidades de crédito o sociedades de garantía recíproca.
c) Seguros de caución otorgados por entidades aseguradoras.
En los supuestos previstos en las letras b) o c) anteriores, la garantía se prestará con carácter solidario y con renuncia expresa al derecho de excusión.
Las garantías constituidas se cancelarán por la AECID en los siguientes supuestos y plazos:
a) Una vez comprobada de conformidad la adecuada justificación del anticipo en los términos previstos legal y reglamentariamente o cuando hubieran transcurrido seis meses desde la entrada en la AECID de la justificación presentada por el adjudicatario de la subvención sin que aquella se hubiera pronunciado o hubiera iniciado el procedimiento de reintegro.
b) Cuando se hubieran reintegrado los importes anticipados en los términos previstos en el artículo 37 de la LGS. La cancelación se efectuará en el plazo de tres meses desde el reintegro o la liquidación del anticipo.
Los plazos anteriores se suspenderán cuando se realicen requerimientos o soliciten aclaraciones respecto de la justificación presentada, reanudándose su cómputo en el momento en que tales requerimientos sean atendidos por el adjudicatario. Cuando las garantías se extiendan más allá de los plazos indicados por causas no imputables al mismo, la AECID reembolsará, previa acreditación de su importe, el coste de mantenimiento de dichas garantías durante el plazo adicional.
Para la ejecución de las garantías será preciso que la AECID acuerde el reintegro por el adjudicatario de la subvención de las cantidades anticipadas y transcurra el plazo voluntario para el ingreso sin que este se haya producido. El importe por el que se incautará la garantía se ajustará a lo establecido en el artículo 37 de la LGS. A instancia de la AECID, la Caja General de Depósitos, la Misión Diplomática o la Oficina Consular correspondiente ejecutará la garantía prestada con el fin de reintegrar las cantidades anticipadas. Cuando la garantía no sea bastante para satisfacer las responsabilidades a las que está afecta, la AECID procederá al cobro de la diferencia continuando el procedimiento administrativo en vía de apremio conforme a lo establecido en la normativa sobre recaudación de derechos de la Hacienda pública.
III.3 Cuentas para ingreso de las subvenciones AECID.
El pago se realizará mediante transferencia a una cuenta bancaria cuyo titular será la entidad adjudicataria, o líder de la agrupación en su caso. Una vez recibidos los fondos, deberá transferirlos de manera inmediata a una cuenta bancaria abierta específicamente a nombre de la intervención subvencionada, salvo que los fondos fueran a ser utilizados de manera inmediata a su recepción o la cuenta a la que se haya realizado la transferencia de la AECID sea la cuenta abierta a nombre de la intervención. Ambas cuentas podrán estar abiertas en España o en el exterior, procediéndose, en este último caso, de acuerdo a lo indicado en el apartado III.6.
Se entiende por cuenta abierta a nombre de la intervención subvencionada aquella en cuya denominación ésta queda claramente identificada. Incluirá, por tanto, el código del proyecto, convenio o acción y su nombre abreviado.
En las cuentas abiertas a nombre de la intervención subvencionada, podrán depositarse también fondos de otros financiadores, siempre que vayan a ser destinados a la ejecución de la misma intervención.
III.4 Pago en caso de agrupaciones.
En el caso de subvenciones obtenidas en agrupación, la AECID realizará el ingreso de la subvención en la cuenta abierta por la entidad líder.
III.5 Comunicación de recepción de fondos.
Las entidades adjudicatarias de las subvenciones concedidas para proyectos o acciones deberán comunicar por escrito a la AECID la fecha de recepción de la subvención, adjuntando copia del resguardo bancario acreditativo del ingreso. El plazo para esta comunicación será de un mes desde la recepción de los fondos y contendrá también la declaración de la fecha de inicio real, que estará sujeta a lo indicado en el apartado IV.1.1. En tanto no se reciba dicha comunicación la fecha a partir de la que se computarán los plazos de ejecución, de consideración de gastos como imputables y de presentación de informes será la de la orden de pago de la AECID.
En el caso de subvenciones concedidas para convenios, se informará de las fechas de recepción de los sucesivos pagos en los informes de seguimiento y finales correspondientes.
III.6 Traslado de fondos fuera de España.
Los fondos trasladados fuera de España, deberán depositarse en cuentas bancarias abiertas a nombre de la intervención subvencionada, mediante la inclusión del código en su denominación y de su nombre abreviado. Cuando la legislación del país no permita la apertura de cuentas a nombre de una intervención determinada, deberá ser acreditado este extremo documentalmente por la entidad afectada, adjuntando informe de conformidad de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España en el país, en el momento de la presentación de los informes de seguimiento o finales correspondientes.
Podrán abrirse distintas cuentas en el exterior a nombre de una misma intervención, cuando la ejecución se lleve a cabo en varios países u otras circunstancias aconsejen, a juicio de la entidad adjudicataria, la apertura de diferentes cuentas en un mismo país. Este último extremo deberá ser informado a la AECID en los correspondientes informes de seguimiento o finales.
Podrán depositarse en estas cuentas fondos de distintos financiadores, siempre que vayan a ser destinados a la ejecución de la misma intervención.
III.7 Rendimientos financieros de las cuentas de depósito de la subvención.
Los intereses y demás rendimientos financieros que se generen en las cuentas bancarias descritas en los apartados III.3 y III.6, por los fondos librados por la AECID, se aplicarán a sufragar exclusivamente gastos vinculados con la intervención y en el plazo de ejecución de la misma. Los intereses se acumularán al principal a efectos de información sobre la ejecución del gasto, sin que sea necesario identificar las partidas exactas en las que dichos intereses hayan sido aplicados.
En el caso de que los intereses y demás rendimientos financieros, incluidos remanentes por tipo de cambio favorable, se destinen a la realización de nuevas actividades no previstas en la formulación de la intervención, o que supongan una modificación sustancial de las descritas en el apartado V.4.1, deberá solicitarse autorización previa de la AECID, de acuerdo con el procedimiento descrito en el citado apartado V.4.1. Se exceptúa de la solicitud de autorización previa la aplicación de intereses y demás rendimientos financieros a la financiación de la auditoría del proyecto, convenio o acción, en aquellos casos en que no hubiera sido previamente contemplada en la formulación, debiendo ser comunicada a la AECID esta aplicación a los efectos de aumento del plazo de presentación del Informe final y siempre que se respeten el resto de los requisitos establecidos al efecto en el apartado VI.5.
Los intereses y demás rendimientos financieros que se produzcan en las cuentas bancarias donde sean depositados los fondos de la AECID deberán acreditarse mediante certificación bancaria.
Cuando en las cuentas bancarias se depositen fondos procedentes de distintos financiadores, los intereses y demás rendimientos financieros atribuibles a la subvención de la AECID se calcularán de acuerdo con la siguiente fórmula:
Intereses atribuibles a la subvención AECID = Intereses totales generados en el período x suma de transferencias de fondos de la AECID en el período / suma total de transferencias de todos los financiadores
IV. Fecha de inicio de la actividad y plazos de ejecución. Ampliaciones de plazos.
IV.1 Proyectos y acciones.
IV.1.1 Fecha de inicio.
Las fechas extremas para el inicio de las actividades propias de la intervención contempladas en el proyecto o acción serán los siguientes:
a) las actividades imputables a la subvención no podrán iniciarse con anterioridad a la fecha que se establezca en cada Resolución de convocatoria.
b) las actividades imputables a la subvención deberán iniciarse como máximo transcurridos dos meses desde la recepción de los fondos. Si por cualquier circunstancia excepcional, la ejecución no pudiera iniciarse en este plazo, la entidad adjudicataria deberá presentar ante la AECID una solicitud motivada de ampliación de plazo. La AECID podrá, en su caso, autorizar un aplazamiento de la fecha de inicio, hasta un periodo máximo de cuatro meses desde la recepción de la subvención.
En el plazo de un mes desde la recepción de los fondos y conjuntamente con la comunicación de dicha recepción, la entidad adjudicataria de la subvención deberá comunicar por escrito a la AECID la fecha real prevista de inicio de la intervención subvencionada, dentro del período comprendido entre las fechas extremas señaladas en los epígrafes a y b anteriores, o solicitar la ampliación de plazo a la que hace referencia el epígrafe b. En tanto no se reciba esta comunicación, la fecha de inicio a efectos de cómputo del plazo de ejecución, de consideración de gastos como imputables y de presentación de informes será la fecha de la orden de pago de la AECID.
IV.1.2 Plazo de ejecución.
El plazo inicial de ejecución será el establecido en la Resolución de concesión de la subvención. De acuerdo con lo establecido en la Orden de bases, este plazo no podrá ser superior a veinticuatro meses en los proyectos y de dieciocho en las acciones.
El plazo inicial aprobado en la Resolución de concesión podrá ser ampliado con las siguientes condiciones:
a) La ampliación total máxima admisible del plazo de ejecución de un proyecto o de una acción será de la mitad del plazo inicial de ejecución aprobado en la Resolución de concesión. Se entiende por ampliación total la suma del período ampliable que no precisa de autorización, de acuerdo con el epígrafe b) siguiente, más las prórrogas debidamente autorizadas descritas en el epígrafe c).
b) Se podrá ampliar el plazo de ejecución sin necesidad de autorización de la AECID hasta seis meses. En el caso de proyectos y acciones cuyo plazo inicial sea inferior a doce meses, esta ampliación nunca podrá superar la mitad de dicho plazo inicial. En ambos casos, sólo será admisible esta ampliación si se comunica a la AECID dentro del período de vencimiento del plazo de justificación inicial. Si no se recibe esta comunicación en el período indicado, el plazo para la presentación del Informe Final se considerará en relación con la fecha de finalización inicialmente aprobada.
c) Las ampliaciones de plazo de ejecución superiores a seis meses, o las segundas ampliaciones, precisarán autorización previa de la AECID. La solicitud de ampliación deberá cursarse siempre con una antelación mínima de un mes respecto de la fecha de vencimiento del plazo inicial de ejecución incrementado en el período de ampliación que no precisa autorización de la AECID, siempre que se haya comunicado esta ampliación de acuerdo con el apartado a anterior.
IV.2 Convenios.
IV.2.1 Formulación definitiva.
Una vez comunicada la resolución de adjudicación de la subvención y firmado el correspondiente preconvenio entre la AECID y la ONGD adjudicataria, ésta dispondrá de un período máximo de seis meses para realizar la formulación definitiva del Convenio, salvo que la Resolución de convocatoria establezca otro plazo, que en cualquier caso siempre será inferior a seis meses.
Si la ONGD no presentara la formulación definitiva en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación de justificar, con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
El plazo de presentación de la formulación definitiva será improrrogable, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado II.1.3.º
A este período se podrán imputar los gastos derivados de la formulación definitiva del Convenio, hasta un máximo de 60.000 euros. No podrán imputarse al período de identificación y formulación gastos de inversión en bienes y equipos, salvo en forma de amortización de los mismos.
Simultáneamente con la presentación de la formulación del Convenio, la ONGD adjudicataria deberá presentar:
a) El primer Documento de Planificación Anual (según apartado VI.2 de estas mismas normas).
b) Declaración escrita de la fecha prevista para el inicio de las actividades del Convenio, de acuerdo con lo establecido en el apartado IV.2.3.
c) Si no hubiera sido proporcionado con anterioridad, el CV del (o de los responsables en caso de Convenios en varios países) del Convenio sobre el terreno.
IV.2.2 Reformulación.
En el plazo máximo de tres meses desde la presentación de la formulación definitiva, la AECID se pronunciará sobre el contenido de la misma e instará al adjudicatario, en su caso, a que reformule su propuesta, de acuerdo con las observaciones formuladas por la AECID. En caso de no efectuarse dicha reformulación en un plazo máximo de cuarenta y cinco días, el Órgano concedente podrá acordar la rescisión del preconvenio y el reintegro de los fondos percibidos en concepto de primera anualidad, deducidos los gastos de formulación, con los correspondientes intereses de demora. Podrá considerarse entre los gastos de formulación y dentro del límite de 60.000 euros, la parte proporcional de gastos indirectos.
IV.2.3 Fecha de inicio de la ejecución en terreno.
La fecha de inicio de la ejecución en terreno no podrá ser posterior a seis meses desde la presentación de la formulación. Si por cualquier circunstancia excepcional, las actividades no pudieran iniciarse en este plazo, la ONGD deberá presentar ante la AECID una solicitud motivada. La AECID podrá, en su caso, autorizar un aplazamiento de la fecha de inicio, hasta un periodo máximo de nueve meses, incluyendo los seis iniciales. Hasta ese momento no se podrán imputar a la intervención otros gastos que no sean los establecidos para la fase de identificación-formulación (máximo 60.000 euros) que corresponderán únicamente a los cuatro meses de duración máxima, o seis en caso de prórroga, de dicha fase.
Si transcurrido el plazo máximo de nueve meses desde la presentación de la formulación, no se hubiera iniciado la ejecución en terreno de la intervención, se procederá al reintegro de los fondos percibidos en concepto de primera anualidad, deducidos los gastos de formulación –con un máximo de 60.000 euros entre los que se podrá incluir la parte proporcional de gastos indirectos–, con los correspondientes intereses de demora, sin perjuicio de las sanciones que pudieran aplicarse en virtud de lo establecido en el Título IV de la LGS.
Se procederá también, en la forma descrita, al reintegro de los fondos si durante este período se dieran circunstancias que de manera consensuada entre la ONGD y la AECID se considere que impiden la ejecución de la intervención.
IV.2.4 Plazo de ejecución.
El plazo inicial de ejecución será el establecido en la Resolución de concesión de la subvención. De acuerdo con lo establecido en la Orden de bases, este plazo no podrá ser superior a cuatro años.
El plazo inicial aprobado en la Resolución de concesión podrá ser ampliado con las siguientes condiciones:
a) Se podrá ampliar el plazo de ejecución sin necesidad de autorización de la AECID hasta seis meses. No obstante, sólo será admisible esta ampliación si se comunica a la AECID dentro del período de vencimiento del plazo de justificación inicial. Si no se recibe esta comunicación en el período indicado, el plazo para la presentación del Informe Final se considerará en relación con la fecha de finalización inicialmente aprobada.
b) Las ampliaciones de plazo de ejecución superiores a seis meses, o las segundas ampliaciones, precisarán autorización previa de la AECID. La solicitud de ampliación deberá cursarse siempre con una antelación mínima de un mes respecto de la fecha de vencimiento del plazo inicial de ejecución incrementado en el período de ampliación que no precisa autorización de la AECID, siempre que se haya comunicado esta ampliación de acuerdo con el apartado a) anterior.
c) La ampliación máxima admisible del plazo de ejecución de un convenio, como suma del período que no precisa de autorización, siempre que se haya comunicado de acuerdo con el apartado a) anterior, más las prórrogas debidamente autorizadas, será de la mitad del plazo inicial de ejecución aprobado en la Resolución de concesión.
V. Ejecución y seguimiento
V.1 Formas de ejecución de la subvención.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 14 de la Orden de bases, los adjudicatarios de las subvenciones podrán llevar a cabo su ejecución en las siguientes formas:
a) Mediante ejecución directa, con sus propios recursos humanos y materiales, incluyendo aquellos de que disponga en el país de ejecución a través de sus sedes, delegaciones o filiales, o los que precise contratar para llevar a cabo la ejecución por sí mismo, conforme a lo establecido en el apartado V.2 de estas normas.
b) A través de socios locales del país de ejecución, sin que en ningún caso la ejecución total o parcial de la subvención o ayuda por parte de socios locales pueda ser considerada como subcontratación, a los efectos del artículo 29 de la LGS. Los socios locales deberán estar previstos en los documentos de formulación de los convenios, proyectos o acciones que hayan sido subvencionados en cada convocatoria. Cualquier modificación de los socios locales deberá contar con la autorización previa del órgano concedente (apartado V.4.1 Modificaciones sustanciales).
Podrán tener la consideración de socio local agrupaciones de personas físicas sin personalidad jurídica, siempre que exista al menos un documento de carácter privado suscrito por ellas en el que se establezcan la finalidad de la agrupación y los derechos y deberes de los integrantes.
Los socios locales no ostentarán la condición de adjudicatario a los efectos de la exigencia de responsabilidades derivadas de la concesión de las subvenciones previstas en la Orden de bases. A todos los efectos, la ejecución por socios locales se considera como ejecución por sí misma de la entidad adjudicataria, siendo ésta la única responsable ante la AECID de su ejecución y correcta justificación.
c) Mediante una combinación de las dos anteriores.
d) Sólo parcialmente, de acuerdo con lo establecido en el apartado V.3, mediante subcontratación con terceros que utilicen para la ejecución sus propios recursos humanos y materiales, incluyendo aquellos de que dispongan en el país de ejecución a través de sus sedes, delegaciones o filiales.
V.2 Contrataciones con cargo a la subvención.
El artículo 29.1 de la LGS distingue dos situaciones dentro de la contratación:
– Que el perceptor de la subvención deba contratar con terceros la ejecución de la actividad por no disponer, dado su objeto social o habitual, de los medios técnicos y humanos necesarios para su realización. A este tipo de contratación se refiere la LGS como contrataciones que el perceptor necesita para la ejecución por sí mismo de la actividad.
– Que siendo la actividad propia de su objeto social o habitual, el perceptor decida contratarla con terceros. A este tipo de contratación se refiere la LGS como subcontratación e impone para ella determinados límites.
Sin perjuicio de las limitaciones a las que está sometida la subcontratación, a las que se refiere el apartado V.3 siguiente, todas las contrataciones, tanto si son subcontrataciones como si no lo son, deberán someterse a lo indicado en el presente apartado:
1.º Se podrá contratar con otras entidades o con particulares con los que no exista una relación de tipo laboral, la realización, con cargo a la subvención, de suministros, obras, asistencias técnicas o servicios necesarios para la ejecución, seguimiento, evaluación y justificación de la intervención.
2.º Para la contratación deberá acudirse con preferencia a los profesionales, empresas y particulares locales. En caso de no ser posible la contratación en el mercado local o que en dicho mercado sea imposible obtener una calidad mínima, cualquiera que sea el importe de la misma, se deberá motivar por escrito y recabarse el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España correspondiente. Se exceptúa de esta disposición la contratación de auditorías, cuando sea necesaria la consolidación de gastos ejecutados en el país de origen de la entidad adjudicataria, siendo dicho país distinto del de ejecución. Asimismo, se exceptúan de esta disposición las contrataciones que sea necesario realizar en operaciones de ayuda de emergencia.
3.º La contratación de servicios de evaluación o de auditoría deberá contar con el visto bueno de la AECID, de acuerdo con los procedimientos establecidos en los apartados VI.4 y V.5 de las presentes normas, respectivamente.
4.º La contratación de cuantías superiores a los importes que a continuación se indican está sometida, de acuerdo con la LGS, a determinadas reglas. Estos importes son:
– Para contratación de obras, 30.000 euros.
– Para contratación de suministros, servicios o asistencias técnicas, 12.000 euros.
Estos límites serán considerados respecto del conjunto de una actividad, realizada por un mismo proveedor, sin que pueda ésta fraccionarse en distintas subactividades o etapas, siempre que la existencia de éstas sea previsible o conocida en el momento de realizar la contratación.
Las reglas que han de respetarse en el caso de contrataciones que superen los importes indicados, son las siguientes:
a) Se deberá solicitar un mínimo de tres ofertas de otros tantos proveedores, y disponer de ellas para adjuntarlas a la cuenta justificativa completa, o para ponerlas a disposición de los auditores, en caso de cuenta justificativa reducida.
b) Se deberá justificar la oferta seleccionada en el caso de que no sea la más económica.
c) De no ser posible, por circunstancias especiales, la concurrencia de ofertas, se deberá motivar por escrito y disponer del visto bueno emitido por la OTC, CC en su caso, o Embajada de España correspondiente, avalando la excepcionalidad.
d) La petición de ofertas podrá realizarse también, en los casos en que sea factible, bajo la modalidad de obtención de un mayor número de bienes o servicios por un mismo importe.
e) No podrán ser contratistas de los adjudicatarios o de sus socios locales las entidades en las que concurran alguna de las circunstancias previstas en el artículo 13.2 de la LGS o en el artículo 49 de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Se podrá exceptuar de lo previsto en los epígrafes a) a d) anteriores las contrataciones necesarias para intervenciones de emergencia y las imputaciones a la subvención de elementos previamente adquiridos y puestos a disposición de intervenciones de emergencia, siempre que la entidad tenga una política de transparencia y promoción de la concurrencia para la adquisición de dichos elementos.
5.º El adjudicatario de la subvención deberá atender, en calidad de contratante, a los principios de publicidad y transparencia de los procedimientos y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos. Asimismo, evitará los conflictos de intereses que pudieran producirse a lo largo de los procedimientos de contratación.
V.3 Subcontratación de las actividades subvencionadas.
La subcontratación es un caso particular de la contratación. Se entiende por subcontratación en el ámbito de la LGS (artículo 29), cuando habiendo percibido una subvención para financiar actuaciones propias del objeto social o habitual de su actividad, el perceptor de la misma le encarga su realización a otro no vinculado con él laboralmente. Por el contrario, la LGS denomina realización por sí mismo de la actividad subvencionada, la contratación de obras, suministros, servicios o asistencias técnicas que, siendo necesarias para la realización de la actividad subvencionada, no sean el objeto de la actividad del perceptor de la subvención.
Las subcontrataciones, además de respetar lo establecido en el apartado anterior para las contrataciones en general, deberán atenerse a lo siguiente:
1.º Según se establece en la Orden de bases, se permite la subcontratación con terceros hasta un máximo del 15 por 100 del presupuesto subvencionado, salvo en el caso de los adjudicatarios que accedan a la reserva de crédito a la que se refiere el artículo 4.2.c) de la Orden de bases, para las subvenciones de acciones realizadas fuera de España, en países prioritarios de la cooperación española, y solicitadas por entidades no gubernamentales de dichos países, para los que no será admisible la subcontratación.
2.º En ningún caso podrán subcontratarse actividades con aquellas personas o entidades contempladas en el artículo 29.7 de la LGS.
3.º De acuerdo con lo establecido en el artículo 29.5 de la LGS, en los supuestos de subcontratación, los contratistas sólo quedan obligados ante el adjudicatario de la subvención, que asume toda la responsabilidad de la ejecución de la actividad subvencionada frente a la Administración.
4.º Teniendo en cuenta su ámbito específico de actividad, en el caso que la entidad adjudicataria sea una ONGD, no se consideran subcontrataciones las contrataciones de obras o de suministros, salvo que éstas se encomienden a otras ONGD. En cuanto a las contrataciones de servicios o asistencias, se considerarán subcontratación cuando se trate de la realización de actividades propias del ámbito de actuación de las ONGD, como es el caso de la realización de identificaciones y formulaciones de intervenciones de cooperación, o de actividades de sensibilización y educación para el desarrollo en España. Además, la prestación de servicios o asistencias se considerará subcontratación, sea cual sea su objeto, siempre que se encomiende a otras ONGD.
V.4 Modificaciones.
V.4.1 Modificaciones sustanciales.
Según el artículo 16 de la Orden de bases, son modificaciones sustanciales solamente aquéllas que afecten a:
a) objetivos,
b) resultados,
c) población meta,
d) ubicación territorial,
e) socio local.
Son modificaciones sustanciales aquellas de carácter cualitativo motivadas en circunstancias imprevistas que no hubieran podido ser advertidas en el momento de la identificación. Las modificaciones cuantitativas, consistentes únicamente en una disminución de resultados, no precisan de autorización previa, sino que deberán ser informadas y justificadas en los informes de seguimiento y finales correspondientes, para que sean tenidas en cuenta las circunstancias en las que se hayan producido, a la hora de valorar el grado en que se hayan alcanzado los resultados inicialmente previstos.
Las modificaciones sustanciales deben contar con la aprobación previa de la AECID. Para obtener esta aprobación deberá presentarse una solicitud motivada, firmada por el representante legal de la entidad adjudicataria, en un plazo no superior a dos meses desde la manifestación de las circunstancias que las justifiquen y siempre antes de que se empiece a ejecutar la modificación.
V.4.2 Modificaciones no sustanciales.
Las modificaciones distintas de las descritas en el apartado V.4.1., excepto las prórrogas de fechas y plazos a las que se alude en los correspondientes apartados de las presentes normas, no precisan de autorización previa de la AECID, pero deberán ser comunicadas en los Informes Anuales de Seguimiento y Planificación o en los Informes Finales correspondientes. Los cambios entre partidas presupuestarias que no alteren ninguno de los aspectos recogidos en los epígrafes a) a e) del apartado V.4.1, no se consideran modificaciones sustanciales y, por tanto, no precisan de autorización previa de la AECID, aunque deberán ser recogidos en los Informes de seguimiento y/o finales correspondientes.
V.5 Vinculación y transferencia final de los bienes adquiridos.
V.5.1 Transferencia final.
Para la transferencia de los bienes inventariables adquiridos con la subvención, o con el porcentaje obligatorio de cofinanciación al que se refiere el artículo 4.6 de la Orden de bases, se seguirán las normas que se indican en los siguientes epígrafes de este apartado. En todos los casos deberá quedar debido reflejo documental de la propiedad de los bienes al final de la intervención.
V.5.1.1 Reglas generales.
De conformidad con el artículo 31.4 de la LGS y en el artículo 14.4 de la Orden de bases, tanto los terrenos como los inmuebles que se adquieran, construyan o rehabiliten, cuando esta rehabilitación afecte o comprenda elementos estructurales, así como los vehículos y demás equipos que se adquieran con la subvención de la AECID, deberán quedar formalmente vinculados a los fines de la intervención realizada y una vez concluya ésta, o se manifieste la imposibilidad sobrevenida de ejecución de la intervención, deberán ser transferidos a la población meta final o a entidades públicas que garanticen la continuidad o permanencia de la intervención, sin que puedan disponer libremente de ellos ni los adjudicatarios de la subvención ni sus socios locales.
Por tanto, la transferencia efectiva se realizará preferentemente a nombre de entidades públicas o del colectivo meta o destinatarios finales de la intervención, o de agrupaciones legalmente constituidas de éstos.
Los bienes serán directamente inscribibles a nombre de los adjudicatarios o de su socio local únicamente cuando la entidad a cuyo nombre hayan de inscribirse los bienes se encuentre en uno de los casos siguientes:
a) Que se trate de una entidad pública.
b) Que sea una agrupación legalmente constituida de destinatarios finales.
c) Que el objetivo específico, o uno de los objetivos específicos, de la intervención sea el fortalecimiento de organizaciones representativas de determinados sectores vulnerables como mujeres, trabajadores, discapacitados, poblaciones indígenas o afrodescendientes, estando las organizaciones a las que se realiza la transferencia constituidas e integradas mayoritariamente por destinatarios finales del tipo descrito.
V.5.1.2 Alternativas para transferencia a adjudicatarios o socios locales.
En el caso de que ni los destinatarios finales ni las entidades públicas locales estuvieran en disposición de asumir la transferencia de los bienes adquiridos, el adjudicatario de la subvención deberá presentar una propuesta alternativa razonada para la aprobación de la AECID.
La propuesta deberá indicar si se han llevado a cabo gestiones con objeto de proceder a la transferencia, si no se han realizado por no resultar oportuno o necesario dada la existencia de los acuerdos o reconocimientos que se describen a continuación, y porqué dichas gestiones, en su caso, no han concluido con éxito.
La alternativa propuesta deberá consistir en:
a) Fórmulas que incluyan la suscripción de acuerdos entre alguna entidad pública, una agrupación legalmente constituida de destinatarios finales, o ambos, de una parte, y la entidad a cuyo nombre hayan de inscribirse los bienes, ya se trate de la entidad adjudicataria o de su socio local, de otra, en los que los primeros se comprometan a realizar el seguimiento de las actividades y a garantizar que se mantendrá la vinculación de los bienes a los fines para los que fueron adquiridos.
b) Fórmulas que incluyan el reconocimiento por parte de las autoridades locales de que los centros construidos, rehabilitados o equipados son «centros concertados» (o su equivalente local) con las políticas públicas locales de educación, de salud o de otros ámbitos sociales.
Las propuestas alternativas para la transferencia deberán estar avaladas por informe favorable de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España en el país de intervención.
V.5.1.3 Prórroga de la transferencia.
Cuando circunstancias excepcionales no previstas, como la existencia de un conflicto bélico o una situación de gran inestabilidad e inseguridad política, impidan realizar las transferencias o llevar a término los acuerdos alternativos, podrá solicitarse una prórroga. Si dichas circunstancias se mantuvieran por un período de diez años, durante los cuales la entidad que se haya hecho cargo de la gestión de los bienes, ya se trate de la entidad adjudicataria o de su socio local, hubiera demostrado fehaciente y suficientemente la vinculación de los bienes a la finalidad para la que se otorgó la subvención y su adecuada gestión a entera satisfacción de los destinatarios finales, siempre que se acrediten documentalmente estas circunstancias, se dará por concluida la obligación de transferirlos.
Las propuestas de prórroga de la transferencia deberán estar avaladas por informe favorable de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España en el país de intervención.
V.5.1.4 Vinculación a otras intervenciones en ejecución.
Cuando finalizada una intervención el adjudicatario de la subvención, o alguno de los integrantes en el caso de subvenciones obtenidas en agrupación, estén o vayan a continuar de inmediato trabajando con nueva financiación AECID para la misma población meta y/o sean susceptibles de recibir la transferencia final las mismas autoridades locales, se podrá solicitar de la AECID autorización para la vinculación de los bienes a la nueva intervención y la demora de la transferencia hasta el final del nuevo período de intervención.
V.5.1.5 Imputación de amortizaciones en caso de bienes no transferibles.
En caso de bienes adquiridos distintos de terrenos e inmuebles, si al término del plazo de presentación del informe final no hubiera sido factible su transferencia y/o la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales desearan mantener a su nombre la propiedad de los mismos, podrá imputarse a la subvención de la AECID su importe de amortización, calculado de acuerdo con lo establecido en el apartado VII.1.2 de estas normas. La diferencia con el importe total del bien adquirido será asumida con fondos propios de las entidades adjudicatarias o sus socios locales, distintos de los que sea necesario aportar en concepto de porcentaje obligatorio de fondos propios.
V.5.2 Vinculación de los bienes a los fines de la intervención.
El período de afectación a los fines de la intervención, computable desde la fecha de finalización de la ejecución, será de veinte años para terrenos e inmuebles. En el caso de vehículos y otros equipos no inscribibles en un registro público, este período será el mismo que el que se establece como vida útil a efectos de amortización para cada tipo en el apartado VII.1.2.2 de estas normas, y se computará desde la fecha de adquisición.
V.6 Seguimiento.
V.6.1 Misiones de seguimiento.
La unidad gestora de la subvención podrá realizar misiones de seguimiento en el terreno para verificar el grado de cumplimiento de las intervenciones, así como el sometimiento de los adjudicatarios a los principios de publicidad, transparencia, igualdad y no discriminación en la ejecución de la subvención. Además, podrá recabar los informes valorativos de las OTC, o CC en su caso, que estime oportunos.
Sin perjuicio de las actuaciones que procedan como consecuencia de las eventuales infracciones en que los adjudicatarios hubieran podido incurrir, la AECID podrá dar por finalizada cualquiera de las actividades subvencionadas cuando se detecten incumplimientos sustanciales de las obligaciones a las que hace referencia el artículo 18 de la Orden de bases. En este supuesto, exigirá la presentación del informe final y, conforme al procedimiento establecido, exigirá la devolución de los fondos no ejecutados hasta ese momento, sin perjuicio de los eventuales reintegros a los que diera lugar la revisión del informe final, junto con los correspondientes intereses de demora contabilizados desde el momento en que se hizo efectiva la subvención.
V.6.2 Comisiones de seguimiento de convenios.
V.6.2.1 Comisiones de seguimiento en sede.
Sin perjuicio de las competencias atribuidas a la unidad gestora en la Orden de Bases, tras la resolución de adjudicación de un convenio de cooperación para el desarrollo, se constituirá una Comisión de seguimiento del convenio, conformada por hasta tres representantes de la AECID, uno de los cuales necesariamente será del Departamento de ONGD, y hasta tres representantes de la ONGD o Agrupación adjudicataria. Dicha Comisión será el cauce regular de seguimiento del convenio, así como de planificación de las actividades sustanciales del mismo: puesta en marcha, plan de la primera fase, seguimiento, Informes Anuales de seguimiento y Planificación, preparación del cierre del convenio, y evaluación, en su caso, así como de cualquier incidencia que pueda suceder en el desarrollo de la intervención.
Esta Comisión no tiene carácter resolutivo, sino que es un órgano de seguimiento, información y diálogo. Cuando se adopten acuerdos que impliquen la introducción en el convenio de modificaciones sustanciales, el Departamento de ONGD levantará Acta de los mismos que será ratificada por el representante legal de la ONGD adjudicataria de la subvención y se pondrá en conocimiento de la OTC. Este Acta servirá de base para la tramitación de la Resolución de autorización de dichas modificaciones. En caso de que se constaten discrepancias irresolubles entre las dos partes, la AECID resolverá.
V.6.2.2 Comisiones de seguimiento en terreno.
Previa programación conjunta de la OTC y del Departamento de ONGD de la Dirección de Cooperación Sectorial, de Género y ONGD, podrá establecerse la constitución de una Comisión de seguimiento del convenio en terreno, conformada por hasta tres representantes de la OTC y hasta tres de la ONGD/Agrupación adjudicataria del convenio, entre los cuales al menos uno habrá de pertenecer necesariamente al socio o a uno de los socios locales ejecutores del convenio.
Podrán establecerse tantas Comisiones de seguimiento en terreno como países estén involucrados en la intervención, siempre y cuando exista OTC en dichos países. No obstante, en caso de convenios plurinacionales, se dará preferencia a las Comisiones de seguimiento en sede.
La OTC informará al Departamento de ONGD de las incidencias y acuerdos alcanzados en estas Comisiones. Cuando se adopten acuerdos que impliquen la introducción en el convenio de modificaciones sustanciales u otros aspectos que, de acuerdo con la presente normativa, precisen de autorización previa del órgano concedente, la ONGD deberá solicitar por escrito a la AECID la autorización de las mismas, de acuerdo con el procedimiento general establecido en el apartado V.4.1.
V.6.2.3 Reuniones de las Comisiones de seguimiento.
Una vez al año, como mínimo, deberá reunirse una de las dos Comisiones descritas. Las comisiones se reunirán también siempre que ambas partes lo consideren pertinente, previa convocatoria del Departamento de ONGD o de la OTC correspondiente.
Las reuniones de las Comisiones de Seguimiento descritas en el párrafo anterior podrán llevarse a cabo también cuando el Departamento de ONGD se desplace al terreno. A estas reuniones asistirá la OTC y se invitará a participar a las contrapartes locales ejecutoras del convenio.
VI. Informes
VI.1 Informe anual de seguimiento.
VI.1.1 Proyectos.
Deberá presentarse un Informe anual de seguimiento cuando la duración real del proyecto, incluidas prórrogas autorizadas o sin necesidad de autorización (véase apartado IV.1.2), exceda de dieciocho meses. El informe se referirá al primer año de ejecución del proyecto y se realizará en idioma español y de acuerdo con el Modelo establecido a tal efecto por la AECID, que podrá obtenerse, junto con sus instrucciones de cumplimentación, a través de su Sede Electrónica. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentación telemática, se presentará un ejemplar en papel junto con otro en formato electrónico.
Estos modelos de informes son acumulativos hasta llegar al informe final, es decir, aunque se refieren especialmente al período inmediatamente anterior, se construyen sobre la información de la formulación o del informe del período anterior, en su caso. De esta forma se facilita el seguimiento global de la intervención y la elaboración de los sucesivos informes, incluyendo el final.
El plazo de presentación de estos Informes de Seguimiento será de dos meses a contar desde el día siguiente al de la finalización del periodo anual de ejecución. Si la ONGD no presentara el Informe de Seguimiento anual en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación de justificar, con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
El plazo de dos meses para la presentación de los Informes de Seguimiento será improrrogable, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado II.1.3º de estas mismas normas. La AECID, tras su revisión, notificará a la ONGD, en su caso, las deficiencias que hayan sido detectadas.
Cuando en un proyecto de duración inferior a dieciocho meses, incluyendo las ampliaciones que no precisan de autorización, se adviertan durante este período ampliado circunstancias por las que sea necesario solicitar una prórroga adicional, de acuerdo con lo indicado en el apartado IV.1.2.b), que implique una duración total del proyecto superior a dieciocho meses, deberá presentarse el Informe de seguimiento del primer año conjuntamente con la solicitud de prórroga.
Se procederá de igual forma respecto de los proyectos cuya duración vaya a superar los treinta meses como consecuencia de una prórroga que haya sido necesario solicitar una vez trascurridos los primeros veinticuatro, en cuyo caso deberá presentarse el segundo informe de seguimiento anual conjuntamente con la solicitud de prórroga.
La falta de presentación de un informe de seguimiento es un incumplimiento de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, por lo que dará lugar a la exclusión de las convocatorias de subvenciones de la AECID que estuvieran en vigor en ese momento.
VI.1.2 Convenios.
VI.1.2.1 Aspectos generales.
Las ONGD adjudicatarias de convenios están obligadas a presentar a la AECID Informes anuales de seguimiento con la información técnica y económica relevante del período informado, que, salvo en el caso indicado en el apartado VI.2.b de estas mismas normas, se referirá al período planificado inmediatamente anterior. Se presentarán en idioma español y se utilizarán para ello los modelos establecidos por la AECID, que podrán obtenerse, junto con sus instrucciones de cumplimentación, a través de su Sede Electrónica.
En tanto la AECID no habilite los medios para su presentación telemática, se presentará un ejemplar en papel y otro en formato electrónico. Estos modelos de informes son acumulativos hasta llegar al informe final, es decir, aunque se refieren especialmente al período planificado inmediatamente anterior, se construyen sobre la información proporcionada en el informe del período anterior. De esta forma se facilita el seguimiento global de la intervención y la elaboración de los sucesivos informes, incluyendo el final.
Los informes anuales de seguimiento serán de dos tipos:
a) Técnicos, de presentación obligatoria.
b) Económicos, cuya presentación deberá realizarse sólo si la ONGD opta por la fórmula de justificación económica por períodos anuales.
Los informes anuales de seguimiento técnico y económico podrán presentarse por separado, en los plazos que respectivamente se establecen en los siguientes apartados. No obstante, los períodos informados en ambos tipos de informe deberán ser idénticos.
Los Informes anuales de Seguimiento, tanto técnicos como económicos, referidos al primer período a informar deberán abarcar el período comprendido entre la firma del preconvenio y el 31 de diciembre del año en que éste se suscribió. Por tanto, el período informado en estos primeros Informes podrá ser inferior a un año y su contenido podrá referirse únicamente al período de formulación o a una parte de éste.
Los Informes intermedios de Seguimiento, es decir, el segundo y siguientes, anteriores al informe final, deberán tener una duración de 12 meses computados de 1 de enero a 31 de diciembre.
La duración del último período a informar podrá ser inferior o superior a un año, dependiendo de la fecha de firma del convenio definitivo. No podrá ser sin embargo superior a dieciocho meses, por lo que cualquier período superior a esta duración exigirá la presentación de un nuevo informe de seguimiento intermedio correspondiente a sus doce primeros meses y de un nuevo documento de planificación relativo al resto de los meses hasta la finalización del período de ejecución. La información correspondiente al último periodo, con la condición anterior de que éste no supere los dieciocho meses, podrá presentarse directamente en el Informe Final.
Lo establecido en el párrafo anterior se entiende referido al plazo total de ejecución del convenio, incluyendo las posibles prórrogas, tanto si se trata de la prórroga de seis meses que no precisa de autorización como si son prórrogas de duración superior autorizadas por la AECID. Por tanto, cualquier prórroga que implique el alargamiento de la duración del período final hasta un período superior a dieciocho meses exigirá la presentación de un nuevo informe de seguimiento intermedio correspondiente a sus doce primeros meses y de un nuevo documento de planificación relativo al resto de los meses hasta la finalización del período de ejecución.
En resumen, los períodos contemplados en los sucesivos informes de seguimiento y final serán los siguientes:
– 1.º Informe de seguimiento (IS): desde la firma del preconvenio hasta el 31 de diciembre del año de la firma del preconvenio, sin que se pueda exceptuar su presentación sea cual sea el grado de ejecución del período.
– 2.º y siguientes IS intermedios: un año computado desde el 1 de enero al 31 de diciembre.
– Final: como máximo dieciocho meses desde la fecha de cierre del IS inmediatamente anterior.
Los sucesivos informes de seguimiento se identificarán con el código «ISañox», donde «añox» serán los cuatro dígitos correspondientes al año del período informado, que coincidirá con el año que figure en el código del documento de planificación anual al que corresponda, de acuerdo con el apartado VI.2. Para períodos de planificación distintos del año natural, autorizados de acuerdo con lo indicado en el párrafo siguiente, la notación de los informes será «ISañox-añoy», donde «añox» y «añoy» serán los dos ejercicios consecutivos en los que se haya llevado a cabo la ejecución del período informado.
Podrán autorizarse períodos anuales computables entre fechas distintas al 1 de enero y el 31 de diciembre si, por la naturaleza de las actividades a ejecutar, relacionadas con ciclos agrícolas o escolares, el período determinado por el año natural fuese contraproducente para una correcta planificación. En este caso, la ONGD formulará a la AECID la correspondiente propuesta con anterioridad a la firma del Convenio definitivo, debiendo quedar garantizada la existencia de un plazo suficiente para la presentación de los informes en los plazos establecidos en los apartados VI.1.2.2 y VI.1.2.3.
En el texto definitivo del Convenio suscrito entre el adjudicatario de la subvención y la AECID quedará reflejada su periodificación a efectos de elaboración y presentación de informes de seguimiento y planificación.
VI.1.2.2 Informe de seguimiento técnico.
El Informe de seguimiento técnico aportará datos y fuentes de verificación objetivas sobre los objetivos alcanzados, los resultados obtenidos y las actividades realizadas.
La información se recogerá en el modelo facilitado por la AECID en su Sede Electrónica y deberá estar apoyada por la siguiente documentación:
1.º Cualquier tipo de material, gráfico, impreso o electrónico, que atestigüe que haya quedado claramente reflejada la financiación de la AECID, en la forma que se establezca en las convocatorias, tanto en el lugar de ejecución como en los medios y actividades a través de los que se haya dado a conocer el convenio en España. En caso de que, por razones de seguridad, no sea aconsejable la visibilidad de la AECID en el lugar de ejecución como financiadora, deberá aportarse informe motivado al que se acompañará el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España correspondiente.
2.º Con el primer informe de seguimiento técnico, se aportará declaración del sistema de justificación económica, elegido entre las siguientes modalidades:
a) Presentación conjunta con el Informe Final de la totalidad de la justificación económica del convenio, que podrá revestir la forma de:
a.1) Cuenta justificativa completa (apartado VI.3.3.3).
a.2) Cuenta justificativa reducida (apartado VI.3.3.4).
b) Justificación económica por períodos anuales, mediante presentación de Informes anuales de seguimiento económico conteniendo la justificación económica del período informado, que podrá revestir la forma de:
b.1) Cuenta justificativa completa (apartado VI.3.3.3). Se podrán contemplar dos situaciones:
b.1.1) Presentación de cuenta justificativa con todos los informes anuales de seguimiento económico.
b.1.2) Presentación de cuenta justificativa con todos los informes anuales de seguimiento económico a partir del segundo. Este supuesto será factible sólo cuando el primer informe de seguimiento se refiera única y total o parcialmente a la fase de identificación y formulación. En este caso podrá acumularse el informe económico de este primer período al del segundo.
b.2) Cuenta justificativa reducida (apartado VI.3.3.4). Se podrán contemplar dos situaciones:
b.2.1) Presentación de cuenta justificativa e informe de auditoría con todos los informes anuales de seguimiento económico.
b.2.2) Presentación de cuenta justificativa e informe de auditoría con todos los informes anuales de seguimiento económico a partir del segundo. Este supuesto será factible sólo cuando el primer informe de seguimiento se refiera única y total o parcialmente a la fase de identificación y formulación. En este caso podrá acumularse la cuenta justificativa de este primer período a la del segundo y auditarse ambas conjuntamente.
Si la modalidad elegida es cualquier de las b.2, con el 1.er informe de seguimiento técnico se presentará también la propuesta de entidad auditora, que se atendrá a lo establecido en el apartado VI.5.
3.º En su caso, copia de las evaluaciones que figuren en la formulación del convenio o hayan sido autorizadas o requeridas por la AECID.
4.º Cuando corresponda, otra documentación complementaria cuya aportación sea relevante para la acreditación de la ejecución de la intervención o de la obtención del resultado de que se trate, como por ejemplo:
– Otras certificaciones sobre resultados (socios locales, población meta, etc.)
– Folletos, planos, esquemas de actividades, construcciones, material didáctico elaborado etc.
– Cartas y testimonios de organismos oficiales, asociaciones públicas o privadas, población meta, etc.
– Listados de participantes en las actividades.
– Estudios realizados, informes técnicos o profesionales.
– Documentos de propiedad de terrenos e inmuebles.
– Convenios de colaboración, compromisos de instituciones oficiales o privadas, cara a la transferencia del convenio.
– Cuantas fuentes de verificación se consideren oportunas y que aporten datos y, pruebas sobre la realización de las actividades previstas, la consecución de los resultados y el alcance de los objetivos propuestos.
Se presentará inicialmente una relación detallada de la documentación complementaria a la que se refiere el presente apartado 4.º, pudiendo ser requerida posteriormente su presentación total o parcial, en soporte papel o electrónico, por la AECID o por quienes ella haya contratado al efecto.
El plazo de presentación de los Informes anuales de seguimiento técnico finalizará el 1 de junio del período inmediatamente siguiente al informado. Si la ONGD no presentara el Informe anual de seguimiento técnico en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la recepción de la notificación por parte de la ONGD, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación de justificar, con las consecuencias previstas en la LGS y en artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
El plazo de presentación de los informes anuales de seguimiento técnico será improrrogable, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado II.1.3.º de estas mismas normas. En caso de que existan anualidades comprometidas pendientes de pago, su presentación será condición imprescindible para la percepción de los nuevos fondos.
La falta de presentación de un informe de seguimiento es un incumplimiento de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, por lo que dará lugar a la exclusión de las convocatorias de subvenciones de la AECID que estuvieran en vigor en ese momento.
Tras la revisión del informe técnico, la AECID notificará a la ONGD, en su caso, las deficiencias encontradas. Subsanadas las mismas, siempre que haya sido presentado también el Documento de Planificación del período inmediatamente siguiente al informado, se procederá al correspondiente libramiento de fondos, cuando exista anualidad comprometida pendiente de pago.
VI.1.2.3 Informe de seguimiento económico.
Se presentarán Informes anuales de seguimiento económico cuando la ONGD haya optado por la modalidad de justificación económica por períodos anuales.
Éstos podrán adoptar las formas de cuenta justificativa completa o reducida, de acuerdo con la modalidad elegida por la ONGD en el momento de la presentación del primer informe de seguimiento (apartado VI.1.2.1)
El plazo de presentación de los Informes anuales de seguimiento económico finalizará el 1 de octubre del período inmediatamente siguiente al informado. Si la ONGD que hubiera optado por la modalidad de justificación económica por períodos anuales, no presentara el Informe anual de seguimiento económico en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la recepción de la notificación por parte de la ONGD, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación de justificar, con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
El plazo de presentación de los Informes anuales de seguimiento económico será improrrogable, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado II.1.3.º de estas mismas normas.
Si el primer período a informar comprendiese únicamente gastos relativos al período de identificación y formulación, podrán acumularse estos gastos a los del segundo período, y ser justificados, y auditados en su caso, conjuntamente con éstos, en el segundo Informe de seguimiento económico.
La falta de presentación de un informe de seguimiento es un incumplimiento de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, por lo que dará lugar a la exclusión de las convocatorias de subvenciones de la AECID que estuvieran en vigor en ese momento.
La AECID pondrá en conocimiento de la ONGD las deficiencias de justificación advertidas en el informe de seguimiento económico. El plazo para la presentación de alegaciones será de cuarenta y cinco días hábiles desde la recepción de la notificación por parte de la ONGD.
Posteriormente, la AECID se pronunciará mediante Resolución sobre la validez total o parcial de dicho informe a efectos de justificación económica del período, con indicación del importe que se considere justificado. En caso de que se hayan ejecutado parcialmente los fondos librados por la AECID o de que no sean admitidos con cargo a la AECID determinados gastos en los que se haya incurrido en el período, el saldo remanente, incluyendo el importe de los gastos considerados no imputables a la subvención, se incorporará automáticamente a la ejecución de los períodos siguientes.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 39.2 de la LGS, en sus apartados a) y c), prescribirá el derecho de la AECID a reconocer o liquidar el reintegro de los fondos justificados en el período informado:
a) Respecto de los reintegros motivados en defectos de justificación, a los cuatro años computados desde el momento en que venció el plazo para presentar el informe económico del período del que se trate (apartado a del artículo 39.2 de la LGS).
b) Respecto de los reintegros motivados en el incumplimiento de objetivos y resultados, a los cuatro años computados desde el momento en que venció el plazo para presentar el informe económico final (apartado c del artículo 39.2 de la LGS).
El cómputo del plazo de prescripción se interrumpirá de acuerdo con lo establecido en el artículo 39.3 de la LGS.
VI.1.3 Acciones.
En el caso de subvenciones concedidas en convocatorias de acciones no se requerirán informes intermedios de seguimiento.
VI.2 Documento de planificación anual de convenios.
El documento de planificación anual se realizará en idioma español, cumplimentando el modelo que podrá obtenerse a través de la Sede Electrónica de la AECID, y proporcionará información sobre las previsiones de actividades a realizar, resultados a obtener y gastos a ejecutar en el período inmediatamente siguiente. En tanto la AECID no habilite los medios para su presentación telemática, se presentará en un ejemplar en papel y otro en formato electrónico.
El primer documento de planificación será el presentado por la ONGD adjudicataria junto a la formulación del convenio, Esta planificación contemplará el período comprendido entre la fecha declarada de inicio (apartado IV.2.2.b) y el 31 de diciembre inmediatamente posterior a dicha fecha. Podrá contemplar, por tanto, un período inferior a un año en dos situaciones:
a) Cuando la firma del preconvenio y la fecha declarada de inicio coincidan en el mismo año.
b) Cuando la fecha declarada de inicio corresponda al año siguiente al de la firma del preconvenio, siendo esta fecha posterior al 1 de enero.
Los siguientes documentos de planificación deberán ajustarse a períodos de doce meses computados de 1 de enero a 31 de diciembre y se corresponderán con los períodos de los informes de seguimiento 2.º o 3.º y siguientes.
La duración del último período a planificar podrá ser inferior o superior a un año, dependiendo de la fecha real de inicio de la ejecución y de cierre elegida para los sucesivos informes de seguimiento. No podrá, sin embargo, ser superior a dieciocho meses, por lo que cualquier período superior a esta duración exigirá la presentación de un nuevo informe de seguimiento intermedio correspondiente a sus doce primeros meses y de un nuevo documento de planificación relativo al resto de los meses hasta la finalización del período de ejecución.
Lo establecido en el párrafo anterior se entiende referido al plazo total de ejecución del convenio, incluyendo las posibles prórrogas, tanto si se trata de la prórroga de seis meses que no precisa de autorización como si son prórrogas de duración superior autorizadas por la AECID. Por tanto, cualquier prórroga que implique el alargamiento de la duración del período final hasta un período superior a dieciocho meses exigirá la presentación de un nuevo informe de seguimiento intermedio correspondiente a sus doce primeros meses y de un nuevo documento de planificación relativo al resto de los meses hasta la finalización del período de ejecución.
Los sucesivos documentos de planificación, tanto el primero como los siguientes, se identificarán con el código «PACañox», donde «añox» serán los cuatro dígitos correspondientes al año del período planificado, que coincidirá con el año que figure en el código del informe de seguimiento anual al que corresponda, de acuerdo con el apartado VI.1.2.1.
En resumen, los períodos contemplados en los sucesivos documentos de planificación serán los siguientes:
PACañox, siendo «añox» los cuatro dígitos del año en que se suscribió el preconvenio: existirá este documento de planificación sólo cuando la fecha declarada de inicio se sitúe en el mismo año que la fecha de firma del preconvenio, sin que se pueda exceptuar su presentación sea cual sea el grado de ejecución prevista. Se corresponderá con el período comprendido entre la fecha declarada de inicio y el 31 de diciembre del año en que se suscribió el preconvenio, por lo que su fecha de finalización coincidirá con la fecha de finalización del período a informar en el 1.eer informe de seguimiento «ISañox» (31 de diciembre del año en que se suscribió el preconvenio). Se presentará junto con la formulación del convenio.
PACañoy, siendo «añoy» los cuatro dígitos del año siguiente al de la firma del preconvenio. Sólo cuando la fecha declarada de inicio se sitúe en el año siguiente al de la fecha de la firma del preconvenio, esta será la primera planificación a presentar junto con la formulación, siendo su fecha de inicio la declarada como de inicio de la ejecución. En todos los casos, la finalización del período planificado coincidirá con la finalización del período informado en el 2.º informe de seguimiento «ISañoy» (31 de diciembre del año siguiente al de la firma del preconvenio).
Siguientes PAC: se corresponderán con los períodos a informar en los sucesivos informes de seguimiento y en su notación figurará el mismo año que en el informe de seguimiento cuyo período se planifique, salvo en la última, correspondiente al período a informar con el informe final, cuya duración podrá ser inferior o superior a un año, pero nunca superior a dieciocho meses.
Podrán autorizarse períodos anuales computables entre fechas distintas al 1 de enero y el 31 de diciembre, de acuerdo con lo indicado en el apartado VI.1.2.1 para los informes de seguimiento. En todos los casos los períodos planificados deberán coincidir con los informados en los sucesivos informes de seguimiento. Para períodos de planificación distintos del año natural, la notación de los documentos de planificación será «PACañox-añoy», donde «añox» y «añoy» serán los dos ejercicios consecutivos en los que se haya de llevar a cabo la ejecución del período planificado.
Los documentos de planificación anual podrán presentarse, como máximo dentro del primer mes del período cuya ejecución se planifica. Es decir, con carácter general y salvo las excepciones contempladas en los párrafos anteriores, el plazo de presentación de estos documentos finalizará el 31 de enero del año planificado.
Si la ONGD no presentara el documento de planificación anual en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la recepción de la notificación por parte de la ONGD, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación de justificar, con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
El plazo de presentación de los documentos de planificación anual será improrrogable, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado II.1.3º de estas mismas normas. Su presentación será requisito imprescindible, junto con la del Informe de seguimiento técnico del período anterior, para la percepción de la correspondiente anualidad, en su caso.
La falta de presentación de una planificación anual es un incumplimiento de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, por lo que dará lugar a la exclusión de las convocatorias de subvenciones de la AECID que estuvieran en vigor en ese momento.
VI.3 Justificación de la subvención: Informe final.
VI.3.1 Aspectos generales.
El informe final de las subvenciones reguladas en las presentes normas consta de dos partes:
a) La justificación técnica, que especificará con el máximo detalle los objetivos alcanzados, los resultados obtenidos y las actividades realizadas, sobre los que aportará datos relevantes y fuentes de verificación objetivas, y
b) la justificación económica, que comprenderá toda la documentación que justifique los gastos efectuados con cargo a la intervención que se subvenciona.
Para su elaboración se seguirán los modelos de Informe final y sus instrucciones de cumplimentación, que podrán obtenerse a través de la Sede Electrónica de la AECID. La presentación se realizará en idioma español y, en tanto la AECID no habilite los medios telemáticos necesarios, mediante un ejemplar en papel y otro en formato electrónico. En el caso de los convenios y de los proyectos cuyo plazo de ejecución implique la presentación de informes intermedios de seguimiento, habrá de tenerse en cuenta que los modelos de informes de seguimiento de los períodos intermedios y el del informe final son acumulativos, es decir que, aunque se refieren especialmente al período inmediatamente anterior, se construyen sobre la información del documento de formulación o del informe del período anterior. El último de estos Informes acumulativos será el informe final.
De acuerdo con el artículo 19 de la Orden de bases, el plazo de presentación del Informe final es de tres meses desde la fecha de finalización de la ejecución, o de seis meses en el caso de que exista evaluación o auditoría financiada con cargo a la subvención.
Los anteriores plazos podrán ampliarse, previa solicitud de la entidad adjudicataria y mediante Resolución aprobatoria del Órgano concedente, por un máximo de la mitad del plazo inicial, es decir, hasta cuarenta y cinco días, o hasta tres meses cuando exista evaluación o auditoría financiada con cargo a la subvención.
Si el adjudicatario de la subvención no presentara el informe final en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la recepción de la notificación, aporte dicho documento, comunicándole que transcurrido dicho plazo sin atender el requerimiento se tendrá por incumplida la obligación de justificar con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
La falta de presentación del informe final es un incumplimiento de las obligaciones contraídas por el adjudicatario, por lo que dará lugar a la exclusión de las convocatorias de subvenciones de la AECID que estuvieran en vigor en ese momento.
Si el informe presentado no reuniera toda la documentación exigida en las presentes normas, se requerirá al adjudicatario para que la complete, concediéndole a tal efecto un plazo de cuarenta y cinco días hábiles, contados a partir del día siguiente al de la recepción de la notificación. Transcurrido este plazo sin que se haya presentado la documentación requerida, la AECID procederá al estudio y evaluación de dicho Informe con la documentación que obre en su poder.
Si tras el estudio y la evaluación del informe final se detectasen defectos en la justificación, la AECID lo comunicará al adjudicatario, concediéndole un plazo de cuarenta y cinco días hábiles para su subsanación, contados a partir del día siguiente al de la recepción de la notificación. Transcurrido dicho plazo sin que se haya procedido a la subsanación de los defectos advertidos por la AECID, se procederá a iniciar el expediente de reintegro en los términos establecidos en la presente Resolución.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 39.2 de la LGS, en sus apartados a) y c), prescribirá el derecho de la AECID a reconocer o liquidar el reintegro de los fondos:
a) Respecto de los reintegros motivados en defectos de justificación del período informado, y de objetivos y resultados globales de la intervención, a los cuatro años computados desde el momento en que venció el plazo para presentar el informe económico final (apartado a del artículo 39.2 de la LGS).
b) Respecto de los reintegros motivados en el incumplimiento de los períodos de afectación determinados en el apartado V.5.2 de las presentes normas y siempre que la titularidad de los bienes haya permanecido en poder del adjudicatario de la subvención, de sus socios en agrupación o de sus socios locales, al vencimiento de dicho período de afectación (apartado c del artículo 39.2 de la LGS).
El cómputo del plazo de prescripción se interrumpirá de acuerdo con lo establecido en el artículo 39.3 de la LGS.
VI.3.2 Justificación técnica.
La justificación técnica aportará datos y fuentes de verificación objetivas sobre los objetivos alcanzados, los resultados obtenidos y las actividades realizadas.
La documentación básica que debe apoyar la justificación técnica reflejada en el Informe final será la siguiente:
1.º Certificación del responsable legal de la entidad adjudicataria de la subvención de los resultados y objetivos alcanzados, así como de la participación de la población meta.
2.º Cualquier tipo de material, gráfico, impreso o electrónico, que atestigüe que haya quedado claramente reflejada la financiación de la AECID, en la forma que se establezca en las convocatorias, tanto en el lugar de ejecución como en los medios y actividades a través de los que se haya dado a conocer la intervención en España. En caso de que, por razones de seguridad, no sea aconsejable en el lugar de ejecución la visibilidad de la AECID como financiadora, deberá aportarse informe motivado al que se acompañará el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España correspondiente.
En caso de que la ejecución se lleve a cabo a través de socios locales, se aportarán acuerdos específicos suscritos entre éstos y la entidad adjudicataria, o sus socios en agrupación, en los que conste el importe de la subvención otorgada por la AECID y la procedencia de estos fondos, así como que los socios locales han conocido el documento de formulación de la intervención.
3.º En su caso, copia de las evaluaciones que figuren en la formulación de la intervención o hayan sido autorizadas o requeridas por la AECID.
4.º Cuando corresponda, otra documentación complementaria cuya aportación sea relevante para la acreditación de la ejecución de la intervención o de la obtención del resultado de que se trate, como por ejemplo:
– Otras Certificaciones sobre resultados (Contraparte, Beneficiarios, etc.)
– Folletos, planos, esquemas de actividades, construcciones, material didáctico elaborado etc.
– Cartas y testimonios de organismos oficiales, asociaciones públicas o privadas, beneficiarios, etc.
– Listados de participantes en las actividades.
– Estudios realizados, informes técnicos y/o profesionales.
– Documentos de propiedad de inmuebles.
– Convenios de Colaboración, Compromisos de instituciones oficiales o privadas, cara a la transferencia del convenio.
– Cuantas fuentes de verificación se consideren oportunas y que aporten datos y, pruebas sobre la realización de las actuaciones comprometidas, la consecución de los resultados y el alcance de los objetivos propuestos.
Se presentará inicialmente una relación detallada de la documentación complementaria a la que se refiere el presente apartado 4º, pudiendo ser requerida posteriormente su presentación total o parcial, en soporte papel o electrónico, por la AECID o por quienes ella haya contratado al efecto.
VI.3.3 Justificación económica.
VI.3.3.1 Entidad responsable.
La entidad adjudicataria de la subvención es la única responsable ante la AECID de la justificación de los gastos derivados de la intervención. Será la responsable de recabar a sus socios en agrupación o locales los justificantes de los gastos vinculados a ella y de poner en conocimiento de los mismos el origen y cuantía de la financiación de la AECID, así como las exigencias de la administración española al respecto y, en especial, la exigencia del respeto a los principios de publicidad, transparencia, igualdad y no discriminación en la ejecución de la subvención. En el caso de las agrupaciones, la administración considerará responsable a la entidad líder que ostente la representación del grupo y será ella quien aporte los informes y justificaciones requeridos, sin perjuicio de la responsabilidad de los otros miembros de la agrupación, contemplados en los artículos 37 y 53 de la LGS.
No obstante, en el caso de agrupaciones se aportará información sobre las aplicaciones finales de cada uno de los integrantes, en totales y en porcentajes respecto de la subvención total otorgada a la agrupación, en función de las actividades que haya desarrollado cada miembro de la misma y de los compromisos previamente adquiridos. A tal efecto se utilizará el modelo establecido por la AECID, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica.
VI.3.3.2 La cuenta justificativa.
El informe económico se denomina cuenta justificativa y puede adoptar una de las dos siguientes formas:
a) cuenta justificativa completa sin presentación de informe de auditoría (apartado VI.3.3.3 siguiente).
b) cuenta justificativa reducida con presentación de informe de auditoría (apartado VI.3.3.4 de las presentes normas), siempre que dicha auditoría haya sido previamente presupuestada y autorizada por la AECID en la aprobación inicial del proyecto o tras una solicitud posterior de modificación, y se haya realizado ateniéndose a lo dispuesto en el apartado VI.5 de las presentes normas. Si la financiación de la auditoría no presupuestada inicialmente se realiza con cargo a saldos remanentes de la subvención y/o a los intereses y demás rendimientos financieros devengados por la subvención, no será necesaria la autorización previa de la AECID para su realización, debiendo ser comunicada a la AECID esta aplicación a los efectos de aumento del plazo de presentación del Informe final establecido en el apartado VI.3.1 de las presentes normas, y siempre que se respeten el resto de los requisitos establecidos al efecto en el apartado VI.5.
Se denomina a esta última modalidad cuenta reducida ya que no es necesario adjuntar a la misma los documentos que se indican en el apartado VI.3.3.4.
VI.3.3.3 Cuenta justificativa completa.
Se entiende por cuenta justificativa completa aquella que comprende los siguientes documentos:
a) Informe económico, de acuerdo con el modelo de Informe final, o de seguimiento en el caso de Informes anuales de convenios, que podrán obtenerse a través de la Sede Electrónica de la AECID, que contendrá:
i. El desglose presupuestario de gastos e inversiones por partidas y financiadores.
ii. El Balance de Ejecución Financiera.
iii. El Estado de Tesorería.
iv. La relación de personal laboral y voluntario.
v. La Información sobre transferencias y operaciones de cambio.
vi. El Listado de comprobantes justificativos de los gastos realizados con cargo a todos los fondos aportados, sea cual sea el origen de su financiación.
b) La siguiente documentación básica general:
i. Certificaciones de rendimientos financieros generados (ver apartado III.7): Certificaciones bancarias de las cuentas abiertas para la ejecución de la intervención subvencionada, tanto en España como en el país/es de ejecución, con reflejo de los intereses generados por los fondos y los periodos de actividad. No son admisibles certificaciones bancarias que globalicen varias cuentas o fondos de distintas intervenciones o periodos, o que no determinen con precisión los importes que se pretenden justificar. Con carácter subsidiario se podrán aceptar estados o movimientos bancarios.
ii. Certificación de obtención de otras subvenciones (ver apartado VII.1.1): Declaración responsable del representante legal de la entidad adjudicataria, y de las otras agrupadas, en su caso, en el que conste si ha obtenido o no alguna otra subvención de las administraciones públicas o entes públicos o privados, nacionales o extranjeros, para la financiación de la intervención, y el importe obtenido.
iii. Certificaciones de otros cofinanciadores (ver apartado VII.1.1): Certificación de los socios locales y otras entidades financiadoras públicas o privadas sobre sus aportaciones, con expresión clara de las cantidades y la referencia al proyecto, convenio o acción de que se trate.
iv. Certificación de lugar de depósito de originales (ver apartado VII.2.2): Declaración responsable del representante de la entidad adjudicataria de la subvención, donde se declare el lugar de depósito de las facturas, justificantes de gasto y demás documentación original, así como su disponibilidad, a efectos de comprobaciones por la AECID, y el hecho de estar todos los originales debidamente diligenciados. Se adjuntará un modelo de la diligencia empleada.
v. Actas de transferencia y afectación, e inscripciones en registros públicos (ver apartado V.5): Sólo en caso de Informe Final, las Actas de transferencia y afectación de los bienes adquiridos, construidos o rehabilitados con la subvención de la AECID y con el porcentaje obligatorio de aportación por otros financiaciadores, de acuerdo con el modelo que podrá obtenerse a través de la Sede Electrónica de la AECID, y, en caso de bienes inscribibles, documentos que prueben la inscripción en el registro legal de la propiedad a nombre de la institución o población meta final que se hace cargo de los mismos, o documentación que sirva de prueba de estar la inscripción en proceso de tramitación, según las leyes del país de ejecución, junto con compromiso escrito de la entidad adjudicataria de remitir a la AECID la copia del documento definitivo de propiedad una vez se haya obtenido.
vi. Si se hubieran imputado impuestos indirectos, acreditación de su no recuperación (ver apartado VII.1.4), pudiéndose dar dos situaciones:
– Que no sean legalmente recuperables, en cuyo caso se aportará certificado de la Administración tributaria de origen acreditando que no se trata de impuestos recuperables. En caso de manifiesta imposibilidad de obtener dicho certificado, se aportará declaración responsable, con el visto bueno de la OTC o de la Embajada de España.
– Que sean recuperables pero no se hubiera producido dicha recuperación, en cuyo caso se adjuntará declaración responsable del representante de la entidad adjudicataria indicando el importe total de los impuestos pendientes de recuperación.
vii. Acreditación de transferencias bancarias y de tipos de cambio (ver apartados III.3, III.6 y VII.1.3): En su caso, documentos bancarios, o copia compulsada, de las transferencias efectuadas al país de ejecución y de las operaciones de cambio de moneda o recibos de casas de cambio legalmente establecidas.
viii. Certificaciones de actividades (apartado VII.3.3.4): Certificaciones suscritas por la OTC, CC en su caso, o Embajada de los gastos cuya justificación haya sido autorizada por este sistema, de acuerdo con el procedimiento descrito en el apartado VII.3.3.
ix. Relación de todos los materiales de difusión editables producidos durante la ejecución.
c) Justificantes acreditativos de cada uno de los gastos individuales realizados y relacionados en el listado de comprobantes justificativos (apartado VI.3.3.3.a.vi). Se distinguen dos casos:
i. Cuentas justificativas de subvenciones para convenios y proyectos:
A la cuenta justificativa completa únicamente se adjuntarán los que se exijan expresamente en el epígrafe «Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c» en el apartado VII «Acreditación del gasto» de estas mismas normas, para cada uno de los tipos de gasto. El resto de los justificantes permanecerá en poder de la entidad adjudicataria, sin perjuicio de que durante el proceso de revisión la AECID o los profesionales o empresas por ella contratados puedan solicitar la comprobación de una muestra o de la totalidad de ellos.
ii. Cuentas justificativas de subvenciones para acciones:
Además de la documentación obligatoria a la que hace referencia el epígrafe i anterior, en el caso de subvenciones para acciones, a la cuenta justificativa completa se adjuntarán todos los justificantes de gasto, incluyendo la declaración responsable sobre los gastos indirectos imputados a la subvención, firmada por el representante legal de la entidad, en la que se describirán los tipos de gastos incluidos y los importes destinados a cada uno de ellos.
VI.3.3.4 Cuenta justificativa reducida (con informe de auditoría).
La cuenta justificativa reducida comprende toda la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa con excepción de la siguiente:
i. Los epígrafes v y vi del Informe económico descrito en el apartado VI.3.3.3.a).
ii. Los epígrafes vii y viii de la documentación básica descrita en el apartado VI.3.3.3.b).
iii. La documentación justificativa del gasto a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c).
Sólo cuando se disponga de informe de auditoría realizada de acuerdo con lo establecido en el apartado VI.5, será factible la presentación de una cuenta justificativa reducida. Por tanto, esta cuenta deberá ir acompañada del Informe de auditoría y de la factura de la empresa auditora. Será el auditor en este caso quién habrá de comprobar los extremos reflejados en la documentación no requerida, poniendo de manifiesto en su informe la adecuación o no de la misma a la normativa de justificación de la AECID contenida en las presentes normas.
VI.4 Evaluaciones.
El artículo 17 de la Orden de bases establece un Plan Bienal de Evaluaciones, que serán externas, realizadas con cargo a la reserva de crédito regulada en ese mismo artículo y contratadas por la AECID. El Plan se referirá a la evaluación de intervenciones financiadas con las subvenciones concedidas al amparo de la Orden de bases.
No obstante lo anterior, la Orden de bases también prevé la realización de evaluaciones con cargo a las subvenciones, siempre que sean externas y hayan sido autorizas por la AECID. Podrán autorizarse evaluaciones externas con cargo a la subvención, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13.2.a de la Orden de bases, siempre que su contratación responda a los modelos tipo de Términos de Referencia establecidos por la AECID y que no se refieran a intervenciones contempladas en el Plan Bienal.
Los informes de evaluación financiados con cargo a la subvención de la AECID deberán ser entregados junto con el Informe final, siendo su presentación preceptiva para el cierre definitivo del proyecto, convenio o acción. Deberán presentarse en idioma español, siendo financiable su traducción con cargo a la subvención en caso de que el documento original esté en otro idioma.
Sólo en el caso de los convenios podrá autorizarse la realización de evaluaciones intermedias, cuando se estimen necesarias para su continuidad. La pertinencia de estas evaluaciones será analizada conjuntamente por la AECID y la ONGD/agrupación adjudicataria, a propuesta de cualquiera de las dos, que podrá efectuarse, como máximo, hasta el momento del vencimiento del plazo de presentación del 2.º informe de seguimiento técnico.
VI.4.1 Contratación de las evaluaciones.
Para la contratación de las evaluaciones realizadas con cargo a la subvención de la AECID se tendrá en cuenta lo establecido en el apartado II.3 de estas normas, y se procederá como sigue:
Como mínimo cuatro meses antes de la finalización de la intervención, o de la mitad del plazo de ejecución en caso de evaluaciones intermedias de convenios, la entidad adjudicataria de la subvención presentará sus prescripciones técnicas a la AECID y la propuesta de la empresa de evaluación o evaluador seleccionados. Si el importe fuera superior a los 12.000 euros, se presentarán también las ofertas recabadas de un mínimo de tres evaluadores o empresas de evaluación independientes y la propuesta de adjudicación motivada de la oferta seleccionada. De no mediar objeción expresa de la AECID en el plazo de dos meses desde la recepción de la propuesta, se procederá a la contratación y a realizar la evaluación. En caso contrario se deberán modificar los términos de referencia o la propuesta de adjudicación en el sentido señalado por la AECID, y presentar nueva propuesta. Esta propuesta será examinada en el plazo de cuarenta y cinco días, transcurridos los cuales sin pronunciamiento por parte de la AECID, se entenderá aceptada.
Para la obtención de las ofertas se tendrá en cuenta que:
a) Los términos de referencia de la evaluación se ajustarán en todo caso al modelo tipo proporcionado por la AECID, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica.
b) Deberá estar garantizada la independencia del equipo evaluador contratado respecto de la intervención evaluada, no estando vinculado con su gestión o con cualquiera de sus elementos. Así mismo, no deberá haber mantenido una relación laboral con la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales al menos desde que se inició el periodo de identificación y ejecución de la intervención a evaluar.
c) Deberá acudirse con preferencia a los profesionales, empresas y particulares locales. En caso de no ser posible la contratación en el mercado local o de no estar garantizada en éste un mínimo de calidad, cualquiera que sea el importe de la misma, se deberá motivar por escrito y recabarse el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España correspondiente (apartado V.2 de las presentes normas).
VI.4.2 Presentación de las evaluaciones.
VI.4.2.1 Evaluaciones intermedias de convenios.
Las evaluaciones intermedias de convenios deberán ser presentadas en el término de seis meses desde que haya transcurrido la mitad del plazo de ejecución del convenio. La evaluación valorará el grado de avance en el cumplimiento de los resultados esperados por la intervención, además de otros aspectos que se consideren relevantes según el tipo de convenio.
La ONGD compartirá el informe completo de la evaluación con los socios locales, la OTC y la AECID. En el plazo de dos meses, desde la recepción por la AECID de dicho informe, la Comisión de seguimiento en sede (apartado V.6.2.1) mantendrá una reunión en la que se analizarán las conclusiones y recomendaciones del informe de evaluación. Los acuerdos que se adopten en esta reunión se recogerán en un acta que pasará a formar parte del Convenio entre las partes, para lo cual será suscrita por ambos representantes legales, y podrá introducir modificaciones en el convenio derivadas de las conclusiones y recomendaciones de la evaluación, con los mismos efectos que una resolución de autorización de modificación sustancial. Las OTC recibirán una copia de este acta.
En caso de no existir acuerdo en la reunión de la Comisión de Seguimiento, el acta firmada por el representante del Departamento de ONGD en la Comisión, actuando en calidad de secretario de la misma, recogerá las argumentaciones y propuestas de ambas partes y se elevará al órgano concedente de la subvención, quien, una vez recabados los informes que considere oportunos y previo trámite de audiencia a la ONGD, resolverá los términos en los que haya de darse continuidad al convenio o, incluso, su finalización.
Si la ONGD no presentara el Informe de evaluación intermedia en el plazo establecido, se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación, con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
VI.4.2.2 Evaluaciones finales.
Las evaluaciones finales habrán de presentarse junto con el informe final, en el plazo máximo de seis meses desde la finalización de la intervención (apartado VI.3.1).
VI.5 Auditorías.
VI.5.1 Contenido y presentación de las auditorías.
Las auditorías deberán realizarse de acuerdo con la Orden EHA/1434/2007 y deberán comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las presentes normas, proporcionando en el informe que se presente, ajustado al modelo de informe elaborado por la AECID, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica, información sobre el cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos que se exigen en las mismas.
Las empresas o auditores contratados deberán verificar el cumplimiento de los requisitos y existencia de la documentación general relacionada para la cuenta justificativa completa en el apartado VI.3.3.3, y el que se señala para cada tipo de gasto en el apartado VII de las presentes normas, en los subapartados relativos a la cuenta justificativa completa.
En especial verificará que la relación clasificada de gastos e inversiones alcanza a la totalidad del gasto en que se haya incurrido, cualquiera que sea el origen de su financiación, realizando respecto de los justificantes individuales una comprobación por muestreo, de acuerdo con las prácticas habituales de auditoría en esta materia.
En el caso de que la actividad subvencionada haya sido ejecutada en todo o en parte por un socio local, no será exigible que los documentos justificativos del gasto de la subvención hayan sido reflejados en los registros contables del adjudicatario. Asimismo, en el ámbito de aplicación de las presentes normas, el valor reflejado en las escrituras inscritas en registros públicos tendrá los mismos efectos probatorios que el certificado al que se refiere el artículo 32.c) de la Orden EHA, sin que sea preceptiva la presentación de este último.
Los informes emitidos por la empresa o empresas auditoras deberán aportarse junto al informe final (y de Seguimiento, en su caso) y su coste se justificará con la factura (o copia compulsada) correspondiente. Esta factura podrá estar fechada dentro del plazo de presentación del Informe Final (o de seguimiento) aunque esta fecha sea posterior a la de finalización de la ejecución de la intervención (o del período informado). Si no se presentara el Informe de auditoría en el plazo establecido para la presentación de los informes finales (o de seguimiento), se requerirá a la entidad para que, en el plazo de quince días, contados a partir del día siguiente al de la notificación, aporte dicho documento. Transcurrido dicho plazo sin atender al requerimiento, se tendrá por incumplida la obligación, con las consecuencias previstas en la LGS y en el artículo 21 de la Orden de bases (Reintegros).
El informe de auditoría deberá presentarse en idioma español, siendo financiable su traducción con cargo a la subvención en caso de que el documento original esté en otro idioma.
Si la cuenta justificativa del gasto es acompañada del informe de auditoría sólo será preceptiva la presentación conjunta con este informe de la documentación que se indica en el apartado VI.3.3.4 de las presentes normas (cuenta justificativa reducida).
Lo establecido en el párrafo anterior no exime a la entidad adjudicataria de la subvención del mantenimiento del soporte documental de acuerdo a los plazos estipulados por la Ley. La AECID o los organismos competentes de la Administración del Estado podrán recabar la documentación soporte de la auditoría de acuerdo a lo establecido en la presente Resolución. Cuando se trate de convenios cuya justificación económica se realice por períodos anuales, se tendrá en cuenta para el cómputo de dichos plazos lo indicado respecto a la prescripción en el apartado VI.1.2.3.
VI.5.2 Contratación de las auditorías.
Su contratación se realizará teniendo en cuenta lo establecido en el apartado II.3 de estas normas y de acuerdo con los modelos tipo de Términos de Referencia establecidos por la AECID. Si el importe fuera superior a los 12.000 euros, se recabarán ofertas de un mínimo de tres auditores o empresas de auditoría independientes, y la propuesta de adjudicación motivada de la oferta seleccionada.
Las firmas auditoras contratadas deberán estar adecuadamente inscritas en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) dependiente del Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas. En los casos en que la empresa que realice la auditoría sea una firma dependiente o vinculada a la entidad auditora reconocida, deberán presentarse los documentos que acrediten la vinculación y la responsabilidad de la firma que acredite el informe.
Cuando la auditoría sea realizada por una auditora local o auditora de un país distinto de España, será obligatorio un informe de la Embajada acreditada en dicho país, o de la OTC, o CC en su caso, correspondiente, o de notario local, en el que se constate la legalidad de la misma de acuerdo con la ley local.
La propuesta de la entidad auditora deberá contar con la no objeción por parte de la AECID. Para ello, con carácter previo al encargo de la auditoría, se presentarán a la AECID los términos de referencia de la contratación, junto con la propuesta de entidad seleccionada, acompañada de la acreditación de inscripción en el ROAC o del reconocimiento de la Embajada de España, OTC o CC en el país de ejecución, al que hace referencia el párrafo anterior, en caso de firmas auditoras no españolas.
La presentación de la propuesta de entidad auditora deberá realizarse en los siguientes plazos:
a) En el caso de proyectos y acciones, antes de que hayan transcurrido dos meses desde la finalización del plazo de ejecución, incluidas ampliaciones, en su caso.
b) En el caso de convenios:
– Para convenios con presentación conjunta con el informe final de la totalidad de la justificación económica (modalidad a.2 del apartado VI.1.2.2.2.º), antes de que hayan transcurrido dos meses desde la finalización del plazo de ejecución, incluidas ampliaciones, en su caso.
– Para convenios con justificación económica por períodos anuales (modalidad b.2 del apartado VI.1.2.2.2.º), se presentará junto con el 1º informe de seguimiento técnico.
De no mediar objeción expresa de la AECID en el plazo de dos meses desde la recepción de la propuesta, se procederá a la contratación y a realizar la auditoría. En caso contrario se deberán modificar los términos de referencia o la propuesta de adjudicación en el sentido señalado por la AECID, y presentar nueva propuesta.
VI.5.3. Revisión de informes auditados.
La AECID efectuará comprobaciones sobre una muestra aleatoria de los informes presentados o, cuando las circunstancias lo aconsejen, respecto de una intervención o entidad determinada. Cuando un informe resulte seleccionado en dicha muestra, se exigirá la presentación de la documentación inicialmente no requerida para la cuenta justificativa reducida y de la totalidad o una muestra del resto de la documentación original conservada por la entidad adjudicataria de la subvención. La detección de irregularidades graves o falsedades en un informe final o de seguimiento que no hubieran sido puestas de manifiesto en el informe de auditoría, podrá dar lugar a la revisión del resto de los informes de la misma entidad y/o elaborados por la misma auditora, aunque en su momento se hubieran dado como válidos.
Asimismo, la detección de irregularidades graves o falsedades en un informe final o de seguimiento que no hubieran sido puestas de manifiesto en el informe de auditoría, dará lugar a la no aceptación por la AECID de la empresa auditora responsable del informe por un período de diez años. En este caso el coste de la auditoría no será gasto subvencionable.
VII. Acreditación de gastos y pagos
VII.1 Aspectos generales.
VII.1.1 Justificación de fondos aportados por otros financiadores.
La cuenta justificativa deberá acreditar la aplicación de todos los fondos aportados al convenio, proyecto o acción, sea cual sea el origen de su financiación (subvención AECID, otras subvenciones, fondos propios del adjudicatario o sus socios en agrupación, y aportaciones de socios locales y de cualquier otro origen). A tal efecto, el listado de documentos justificativos de gasto deberá incluir la totalidad de éstos, con indicación de la procedencia de los fondos con los que se hayan financiado.
Los requisitos de justificación establecidos en estas normas para cada uno de los gastos, deberán acreditarse ante la AECID exclusivamente respecto de aquellos imputados a la propia subvención AECID. Respecto del resto de las aportaciones deberá acreditarse únicamente la aplicación de los fondos a las actividades previstas.
Todos los justificantes de gastos imputados total o parcialmente a la subvención AECID y aquellos realizados con fondos propios de la entidad adjudicataria o sus socios en agrupación, deberán llevar el sello-diligencia requerido en estas normas (apartado VII.2.1), con independencia de que figure otro exigido por otros cofinanciadores.
El importe de las subvenciones en ningún caso podrá ser de tal cuantía que, aisladamente o en concurrencia con otras subvenciones o aportaciones finalistas, supere el coste de la intervención subvencionada. La entidad adjudicataria informará a la AECID de la obtención de otros recursos en los informes de seguimiento y/o finales, en función del momento en que se hayan obtenido.
Con cargo a los fondos de otros financiadores aportados en concepto de porcentaje obligatorio de fondos ajenos a la AECID establecido en el artículo 4.6 de la Orden de bases, incluyendo los procedentes de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, sólo podrán realizarse gastos directos.
Para la acreditación del gasto efectuado con fondos procedentes de otras subvenciones será suficiente la presentación de certificaciones emitidas por las Administraciones concedentes. De no estar disponibles estas certificaciones podrán ser utilizados medios alternativos de verificación de la ejecución de esos gastos.
VII.1.2 Imputación de amortizaciones a la subvención.
VII.1.2.1 Amortizaciones imputables.
Serán subvencionables exclusivamente las amortizaciones de bienes de equipo adquiridos con fondos propios de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, distintos a los comprometidos como fondos propios de aportación obligatoria, no obtenidos con otra financiación AECID ni de ninguna otra entidad subvencionadora, y puestos a disposición de la ejecución de la intervención, tanto si la adquisición ha sido realizada antes del inicio de la ejecución como durante la misma.
Serán amortizables el importe de adquisición y los gastos derivados del envío, instalación, matriculación y puesta en funcionamiento de los equipos, incluyendo los gastos aduaneros si el bien se adquiere en un país distinto al de ejecución de la intervención. El resto de los gastos de funcionamiento y mantenimiento de estos bienes (combustibles, reparaciones, seguros, etc.) durante el período de ejecución de la intervención se imputarán a sus correspondientes partidas.
VII.1.2.2 Cálculo de las amortizaciones.
Las amortizaciones se calcularán por períodos mensuales, considerando únicamente meses completos, despreciando los restos inferiores a un mes, e imputando a la subvención el número de meses en los que el bien ha estado a disposición de la intervención. Este número no podrá exceder al de la duración total del período de ejecución de la intervención.
En el caso de subvenciones otorgadas en convocatorias de convenios, podrá considerarse como período de ejecución, a efectos de imputación de amortizaciones a la subvención AECID, el período de formulación definitiva de la intervención legalmente admitido. No serán imputables, sin embargo, este tipo de gastos, al período que transcurra entre la entrega a la AECID de la formulación y la fecha declarada para el inicio real de la ejecución.
La vida útil de los bienes amortizables, a considerar para el cálculo de las amortizaciones, será la siguiente:
a) Maquinaria industrial o agrícola y generadores: 120 meses (10 años).
b) Mobiliario de oficina: 120 meses (10 años).
c) Útiles y herramientas industriales y agrícolas: 72 meses (6 años).
c) Medios de transporte: 60 meses (5 años).
d) Equipos informáticos, fotocopiadoras, faxes, teléfonos, equipos de radio, u otros de similar naturaleza: 48 meses (4 años).
La amortización imputable a la subvención se calculará de acuerdo con la siguiente fórmula:
A = (VA x M) / VU
Donde:
A = Amortización imputable a la subvención.
VA = Valor de adquisición del bien, incluyendo gastos de envío, instalación y puesta en funcionamiento.
M = Número de meses completos que el bien ha estado a disposición de la intervención. No podrá ser superior al período de ejecución de la misma, que podrá incluir el período de formulación en el caso de los convenios, ni se computarán meses posteriores a la finalización de la vida útil (VU) del bien.
VU = Vida útil del bien en meses. Se computará desde el momento de su adquisición por la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales. Cuando se trate de bienes adquiridos de segunda mano, la vida útil se podrá computar desde el momento en que el bien fue por primera vez puesto en el mercado, siempre que se disponga de acreditación de la fecha en que se produjo (fecha de matriculación, por ejemplo, en caso de vehículos). En este supuesto, la vida útil a efectos de imputación de la amortización a la subvención AECID será la diferencia entre la vida útil de un bien nuevo, establecida en este mismo apartado, y el período transcurrido entre su puesta en el mercado y la adquisición por la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales.
VII.1.2.3 Propiedad de los bienes amortizados.
Los bienes cuya amortización se impute a la subvención son propiedad de quién los haya adquirido con sus fondos propios y, por tanto, no es obligatoria su transferencia al final de la intervención, pudiendo disponer libremente de ellos la entidad que los adquirió. No obstante, si finalmente se optara por su transferencia, siempre que esta transferencia se realice de acuerdo con lo establecido en la normativa AECID (apartado V.5) y se acredite de conformidad con dicha normativa, podrá imputarse a la subvención la totalidad del importe de adquisición del bien.
VII.1.2.4 Justificación de las amortizaciones.
La justificación de las amortizaciones se realizará mediante facturas originales, o copias compulsadas, que acrediten la adquisición y el resto de los gastos amortizables –envío, instalación, matriculación, puesta en funcionamiento–, a la que se acompañará declaración responsable de que el bien ha sido adquirido con fondos propios distintos a los comprometidos en la intervención de que se trate o en otras intervenciones financiadas por la AECID, y no se ha aplicado a su financiación, ni total ni parcialmente, ninguna subvención ni de la AECID ni de ninguna otra entidad. En la misma declaración responsable se indicará el importe imputado a la subvención y el cálculo realizado para la obtención de este importe. Se ajustará al modelo de declaración de amortización que podrá obtenerse a través de la Sede Electrónica de la AECID.
En las facturas originales deberá figurar una diligencia en la que se indique que el bien ha sido adquirido con fondos propios, y amortizado con cargo a la subvención AECID, indicando el importe amortizado.
VII.1.3 Aplicación de tipos de cambio.
Para la aplicación de los tipos de cambio de moneda a la elaboración de las cuentas justificativas, la entidad beneficiaria podrá optar por el sistema FIFO (First Input First Output), o por un cambio medio ponderado total o por períodos fijos, de acuerdo con el método que mejor se ajuste a sus sistemas de gestión y explicando el sistema utilizado, en los informes de justificación económica. Sea cual sea el sistema adoptado, los tipos aplicados serán obtenidos a partir de los cambios reales realizados, es decir, en el caso de informes de seguimiento de convenios los períodos empleados para la obtención de los tipos medios se referirán como máximo al período contemplado en la cuenta justificativa, sin que sea posible aplicar tipos medios obtenidos a partir de previsiones de tipos de cambio a futuro.
En la gestión y justificación de una misma subvención no podrán utilizarse diferentes sistemas de aplicación de los tipos de cambio.
Las operaciones de tipo de cambio se realizarán en todos los casos en mercados oficiales, debiendo acreditarse con los justificantes emitidos por las entidades que operan en dichos mercados.
VII.1.4 Anticipo de fondos para impuestos susceptibles de recuperación.
De acuerdo con el artículo 31.8 de la LGS, en ningún caso se consideran gastos subvencionables los impuestos indirectos cuando sean susceptibles de recuperación o compensación.
Pueden producirse las siguientes situaciones:
a) Que los impuestos no sean susceptibles de recuperación: En este caso, los gastos se imputarán a la cuenta justificativa por su importe total incluyendo impuestos indirectos, debiendo ir acompañada de certificación de la Administración Tributaria del país de ejecución. En caso de que no sea posible obtener dicha certificación, será sustituida por declaración responsable del adjudicatario de la subvención, con el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España, de que la normativa local no contempla con carácter general la devolución de dichos impuestos, o de que, contemplándolo, el adjudicatario no se encuentra aún en situación legal de tener acceso a ese derecho, o de que el proyecto, convenio, acción o gasto en cuestión no está exento de dichos impuestos.
b) Que los impuestos sean susceptibles de recuperación:
b.1) Recuperación durante el plazo de ejecución de la intervención:
Si la recuperación de dichos impuestos se produjera durante el plazo de ejecución de la intervención, o del período informado en caso de Informes de seguimiento de convenios, los importes recuperados serán aplicados a sufragar gastos vinculados a la intervención, dentro de su plazo de ejecución, sin que sea necesaria autorización previa del órgano concedente, salvo que su aplicación implique modificaciones sustanciales (apartado V.4.1). Los justificantes que incluyeran dichos impuestos se imputarán a la subvención por su importe neto deducido el importe de tales impuestos.
En el caso de los convenios, si al finalizar el período comprendido en un Informe de seguimiento no se hubiera producido la recuperación, los justificantes que incluyeran dichos impuestos se justificarán por su importe íntegro, y se adjuntará a la cuenta una declaración responsable del representante de la ONGD de no haber recuperado dichos impuestos, indicando el importe total de los impuestos pendientes de recuperación e imputados provisionalmente a la subvención de la AECID. Si se produjera la recuperación dentro del plazo de ejecución del convenio, los importes recuperados serán aplicados a sufragar gastos vinculados a la intervención, dentro de su plazo de ejecución, sin que sea necesaria autorización previa del órgano concedente, salvo que su aplicación implique modificaciones sustanciales (apartado V.4.1). La recuperación de estos impuestos deberá quedar reflejada en el Balance de Ejecución Financiera del Informe de Seguimiento o Final correspondiente al período dentro del cual se hayan recuperado.
b.2) Finalización de la intervención sin recuperación de los impuestos:
De acuerdo con lo establecido en el artículo 43 del Real Decreto 794/2010, en el ámbito de las subvenciones reguladas en las presentes normas, los impuestos susceptibles de recuperación serán atendidos por un anticipo con cargo a la subvención concedida, en tanto no sean efectivamente recuperados.
Por tanto, si llegado el momento de la finalización del plazo de ejecución no se hubiera producido la recuperación, los justificantes que incluyeran dichos impuestos se justificarán por su importe íntegro, y se adjuntará a la cuenta una declaración responsable del adjudicatario acreditando dicha circunstancia, indicando el importe total de los impuestos pendientes de recuperación e imputados a la subvención de la AECID en concepto de anticipo.
Cuando la recuperación se produzca en los cuatro años siguientes a la finalización del plazo de ejecución de la actividad, el adjudicatario podrá proponer su aplicación a actividades asociadas o complementarias a la intervención subvencionada. El órgano concedente emitirá resolución de autorización o denegación de la aplicación de los fondos, indicando, en caso de aprobación, el plazo de ejecución y justificación de los mismos. Si la resolución fuera denegatoria se procederá a la devolución del anticipo.
La obligación de devolver a la AECID los impuestos recuperados subsistirá durante cuatro años desde la finalización del plazo de ejecución de la intervención, al cabo de los cuales, de no haberse recuperado aún, deberá aportarse nueva declaración responsable acreditando dicha circunstancia.
VII.1.5 Gastos no subvencionables.
Se consideran gastos no subvencionables en ningún caso:
a) Intereses deudores de cuentas bancarias.
b) Intereses, recargos o sanciones administrativas y penales. De estar incluidas en algún justificante de gastos subvencionables, se descontará su importe y se hará constar por escrito dicha circunstancia en el documento original.
c) Gastos de procedimientos judiciales.
d) Impuestos indirectos, cuando sean susceptibles de recuperación o compensación. Si los impuestos son recuperados antes de la finalización del plazo de ejecución se justificarán por su importe neto, deducidos impuestos. En caso contrario podrán imputarse a la subvención en concepto de anticipo (ver apartado VII.1.4 anterior).
e) Indemnizaciones. No se consideran como tales las provisiones de fondos a cargo del empleador de obligada aportación, para la financiación de planes de prestaciones por desempleo o jubilación.
f) Gastos en atenciones protocolarias (almuerzos, fiestas, recepciones, regalos, flores, entradas a espectáculos, etc.).
VII.1.6 Fechas de justificantes y pagos.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 31 de la LGS, con carácter general, serán imputables a la subvención aquellos gastos que respondan de manera indubitada a la naturaleza de la intervención subvencionada y se hayan realizado dentro del plazo de ejecución de la misma.
Se considerará que los gastos han sido realizados dentro de plazo cuando la fecha de los justificantes sea anterior a la de finalización de la intervención y la de los correspondientes pagos anterior a la de finalización del plazo de justificación (artículo 31.2 de la LGS).
No obstante, en caso de gastos periódicos o de tracto sucesivo, como los seguros, serán imputables a la subvención aquellos en cuyo justificante quede inequívocamente acreditado que corresponden a prestaciones realizadas durante el período de ejecución de la intervención, aunque la fecha del justificante sea posterior a la de cierre de dicho período.
Serán también imputables a la subvención los gastos cuyos justificantes hayan sido emitidos con fecha posterior a la terminación del plazo de ejecución de la intervención, los siguientes:
a) los de evaluaciones y auditorías que hayan sido ejecutadas de acuerdo con lo previsto en los apartados VI.4 y VI.5, respectivamente.
b) los que se deriven de la realización de compulsas (apartado VII.2.2) de la documentación de obligatoria presentación.
c) los de traducciones a los que se refiere el apartado VII.2.3, cuando se trate de documentación de obligada presentación en español.
VII.2 Requisitos formales de los justificantes.
VII.2.1 Sello-diligencia y numeración de justificantes.
Es obligatoria la impresión de un sello-diligencia en todos los documentos originales (facturas, recibos, etc.) acreditativos de la realización de los gastos, tanto si se requiere su presentación como si se exige su custodia. En ella deben figurar, como mínimo, los siguientes extremos:
a) código asignado a la intervención.
b) la leyenda «financiado por la AECID».
c) porcentaje de financiación de la AECID del importe del justificante, en caso de que ésta no cubra la totalidad.
Los documentos de gasto en que, por su tamaño, sea imposible estampar el sello-diligencia descrito, se acompañarán con una relación de los mismos en que se haga constar la mencionada diligencia.
El estampillado de la diligencia se efectuará siempre en los originales, antes de la realización de fotocopias que vayan a ser compulsadas.
Todos los documentos descritos deberán ir numerados, correspondiendo el número de cada uno de ellos a aquel con el que figuren en el listado general de gastos del período justificado.
VII.2.2 Compulsas.
La documentación que preceptivamente haya de presentarse junto con cualquiera de los informes habrá de ser original o fotocopia debidamente compulsada. Se entiende por fotocopia debidamente compulsada aquella realizada sobre un original previamente diligenciado de acuerdo con el apartado VII.2.1. de estas normas, que se presente cotejada y conforme por cualquier entidad pública española o del país de ejecución, por un notario debidamente acreditado en el país de ejecución o por la representación oficial española en el citado país.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 32.2 del Real Decreto 794/2010, cuando el adjudicatario de la subvención sea una entidad española o con capacidad de obrar en España, la documentación original podrá ser sustituida con carácter provisional por copia simple diligenciada por el responsable de la entidad o persona que el mismo designe al efecto, en la que se declare responsablemente la correspondencia de los mismos con los documentos originales. Se acompañará asimismo declaración responsable en la que se indique el lugar de depósito de dichos originales así como el compromiso de presentar los mismos o sus copias debidamente compulsadas en caso de que sean total o parcialmente requeridos por el órgano gestor de la subvención.
Los documentos originales justificativos del gasto deberán permanecer depositados en la sede de la entidad adjudicataria o de sus socios locales durante cuatro años, que se computarán desde el momento en que venció el plazo para presentar el informe final, a efectos de lo establecido en el artículo 39 de la LGS. Cuando se trate de convenios cuya justificación económica se realice por períodos anuales, se tendrá en cuenta, para el cómputo de los cuatro años, lo indicado respecto a la prescripción en el apartado VI.1.2.3.
La entidad adjudicataria de la subvención, cuando sea requerida por la AECID, los profesionales o empresas contratados por la misma, la IGAE o el Tribunal de Cuentas, deberá presentar los documentos originales o copias debidamente compulsadas de facturas, recibos, o cualquier otro que se considere necesario y aporte prueba suficiente para comprobar la correcta realización del objeto de la subvención. A estos efectos, la AECID y los profesionales o empresas contratados por la misma utilizarán habitualmente técnicas de muestreo.
VII.2.3 Idioma de presentación.
La documentación a la que hacen referencia las presentes normas en sus distintos apartados se presentará con carácter general en español, siendo financiable su traducción con cargo a la subvención.
En el caso de documentación para la justificación individual de los gastos, cuando exista documentación justificativa en un idioma no español distinto del inglés, francés o portugués, y sea obligatoria su presentación o sea requerida posteriormente por la AECID o los profesionales o empresas contratados por ésta, deberá ser debidamente traducida, siendo financiable su traducción con cargo a la subvención.
Si estos documentos fueran facturas o recibos, será suficiente que, en el listado de gastos, la descripción de cada uno figure en español y que el justificante de que se trate esté claramente identificado por su numeración.
Podrán ser presentados sin necesidad de traducción al español, los listados de participantes que se aporten como fuentes de verificación o como parte de la documentación justificativa de un gasto, siempre que el idioma empleado sea el inglés, francés o portugués.
VII.2.4 Primacía de la legislación local.
En aquellos casos en que alguno de los requisitos de la documentación justificativa contemplada en esta normativa esté en contradicción con la legislación local del país de ejecución, se estará a lo que determine la legislación local, si bien esta circunstancia deberá estar debidamente acreditada. Para la acreditación de la normativa interna relativa a la justificación de gastos, bastará la presentación de la propia norma o de un documento oficial, declaración de la OTC, CC en su caso, Embajada u oficina consular de España en el país en cuestión o, en su defecto, de la Embajada del país de la Unión Europea que ejerza la representación de España. Esta acreditación se adjuntará a la cuenta justificativa.
VII.2.5 Emisor.
No serán admisibles los gastos auto facturados, es decir, aquellos cuyos justificantes estén emitidos por la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales.
VII.3 Tipos de justificantes de gasto.
VII.3.1 Facturas y otros documentos de tráfico legal.
Se entiende por facturas los documentos acreditativos del gasto que recogen la siguiente información:
a) Número de factura.
b) Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominación o razón social, número de identificación fiscal y domicilio).
c) Datos identificativos del destinatario, que deberá ser la entidad subvencionada ejecutante o su socio local, salvo cuando se trate de gastos incluidos en liquidaciones de dietas y gastos de movilidad en cuyo caso podrán estar emitidos a nombre del personal que las haya efectuado.
d) Descripción del gasto, precio unitario y total. Deberá reflejarse el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido o equivalente en el país de ejecución del gasto) o, cuando la cuota se repercuta dentro del precio, deberá indicarse «IVA incluido».
e) Lugar y fecha de emisión y pago.
f) Firma y sello del emisor de la factura con la que se acredite la recepción de los fondos.
g) Forma de pago de la factura: metálico, transferencia o cheque.
No obstante, a los efectos de esta normativa, se considerarán facturas los documentos que sean considerados legalmente como tales en el tráfico mercantil en el lugar de realización del gasto, aunque éstos no reúnan todos los requisitos antes relacionados. Este extremo se acreditará con aportación de la correspondiente norma o de documento oficial o acreditación de la OTC, CC en su caso, o de la Embajada u Oficina Consular de España en el país de ejecución o, en su defecto, de la Embajada del país de la Unión Europea que ejerza la representación de España.
En consecuencia, se considerarán asimismo válidos como documentos acreditativos del gasto, los recibos emitidos por establecimientos comerciales, empresas o profesionales a título individual (abogados, consultores, arquitectos, notarios, etc.), siempre que en la documentación justificativa se incluya acreditación de que los perceptores de tales pagos no están sujetos a la obligación de emitir facturas en el país en el que se ha efectuado el gasto. Dicha acreditación deberá ser realizada de acuerdo con lo indicado en el párrafo anterior.
Para su imputación a una determinada intervención deberán ser diligenciados con el sello-diligencia descrito en el apartado VII.2.1.
VII.3.2 Recibos.
Los documentos a los que se refiere el presente apartado son:
a) los recibos de caja, es decir, aquellos emitidos por la misma entidad o sujeto que efectúa el pago y firmados por el proveedor de los bienes o servicios acreditando de esta forma que ha recibido el importe indicado en el mismo, y
b) los recibos emitidos por los propios proveedores cuando éstos operan en mercados informales.
Se podrán utilizar recibos en lugar de facturas cuando por especiales circunstancias en el país o la zona de ejecución (zonas muy aisladas, en conflicto armado o inestabilidad social o política, inexistencia de facturas regladas, etc.) se encuentren graves dificultades para obtener estas últimas, o cuando se efectúen pequeñas compras (o se obtengan servicios de menor cuantía) de sujetos particulares no obligados por la legislación local a emitir facturas.
También podrán ser utilizados cuando se hagan entregas en metálico no reembolsables a los destinatarios últimos de la subvención para la realización por si mismos de determinadas actividades cuyo componente principal de gasto sea la adquisición de equipos, materiales o insumos para la autoconstrucción o tareas agrícolas, o cuando se trate de compensaciones por desplazamientos para la participación en actividades formativas. En este caso el recibo firmado por el beneficiario se acompañará de declaración responsable del representante en el terreno de la entidad adjudicaría de la subvención, en la que se describan y valoren los tipos de gasto para los que se ha realizado la entrega de fondos (materiales para autoconstrucción, insumos agrícolas u otros similares, y otros gastos en que haya de incurrir el beneficiario para la realización de la actividad) y se certifique la efectiva realización de la actividad. La utilización de estos recibos deberá ser previamente autorizada por la AECID de acuerdo con lo indicado en este mismo apartado. Se entenderá también que han sido autorizados por la AECID si figuran debidamente descritos y cuantificados en la formulación de la intervención inicialmente aprobada.
No serán por tanto de aplicación los recibos a los pagos efectuados a establecimientos comerciales, empresas o profesionales a título individual (abogados, consultores, arquitectos, notarios, etc.) salvo que no exista legislación local al respecto o ésta les exima de la emisión de facturas, lo que se acreditará de acuerdo a lo indicado respecto a este caso en el apartado VII.3.1.
Los recibos no serán nunca de aplicación para gastos efectuados en España.
La utilización de recibos deberá ser autorizada con carácter previo por la AECID. La solicitud de autorización no podrá ser genérica, sino que deberá especificar las mercancías, bienes o servicios y las cuantías máximas que se pretende justificar con ese sistema. La utilización de recibos podrá ser también validada a posteriori, pero únicamente si se estima que la autorización se hubiera producido de solicitarse con carácter previo y con el mismo nivel de detalle en cuanto a tipos de gasto y cuantías.
Los recibos imputados a la subvención de la AECID se ajustarán al modelo establecido, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica, o contendrán la información mínima en éste reflejada, y para su imputación a una determinada intervención deberán ser diligenciados con el sello-diligencia descrito en el apartado VII.2.2.
VII.3.3 Certificación de Ejecución de Actividades.
VII.3.3.1 Concepto y utilización.
La Certificación de Ejecución de Actividades es un tipo de justificante cuya utilización se basa en dos premisas: la existencia de unos precios acordados entre la administración y la entidad subvencionada, para la realización de una determinada actividad, y la verificación, por parte de la administración, de la realidad de la ejecución de la actividad cuyo precio se acordó previamente.
Se considera especialmente indicado para actividades cuyo gasto se traduzca en un gran número de pequeñas facturas y comprobantes repetitivos y cuya ejecución sea fácilmente verificable.
El uso de Certificaciones de Ejecución de Actividades como justificantes de gasto requerirá siempre la autorización previa del Órgano concedente. La solicitud se cursará acompañada del presupuesto (apartado VII.3.3.2.a) y del certificado emitido por la OTC o Embajada (apartado VII.3.3.2.c), ambos de acuerdo a los modelos establecidos por la AECID, que podrán obtenerse a través de su Sede Electrónica. La AECID, de estimarlo necesario, podrá requerir la reformulación del presupuesto. La Certificación de Ejecución de Actividades se imputará a una única partida presupuestaria, de acuerdo con la naturaleza de la actividad, aunque los gastos individuales presupuestados pudieran imputarse a distintas partidas de haber sido justificados por separado.
Los gastos justificables por Certificación de Ejecución de Actividades se referirán sólo a aquellos que sean financiados íntegramente con la subvención de la AECID.
Se podrá utilizar este procedimiento en los casos siguientes:
a) Cursos de capacitación, formación o divulgación.
b) Gastos en infraestructuras y construcción.
c) Trabajos que se realicen por la propia entidad subvencionada o su socio local, utilizando medios materiales y personales habituales no imputados a la subvención en otras partidas, pero de forma diferenciada, y aplicable a costes directos de ejecución.
d) Otros cuya procedencia de justificación por Certificación de Ejecución de Actividades se determine por la AECID, una vez estudiadas sus características.
VII.3.3.2 Requisitos previos.
Para que sea factible la utilización como justificantes de Certificaciones de Ejecución de Actividades, será necesario que se hayan cumplido los siguientes requisitos previos:
a) Que se disponga de un presupuesto cuantificado y detallado descompuesto en unidades perfectamente identificables a la hora de comprobar su ejecución, referido a la actividad o actividades contempladas en la Certificación. El presupuesto para la solicitud de Certificación de Ejecución de Actividades deberá ajustarse al modelo de la AECID, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica. El presupuesto se expresará en la moneda en la que vaya a ser realizado el gasto, siéndole de aplicación para la determinación final de su importe la tasa de inflación oficial del período comprendido entre su aprobación y la certificación de su ejecución.
b) Que los precios aplicados a dichas unidades no sean superiores a los de mercado en el país donde se vaya llevar a cabo su ejecución.
c) Que la propuesta se acompañe de Certificado de la Embajada/OTC/CC/AECID, de acuerdo al modelo que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica, acreditando que los precios se ajustan a los del mercado local y que es factible la comprobación de la ejecución de la actividad presupuestada.
VII.3.3.3 Modificaciones.
La modificación de cualquier extremo contemplado en la Resolución de la AECID aprobatoria del uso de la Certificación de Ejecución de Actividades deberá ser previamente autorizada en los siguientes términos:
a) Serán admisibles variaciones del número de unidades sobre las contempladas en el presupuesto aprobado para la Certificación de Ejecución de Actividades, o sus modificaciones debidamente autorizadas, de hasta un total del 10 % en más o en menos. Las modificaciones en el número total de unidades a ejecutar dentro de una Certificación de Ejecución de Actividades superiores a dicho 10 % deberán ser autorizadas por la OTC/CC/Embajada. Los precios de estas unidades serán los mismos que los aprobados inicialmente.
b) La introducción de tipos de unidades distintos de los inicialmente aprobados en el presupuesto de la Certificación de Ejecución de Actividades, o la sustitución de las aprobadas por otras nuevas, requerirá autorización del Órgano concedente, previo informe favorable de la Embajada/OTC/CC en su caso.
c) Cuando por circunstancias del mercado el precio de una unidad incluida en la Certificación de Ejecución de Actividades resulte ser inferior al reflejado en el presupuesto aprobado, la ONGD podrá solicitar del Órgano concedente, con la conformidad de la Embajada/OTC/CC, en su caso, que certificará la veracidad del nuevo precio, la modificación del precio unitario y la autorización para emplear el importe que resulte de la minoración de ese precio en la misma u otras unidades presupuestadas en la Certificación, o en otras actividades relacionadas con la intervención.
d) Cuando por circunstancias del mercado el precio de una unidad resulte ser superior al reflejado en el presupuesto aprobado, la entidad adjudicataria de la subvención podrá solicitar de la AECID, con la conformidad de la Embajada/OTC/CC, en su caso, que certificará la veracidad del nuevo precio, la modificación del precio unitario. En este caso se presentará el nuevo presupuesto de la Certificación de Ejecución de Actividades y se solicitará del Órgano concedente la modificación del importe total inicialmente aprobado.
VII.3.3.4 Justificación.
La aprobación del empleo de la Certificación de Ejecución de Actividades como justificante de una determinada actividad implicará que podrá utilizarse el documento denominado «Certificación de Ejecución de Actividad», como medio de acreditación de la realización del gasto de la correspondiente actividad, sustituyendo al conjunto de justificantes de los gastos individuales que haya sido necesario realizar para su ejecución.
Este documento, cuya finalidad es la determinación e identificación del número y tipo de unidades realmente ejecutadas y su valoración, consistirá en una relación certificada, de acuerdo al modelo de la AECID, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica, y estará conformado por la OTC, CC en su caso, o Embajada de España.
En caso de que para la determinación final de su importe se aplique la tasa de inflación oficial del período comprendido entre la aprobación de la Certificación de Ejecución de Actividades y la certificación de su ejecución, correspondiente a la moneda en que fue presupuestada y aprobada, se adjuntará acreditación de dicha tasa.
Será preceptiva la presentación de estos documentos en el caso de informes económicos mediante cuenta justificativa completa (apartado VI.3.3.3), es decir, sin informe de auditoría.
VII.3.4 Acreditación del gasto en situaciones excepcionales.
En caso de producirse situaciones excepcionales –desastres naturales, enfrentamientos armados, crisis humanitarias, entre otras– que dificulten o incluso imposibiliten disponer de la adecuada documentación soporte justificativa del gasto, el órgano concedente podrá aceptar otras formas de justificación, como informes de tasadores independientes debidamente acreditados e inscritos en el correspondiente registro oficial, declaración de testigos, constatación de los resultados o actividades desarrolladas, declaración responsable de proveedores, u otras de similar valor probatorio. Estas formas deberán estar refrendadas por alguno de los órganos de representación españoles en el país de ejecución, OTC, o CC en su caso, Embajadas o Consulados, o en su defecto por la Embajada del país de la Unión Europea que ejerza la representación de España. En caso de operaciones humanitarias dirigidas por Naciones Unidas, la certificación o refrendo podrá ser emitida por el organismo de Naciones Unidas que coordine los trabajos sobre el terreno.
VII.3.5 Tarifas.
Cuando, por la especialización de una entidad y el carácter repetitivo del tipo de actividad que desempeña, ésta disponga de tarifas fijas para la imputación de determinados gastos, cuyo método de cálculo y correspondencia con la contabilidad de la entidad esté debidamente certificado por sus auditores de cuentas, la AECID podrá autorizar la utilización de dichas tarifas para la imputación de gastos a la subvención concedida.
La solicitud de la entidad deberá indicar el método de cálculo empleado, el importe de la tarifa o, si esta pudiera sufrir modificaciones durante la duración de la intervención, el importe medio estimado en el período, y el número de unidades previstas a las que se aplicará la tarifa. Se adjuntará a la solicitud informe de su auditor de cuentas.
Una vez emitida resolución favorable de la AECID respecto a la utilización y alcance de dichas tarifas, bastará para la justificación de los gastos a los que afecten, la inclusión en la cuenta justificativa del certificado de su auditor de cuentas, acreditando la correspondencia de las mismas con la contabilidad de la entidad en el período contable que se corresponda con el informado en la cuenta justificativa.
VII.4 Acreditación según tipo de gastos.
VII.4.1 Gastos subvencionables.
Gastos subvencionables son todos aquellos ligados a la intervención y ejecución de las actividades presupuestadas o autorizadas que cumplan las normas sobre justificación y control contenidas en la LGS y la Orden de bases, y financien la consecución de los objetivos. Deben figurar descritos y presupuestados en la formulación aprobada para la intervención o en sus modificaciones debidamente autorizadas. Tal y como establece el artículo 31.1 de la LGS, en ningún caso el coste de adquisición de los gastos subvencionables podrá ser superior al valor de mercado.
Los gastos subvencionables son de dos tipos:
a) Costes directos.
Son aquellos ligados directamente a la ejecución, que financian la consecución de los objetivos y realizan las actividades planeadas. Su relación habrá sido detallada y presupuestada en la formulación de la intervención, en los sucesivos planes anuales en caso de convenios, o en las modificaciones debidamente autorizadas.
Se justifican con la documentación que se indica para cada caso en los siguientes apartados y con alguno de los tipos de justificantes descritos en el apartado VII.3.
Los originales de estos justificantes, diligenciados de acuerdo con lo indicado en el apartado VII.2.1, o sus copias compulsadas de acuerdo con el apartado VII.2.2, se adjuntarán a la cuenta justificativa, y se presentarán con el informe final, sólo en el caso de subvenciones concedidas en convocatorias de acciones, cuando la cuenta justificativa sea completa (sin informe de auditor).
En el resto de los casos, es decir, en convocatorias de proyectos y convenios, y en las de acciones con cuenta justificativa reducida (con informe de auditor), los documentos individuales acreditativos de la ejecución del gasto no deberán ser entregados inicialmente con la cuenta justificativa y serán custodiados por la entidad adjudicataria o sus socios locales durante al menos cuatro años, que se computarán desde el momento en que venció el plazo para presentar el informe final, a efectos de lo establecido en el artículo 39 de la LGS, para su eventual comprobación por muestreo por los auditores, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella. Este plazo se interrumpirá de acuerdo con lo establecido en el artículo 39.3 de la LGS para la prescripción. Cuando se trate de convenios cuya justificación económica se realice por períodos anuales, se tendrá en cuenta, para el cómputo de los cuatro años, lo indicado respecto a la prescripción en el apartado VI.1.2.3.
b) Costes indirectos.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 13.3 de la Orden de bases, se entenderá por gasto indirecto, aquel propio del funcionamiento regular de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, que sirve de sostén para que sea posible la ejecución de la intervención y atribuibles a ella en la medida en que tales costes correspondan al período en que efectivamente se realiza.
Precisarán de justificación sólo en el caso de convocatorias para acciones, procediéndose de acuerdo con lo indicado en el apartado VII.4.3.
VII.4.2. Costes directos.
VII.4.2.1 Evaluaciones externas.
Serán financiables con cargo a la subvención las evaluaciones externas descritas en el apartado VI.4 de las presentes normas. Los informes de evaluación que hayan sido financiados con la subvención AECID deberán presentarse en todos los casos.
Para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, además de los propios informes de evaluación, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. contrato (o su copia compulsada).
ii. en caso de importes superiores a 12.000 €, ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la más económica, e informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC, CC en su caso, o Embajada correspondiente.
iii. si la contratación no se efectúa en el mercado local, se incluirá también el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España acreditando su imposibilidad (apartado V.2).
iv. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal probatorios de la realización del gasto (apartado VII.3.1), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.2 Auditorías externas.
Serán financiables con cargo a la subvención las auditorías externas descritas en el apartado VI.5 de las presentes normas. Los informes de auditoría que hayan sido financiados con la subvención AECID deberán presentarse en todos los casos.
Para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, además de los propios informes de auditoría, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. contrato (o su copia compulsada).
ii. en caso de importes superiores a 12.000 €, ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la más económica, e informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC, CC en su caso, o Embajada correspondiente.
iii. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal probatorios de la realización del gasto (apartado VII.3.1), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.3 Terrenos y/o inmuebles (compra o alquiler).
Se incluyen en esta partida todos los gastos necesarios para la adquisición o alquiler de terrenos e inmuebles, cuando sean imprescindibles para la consecución de los objetivos, incluyendo el alquiler de locales para la realización de actividades formativas. También se imputará a esta partida su inscripción legal en los registros locales de propiedad, impuestos, tasas, gastos notariales, licencias legales, etc. Se excluye la compra o alquiler de sedes administrativas o viviendas del personal del adjudicatario, sus socios en agrupación o su socio local. La subvención de la AECID no asumirá el pago de garantías ni indemnizaciones en el caso de arrendamientos.
Para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
a.1) La siguiente documentación básica de la relacionada en el apartado VI.3.3.3.b:
i. Documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas.
a.2) Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. contratos de compra-venta o alquiler (o sus copias compulsadas.
ii. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal probatorios de la realización del gasto (apartado VII.3.1) o recibos previamente autorizados por la AECID (apartado VII.3.2), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
b.1) La siguiente documentación básica de la relacionada en el apartado VI.3.3.3.b:
i. Documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas.
b.2) Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.4 Construcción y/o reforma de inmuebles e infraestructuras.
Se incluyen en esta partida todos los gastos ligados directamente a trabajos de construcción y reforma contemplados en la intervención: mano de obra y traslado de trabajadores en su caso, materiales y su transporte, desescombrado, informes técnicos obligatorios, licencias, tasas, seguros obligatorios, proyectos y dirección de obras, etc.). Se incluyen tanto obras de primer establecimiento, como obras de reforma (las que suponen ampliación, mejora, modernización, adaptación, adecuación o refuerzo de un inmueble o infraestructura ya existente), o las obras de gran reparación (las dedicadas a reparar un menoscabo en un bien inmueble o infraestructura producido por causas fortuitas o accidentales cuando afecten de manera fundamental a la estructura existente). No se podrán imputar en ningún caso gastos por reformas o reparaciones en viviendas del personal contratado, ni tampoco las efectuadas en locales o sedes de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, excepto si éstos coinciden con los destinatarios finales o con entidades públicas locales, o si los inmuebles o infraestructuras van a ser transferidos a éstos al final de la intervención, de acuerdo con lo indicado en el apartado V.5.
Se incluirán también en esta partida las entregas no reembolsables en metálico a los destinatarios finales para llevar a cabo autoconstrucciones, procediéndose en este caso como se indica en el apartado VII.3.2.
Para contratación de obras por importes superiores a 30.000 euros se procederá según se establece en el apartado V.2 de las presentes normas.
En el caso de que estos gastos estén comprendidos dentro de una actividad cuya justificación se acredite mediante Certificación de Actividades (apartado VII.3.3) se procederá como se indica en el referido apartado, adjuntando a la cuenta justificativa, además de la propia Certificación, la documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas. De no utilizarse dicha Certificación, para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
a.1) La siguiente documentación básica de la relacionada en el apartado VI.3.3.3.b:
i. Documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas.
a.2) Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. para obras de importe superior a 30.000 euros, ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la más económica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC, CC en su caso, o Embajada correspondiente, y contratos de compra-venta o alquiler (o sus copias compulsadas).
ii. proyecto de obra visado por el colegio profesional correspondiente en caso de obra nueva o de obras que afecten a la estructura básica de los inmuebles o infraestructuras reformadas. Si la legislación local no exige el visado de proyectos de obra, habrá de justificarse este extremo.
iii. si se reforman inmuebles alquilados, debe figurar el consentimiento del propietario.
iv. si la contratación de la obra no se efectúa en el mercado local, se incluirá también el visto bueno de la OTC o Embajada de España acreditando su imposibilidad (apartado V.2).
v. en su caso, declaraciones responsables a las que hace referencia el apartado VII.3.2 en relación con las entregas en metálico a beneficiarios para la realización por sí mismos de actividades.
vi. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal probatorios de la realización del gasto (apartado VII.3.1) o recibos previamente autorizados por la AECID (apartado VII.3.2), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
b.1) La siguiente documentación básica de la relacionada en el apartado VI.3.3.3.b:
i. Documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas.
b.2) Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.5 Equipos, materiales y suministros.
Se incluyen en esta partida todas aquellas adquisiciones de equipos y materiales, reparaciones y mantenimiento de maquinaria, mobiliario, enseres, elementos de transporte, equipos y material informático (hardware y software), material de oficina, así como los suministros ligados a los mismos, que estén relacionados directamente con la consecución de los objetivos de la intervención. Se incluirán los gastos derivados del envío, incluyendo tasas aduaneras, instalación y puesta en funcionamiento de los equipos. También se incluirán las amortizaciones de equipos propiedad de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o su socio local, puestos a disposición de la intervención (apartado VII.1.2 de las presentes normas). Se excluye el equipamiento y la adquisición de materiales y suministros para sedes administrativas o viviendas del personal del adjudicatario o de su socio local.
Para equipos, materiales y suministros por importes superiores a 12.000 euros se procederá según se establece en el apartado V.2 de las presentes normas.
Se incluirán también en esta partida las entregas no reembolsables en metálico a los destinatarios finales para la realización por sí mismos de determinadas actividades, excepto autoconstrucción, en cuyo caso se imputarán a la partida VII.4.2.4. Construcción y o reforma de inmuebles e infraestructuras, cuyo componente principal de gasto sea la adquisición de equipos, materiales o insumos. Para su autorización y justificación se procederá como se indica en el apartado VII.3.2.
En el caso de que estos gastos estén comprendidos dentro de una actividad cuya justificación se acredite mediante Certificación de Actividades (apartado VII.3.3) se procederá como se indica en el referido apartado, adjuntando a la cuenta justificativa, además de la propia Certificación, la documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas De no utilizarse dicha Certificación, para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
a.1) La siguiente documentación básica de la relacionada en el apartado VI.3.3.3.b:
i. Documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas.
a.2) Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. para equipos, materiales y suministros por importe superior a 12.000 €, ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la más económica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC, CC en su caso, o Embajada correspondiente, y contratos o su copia compulsada.
ii. excepto en el caso de intervenciones de ayuda de emergencia, cuando los equipos, materiales o suministros se adquieran en España o en un tercer país y se envíen al país de ejecución, se deberá justificar con la documentación aduanera que acredite el envío, así como con el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España, acreditando la imposibilidad de proceder a la adquisición en el mercado local (apartado V.2).
iii. en su caso, justificación de las amortizaciones (apartado VII.1.2.4).
iv. en su caso, declaraciones responsables a las que hace referencia el apartado VII.3.2 en relación con las entregas en metálico a beneficiarios para la realización por sí mismos de actividades.
v. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal probatorios de la realización del gasto (apartado VII.3.1) o recibos previamente autorizados por la AECID (apartado VII.3.2), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
b.1) La siguiente documentación básica de la relacionada en el apartado VI.3.3.3.b:
i. Documentación relativa a vinculación, transferencia e inscripción en registros públicos a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.b.v. de las presentes normas.
b.2) Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.6 Personal.
VII.4.2.6.1 Descripción y subpartidas.
Será gasto directamente subvencionable el personal al servicio de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, cuya relación esté sometida a legislación laboral o de voluntariado, y cuyas funciones y tareas estén directamente relacionadas con la intervención. Respecto de las entidades vinculadas a la Conferencia Episcopal, diócesis, órdenes, congregaciones, o vinculadas a cualquier iglesia o comunidad religiosa inscrita en Registro de Entidades Religiosas del Ministerio de Justicia, será financiable la puesta a disposición de la intervención de sus recursos humanos, cuya relación se regirá por su propia normativa. No se incluyen gastos originados por los miembros de las juntas directivas o consejos de dirección de las entidades.
Su imputación será total o parcial en función de la dedicación a la actuación concreta de que se trate. Las imputaciones parciales deberán anotarse en los justificantes originales, junto a la diligencia. Estas imputaciones podrán realizarse también mediante la imputación a la subvención de un número de nóminas completas y/o fracción de ellas hasta un importe total equivalente al que representaría la suma de sus imputaciones parciales.
Serán subvencionables los conceptos previstos y debidamente reflejados y cuantificados en el correspondiente convenio colectivo, contrato de trabajo o acuerdo de voluntariado y otros documentos vinculantes para la entidad adjudicataria en relación con sus trabajadores y voluntarios. Con el requisito anterior, serán subvencionables los salarios, los seguros sociales a cargo de la entidad y cualquier otro seguro que se suscriba a nombre de este personal o su familia en primer grado, los complementos en concepto de traslado, ayuda de vivienda, especial peligrosidad, o cualquier otro concepto o pago en especie.
No se incluyen penalizaciones o compensaciones por incumplimientos de contrato achacables a la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, ni recargos por impago o retrasos en impuestos retenidos o seguridad social.
Se utilizarán cuatro subpartidas para este concepto: personal expatriado, personal local, personal voluntario y personal en sede, de acuerdo con los siguientes criterios:
a) Personal expatriado: personal que presta sus servicios en el país de ejecución de la intervención, siempre que este país sea de desarrollo, cuya relación con la entidad adjudicataria esté sometida a la legislación laboral de un país distinto al de ejecución. Cuando dicha relación esté sometida a la legislación española, será financiable sólo en caso de que se hayan cumplido las obligaciones derivadas del Real Decreto 519/2006, de 28 de abril, por el que se establece el Estatuto de los cooperantes.
b) Personal local: personal cuyo contrato esté sometido a la legislación laboral del país donde se ejecuta la intervención objeto de la subvención, siempre que este país sea de desarrollo.
c) Personal voluntario: personal cuya relación se haya establecido en virtud de la Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado, o su equivalente autonómico, y con el que se haya suscrito el preceptivo acuerdo de colaboración, que podrá contemplar tanto tareas en países de desarrollo como de Educación para el Desarrollo en España, debiendo figurar en éste debidamente identificados los gastos a compensar. Deberá suscribirse un acuerdo de colaboración equivalente al descrito, cuando la relación de voluntariado se haya establecido con una entidad no española.
d) Personal en sede, cuyos servicios podrán estar relacionados con:
i. Intervenciones de desarrollo en terceros países: personal que presta sus servicios en el país en el que está ubicada la sede de la entidad adjudicataria, siendo éste distinto al de ejecución de la intervención, con independencia de que por razón de sus funciones deba desplazarse a los países de ejecución ocasional o regularmente, cuya relación con la entidad adjudicataria esté sometida a la legislación del país en el que ésta reside, y cuyas funciones y tareas se correspondan con las de la puesta en ejecución y el seguimiento de la intervención objeto de subvención. El personal en sede imputable a la subvención, en intervenciones de desarrollo en terceros países, podrá alcanzar un máximo del 4,5 por 100 de la misma.
ii. Intervenciones de Educación para el Desarrollo en España y de Investigación y Estudios para el Desarrollo ejecutados por entidades españolas: personal que presta sus servicios en España, cuya relación con la entidad adjudicataria esté sometida a la legislación española, y cuyas funciones y tareas se correspondan con las de la puesta en ejecución y el seguimiento de la intervención objeto de subvención. El personal en sede imputable a la subvención, en este tipo de intervenciones, será el que se determine como necesario para alcanzar la finalidad para la que se concedió la subvención.
Deberá disponerse del correspondiente contrato de trabajo, junto con el acuerdo complementario de destino en caso de cooperantes, de acuerdo con la normativa que lo rija, o del acuerdo de voluntariado. En los contratos se deberán especificar las tareas que se desempeñan, la modalidad de contratación, la categoría profesional, el salario y el resto de retribuciones, complementos y compensaciones, en metálico o en especie. Cuando la dedicación de un trabajador sea a tiempo parcial, el responsable de la entidad adjudicataria de la subvención, o su socio local, extenderá un certificado donde conste el importe del gasto de personal a imputar y el tiempo dedicado a la intervención.
En el caso de que un contrato de trabajo sea anterior a la concesión de la subvención o que el trabajador sólo se dedique parcialmente a actividades relacionadas con la ejecución de la intervención, no será necesario que figuren expresamente en el contrato las actividades que realiza en relación a la misma. En el Apartado «Relación de personal», que forma parte de los Informes final y de seguimiento, deberán detallarse las funciones y el número de horas semanales imputables al proyecto.
VII.4.2.6.2 Justificación.
Para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
b) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. contratos de trabajo, con el contenido que se indica en el apartado VII.4.2.6.1 anterior.
ii. en su caso, acuerdos de voluntariado, con el contenido que se indica en el apartado VII.4.2.6.1 anterior.
iv. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones nóminas firmadas por los trabajadores, recibos o facturas de las cantidades percibidas, recibos de nóminas, boletines de cotización a la Seguridad Social, facturas acreditativas del pago de las pólizas de seguros, impresos de retenciones de IRPF, justificantes de retribuciones en especie, etc., junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.7 Servicios Técnicos y Profesionales.
Son aquellos requeridos para la realización de capacitaciones, seminarios, informes, publicaciones, control de gestión, asesorías jurídicas o financieras, notariales y registrales u otras necesidades contempladas en la formulación o en sus modificaciones debidamente autorizadas, que no impliquen relación laboral y no puedan incluirse en otras partidas. Sólo en el caso de subvenciones para convenios, podrán imputarse a este epígrafe los gastos de identificación y formulación cuando se hayan realizado mediante contratación externa.
Se incluyen también en este apartado los gastos derivados de las compulsas de documentos por notarios, autoridades locales o servicios consulares españoles (apartado VII.2.2), siempre que se trate de documentación de presentación obligatoria, y los gastos de traducción de documentos al español (apartado VII.2.3), cuando se requiera su presentación en ese idioma. Los justificantes de gasto de compulsas y traducciones podrán estar fechados con posterioridad a la fecha de finalización del plazo de ejecución de la intervención.
Se excluyen los servicios técnicos para realización de evaluaciones y auditorías, y los que se precisen para la ejecución de obras, que se imputan a sus propias partidas.
Para servicios técnicos y profesionales por importes superiores a 12.000 euros se procederá según se establece en el apartado V.2 de las presentes normas.
En el caso de que estos gastos estén comprendidos dentro de una actividad cuya justificación se acredite mediante Certificación de Actividades (apartado VII.3.3) se procederá como se indica en el referido apartado. De no utilizarse dicha Certificación, para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. para servicios técnicos y profesionales por importe superior a 12.000 €, ofertas recibidas, memoria justificativa de la oferta seleccionada en el caso de que no sea la más económica, informe motivado (en su caso) de la no concurrencia de ofertas avalado por la OTC, CC en su caso, o Embajada correspondiente, y contratos o su copia compulsada.
ii. si la contratación no se efectúa en el mercado local, se incluirá también el visto bueno de la OTC, CC en su caso, o Embajada de España, acreditando su imposibilidad (apartado V.2).
iii. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal probatorios de la realización del gasto (apartado VII.3.1) o recibos previamente autorizados por la AECID (apartado VII.3.2), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.8 Fondos rotatorios.
Incluye esta partida el aporte económico para los préstamos y los gastos de gestión y administración del mismo, así como los gastos financieros y todos aquellos directamente ligados al Fondo, dentro del periodo de ejecución. No podrán superar el 10 por 100 de los gastos directos financiados por la subvención de la AECID.
El Fondo debe haber sido contemplado en la formulación mediante presentación del proyecto de reglamento del Fondo, que incluirá la cuantía de los préstamos, el número de beneficiarios, el tipo de interés, el periodo de carencia y el plazo de devolución.
La gestión de fondos superiores a 50.000 euros deberá encomendarse preferentemente a entidades microfinancieras especializadas del país de ejecución, y presentar una auditoría financiero-contable externa.
Si se prevé que a la finalización de la intervención se habrán cumplido los objetivos del Fondo rotatorio y no fuera preciso dar continuidad a su funcionamiento, los saldos remanentes de capital e intereses serán considerados como remanentes de la subvención, por lo que podrán ser empleados en actividades de la misma, dentro de su plazo de ejecución, sin necesidad de autorización previa, salvo que su empleo implique la introducción de modificaciones sustanciales, en cuyo caso se procederá de acuerdo a lo establecido en el apartado V.4.1.
Por el contrario, cuando se prevea la continuidad del Fondo rotatorio más allá del final de la ejecución de la intervención, deberá suscribirse con la entidad a la que se vincule o transfiera la gestión del fondo rotatorio, un acuerdo en el que se manifieste el compromiso de continuar incorporando los beneficios obtenidos por el fondo a la finalidad para la que se creó, tras la finalización de la actuación financiada por la AECID, por un período mínimo de cinco años.
Para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. listados de préstamos concedidos durante el período con indicación de beneficiarios, importes, intereses, plazos y destino del préstamo.
ii. documentación bancaria relativa al/los ingreso/s de transferencias o traspasos de fondos de la subvención al Fondo.
iii. Auditoría externa de Fondos superiores a 50.000 euros o memoria económica para los de importes inferiores.
iv. en caso de continuidad del Fondo más allá de la finalización de la intervención, compromiso escrito y firmado por la entidad, a la que se vincula o transfiere la gestión del fondo rotatorio, de continuar incorporando los beneficios obtenidos por el mismo por un período mínimo de cinco años posteriores a dicha finalización.
v. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, contratos de préstamo entre los prestatarios últimos y la entidad administradora del Fondo, así como recibos de entregas de fondos, junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.9 Viajes, alojamientos y dietas.
VII.4.2.9.1 Descripción y subpartidas.
Se incluirán en esta partida todos aquellos gastos de desplazamientos, viajes, estancias y dietas, directamente relacionados con las actuaciones previstas, tanto del personal vinculado laboralmente con las intervenciones, incluso los del personal en sede cuando tengan por objeto la realización de tareas relacionadas con su seguimiento, como de los voluntarios y de los destinatarios últimos. En el caso de servicios técnicos y profesionales que requieran desplazamientos para su ejecución, sólo se imputarán a este concepto aquellos relacionados con servicios esporádicos que no requieran de un contrato escrito (servicios esporádicos de profesores, abogados, notarios o tasadores). Si el servicio requiere la suscripción de un contrato, los gastos de desplazamiento y dietas estarán comprendidos en el precio del contrato, computarán a efectos de los límites aplicables en la normativa de contratación (apartado V.2) y se justificarán de acuerdo con el apartado VII.4.2.7.
A efectos de justificación, se subdividen en tres subpartidas:
a) Viajes de personal adscrito a la intervención con una relación laboral o de voluntariado:
Desplazamientos de personal expatriado, en sede, local o voluntario, que se efectúen de forma separada y distinta de los viajes colectivos, para trabajos concretos de poca duración (máximo treinta días) o actividades puntuales, siempre fuera del lugar de residencia habitual en el país de ejecución.
Se justificarán de acuerdo con el contenido mínimo del modelo específico de liquidación de dietas y gastos de movilidad individualizados proporcionado por la AECID, que podrá obtenerse a través de su Sede Electrónica, de acuerdo con las siguientes reglas:
i. No serán admisibles las liquidaciones genéricas a tanto alzado. Las liquidaciones deberán referirse a desplazamientos concretos y realizarse individualmente para cada uno de ellos, indicando la ruta, las fechas, los objetivos del mismo y los medios de transporte utilizados, cuyo coste, en su caso, se imputará a las liquidaciones adjuntando a las mismas los correspondientes justificantes.
ii. Si los desplazamientos se realizaran en vehículos adscritos a la intervención, se imputarán a las liquidaciones los gastos de combustible efectuados durante el mismo.
iii. Los viajes que se realicen con vehículo alquilado se justificarán con la factura de la agencia de alquiler junto a las de compra de combustible, y se incluirá el coste de ambos gastos en la liquidación de dietas como «medio de transporte», especificando el número de kilómetros realizados por este medio.
iv. Los viajes en vehículo propio se contabilizarán por kilometraje con un máximo de 0,19 €/kilómetro y no precisarán de presentación de facturas distintas de la hoja de liquidación de dietas, aunque deberá identificarse en la misma el vehículo, indicando marca, modelo y matrícula. Este importe se establece en compensación de todo tipo de gastos relacionados con la utilización del vehículo. Por tanto, la utilización de vehículos propiedad del personal nunca podrá dar origen a la imputación a la subvención de gastos de gasolina, seguros, mantenimiento, etc. de estos vehículos.
v. Los pasajes u otros documentos de transporte, ya sean aviones, trenes, autobuses o taxis, los servicios de agencias de viajes, etc., deberán estar acreditados mediante facturas. Con las condiciones que se indican en el apartado VII.3.2 podrán utilizarse recibos para pequeños desplazamientos locales (taxis, autobuses, camionetas, motos, etc.). De los desplazamientos en avión solo serán imputables a la subvención los que se efectúen en clase turista.
vi. El límite máximo para la dieta completa (alojamiento más manutención) será de 100 euros/día. Este importe de la dieta completa por día tiene carácter de máximo imputable a la subvención AECID y no precisará ser acreditado mediante justificantes de gasto. Será responsabilidad de la entidad adjudicataria que el importe imputado por este concepto, dentro del límite citado, se ajuste a la realidad del gasto realizado y a los precios medios de la zona a la que se realice el desplazamiento.
vii. Las hojas de liquidación de dietas serán firmadas por el interesado y contarán con el visto bueno del responsable para el control de estos gastos autorizado por la entidad adjudicataria o su socio local.
b) Desplazamientos colectivos:
Los viajes, alojamientos y gastos de manutención efectuados de forma colectiva y para una misma actividad, podrán contabilizarse por los costes reales y con los listados de justificantes de pagos efectuados por transporte, comidas, alojamientos, etc., independientemente de quienes viajen (personal, destinatarios finales u otros).
Se confeccionará un resumen, por viaje o actividad, con la suma de los gastos, desglosada por los tres conceptos (transporte, alojamiento y manutención), en el que se especificará el objeto del desplazamiento, el número de personas incluidas, numero de días y fechas, así como los kilómetros recorridos (si se contabilizan gastos de gasolina de los vehículos) y descripción del medio de transporte utilizado. Incluirá un listado de todos los que hayan realizado el desplazamiento, debidamente firmado por éstos. Este resumen deberá ser firmado y llevar el visto bueno del responsable para el control de esos gastos autorizado por la entidad adjudicataria o su socio local. El resumen descrito se considerará como un único justificante a los efectos de su inclusión en el listado de comprobantes justificativos del gasto (apartado VI.3.3.3.a.vi).
c) Otros gastos imputables.
Serán también imputables a la partida de Viajes, alojamientos y dietas los siguientes gastos:
i. Gastos de combustible, seguros y mantenimiento de vehículos que estén específicamente identificados en la intervención y vinculados a ésta. En los justificantes de gasto, incluyendo los de gasolina, deberá figurar la identificación del vehículo de que se trate.
ii. Gastos relacionados con desplazamientos individuales de destinatarios finales. Podrá utilizarse a estos efectos el sistema previsto en el apartado VII.3.2 de entregas de fondos a los destinatarios para la realización por sí mismos de determinadas actividades.
iii. Gastos relacionados con desplazamientos que se requieran para la prestación de servicios técnicos y profesionales esporádicos que no requieran de un contrato escrito.
iv. Gastos de transporte por desplazamientos por motivos de trabajo (asistencia a reuniones, etc.) dentro del lugar de residencia habitual en el país de ejecución. No son financiables los gastos diarios de desplazamiento del domicilio al trabajo, y viceversa, del personal al servicio de la intervención.
Estos gastos deberán estar acreditados mediante cada uno de sus justificantes individuales, entre los que se incluyen los recibos a los que hace referencia el apartado VII.3.2 de entregas de fondos a los destinatarios para la realización por sí mismos de determinadas actividades. Los gastos repetitivos de pequeñas cuantías y con justificantes de reducido tamaño (tickets de autobús, supermercado, etc.) se podrán unificar en uno solo, siempre que sean de la misma naturaleza, a los efectos de su inclusión en el listado de comprobantes justificativos del gasto (apartado VI.3.3.3.a.vi).
VII.4.2.9.2 Justificación:
En el caso de que estos gastos estén comprendidos dentro de una actividad cuya justificación se acredite mediante Certificación de Actividades (apartado VII.3.3) se procederá como se indica en el referido apartado. De no utilizarse dicha Certificación, para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. Resúmenes a los que alude en el apartado VII.4.2.9.1.b para el caso de desplazamientos colectivos.
ii. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, facturas u otros documentos de tráfico legal (apartado VII.3.1) o recibos previamente autorizados por la AECID (apartado VII.3.2), de todos los gastos tanto colectivos como individuales, y hojas de liquidación de dietas (apartado VII.4.2.9.1.a), junto con la acreditación de su pago (apartado VII.5). En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.10 Gastos financieros.
Gastos derivados de las transferencias bancarias de los fondos entre cuentas abiertas a nombre de la intervención y del mantenimiento de dichas cuentas.
Para la justificación de los gastos a los que se refiere el presente apartado, deberá presentarse la siguiente documentación, de acuerdo con el tipo de cuenta justificativa:
a) Cuenta justificativa completa:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c:
i. sólo en caso de cuentas justificativas de subvenciones para acciones, acreditación mediante certificación bancaria o extractos de las cuentas, de los gastos financieros en que se haya incurrido. En el resto de los casos estos justificantes deberán ser conservados para su eventual comprobación por muestreo por los auditores contratados con cargo a la subvención, la AECID o los profesionales o empresas contratados por ella.
b) Cuenta justificativa reducida:
Documentación a la que hace referencia el apartado VI.3.3.3.c: ninguna. La existencia de la documentación relacionada para la cuenta justificativa completa deberá ser comprobada por el auditor contratado con cargo a la subvención.
VII.4.2.11 Gastos vinculados a iniciativas de Educación para el Desarrollo y Sensibilización Social en España.
Además de en los proyectos convenios y acciones específicos para este ámbito estratégico, de acuerdo con lo indicado en el artículo 13.2.m) de la Orden de bases, sólo en el resto de convenios se podrán incluir gastos vinculados a iniciativas de Educación para el Desarrollo y Sensibilización Social en España, relacionados con la intervención subvencionada. Estos gastos estarán limitados a un máximo de 90.000 euros por convenio y deberán contar con una formulación independiente, que será asimismo aprobada de forma separada por la AECID. En caso de que no fuera aprobada esta formulación, los fondos correspondientes se acumularían para la ejecución del resto de actividades del convenio.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 18.2.j) de la Orden de bases, en todos los casos, los productos, materiales y comunicaciones públicas subvencionados deberán incorporar el nombre y/o logotipo de la AECID, y citar expresamente a la AECID como colaborador y financiador, incluyendo el siguiente párrafo, traducido a las lenguas en que vayan a ser difundidos, «Esta publicación/documental/anuncio/etc. ha sido realizada con el apoyo financiero de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) con cargo al convenio/proyecto/acción «TÍTULO DE LA ACTIVIDAD». Su contenido es responsabilidad exclusiva de «NOMBRE ENTIDAD» y no refleja necesariamente la opinión de la AECID».
Cualquier otro uso del logotipo o mención de la AECID deberá ser consultado con la Agencia y definido de mutuo acuerdo.
Junto con el informe final, se deberá remitir a la AECID una relación de todos los materiales de difusión editables producidos durante la ejecución. La AECID podrá solicitar la entrega de un ejemplar de los mismos y disponer de estos materiales para su difusión gratuita y con mención expresa de la entidad que los haya producido.
La justificación de cada tipo de gasto vinculado a Educación para el Desarrollo y Sensibilización en España responderá a lo establecido en el correspondiente apartado de las presentes normas:
i. Personal: apartado VII.4.2.6.
ii. Equipos, materiales y suministros: apartado VII.4.2.5.
iii. Viajes, alojamientos y dietas: apartado VII.4.2.9.
iv. Servicios técnicos y profesionales: apartado VII.4.2.7. Si el importe del servicio contratado supera los 12.000 euros, se procederá según lo indicado en el apartado V.2.
v. Amortizaciones de bienes y equipos: apartado VII.1.2.4.
Su imputación se realizará a la partida correspondiente, según el tipo de gasto, salvo en el caso de convenios para otros ámbitos de intervención, en los que los gastos de Educación para el Desarrollo y Sensibilización en España, con la indicada limitación de 90.000 euros, se imputarán a una partida independiente con esa denominación.
VII.4.3 Costes indirectos.
Se entenderá por gasto indirecto, aquel propio del funcionamiento regular de la entidad adjudicataria, sus socios en agrupación o sus socios locales, que sirve de sostén para que sea posible la ejecución de la intervención y atribuibles a ella en la medida en que tales costes correspondan al período en que efectivamente se realiza.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 13.3 de la Orden de bases:
a) la imputación a los gastos indirectos en las subvenciones para convenios y proyectos, se efectuará en forma de porcentaje sobre la subvención aprobada, que no podrá exceder del 12 por 100, y no precisará de justificación.
b) los gastos indirectos de las subvenciones para acciones, se acreditarán mediante declaración responsable firmada por el representante legal de la entidad, en la que se describirán los tipos de gastos incluidos y los importes destinados a cada uno de ellos, sin que en conjunto puedan superar el 12 por 100 de la subvención aprobada. Las convocatorias podrán establecer porcentajes inferiores o incluso no contemplar la financiación de costes indirectos, respecto de determinadas líneas de financiación, en virtud de su finalidad.
VII.4.4 Identificación y formulación de convenios.
Sólo en el caso de convenios, gastos derivados de identificación en el terreno y posterior formulación de la intervención, subvencionables hasta un máximo de 60.000 euros, imputables en los cuatro meses (hasta seis meses en caso de prórrogas) posteriores a la firma del preconvenio entre la AECID y la ONGD adjudicataria.
Los gastos imputables a esta fase serán siempre corrientes. Las inversiones en equipos o vehículos solo serán imputables a esta fase en forma de amortización de aquellos que sean propiedad de la ONGD y sean puestos a disposición de la identificación y formulación.
La justificación de cada tipo de gasto que se realice durante esta fase responderá a lo establecido en el correspondiente apartado de las presentes normas:
i. Personal: apartado VII.4.2.6.
ii. Suministros: apartado VII.4.2.5.
iii. Viajes, alojamientos y dietas: apartado VII.4.2.9.
iv. Servicios técnicos y profesionales: apartado VII.4.2.7. Si el importe del servicio contratado supera los 12.000 euros, se procederá según lo indicado en el apartado V.2. En el caso de identificaciones, si la contratación no se efectúa en el mercado local, se incluirá también el visto bueno de la OTC o Embajada de España acreditando su imposibilidad (apartado V.2).
iv. Amortizaciones de bienes y equipos: apartado VII.1.2.4.
v. Gastos indirectos: apartado VII.4.3.
Su imputación se realizará a la partida correspondiente, según el tipo de gasto, y se justificarán de acuerdo con lo indicado para cada tipo en las presentes normas.
VII.5 Medios de pago,
Se empleará como medio preferente de pago la transferencia bancaria, debiendo aportarse el correspondiente comprobante bancario. En todo caso, los pagos superiores a tres mil euros deberán realizarse por transferencia bancaria, salvo que concurran situaciones excepcionales que deberán ser debidamente motivadas en la cuenta justificativa.
Si el pago se hubiera realizado en metálico, la factura deberá estar firmada o sellada por su emisor y, además, habrá de contener un sello que deje constancia de dicho pago (en el que se especifique pagado, cancelado o cash). Los pagos mediante esta forma serán excepcionales.
Si el pago se hubiera realizado por cheque éste deberá ser a nombre del perceptor y se adjuntará fotocopia del mismo junto con la documentación bancaria del cargo realizado.
VIII. Reintegros
VIII.1 Aspectos generales.
Se distinguen en las presentes normas dos tipos de reintegros de fondos:
a) Las devoluciones de remanentes no invertidos habiéndose alcanzado los resultados previstos, y aquellos que, aún no habiéndose alcanzado estos resultados, se deriven del cese de las intervenciones por causas ajenas a la entidad adjudicataria de la subvención o sus socios en agrupación, así como los excesos de financiación por acumulación de subvenciones de varias procedencias.
b) Los reintegros derivados de los incumplimientos relacionados en la LGS y la Orden de bases.
La entidad adjudicataria podrá reintegrar de forma voluntaria, a la cuenta que la AECID determine, aquellas cantidades que, por circunstancias sobrevenidas, se manifiesten o perciban como remanentes o no aplicables a la subvención. Los reintegros voluntarios deberán comunicarse a la AECID con informe razonado, e incluirse dicho informe junto al Informe Final.
En caso de reintegros parciales, la liquidación tendrá en cuenta el recálculo, respecto de la parte no reintegrable de la subvención, de los porcentajes establecidos en la normativa en relación con el máximo admisible de gastos indirectos, costes de personal, subcontrataciones y fondos rotatorios, y de los mínimos exigibles de financiación ajena y financiación propia.
Los reintegros se realizarán en todos los casos mediante transferencia a la cuenta abierta a nombre de la AECID que ésta indique.
El procedimiento de reintegro se rige por lo dispuesto en los artículos 41 y 42 de la LGS y en el Título III de su Reglamento, así como por las disposiciones generales sobre procedimiento administrativo contenidas en al título IV de la Ley 30/1992.
VIII.2 Intereses de demora.
En todos los casos, sea cual sea la causa del reintegro, la cuantía del mismo alcanzará al importe de la subvención a reintegrar, con los intereses de demora previstos en la LGS calculados desde el momento del pago de la subvención hasta la fecha en que se acuerde la procedencia del reintegro o se produzca éste voluntariamente, más los rendimientos financieros devengados por la subvención concedida.
En el caso de reintegros parciales, el monto total a reintegrar estará compuesto en primer lugar por los rendimientos financieros devengados, no correspondiendo imputar intereses de demora a esta parte del reintegro; si el importe de estos fuera inferior a la cantidad a reintegrar, la diferencia se aplicará a la subvención concedida.
En el caso de los convenios, los intereses de demora serán calculados independientemente para cada una de las anualidades desde sus respectivas fechas de pago. Cuando los reintegros sean parciales, se entenderá que los fondos a reintegrar corresponden a los recibidos en la última anualidad; si esta fuera insuficiente, la diferencia se aplicará a la penúltima anualidad y así sucesivamente.
VIII.3 Devolución de remanentes no invertidos y excesos de financiación.
Cuando se hayan cumplido plenamente los objetivos para los que fue concedida la subvención y por una utilización eficiente de los recursos existan remanentes no invertidos, incluyendo los posibles rendimientos financieros devengados, se podrá solicitar de la AECID su utilización en la misma actividad u otra de análoga naturaleza que sea financiada por alguna subvención de las reguladas en la misma Orden de bases y que esté ejecutándose por el adjudicatario.
La solicitud detallará la ampliación de los objetivos del proyecto finalizado o en curso, según los casos, y el correspondiente presupuesto, y deberá ser remitida a la AECID, antes del vencimiento del plazo de justificación de la subvención origen del remanente. El órgano concedente resolverá modificando la resolución de concesión de la subvención a la que vaya a aplicarse el remanente, estableciendo, si fuera necesario, un nuevo plazo de ejecución y justificación, o acordando la devolución de los remanentes descritos.
Con arreglo a lo establecido en el artículo 106 de la Ley 30/1992, cuando se dicte una declaración judicial o administrativa estimando la nulidad del acto otorgante de la subvención y/o la anulabilidad de la concesión, procederá el reintegro de la subvención. El Órgano concedente podrá, no obstante, ponderar la concurrencia de excepciones al ejercicio de su facultad revisora y, por tanto, la exigencia del reintegro de los fondos ya invertidos.
Cuando la subvención, aisladamente o en concurrencia con otras subvenciones, ayudas, ingresos o recursos, supere el coste de la actividad subvencionada procederá el reintegro del exceso obtenido sobre el coste de la intervención desarrollada. Este exceso de financiación será prorrateado entre los distintos financiadores, reintegrándose a la AECID la parte correspondiente a su aportación.
VIII.4 Reintegros por incumplimientos.
Procederá el reintegro total o parcial de la subvención así como la exigencia del interés de demora previsto en la LGS desde el momento del pago de la subvención y hasta la fecha en que se acuerde la procedencia del reintegro, más los rendimientos financieros devengados por la subvención, sin perjuicio de lo indicado en el apartado VIII.3 anterior, en los siguientes casos:
a) Incumplimiento total o parcial de los objetivos y resultados previstos en el marco de la intervención.
b) Incumplimiento de la obligación de justificación.
c) Obtener la subvención sin reunir las condiciones requeridas para ello.
d) Introducción de modificaciones de las descritas en el apartado V.4.1 de las presentes normas sin autorización expresa de la AECID.
e) Incumplimiento de las condiciones impuestas a la entidad con motivo de la concesión de la subvención.
f) Cuando la subvención no se ejecute por cualquier causa.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 46.3 del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, cuando se haya producido un incumplimiento parcial de los objetivos específicos del convenio, proyecto o acción, y, en particular, en caso de producirse situaciones excepcionales debidamente acreditadas, tales como desastres naturales, enfrentamientos armados o crisis humanitarias, que dificulten o imposibiliten su ejecución total, el reintegro o la pérdida del derecho al cobro de la subvención no afectará a las cantidades invertidas en los objetivos cumplidos.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Orden de bases, para la graduación de las los incumplimientos de las condiciones impuestas con motivo del otorgamiento de la subvención, se establecen los siguientes porcentajes de reintegro, debiéndose aplicar a las cuantías resultantes el interés de demora contabilizado desde el momento del pago de la subvención:
a) Incumplimiento total de los fines para los que se otorgó la subvención: 100 por 100 de la subvención. No obstante, cuando se produzca un incumplimiento total que tenga su origen en causas de fuerza mayor, debidamente probadas, la entidad adjudicataria de la subvención podrá presentar una liquidación de los gastos en que haya incurrido, que deberá ser aprobada por la AECID, procediendo al reintegro del resto de los fondos percibidos, con los correspondientes intereses de demora, y, en su caso, de los correspondientes rendimientos financieros devengados.
b) Incumplimiento de la obligación de justificación: 100 por 100 de la subvención.
c) Obtención de la subvención sin reunir las condiciones requeridas para ello: 100 por 100 de la subvención.
d) Introducción de modificaciones sustanciales sin la preceptiva autorización de la AECID, 100 por 100 de los gastos en que se haya incurrido a causa de la modificación.
e) En el supuesto de incumplimiento de las condiciones impuestas con motivo de la concesión de la subvención, la fijación de la cantidad que deba ser reintegrada por el adjudicatario se determinará en aplicación del principio de proporcionalidad, que no obstante se podrá modular teniendo en cuenta el hecho de que el cumplimiento se aproxime significativamente al cumplimiento total, y se acredite por los adjudicatarios una actuación inequívocamente tendente al cumplimiento de sus compromisos. Entre estos incumplimientos serán objeto de reintegro, por los porcentajes que se indican, los siguientes:
i. Incumplimiento del plazo de ejecución de la actividad sin haberse autorizado la correspondiente ampliación: 20 por 100 de los gastos ejecutados fuera de plazo.
ii. Demora en la presentación de la justificación: 0,1 por 100 de la subvención por cada trimestre completo de demora, hasta un máximo de dos trimestres, siendo de aplicación a partir de ese momento lo previsto para el incumplimiento de la obligación de justificación.
iii. Justificación insuficiente o deficiente: hasta el 10 por 100 de la subvención, proporcionalmente a la documentación obligatoria no presentada o deficiente, salvo cuando se trate de justificantes de gasto cuyos defectos afecten a la acreditación de su realización, en cuyo caso se reintegrará el 100 por 100 de su importe.
f) Subvención no ejecutada por cualquier causa: 100 por 100 de la subvención no ejecutada.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 46.3 del Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, cuando se haya producido un incumplimiento parcial de los objetivos específicos del convenio, proyecto o acción, y, en particular, en caso de producirse situaciones excepcionales debidamente acreditadas, tales como desastres naturales, enfrentamientos armados o crisis humanitarias, que dificulten o imposibiliten su ejecución total, el reintegro o la pérdida del derecho al cobro de la subvención no afectará a las cantidades invertidas en los objetivos cumplidos.
El derecho de la AECID a reconocer o liquidar el reintegro prescribirá de acuerdo con lo establecido en los apartados VI.1.2.3 y VI.3.1 de las presentes normas.
IX. Resolución sobre el informe final
A la vista del resultado del estudio y evaluación del Informe Final, la AECID dictará, según proceda, lo siguiente:
a) Resolución de la Presidencia de la AECID comunicando la aprobación del Informe Final, sin perjuicio de las actuaciones de control financiero que competen a la IGAE. Esta Resolución dará lugar a la emisión del certificado de cumplimiento de fines, o extinción, y al archivo del correspondiente expediente.
b) Resolución de la Presidencia de la AECID comunicando el incumplimiento o falta de justificación del gasto y la procedencia de reintegro. La Resolución estará debidamente motivada y en ella se hará constar la cantidad a reintegrar, especificando el interés de demora correspondiente, calculado de acuerdo a lo establecido en la LGS y en el Reglamento que la desarrolla.
Contra esta Resolución, que pone fin a la vía administrativa, se podrá interponer recurso potestativo de reposición ante el órgano que dictó el acto, en plazo de un mes desde el día siguiente a su notificación, de conformidad con lo establecido en la Ley 30/1992, en su redacción dada por la Ley 4/1999, o recurso contenciosos-administrativo ante la Audiencia Nacional conforme a la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, no pudiéndose interponer simultáneamente ambos recursos.
Transcurrido el plazo que se establezca en la resolución de reintegro para que se haga efectivo en período voluntario, la AECID procederá a su remisión a la Agencia Española de Administración Tributaria para su recaudación en vía de apremio.
La existencia de un reintegro pendiente de abono dará lugar a la exclusión de las convocatorias de subvenciones de la AECID que estuvieran en vigor en ese momento.
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