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El Ministerio de Cultura y Deporte y la Asociación Civil denominada «Archivo de las Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», han suscrito con fecha de 29 de noviembre de 2019, un convenio para la digitalización de documentos del Archivo General de Indias, su consulta en la sede de la Asociación civil y su difusión web, por lo que conforme a lo previsto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, procede la publicación en el Boletín Oficial del Estado de dicho convenio, que figura como anexo a esta resolución.
Madrid, 20 de diciembre de 2019.–El Director General de Bellas Artes, Román Fernández-Baca Casares.
En Madrid, a 29 de noviembre de 2019.
REUNIDOS
De una parte don Román Fernández-Baca Casares, Director General de Bellas Artes, en virtud de Real Decreto 855/2018, de 6 de julio (BOE del 7), en el ejercicio de sus competencias, conforme se dispone en la Disposición adicional segunda del Real Decreto 817/2018, de 6 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Cultura y Deporte y se modifica el Real Decreto 595/2018, de 22 de junio, por el que se establece la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales (BOE de 7 de julio), y la Orden CUD/299/2019, de 4 de marzo, de delegación de competencias (BOE del 16).
De otra parte don Francisco Samuel Arias González Presidente de la Asociación Civil «Archivo de las Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», en virtud de la Cláusula Transitoria Primera letra a) del Protocolo Notarial (Libro 949, Número 50147) firmados ante notario en la ciudad de Veracruz (México) el 6 de julio de 2018), en nombre y representación de la Asociación Civil en virtud del artículo 30 de sus estatutos inscritos ante notario en el mismo libro arriba señalado.
Ambas partes se reconocen, en el concepto en el que respectivamente intervienen, la capacidad legal necesaria para el otorgamiento del presente convenio, a cuyo efecto,
EXPONEN
I. Corresponde a las Administraciones Públicas españolas, dentro de sus respectivos ámbitos competenciales, promover el enriquecimiento, conservación y difusión del Patrimonio Bibliográfico y Documental español, sin perjuicio de la colaboración de otras entidades públicas o personas físicas y jurídicas privadas poseedoras de dicho patrimonio o con fines de investigación y promoción cultural.
De la Legislación sobre Patrimonio Histórico Español y Patrimonio de las Administraciones Publicas, y, en su caso, Propiedad Intelectual se infiere la exigencia de formalizar convenios en desarrollo de la función pública de difusión, conservación y defensa de la integridad del Patrimonio Bibliográfico y Documental español, para una adecuada difusión de la procedencia de los fondos originales o de los Centro que los custodian y para, en su caso, la salvaguarda de los derechos de propiedad intelectual, sin perjuicio del destino o función cultural de dicho Patrimonio.
II. Que la Asociación Civil «Archivo de las Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», (en lo sucesivo Asociación Civil), entidad solicitante, tiene como fines y objetivos:
– Establecer un repositorio de materiales y documentos procedentes del Archivo General de Indias y de otros archivos vinculados con la historia de Veracruz y de otros sitios relacionados.
– Obtener apoyos materiales, logísticos y recursos financieros públicos y privados para tales fines.
– Organizar y promover las exhibiciones temporales o definitivas sobre esta temática.
– Elaborar y promover la reedición de obras impresas sobre Veracruz que están agotadas, la venta de ediciones especiales, folletos, trípticos informativos, monografías, catálogos, láminas y demás actividades de índole similar que produzcan ingresos a la Asociación para destinarlos a su objeto social.
– Que la citada Asociación es una entidad sin ánimo de lucro y con personalidad jurídica plena, integrada por personas físicas para el cumplimiento de fines culturales, educativos, de divulgación, deportivos, o de índole similar, con el objeto de fomentar dichos objetos entre sus asociados y / o terceros.
III. En respuesta a tales fines, la Asociación Civil solicita al Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España la digitalización de los documentos conservados en el Archivo General de Indias que estén relacionados con Veracruz, con la intención de difundirla a la comunidad científica y educativa, asumiendo íntegramente los costes totales de tal actividad.
IV. Es voluntad del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España colaborar con la citada Asociación para la difusión de la historia compartida, proyecto que contribuye a promover la utilización y el conocimiento práctico de los Archivos, en cumplimiento de las funciones atribuidas a la Dirección General de Bellas Artes, Subdirección General de los Archivos Estatales, según establece el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre.
En consecuencia, ambas partes formalizan el presente Convenio que se regirá por las siguientes,
CLÁUSULAS
Es objeto del presente Convenio:
1. La identificación de los documentos relativos a la ciudad de Veracruz durante los siglos XVI al XIX, o relacionados con sus actividades políticas, sociales, económicas o culturales en conexión con el resto de los territorios y las instituciones radicados en México y España.
2. La descripción normalizada, foliación, preparación y digitalización de los documentos seleccionados.
3. La generación de copias a partir del proceso de digitalización.
4. La publicación, exhibición y difusión en la página web de las imágenes de los documentos seleccionados en publicaciones editadas por la Asociación Civil o en exposiciones temporales o permanentes organizadas por esta institución.
1. El Archivo General de Indias facilitará a los investigadores designados por la Asociación Civil el acceso a la sala de consulta y los medios necesarios para realizar la preselección de documentos de interés para la Asociación Civil, en el régimen habitual de acceso a sala, así como la colaboración y el asesoramiento del personal técnico del centro.
2. En el caso de documentos ya digitalizados y disponibles en el Portal de los Archivos Españoles, en adelante PARES, el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España permitirá el enlace a tales imágenes y sus referencias descriptivas, con independencia de que el personal designado por la Asociación Civil aporte descripciones propias en su página web.
3. Corresponde al Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España, como titular patrimonial de los soportes originales y de la competencia de difusión del Patrimonio Histórico Documental de titularidad estatal, cualquier forma de difusión, nacional o internacional, telemática o vía Internet y para cualquier finalidad, sin perjuicio de colaboraciones específicas que, en su caso, se establezcan con la Asociación Civil u otras personas físicas o jurídicas, mediante convenio.
4. Las imágenes digitalizadas podrán incorporarse libremente por el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España a la Plataforma PARES para fines de consulta e investigación.
1. El Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España colaborará con las instalaciones y los medios profesionales disponibles para el desarrollo de la presente colaboración, sin que el presente Convenio pueda entrañar coste o gasto adicional alguno.
2. El Archivo General de Indias recibirá en la sede del Centro al personal de la Asociación Civil y personas contratadas por la citada Asociación Civil para el desarrollo de este Convenio.
3. El Archivo General de Indias facilitará el acceso a los instrumentos de control y descripción de la documentación y a los fondos documentales originales objeto de interés en la sala de investigación.
4. El Archivo General de Indias nombrará un Técnico para supervisar el desarrollo de los trabajos de descripción, foliación y digitalización incluido el control de calidad.
5. El Archivo General de Indias recibirá de la Asociación Civil la relación de documentos seleccionados y estudiará la viabilidad de su realización total o parcial, contribuyendo a la elaboración de una lista definitiva de documentos a tratar archivísticamente y a digitalizar.
6. En el caso de que las mencionadas imágenes estén disponibles en el Portal de los Archivos Españoles (http://pares.mcu.es), el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España proporcionará un enlace permanente a las referencias descriptivas y a las imágenes correspondientes del citado Portal, con independencia de la información que la otra parte aporte sobre las mismas.
7. El Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España podrá incorporar libremente al Portal de Archivos Españoles las imágenes objeto del presente Convenio, e incorporar su marca de agua. Asimismo, podrá incorporar libremente un enlace a la página web de la Asociación Civil.
8. El Ministerio de Cultura y Deporte se compromete a entregar a la Asociación Civil una copia de las imágenes digitalizadas con marca de aguas para los fines indicados en la cláusula siguiente, sin posibilidad de trasmisión alguna a otra persona física o jurídica.
1. La Asociación Civil realizará la selección de los documentos de su interés en la Sala de Consulta del Archivo General de Indias, mediante personal debidamente autorizado, siguiendo las normas generales del Centro, dentro del horario de funcionamiento del mismo y conforme con cualquier instrucción de su Dirección para la correcta conservación de los documentos. Los trabajos de identificación, descripción, foliación y reproducción digital se realizarán por el personal aportado por la Asociación Civil, en la sede del Archivo General de Indias, dentro del horario de funcionamiento del Archivo General de Indias y conforme a las instrucciones de su Dirección.
2. Cualquier contratación o designación de personal por parte de la Asociación Civil no supondrá ninguna relación laboral o contractual del referido personal con el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España.
3. La Asociación Civil proporcionará los datos de identificación del personal que la misma designe para la realización de los trabajos de identificación, descripción, foliación y digitalización de los documentos objeto de su interés.
4. Corresponden a la Asociación Civil proporcionar los medios materiales necesarios para la realización del objeto del presente Convenio, sin que suponga gasto o coste adicional alguno para el Archivo General de Indias.
5. La Asociación Civil responderá por los daños que puedan ocasionarse a los fondos e instalaciones del Archivo General de Indias por parte del personal referido en la presente cláusula, comprometiéndose a restituir a su estado original cualquier documento que pudiese ser dañado en el trascurso de los trabajos a realizar.
6. La Asociación Civil se compromete a cumplir y hacer cumplir al personal referido en la presente cláusula cualquier instrucción de la Dirección del Archivo o persona en quien delegue.
7. Las imágenes digitalizadas irán debidamente identificadas y descritas, acompañadas de un fichero de registro de imágenes según las prescripciones de digitalización que se recogen en el Anexo a este Convenio.
8. La reproducción atenderá a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos nacionales e internacionales aplicables a los Archivos adscritos al Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España.
9. El máster, en color, en formato TIFF 6.0 (300 píxeles de resolución, sin pérdida de información) así como una copia digital JPG 2000 (300 píxeles de resolución) quedarán en posesión del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España de España.
10. La Asociación Civil podrá disponer de una copia en color en formato JPG 200 (300 píxeles de resolución) para fines exclusivos de investigación en la sala de consulta de la citada Asociación Civil y otra copia en color en formato JPG con 200 píxeles de resolución y marca de agua de los Archivos Estatales de España para su difusión en la web de la Asociación Civil.
11. El máster de la reproducción quedará siempre en posesión del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España, con cesión plena y total al Estado español, sin limitaciones de lugar y tiempo, de los derechos que pudieran corresponder, incluidos los de propiedad intelectual, en su caso, sobre el máster de la reproducción así como sobre la digitalización de las imágenes.
12. Cualquier otro uso distinto al especificado en el presente convenio deberá contar con la autorización expresa del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España mediante la suscripción, en su caso, de los convenios específicos o licencias necesaria.
13. Toda publicación o difusión mediante exposiciones temporales o permanentes de las imágenes objeto del presente Convenio deberá ser notificada al Archivo General de Indias. Las imágenes publicadas o exhibidas deberán ser identificadas por su signatura, que será precedida del siguiente texto: España. Ministerio de Cultura y Deporte. Archivo General de Indias.
14. Las copias requeridas por parte de terceros deberán ser solicitadas al Archivo General de Indias, custodio de los documentos originales. Toda reproducción de las imágenes objeto del presente Convenio por parte de terceros, bien para fines privados o para su publicación, difusión o uso público deberá ser solicitadas al Archivo General de Indias y contar con la autorización expresa del Ministerio de Cultura y Deporte y, en su caso, con la correspondiente licencia de uso de las mismas.
15. En caso de que el Ministerio haya habilitado o habilite en lo sucesivo la difusión de las imágenes en la Plataforma PARES (http://pares.mcu.es), las imágenes mostradas en la página web de la Asociación Civil deberán incluir un enlace a las referencias descriptivas correspondientes del citado Portal, con independencia de la información que la otra parte haya aportado sobre las mismas.
1. La Asociación Civil hará constar la colaboración del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España en cualquier difusión que se haga del objeto del presente convenio o de sus resultados, recabando para tal efecto la conformidad del mismo en cuanto a la forma de difusión.
2. La Asociación Civil hará constar la colaboración del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España en cualquier publicación editada por la Asociación Civil y que incorpore imágenes objeto del presente convenio, e incorporará en su portada y cubierta el logotipo oficial del Ministerio de Cultura y Deporte. Del mismo modo, esta norma se aplicará a las exposiciones temporales o permanentes que incorporen las referidas imágenes.
3. La Asociación Civil publicitará en su web el acceso a la Plataforma PARES y a la Plataforma Institucional del Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica, mediante enlaces e iconos autorizados por el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España.
4. La Asociación Civil se compromete a citar la autoría de los documentos, si la hubiere, su procedencia y custodia en el Archivo General de Indias y la titularidad y derechos legales del Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España, siendo preceptiva la identificación de cada imagen de los documento de la siguiente forma: España. Ministerio de Cultura y Deporte. Archivo General de Indias y la signatura de cada documento.
1. Cualquier gasto que pueda derivarse de la ejecución del Convenio será asumido por la Asociación Civil, que se compromete a sufragar todos los costes que conlleve la preparación y reproducción digital de los documentos objeto del mismo. Para ello la Asociación Civil ha realizado una previsión de gastos de 270.000 €, 90.000 € en el ejercicio de 2019 y 180.000 € en el de 2020.
2. El Ministerio de Cultura y Deporte colaborará con las instalaciones y los medios profesionales, de personal y técnicos disponibles, así como facilitando el acceso a los fondos documentales originales y a sus instrumentos de control y descripción, sin que el presente Convenio pueda entrañar coste o gasto adicional alguno.
1. El presente Convenio entrará en vigor una vez inscrito en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del Sector Público Estatal y publicado en el Boletín Oficial del Estado de España y la vigencia del mismo será de un plazo máximo de cuatro años, siendo de aplicación en cuanto a su vigencia y prórroga lo dispuesto en el artículo 49, letra h de la Ley 40/2015, de 1 de octubre del Régimen Jurídico del Sector Público.
2. La voluntad de prorrogar el Convenio se comunicará con 3 meses de antelación y atenderá a lo dispuesto en el artículo 49, letra h, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, del Régimen Jurídico del Sector Público. La prórroga debe ir seguida de un acuerdo de las partes de tramitar una adenda de prórroga del mismo, la cual deberá ser autorizada conforme a lo dispuesto en el artículo 50 de la citada Ley 40/2015, de 1 de octubre.
3. Asimismo, en previsión de un régimen de modificación y en conformidad con lo que establece el artículo 49 g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, a falta de regulación expresa la modificación del contenido del Convenio requerirá acuerdo unánime de los firmantes.
Se creará una comisión de vigilancia y seguimiento del Convenio que tendrá como finalidad resolver los problemas de interpretación y ejecución del Convenio y coordinar la planificación, metodología, seguimiento, vigilancia y evaluación de las acciones derivadas del Convenio, y se reunirá con la periodicidad que acuerden las partes.
La comisión estará formada por dos representantes de cada una de las partes. Por el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España formarán parte el Director del Archivo General de Indias o persona en quien delegue, y otra persona designada por el Director. Por la Asociación Civil, su Presidente o persona en quien delegue, y otra persona designada por la citada Asociación Civil.
La Comisión de seguimiento se formalizará mediante reunión constitutiva, en su caso vía Skype o medio telemático similar, debiendo levantarse acta de la misma. Al finalizar las actuaciones conjuntas, objeto del presente convenio, se elaborará un informe final sobre el desarrollo de las actividades y los objetivos alcanzados.
El presente Convenio se extingue por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto.
Son causas de resolución del presente Convenio:
– El transcurso del plazo de vigencia del Convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo el final de plazo de vigencia.
– El acuerdo unánime de todos los firmantes.
– El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes.
En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del Convenio y a las demás partes firmantes.
Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a las partes firmantes la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el Convenio. La resolución del Convenio por esta causa podrá conllevar la indemnización de los perjuicios causados si así se hubiera previsto.
– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del Convenio.
– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
– La imposibilidad sobrevenida de cumplir el fin.
Asimismo serán causas de resolución la entrada en vigor de acuerdos internacionales o disposiciones legales o reglamentarias internas que determinen la extinción y también la denuncia de una de las partes con un plazo de preaviso de al menos tres meses.
El Convenio suscrito podrá ser puesto a disposición de los ciudadanos en el correspondiente Portal de Transparencia en aplicación de lo dispuesto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso y Buen Gobierno y demás normativa de desarrollo de la misma, por parte del Ministerio; y en la página web y demás medios de difusión interna por parte de la Asociación Civil.
El presente convenio tiene carácter administrativo y se rige conforme a lo dispuesto en el Capítulo VI del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Ambas partes se comprometen a resolver de mutuo acuerdo cualquier discrepancia que pudiera surgir en la interpretación de este Convenio, siendo competente para el conocimiento y resolución de las cuestiones litigiosas, la Jurisdicción Contenciosa Administrativa de España.
Y en prueba de conformidad, firman las partes en lugar y fecha arriba indicados.–Por el Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España, Román Fernández-Baca Casares.–Por la Asociación Civil «Archivo de las Indias Veracruz-Sevilla; las dos orillas», Francisco Samuel Arias González.
Se facilitará una tabla con las signaturas de las unidades de instalación a digitalizar para posteriormente vincular páginas a signaturas en su carga en PARES.
Por cada unidad de instalación digitalizada se creará un directorio cuyo nombre será la signatura (si esto no fuera posible se empleará un nombre con relación directa con la signatura). Dentro de cada directorio se grabarán las páginas correspondientes a dicha unidad de instalación. El nombre de cada imagen tendrá en cuenta la signatura y seguirá un orden alfanumérico que tenga relación directa con el orden de importación.
Ejemplo: directorio AGI_MP-XXX-YYY (XXX nombre de la serie, YYY número del documento); y las imágenes de este directorio serán AGI_CTR_XXX_YYY ZZZ (con ZZZ también numérico).
Además, cada fichero contendrá los siguientes metadatos:
– Fecha de digitalización
– Tamaño del fichero
– Formato (TIFF /JPEG)
– Resolución de captura
– Tecnología y metodología utilizada
– Resolución de las páginas
– Volumen
– Institución: ESPAÑA. ©Ministerio de Cultura y Deporte del Gobierno de España. Archivo General de Indias
Como primera página de cada documento se digitalizará la página o páginas descriptivas que se aporten por el Director del Archivo. Los ficheros se indexarán siguiendo las instrucciones facilitadas por el Archivos. En su defecto, la indexación se efectuará:
– Signatura de documento (identificador unívoco en correspondencia con la descripción Pares)
– N.º de folio
– Recto/vuelto (número de página)
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Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
