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Las dos partes citadas en el encabezamiento, considerando los buenos resultados obtenidos de su colaboración en diversos proyectos con el fin de impulsar la internacionalización de las empresas españolas del sector editorial, están interesadas en seguir colaborando en el mismo sentido para mejorar su posicionamiento en el mercado internacional y hacer así visible la presencia española en dicho mercado. Por ello, han decidido suscribir el convenio indicado en el encabezamiento para la organización de una misión inversa de compradores del sector editorial, a celebrar en Barcelona, en el marco de la Feria Liber 2022.
En cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 8 del artículo 48 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, se acuerda la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» del referido convenio.
Madrid, 11 de julio de 2022.–La Presidenta del Consejo de Administración de ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E., P. D. (Resolución de 30 de septiembre de 2021), la Consejera Delegada, María Peña Mateos.
En Madrid, a 30 de junio de 2022.
REUNIDOS
De una parte, ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E. (en lo sucesivo, ICEX), con domicilio en Madrid, paseo de la Castellana, 278 y NIF Q2891001F, que es una entidad pública empresarial adscrita al Ministerio de Industria, Comercio y Turismo a través de la Secretaría de Estado de Comercio, y en su nombre y representación, doña María Peña Mateos, Consejera delegada, en virtud del nombramiento por Real Decreto 848/2018, de 6 de julio («Boletín Oficial del Estado número 164, de 7 de julio) actuando en representación de la entidad por delegación de competencias del Consejo de Administración mediante Resolución de 30 de septiembre de 2021 («Boletín Oficial del Estado» número 243, de 11 de octubre de 2021).
Y, de otra parte, la Federación de Gremios de Editores de España (en adelante, FGEE), con domicilio social en Madrid, calle Cea Bermúdez, 44, planta 2, puerta D y NIF V28572766, y, actuando en su nombre y representación, don Antonio María Ávila Álvarez, mayor de edad, en su calidad de director ejecutivo, el cual está facultado suficientemente para este acto conforme al poder otorgado ante el Notario de Madrid, don Manuel Serrano García, con fecha 21 de enero de 1999, con número 39 de su protocolo.
ICEX y FGEE se identificarán conjuntamente como las «Partes», e individualmente, cada una de ellas, como la «Parte».
Las Partes, reconociéndose la capacidad y representación que ostentan para formalizar el presente convenio y a tal efecto
MANIFIESTAN
I. Que, ICEX es una entidad pública empresarial, con personalidad jurídica propia, dependiente de la Secretaría de Estado de Comercio del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, que tiene como misión promover la internacionalización de las empresas españolas para contribuir a su competitividad y aportar valor a la economía en su conjunto, así como atraer inversiones exteriores a España.
II. Que, FGEE es una organización sin ánimo de lucro dedicada a la representación y defensa de los intereses generales del sector editorial español.
III. Que, ambas Partes vienen colaborando en diversos proyectos con el fin de impulsar la internacionalización de las empresas españolas del sector editorial y, a la vista de los resultados obtenidos, están interesadas en seguir colaborando para mejorar su posicionamiento en el mercado internacional y hacer así visible la presencia española en dicho mercado.
IV. Que, de acuerdo con lo anterior, y dados los objetivos estratégicos que comparten las Partes, en sus respectivos ámbitos de actuación, y con el deseo de generar sinergias con una actuación simultánea, están interesadas en colaborar de forma conjunta en la organización de una misión inversa al objeto de poner en contacto directo a compradores internacionales con la oferta española del sector editorial. Y, para ello, las Partes han decidido suscribir el presente convenio (en adelante, el Convenio), que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
El presente Convenio tiene por objeto establecer el marco de colaboración y apoyo mutuo entre ICEX y la FGEE para la elaboración, organización y ejecución de una misión inversa a España de compradores del sector editorial de las áreas geográficas o países que se indican en la cláusula segunda, al objeto de reforzar la actividad promocional y comercial a nivel internacional de dicho sector y contribuir así a su internacionalización (en adelante, la Misión Inversa).
Esta Misión Inversa tendrá lugar en Barcelona, en el marco de la edición de 2022 de la Feria LIBER, acordándose las fechas de su realización en el seno de la Comisión de Seguimiento prevista en la cláusula quinta de este Convenio en atención a las fechas definitivas previstas para la celebración de la feria.
Esta feria se configura como la principal plataforma de negocio dedicada a la edición en lengua española y uno de los más importantes encuentros internacionales, está abierta a todos los sectores del libro, con especial atención a los contenidos digitales, los nuevos editores, la autoedición y la propiedad intelectual.
Para la realización del objeto del Convenio, las Partes se comprometen a realizar las siguientes actuaciones:
a) Obligaciones que asumen conjuntamente:
– Definir los países a los que finalmente irá dirigida la Misión Inversa, de entre los siguientes países identificados inicialmente como países objeto de la misma:
● Asia y Oceanía: Australia, Camboya, China, Corea del Sur, Filipinas, Hong Kong, India, Indonesia, Japón, Malasia, Nueva Zelanda, Singapur, Taiwán y Vietnam.
● África y Oriente Medio: Argelia, Marruecos, Túnez, Sudáfrica, Egipto Guinea Ecuatorial, Israel, Jordania y Líbano.
● América (Norte y Sur). Todos.
● Otros países: Turquía, Emiratos Árabes e Irán.
– Selección de los integrantes de la Misión Inversa. Cada Parte, partiendo de sus propias bases de datos y contactos, hará una selección o propuesta de posibles candidatos que facilitará a la otra Parte. Los candidatos propuestos deberán proceder, en todo caso, de uno de los países definidos en la presente cláusula. Una vez puestas en común las propuestas de posibles invitados de cada una de las Partes, éstas acordarán, en el seno de la Comisión de Seguimiento, la lista definitiva de personas a las que se cursará invitación para participar en la misión inversa,
– Elaborar y presentar a la Comisión de Seguimiento una memoria técnica descriptiva de las actividades realizadas.
b) Por parte de FGEE:
– Enviar a ICEX la propuesta de mercados seleccionados para la organización de la Misión Inversa.
– Recabar las sugerencias de los editores españoles de compradores candidatos para ser invitados a la Misión Inversa y elaborar un documento que agrupe estas sugerencias y las recibidas de las Oficinas Económicas y Comerciales de España en el exterior (en adelante, Ofecomes) en su condición de centros de actuación de ICEX en el exterior, que ICEX habrá recabado previamente. Estas propuestas se pondrán en común en el seno de la Comisión de Seguimiento para la aprobación de la lista definitiva de candidatos a ser invitados.
– Gestionar la recogida de la documentación acreditativa de haber realizado el viaje y haber visitado LIBER de los invitados (esta documentación será la acordada por la Comisión de Seguimiento), y, tras realizar las verificaciones oportunas, abonar a los invitados los gastos de viaje y estancia establecidos en la cláusula cuarta siguiente hasta el importe máximo fijado en función de su país de origen.
– Remitir a ICEX un certificado de los invitados que hayan integrado finalmente la misión, junto con los cuestionarios de valoración cumplimentados por éstos.
– Elaborar y presentar a la Comisión de Seguimiento una memoria económica justificativa de los gastos en los que se ha incurrido para ello, de conformidad con lo previsto en la cláusula tercera.
c) Por parte de ICEX:
– Solicitar a las Ofecomes de los países seleccionados el envío de sugerencias de compradores de libro español como candidatos para ser invitados a la Misión Inversa.
– Consensuar junto con FGEE, en el seno de la Comisión de Seguimiento, el listado definitivo de invitaciones a cursar para asistir a la Misión Inversa.
– Comunicar a las Ofecomes el listado de invitados y solicitar el envío de las invitaciones y la gestión de las respuestas.
– Seguimiento y supervisión del programa de compradores invitados que formen parte de la Misión Inversa.
Con el fin de evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en el inicio de la colaboración entre las Partes, una vez finalizada la Misión Inversa objeto del presente Convenio, y en un plazo no superior a dos (2) meses desde su finalización, ambas Partes prepararán conjuntamente una memoria técnica donde se describan las distintas actividades realizadas en el marco del Convenio. Asimismo, FGEE, por su parte, elaborará y presentará a la Comisión de Seguimiento prevista en la cláusula quinta, para su aprobación, una memoria económica en la que se detallen todos los gastos y pagos realizados con indicación de los gastos e importe que corresponde asumir a cada Parte.
En aras a la máxima transparencia entre las Partes, ICEX llevará a cabo una revisión de los gastos generados en el marco del convenio de acuerdo con los procedimientos internos que tiene establecidos para ello, para lo que FGEE deberá presentar los justificantes originales de los gastos generados en la realización de las actividades y de su pago. Posteriormente, ICEX abonará a FGEE el importe que le corresponda de conformidad con el porcentaje e importe máximo indicados en la cláusula siguiente, en el plazo de treinta (30) días naturales a contar desde la finalización de la revisión de los gastos.
El presupuesto máximo estimado para la ejecución del Convenio será de ciento dieciséis mil euros (116.000 euros).
Las Partes cofinanciarán las actividades a ejecutar al amparo del presente Convenio a partes iguales, aportando cada una el 50 % del presupuesto, hasta el máximo estimado indicado en el párrafo anterior, lo que se concreta en el siguiente reparto:
– ICEX hará una aportación económica por importe máximo de cincuenta y ocho mil euros (58.000 euros).
– FGEE hará una aportación económica por importe máximo de cincuenta y ocho mil euros (58.000 euros).
Todos los gastos necesarios para la ejecución del Convenio se realizarán en un primer momento por FGEE, abonando ICEX posteriormente a FGEE el importe correspondiente que resulte de la revisión de los gastos incluidos en la memoria económica con el límite máximo anterior, de acuerdo con lo indicado en la cláusula tercera.
El presupuesto máximo estimado se destinará a cubrir los gastos de viaje y estancia de los integrantes de la Misión Inversa que hayan efectivamente asistido a las actividades previstas en la misma, entendiendo por viaje el desplazamiento desde su lugar de origen hasta Barcelona, y por estancia el alojamiento (hotel) durante los días de duración de la Misión Inversa. No se incluyen gastos de manutención.
Para cada participante en la Misión Inversa se establecen, en función de su país de origen, las siguientes cantidades máximas que les serán abonadas por los conceptos anteriormente indicados:
– Asia y Oceanía: 1.500 euros.
– África y Oriente Medio:
● Egipto, Israel, Guinea Ecuatorial, Sudáfrica, Jordania, Líbano y Egipto: 500 euros.
● Argelia, Túnez y Marruecos: 400 euros.
– América: 1.000 euros.
– Otros: Turquía, Emiratos Árabes e Irán: 500 euros.
Para el seguimiento y evaluación de las actividades relacionadas con el presente Convenio se constituirá una Comisión de Seguimiento (en lo sucesivo, la Comisión de Seguimiento), que estará integrada por dos (2) representantes designados por FGEE y otros dos (2) designados por ICEX.
Por parte de FGEE, formarán parte de la Comisión de Seguimiento:
– La persona titular de la dirección ejecutiva.
– La persona responsable de la organización de LIBER de la FGEE.
Por parte de ICEX, formarán parte de la Comisión de Seguimiento:
– La persona titular del departamento de Industrias Culturales.
– La persona titular de la jefatura de sector del departamento de Industrias Culturales.
La Comisión de Seguimiento tendrá asignadas las funciones de:
– Interpretar el Convenio;
– seguimiento, vigilancia y coordinación de las actuaciones que en virtud del mismo se desarrollen;
– aprobar el listado definitivo de invitaciones a cursar a participantes de la Misión Inversa;
– aprobar la memoria justificativa económica y memoria técnica de la Misión Inversa;
– resolver las incidencias que puedan derivarse de su ejecución;
– valorar los gastos realizados dentro de la Misión Inversa realizada por las Partes al amparo del presente Convenio; así como
– cualquier otra cuestión recogida en el presente Convenio.
Las reuniones de la Comisión de seguimiento podrán celebrarse por medios electrónicos. La Comisión podrá reunirse cuantas veces lo solicite cualquiera de las Partes, con una antelación mínima de cinco (5) días naturales. Los acuerdos de la Comisión se adoptarán por unanimidad de sus miembros, todos ellos, incluido el secretario, tienen derecho a voz y a voto, y de sus reuniones se levantará la correspondiente acta, firmada por el secretario y con el visto bueno del presidente, correspondiendo a cada una de las Partes, de forma alterna en cada una de las sesiones que se celebren, ocupar el puesto de presidente y de secretario. ICEX será quien inicie la presidencia de la Comisión y FGEE la secretaría.
Para todo lo no expresamente regulado en esta cláusula se estará a lo dispuesto a las normas sobre el funcionamiento de los órganos colegiados previstos en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Los miembros de la Comisión podrán requerir la asistencia de cualquier persona, con voz, pero sin voto, que pueda aportar conocimientos o asesoramiento adecuados para un mejor desarrollo del objeto del presente Convenio.
Este Convenio estará vigente desde la fecha en la que adquiera eficacia hasta el 31 de diciembre de 2022, con posibilidad de prórroga mediante acuerdo expreso y por escrito de las Partes por un (1) año adicional, que cubriría la siguiente edición de la Feria, a celebrarse previsiblemente en 2023.
El Convenio se perfeccionará en el momento de su firma y será eficaz una vez inscrito en el plazo de cinco (5) días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal (REOICO), sin perjuicio de su publicación también en el «Boletín Oficial del Estado» en el plazo de diez (10) días hábiles desde su formalización.
7.1 Datos personales de los firmantes. Las Partes informan a los representantes que firman el presente Convenio de que sus datos de carácter personal serán incluidos en sendos ficheros responsabilidad de cada una de las partes, cuya finalidad es el mantenimiento de las relaciones jurídicas de las mismas, siendo imprescindible para ello que se aporten sus datos identificativos, la capacidad de representación que ostentan, número de DNI o documento equivalente y su firma.
Asimismo, las Partes garantizan cumplir con el deber de información con respecto a sus empleados cuyos datos personales sean comunicados entre las Partes para el mantenimiento y cumplimiento de la presente relación jurídica. La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de los interesados es la necesidad para la celebración y ejecución del presente Convenio. Los datos serán conservados durante la vigencia del presente Convenio y, posteriormente, durante el plazo legalmente establecido con la finalidad de atender a las posibles responsabilidades derivadas de la relación jurídica.
En todo caso, los afectados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad ante la parte que corresponda a través de comunicación por escrito al domicilio social que consta al comienzo del presente documento, aportando fotocopia de su DNI o documento equivalente e identificando el derecho que se solicita. Asimismo, en caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos personales, podrán interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o ante el delegado de protección de datos de la parte que corresponda:
– FGEE: fgee@fge.es.
– ICEX: delegadoprotecciondedatos@icex.es.
7.2 Datos personales intercambiados entre las Partes. La realización del objeto del presente Convenio requiere que ambas Partes se faciliten mutuamente datos de carácter personal de los que cada una es responsable (datos de los potenciales compradores extranjeros susceptibles de ser invitados a participar en la Misión Inversa), teniendo a estos efectos cada Parte con respecto de la otra la consideración de encargado del tratamiento, conforme a lo establecido en los artículos 28 y 29 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016. Por tal motivo, y en cumplimiento de las previsiones legales que se contienen en el citado reglamento, así como en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, ambas Partes formalizan el acuerdo de acceso por cuenta de terceros que se incorpora a este Convenio como anexo.
Cualquier tipo de dato o información que sobre terceros se intercambien las Partes tendrá carácter confidencial, no pudiendo ser utilizados para otros fines que los reflejados en este Convenio. Las Partes no facilitarán información confidencial contenida, tanto en soportes digitales como en soportes de papel, a terceras personas, ya sea de forma gratuita u onerosa.
En toda actividad que se realice en el marco de este Convenio, así como en cualquier acción de difusión de las mismas, ya sea en la web de FGEE, redes sociales o en cartelería y cualquier documentación generada para las mismas, FGEE incluirá el logotipo de ICEX y mencionará en sus notas de prensa, comunicaciones externas e internas, incluidas las redes sociales, que es una acción hecha en colaboración con ICEX.
Las Partes consienten recíprocamente en autorizar el uso de sus denominaciones, marcas y logotipos genéricos exclusivamente para la acción objeto de este Convenio. Todos los diseños de los documentos, en su término más amplio, que sean utilizados para la promoción y difusión del presente Convenio serán acordados por las Partes con carácter previo a su publicación.
Cada una de las Partes conservará la plena titularidad sobre cualquier derecho de propiedad intelectual que les corresponda y, únicamente, se entenderán cedidos aquellos derechos que lo sean de forma expresa y por escrito a lo largo de la vigencia del presente Convenio. En el marco de la actividad definida en el presente Convenio, las Partes coordinarán sus políticas de comunicación, de imagen y de la utilización de la marca ICEX de conformidad con lo dispuesto en la presente cláusula.
El presente Convenio es susceptible de modificación por acuerdo expreso de las Partes que quedará plasmado en documento aparte, denominado Adenda, que será firmado por las Partes y quedará unido al presente Convenio, formando parte del mismo.
La referida Adenda habrá de seguir los trámites previstos en el artículo 50.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, y será eficaz una vez inscrita en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal (REOICO), en el plazo de cinco (5) días hábiles desde su formalización, sin perjuicio de su posterior publicación en el «Boletín Oficial del Estado» dentro de los diez (10) días siguientes a su formalización.
Este Convenio se podrá extinguir por el cumplimiento del objeto del mismo o por incurrir en causa de resolución.
Son causa de resolución cualquiera de las siguientes:
a) El transcurso del plazo de vigencia del Convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
b) El acuerdo unánime de las Partes.
c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes. En este caso, cualquiera de las Partes podrá notificar a la Parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un plazo de diez (10) días naturales con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos. Este requerimiento será comunicado a la Comisión de Seguimiento. Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la Parte que lo dirigió notificará a la otra Parte la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el Convenio.
d) La imposibilidad sobrevenida de su realización.
e) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del Convenio.
f) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el Convenio o en otras leyes.
El cumplimiento y resolución del Convenio tendrá los efectos establecidos en el artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre. En todo caso, y en el supuesto de resolución anticipada del Convenio, las Partes se comprometen a cumplir con todas las obligaciones pactadas que se encuentren en desarrollo hasta la fecha de finalización de cualquier acción que estuviera contemplada en el marco de este Convenio y que se hubiera iniciado con carácter previo a la causa que hubiera motivado la extinción del Convenio. A estos efectos, a la finalización del Convenio las Partes fijarán un plazo improrrogable para la conclusión de estas actividades en curso.
El presente Convenio tiene naturaleza administrativa, y se rige por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, y, por tanto, se regirá por sus propias cláusulas, aplicándose los principios de dicha norma para resolver las dudas y lagunas que pudieran suscitarse en su interpretación y ejecución.
La resolución de la controversias que pudieran plantearse sobre la interpretación y ejecución del presente Convenio deberá solventarse de mutuo acuerdo entre las Partes, a través de la Comisión de Seguimiento. En caso de no alcanzarse un acuerdo en sede de comisión, serán competentes para conocer de la controversia los Juzgados y Tribunales del orden contencioso-administrativo.
De conformidad con lo dispuesto en la legislación nacional, en la iniciativa del Parlamento Europeo así como en la normativa interna de ICEX para la igualdad efectiva de mujeres y hombres y promover la visibilidad de mujeres expertas y aumentar su participación en paneles, conferencias, seminarios, debates y actividades de comunicación, las Partes acuerdan que se velará por mantener un equilibrio de mujeres y hombres en aquellas actividades que conlleven la organización de paneles, conferencias, seminarios, debates, actividades de comunicación, mesas o intervenciones que se programen en el marco del presente Convenio, evitándose, en todo caso, la presencia exclusiva de mujeres o de hombres.
Y, en prueba de conformidad, y para la debida constancia de todo lo convenido, los intervinientes firman el presente Convenio en Madrid y en las fechas indicadas en las firmas, tomándose como fecha de formalización del presente documento la fecha del último firmante.–Por ICEX España Exportación e Inversiones, E.P.E., la Consejera Delegada, María Peña Mateos.–Por la Federación de Gremios de Editores de España, el Director Ejecutivo, Antonio María Ávila Álvarez.
En virtud del objeto del convenio suscrito entre las partes, y en relación con los datos de carácter personal que se cedan mutuamente para lleva a cabo su ejecución, cada Parte firmante tendrá la consideración de Responsable del tratamiento con respecto a los datos de los que sea titular, y, a su vez, de Encargado del tratamiento en relación con los datos que reciba para su tratamiento de la otra Parte, conforme a lo establecido en los artículos 28 y siguientes de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPD), y en los artículos 28 y 29 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en adelante, RGPD).
El presente acuerdo tiene por objeto regular el acceso y tratamiento de los datos de carácter personal de los ficheros titularidad de ICEX y de FGEE, que cada una de ellas realizará con ocasión de las acciones de definición de la lista de participante en la Misión Inversa, la gestión de las invitaciones a correspondientes y la organización de la visita de éstos, a realizar en el marco del Convenio.
En consecuencia, el tratamiento de datos personales encargado respectivamente a cada Parte consistirá en la utilización de los citados datos personales responsabilidad de cada una de ellas sobre compradores extranjeros para la identificación de los invitados a la misión inversa a organizar por las Partes y la organización de ésta. En consecuencia, para la ejecución de las acciones indicadas, las Partes tratarán datos identificativos y de contacto.
Cada una de las Partes se compromete a guardar la máxima reserva y secreto sobre la información clasificada como confidencial. Se considerará información confidencial cualquier dato al que tengan acceso en virtud del presente acuerdo y/o en el acuerdo general que regula los servicios a prestar, en especial la información y datos propios de ICEX o de FGEE a los que hayan accedido o accedan durante la ejecución del mismo. No tendrán el carácter de confidencial todas aquellas informaciones y datos que fueran de dominio público o que estuvieran en posesión de la otra Parte con anterioridad a iniciar la prestación de sus servicios y hubieran sido obtenidas por medios lícitos.
Esta obligación de confidencialidad subsistirá tanto durante como después de la terminación de las actividades objeto de este Acuerdo, hasta que dicha información llegue a ser de dominio público o que, por otras causas legítimas, pierda su consideración de confidencial estableciéndose un periodo máximo de cinco años desde la finalización del convenio.
De igual manera, las Partes serán responsables de que su personal, colaboradores, directivos y en general, todas las personas que tengan acceso a la información confidencial y a los ficheros de ICEX o FGEE, según el caso, respeten la confidencialidad de la información, así como las obligaciones relativas al tratamiento de datos de carácter personal. Por tanto, realizarán cuantas advertencias y suscribirán cuantos documentos sean necesarios, con dichas personas, con el fin de asegurar el cumplimiento de tales obligaciones.
Las partes reconocen que en el marco del Convenio suscrito se entregarán la una a la otra datos de carácter personal, de los que cada una de ellas es responsable, para la prestación de las acciones arriba indicadas, y que las mismas son necesarias para el desarrollo de la actividad prevista en el Convenio. No obstante, la Parte responsable de los datos en cada caso es, con carácter único, quien decidirá sobre la finalidad, contenido y uso de los ficheros de datos existentes o que puedan ser creados y a los que pueda tener acceso la otra Parte, como resultado de las actividades realizadas por ésta.
Cada una de las Partes, en su calidad de Encargado del tratamiento, asume las obligaciones siguientes:
– Acceder a los ficheros o bases de datos de carácter personal de la otra Parte, únicamente, cuando el mismo sea imprescindible para el buen desarrollo de la acción que ha sido acordada en el Convenio.
– Tratar los datos conforme a las instrucciones que reciba del responsable de los mismos.
– Si la Parte que actúa como Encargada del tratamiento considera que alguna de las instrucciones dadas por el responsable infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, informará inmediatamente a éste último.
– No destinar, aplicar o utilizar los datos de carácter personal a los que tenga acceso con un fin distinto del indicado en el presente Acuerdo o de cualquier otra forma que suponga un incumplimiento de las instrucciones del responsable.
– Asumir la condición de responsable del tratamiento en caso de que destine los datos a otra finalidad distinta del cumplimiento del objeto del acuerdo, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del acuerdo o las obligaciones de la normativa vigente, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
– No permitir el acceso a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso a ningún empleado de su responsabilidad que no tenga la necesidad de conocerlos para la realización de la actividad objeto de este acuerdo y prevista en el convenio.
– No revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a ningún tercero, salvo que exista autorización o instrucción previa del responsable de los mismos.
– Dar apoyo al responsable de los datos en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
– Dar apoyo al responsable de los datos en la realización de las consultas previas a la Autoridad de Control, cuando proceda.
– Poner a disposición del responsable de los datos toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o de las inspecciones que realicen, bien el propio responsable, u otro auditor autorizado por este.
– Adoptar y aplicar las medidas de seguridad estipuladas en el presente Acuerdo, conforme lo previsto en el artículo 32 del RGPD, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal responsabilidad de cada una de las Partes y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
– En caso de estar obligado a ello por el artículo 37.1 del RGPD, designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto a la otra Parte, así como cumplir con todo lo dispuesto en los artículos 37, 38 y 39 del RGPD.
– Respetar todas las obligaciones que pudieran corresponderle como encargado del tratamiento con arreglo al RGPD, o de cualquier otra disposición o regulación complementaria que le fuera igualmente aplicable.
– En caso de que la Parte que actúa como Encargado del tratamiento deba transferir o permitir acceso a datos personales responsabilidad de la otra Parte a un tercero en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará a la segunda de esa exigencia legal de manera previa, salvo que estuviese prohibido por razones de interés público.
Cada una de las Partes, en su calidad de Responsable del tratamiento, manifiesta y hace constar, a los efectos legales oportunos que:
– Los datos a los que accederá la otra Parte se hallan debidamente legalizados, legitimados y cumplen con todas las prescripciones legales y reglamentarias que exige la normativa vigente en materia de protección de datos.
– Los términos del presente Acuerdo en nada alteran ni sustituyen las obligaciones y responsabilidades que le sean atribuibles a cada una de las partes, como Responsable del tratamiento, en virtud de la vigente legislación en materia de protección de datos.
Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el Encargado del tratamiento aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros:
– La seudonimización y el cifrado de datos personales.
– La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento, así como la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
– Un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
Al evaluar la adecuación del nivel de seguridad, el Encargado del tratamiento tendrá en cuenta los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.
El Encargado del tratamiento permitirá y contribuirá a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del propio responsable o de otro auditor autorizado por el mismo. Asimismo, en caso de modificación de la normativa vigente en materia de protección de datos o de otra normativa relacionada y que resultase aplicable al tratamiento objeto del presente Acuerdo, el Encargado del tratamiento garantiza la implantación y mantenimiento de cualesquiera otras medidas de seguridad que le fueran exigibles, sin que ello suponga una modificación de los términos del presente Acuerdo.
En caso de violación de la seguridad de los datos personales en los sistemas de información utilizados por el Encargado del tratamiento para la realización de las acciones previstas en el Convenio, éste deberá notificar al Responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas naturales desde que el primero tuvo conocimiento del incidente, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia conforme a lo dispuesto en el artículo 33.3 del RGPD. En tal caso, corresponderá al Responsable del tratamiento comunicar las violaciones de seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos y/o a los interesados conforme a lo establecido en la normativa vigente.
Una vez cumplida o resuelta la relación jurídica acordada entre las dos Partes, y que justifica el acceso a los datos de carácter personal respecto de los cuales es responsable regulado mediante el presente documento, los datos de carácter personal serán destruidos o devueltos al Responsable, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. La destrucción no procederá en el caso de que una previsión legal exija la conservación de los datos, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando el responsable del fichero dicha conservación. En cualquier caso, los datos permanecerán convenientemente bloqueados.
Si los afectados ejercitan sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas ante el Encargado del tratamiento y solicitan el ejercicio de tales derechos ante la misma, ésta deberá dar traslado de la mencionada solicitud, en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles, a la otra Parte, a fin de que por el mismo se resuelva, en los plazos establecidos por la normativa vigente.
Asimismo, el Encargado del tratamiento deberá tramitar cualquier instrucción relativa a los derechos que reciba por parte del Responsable, a la mayor celeridad posible, y siempre dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles a contar desde la recepción de la solicitud, confirmando por escrito tanto la recepción de la solicitud como la ejecución de la tarea encomendada. Estas comunicaciones serán remitidas al buzón del delegado de protección de datos de ICEX (delegadoprotecciondatos@icex.es) o de FGEE (fgee@fge.es), según el caso.
Las partes, se informan mutuamente de que los datos de las personas de contacto que figura en el encabezamiento del presente Acuerdo así como los datos personales de cualquier empleado que se proporcionen entre sí como consecuencia de la relación negocial objeto del presente Acuerdo serán incorporados a los ficheros titularidad de cada una de las partes con la finalidad de gestionar dicha relación. La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de los interesados es la necesidad para la celebración y ejecución del Convenio del que trae causa el presente Acuerdo. Los datos serán conservados durante la vigencia del presente Convenio y, posteriormente, durante cinco años con la finalidad de atender a las posibles responsabilidades derivadas de la relación jurídica. En todo caso, los afectados podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación/supresión, oposición, limitación y portabilidad ante la parte que corresponda a través de comunicación por escrito a los domicilios sociales que constan en el Convenio del que forma parte el presente documento o al buzón del delegado de protección de datos de ICEX o el habilitado por FGEE, aportando fotocopia de su DNI o documento equivalente e identificando el derecho que se solicita. Asimismo, en caso de considerar vulnerado su derecho a la protección de datos personales, podrán interponer una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
El Encargado del tratamiento no podrá subcontratar ninguna de las acciones que formen parte del objeto de este Acuerdo y que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios como los servicios de agencia de viajes.
Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que el Encargado del tratamiento necesitara subcontratar todo o parte de los servicios acordados con la otra Parte en el Convenio en los que intervenga el tratamiento de datos personales, deberá comunicarlo previamente y por escrito a éste último, con una antelación de cinco días, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación solo podrá llevarse a cabo si el Responsable del tratamiento no manifiesta su oposición en el plazo establecido.
En este último caso, el subencargado, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Encargado y las instrucciones que dicte el Responsable.
Corresponde al Encargado del tratamiento exigir por contrato al subencargado el cumplimiento de las mismas obligaciones asumidas por él a través del presente documento. No obstante lo anterior, el Encargado seguirá siendo plenamente responsable ante el Responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones. El Encargado está obligado a informar al Responsable de cualquier cambio en la incorporación o sustitución de otros subencargados con una antelación de cinco días, dando así a éste la oportunidad de oponerse a dichos cambios.
El Encargado del tratamiento se compromete a cumplir con las obligaciones establecidas en el presente Acuerdo y en la normativa vigente, en relación con el presente encargo de tratamiento. La Parte que actúe como Encargada del tratamiento será considerada Responsable del tratamiento en el caso de que destine los datos a otras finalidades, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del presente Acuerdo, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.
Y en prueba de conformidad, y para la debida constancia de todo lo convenido en el presente anexo, las Partes firman el Convenio del que éste anexo trae causa.
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