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La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español.

El Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original, establece el procedimiento a seguir para la destrucción de los documentos carentes de valor histórico y probatorio de derechos y obligaciones cuando hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación. Dicho procedimiento exige, en todo caso, el dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Por Orden TIN/349/2009, de 12 de febrero, se creó la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Social de la Marina, en atención al considerable volumen de documentos administrativos que genera dicha entidad así como a la multiplicidad de procedimientos que gestiona y haciendo uso de la previsión contenida en el apartado primero.3 de la Orden TIN/3130/2008, de 30 de octubre, que crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo e Inmigración.

En la reunión de 17 de noviembre de 2009, dicha Comisión acordó iniciar el procedimiento de eliminación documental de determinadas series documentales producidas por el Instituto Social de la Marina, elevando el Acuerdo de fecha 1 de marzo de 2010, con la propuesta y la memoria correspondiente, a la Presidenta de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

En la reunión de 28 de septiembre de 2010, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos acordó dictamen favorable respecto a la eliminación de 17 series documentales incluidas en la propuesta elevada por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Instituto Social de la Marina, limitadas a fracciones correspondientes a un determinado número de años.

Con fecha 19 de enero de 2011, esta Dirección emitió Resolución por la que se autorizaba la eliminación de las series documentales cuya eliminación fue aprobada en dicho dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Posteriormente, la Resolución de 20 de julio de 2011, autorizó la eliminación de nuevas fracciones de dichas series documentales.

Posteriormente se dictó la Resolución de 25 de mayo de 2015, del Instituto Social de la Marina, por la que se autorizaba la eliminación de las fracciones de las series documentales cuya eliminación fue aprobada en dicho dictamen favorable de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos que fueran cumpliendo el plazo preceptivo de conservación, acogiéndose al acuerdo del Pleno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos de 2009, que autorizó a no volver a solicitar dictamen respecto a las fracciones de series ya valoradas. No obstante, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, a la vista de una comunicación de eliminación de documentación en base a esta resolución, indicó que no era aplicable el referido acuerdo a la eliminación de las fracciones de series incluidas en la Resolución de 25 de mayo de 2015.

Por otra parte, en cumplimiento del citado Real Decreto 1708/2011, se creó un Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística del entonces Ministerio de Empleo y Seguridad Social, mediante Resolución de la Subsecretaría de Empleo y Seguridad Social de 29 de marzo de 2012, con el fin de garantizar la coordinación del funcionamiento de todos los archivos del Ministerio y de las Entidades y Organismos vinculados o dependientes del mismo. La participación del Instituto Social de la Marina en dicho Grupo de Trabajo permitió articular tal coordinación, así como adherirse a la aplicación de dictámenes ya publicados por la Subsecretaría del citado Ministerio sin necesidad de una publicación diferenciada para el Instituto Social de la Marina.

Por último, en el seno de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se creó un Grupo de Trabajo, de acuerdo con el artículo 3 del Real Decreto 1401/2007, con el objeto de realizar estudios de identificación y valoración de series comunes a todos los organismos de la Administración General del Estado, así como estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación con el fin de elaborar propuestas de conservación/eliminación y calendarios de conservación. En la medida que estas series comunes sean de aplicación al Instituto Social de la Marina, una vez aprobadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, pueden ser efectivas para el Instituto Social de la Marina previa publicación de los correspondientes dictámenes según lo descrito en el párrafo anterior. No obstante, y dado que cuando se creó el actual Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, no se creó un nuevo Grupo de Trabajo de Coordinación Archivística, las series comunes que se han dictaminado desde entonces o que se dictaminen por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y que sean aplicables al Instituto Social de la Marina, podrán ser efectivas para este Instituto previa publicación de los correspondientes dictámenes por parte de la persona titular de la Dirección del Instituto Social de la Marina.

Por otra parte, en su sesión de 26 de enero de 2024, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos emitió dictámenes favorables a las propuestas elevadas por el Instituto Social de la Marina.

Por todo ello, se hace necesario dictar una nueva resolución con la finalidad de autorizar la eliminación o sustitución de soporte de las distintas series documentales que han sido dictaminadas por la citada Comisión Superior con la finalidad de que sean efectivas para el Instituto Social de la Marina.

En virtud de lo expuesto, esta Dirección, en cumplimiento de las competencias y funciones que le atribuye el Real Decreto 504/2011, de 8 de abril, de estructura orgánica y funciones del Instituto Social de la Marina, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelve:

Primero.

Autorizar la eliminación de todos los documentos que conforman las series documentales incluidas y detalladas en el anexo de esta resolución, que se encuentran depositadas en los archivos de las distintos órganos y unidades de este Instituto y teniendo en cuenta el plazo de conservación de cada una de ellas.

Segundo.

En ningún caso podrán destruirse expedientes concretos que hayan sido objeto de recurso o reclamación en vía administrativa o en vía judicial y que todavía estén pendientes de resolución o cuya resolución todavía no haya adquirido firmeza, aunque su plazo de vigencia haya finalizado.

Tercero.

La autorización de eliminación de las series documentales reflejadas en el anexo de esta resolución será de aplicación a los órganos y unidades del Instituto Social de la Marina, tanto centrales como periféricos, como responsables del archivo y custodia de los expedientes tramitados dentro de su ámbito de competencias.

Cuarto.

Se conservará, al menos, un ejemplar por año de cada serie documental cuya eliminación se autoriza como testigo permanente. En el supuesto de modificación normativa se conservará también un ejemplar.

Quinto.

Conforme a la previsto en el artículo 39.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de los documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.

Sexto.

Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción de documentos en papel resultantes de la aplicación de estos dictámenes se realizarán conforme a las Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en papel de la Administración General del Estado de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (http://www.mcu.es/archivos/docs/ MetodologiaComSup.pdf), garantizando la seguridad en el traslado de la documentación y utilizando el método más adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación o utilización de cualquier información contenida en ellos, debiendo levantarse un acta por la Dirección Provincial o Unidad que inicie el referido proceso en la que se identificarán las personas intervinientes en dicho proceso y que se incorporará al expediente de eliminación documental, debiendo ir acompañada de una certificación emitida por la empresa encargada de la destrucción en la que conste la fecha o fechas de destrucción y el sistema empleado para la misma. De dicha acta y certificación deberá enviarse, de forma inmediata, copia compulsada a la Dirección del Instituto Social de la Marina.

Los documentos que vayan a ser eliminados deberán estar protegidos hasta el momento de su destrucción física, guardándose en locales o contenedores que dispongan de mecanismos que garanticen su seguridad.

Séptimo.

Contra la presente resolución se podrá interponer recurso de reposición ante esta Dirección en el plazo de un mes a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado» o recurso contencioso-administrativo en el plazo de dos meses a partir también del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», ante el Juzgado Central de lo Contencioso-Administrativo, no pudiendo interponerse simultáneamente ambos recursos.

Octavo.

La presente resolución deja sin efecto las resoluciones anteriores del Instituto Social de la Marina por las que se autorizaba la eliminación de ciertas series documentales sobre las que ha recaído nuevo dictamen de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, autorizando a seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que se solicitó en el año 2010, o bien ha sido autorizada su eliminación por alguna resolución de la Subsecretaría del entonces Ministerio de Empleo y Seguridad Social al quedar incluidas en alguna serie común dictaminada por la citada Comisión. Concretamente, se dejan sin efecto la Resolución de 19 de enero de 2011, del Instituto Social de la Marina, por la que se autoriza la eliminación de determinada documentación administrativa; Resolución de 20 de julio de 2011, del Instituto Social de la Marina, por la que se autoriza la eliminación de determinada documentación administrativa generada por la entidad; y Resolución de 25 de mayo de 2015, del Instituto Social de la Marina, por la que se autoriza la eliminación de determinada documentación administrativa.

Madrid, 9 de octubre de 2024.–La Directora del Instituto Social de la Marina, Elena Martínez Carqués.

ANEXO

Relación de series documentales con dictamen favorable

N.º Dictamen	Cod. Propuesta CSCDA	Título (Fechas extremas) //Productor	Serie documental ISM	Dictamen
4/2024	ISM/03/2024-1	Expedientes sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social, correspondientes al Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar (1950 – […]) /Instituto Social de la Marina.	SS/SG/1 a SS/SG/17	Favorable a la aplicación de dictamen previo 54/2013 en sustitución de soporte.
5/2024	ISM/03/2024-2	Expedientes de jubilación denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina (ISM).	SS/PE/6	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 5/2010, para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
6/2024	ISM/03/2024-3	Expedientes de viudedad denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/8	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 6/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
7/2024	ISM/03/2024-4	Expedientes de auxilio por defunción aprobados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/11	Favorable a la eliminación total al año. Modificación del dictamen previo 9/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
8/2024	ISM/03/2024-5	Expedientes de orfandad denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/9	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 7/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
9/2024	ISM/03/2024-6	Expedientes de auxilio por defunción denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/12	Favorable a la eliminación total al año. Modificación del dictamen previo 10/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
10/2024	ISM/03/2024-7	Expedientes de indemnizaciones por baremo aprobados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/15	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 13/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
11/2024	ISM/03/2024-8	Expedientes de prestaciones devengadas y no percibidas aprobados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/20	Favorable a la eliminación total a los 5 años. Modificación del dictamen previo 15/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
12/2024	ISM/03/2024-9	Expedientes de trámite de incapacidad temporal (1992 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/26	Favorable a la eliminación total a los 3 años desde la fecha de alta médica con o sin declaración IP. Modificación del dictamen previo 16/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1992, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
13/2024	ISM/03/2024-10	Expedientes de trámite de incapacidad temporal derivada de accidente de trabajo o enfermedad profesional (1994 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/27	Favorable a la eliminación total a los 5 años desde la fecha de alta médica con o sin declaración IP. Modificación del dictamen previo 17/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1994, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
14/2024	ISM/03/2024-11	Expedientes de indemnizaciones por baremo denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/16	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 14/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
15/2024	ISM/03/2024-12	Expedientes de Favor Familiar aprobados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/5	Favorable a la eliminación total al año desde la extinción de la pensión del último beneficiario. Modificación del dictamen previo 4/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
16/2024	ISM/03/2024-13	Expedientes de Favor de Familiares denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/10	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 8/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
17/2024	ISM/03/2024-14	Expedientes de indemnizaciones a tanto alzado aprobados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/13	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 11/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.
18/2024	ISM/03/2024-15	Expedientes de indemnizaciones a tanto alzado denegados (1970 – […]) // Instituto Social de la Marina.	SS/PE/14	Favorable a la eliminación total a los 3 años. Modificación del dictamen previo 12/2010 para seguir con el proceso de eliminación de manera indefinida, a partir del año 1970, en las mismas condiciones en que solicitó en el año 2010.