Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
La Biblioteca Nacional de España, O.A., San Telmo Museoa, SA, y Acción Cultural Española, S.M.E., SA, han suscrito, con fecha 2 de abril de 2024, un convenio para la exposición temporal «Luis Martín-Santos. Tiempo de libertad», por lo que, conforme a lo previsto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, una vez inscrito en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, procede la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de dicho convenio, que figura como anexo a esta resolución.
Madrid, 9 de abril de 2024.–El Director de la Biblioteca Nacional de España, O.A., Óscar Arroyo Ortega.
En Madrid, 2 de abril de 2024.
REUNIDOS
De una parte, don Óscar Arroyo Ortega, Director General de la Biblioteca Nacional de España, O.A. (en adelante, BNE), con NIF Q2828005E y domicilio fiscal en el paseo de Recoletos, 20, de Madrid, en virtud de nombramiento mediante Real Decreto 172/2024, de 13 de febrero (BOE núm. 39, de 14 de febrero), y de acuerdo con las atribuciones que tiene conferidas en la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la Biblioteca Nacional de España, publicada en BOE de 25 de marzo de 2015, así como por el artículo 10.2 del Estatuto de la Biblioteca Nacional de España, aprobado por Real Decreto 640/2016, de 9 de diciembre, publicado en BOE de 19 de diciembre de 2016. El Director de la BNE tiene capacidad jurídica para suscribir convenios en nombre de la BNE de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 48.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
De otra parte, don Jaime Otamendi Muñagorri, Gerente de San Telmo Museoa, SA (en adelante, STM) (sociedad constituida por la E.P.E. Donostia Kultura el día 31 de diciembre de 2007), con domicilio social en calle Reina Regente, 8, 20003 Donostia/San Sebastián, y CIF A-20965422. Actúa en virtud del poder otorgado el 22 de septiembre de 2015 ante el Notario de Donostia-San Sebastián don Enrique García-Jalón, de la Lama, con el número 1.136 de su protocolo.
Y, de otra parte, don José Andrés Torres Mora, con DNI ***9164**, y doña Inmaculada Ballesteros Martín, con DNI ***8189**, en nombre y representación de la Sociedad Mercantil Estatal de Acción Cultural, SA (con CIF número A-81/553521), con domicilio social en la calle José Abascal, núm. 4, de Madrid (28003), en su calidad de Apoderados Mancomunados (Presidente y Directora de Programación) de la misma, en uso de las facultades delegadas en su favor y que ejercen, don José Andrés Torres Mora según consta en la escritura de poder otorgada ante el Notario de Madrid don Carlos Huidobro Arreba, bajo el número de orden de su protocolo 277, de fecha 3 de marzo de 2020, y doña Inmaculada Ballesteros Martín según consta en la escritura de poder otorgada ante el Notario de Madrid don Carlos Huidobro Arreba, bajo el número de orden de su protocolo 163, de fecha 1 de febrero de 2024, en adelante también, AC/E.
Todas las partes se reconocen mutuamente competencia y capacidad legal necesaria para celebrar el presente convenio y
EXPONEN
I
Que la BNE tiene como fines, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1/2015, de 24 de marzo, reguladora de la Biblioteca Nacional de España:
1. Reunir, describir y garantizar la protección, enriquecimiento, conservación y transmisión, en el ejercicio de sus funciones, del patrimonio bibliográfico y documental, tanto el producido en el Estado español como el generado sobre sus diferentes culturas.
2. Garantizar el acceso y la difusión de sus colecciones con el fin de fomentar su utilización, como medio de enriquecimiento cultural, social y económico.
3. Promover y desarrollar políticas bibliotecarias en relación con el patrimonio bibliográfico y documental del Estado español.
La BNE ha realizado, de forma unilateral y con carácter previo a la formalización de las obligaciones asumidas junto al resto de partícipes en relación con la exposición a que se refiere el presente convenio:
− Diseño museográfico (incluye gráfica) y dirección de montaje por un importe de 6.000 euros, para la presentación de la exposición en la BNE.
− Comisariado por un importe de 6.000 euros, para la presentación de la exposición en la BNE.
− Seguro de las obras de otras instituciones para la sede de la BNE hasta un máximo de 1.000 euros.
− Construcción de embalajes, transporte de concentración y gestión de correos (y otros servicios complementarios) de las obras integrantes de la exposición para la sede de la BNE hasta un máximo de 15.000 euros.
− Edición y producción de los audiovisuales que forman parte del recorrido expositivo de la exposición hasta un máximo de 15.000 euros.
El total de los gastos anteriores realizados previamente por la BNE para la preparación de la exposición y al margen del presente convenio ascienden a 43.000 euros, aplicación presupuestaria 24.104.332-B.227.06.
II
Que STM tiene por objeto la gestión de programas y actividades culturales relacionadas con el patrimonio cultural, la organización, apoyo y difusión de las mismas. En particular, la prestación de todo tipo de servicios y actividades relacionadas con la organización de exposiciones, tanto permanentes como temporales, de producción propia o ajena, así como su difusión y distribución.
III
Que AC/E tiene como objeto social la planificación, organización y ejecución de las exposiciones, eventos e iniciativas de difusión y promoción de las culturas de España que contribuyan a la promoción de las mismas, tanto en al ámbito nacional como internacional, y particularmente con motivo de conmemoraciones de personas, obras y acontecimientos destacados.
IV
Que Luis Martín-Santos (1924-1964) es una cumbre de nuestra literatura. Residente en San Sebastián y formado como médico en Salamanca y Madrid, su gran valía fue reconocida pronto en el mundo literario, así como en el psiquiátrico. Logró máxima resonancia con una novela magistral, y muy leída, «Tiempo de silencio» (1962), que marcó a una generación por su visión insólita de la «bajorrealidad» del momento y por su escritura desafiante. Su temprana muerte interrumpió su segunda gran novela, «Tiempo de destrucción», escrita hacia 1963.
Considerado durante décadas autor de una única obra, se han recuperado textos perdidos o inéditos, como «El amanecer podrido» y «Condenada belleza del mundo».
V
Que Galaxia Gutenberg, como editora de Luis Martín-Santos y en el marco del centenario de su nacimiento, ha manifestado a los organizadores su intención de producir una publicación sobre la trayectoria vital y literaria del autor que complemente la exposición y que cuente, entre otros, con un texto de Julià Guillamón, comisario de la exposición.
VI
Que, dado este interés común de las tres instituciones en realizar una exposición sobre el escritor y médico psiquiatra Luis Martín Ribera, más conocido como Luis Martín-Santos, las entidades participantes desean suscribir el presente convenio que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
La BNE, STM y AC/E desean colaborar en la organización conjunta de la exposición «Luis Martín-Santos. Tiempo de libertad».
La exposición se celebrará en la sala Hipóstila de la BNE y tendrá una duración máxima de cien días entre los meses de marzo y junio de 2024. Posteriormente, la exposición trasladará su sede a STM, de septiembre de 2024 a enero de 2025. Las fechas definitivas serán acordadas por la Comisión de Seguimiento.
Las aportaciones a las que se refiere la presente cláusula se producirán a partir de que el convenio sea eficaz, sin que ello implique la realización de contratos adicionales. En concreto la BNE aportará:
– La sala de exposiciones que será atendida por personal de seguridad, limpieza y servicio de azafatas cuya estimación económica asciende:
● Dos vigilantes de seguridad: Teniendo en cuenta el importe total del contrato y necesitarse dos empleados durante cien días, la estimación del coste total por este concepto ascendería a 22.285,96 euros.
● Un empleado de recepción y atención al público: Teniendo en cuenta el importe total del contrato y necesitarse un empleado durante cien días, la estimación del coste total por este concepto ascendería a 3.955,40 euros.
● Un empleado de limpieza: Teniendo en cuenta el importe total del contrato y necesitarse un empleado durante cien días, la estimación del coste total por este concepto ascendería a 7.289,37 euros.
– El uso del salón de actos para actividades relacionadas con la exposición. Se considera que se celebrarán tres actividades con una estimación total de 10.000 euros, de conformidad con el artículo 66.1 Ley 22/2021, de 28 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2022, por el que se establecen las tarifas vigentes por utilización de espacios en la Biblioteca Nacional de España. La BNE confirmará la disponibilidad del salón de actos con la debida antelación. Asimismo, la BNE se encargará de la organización técnica de los encuentros con un coste estimado de 2.500 euros.
– La gestión, coordinación y control de la organización material de la exposición (incluyendo la interlocución con la familia de Luis Martín-Santos, las solicitudes de préstamo de obras a otras instituciones para sus sedes) en coordinación con las otras instituciones.
– Reportaje fotográfico.
– Diseño y producción del folleto de la exposición.
– Entrega de ejemplares de la publicación que le facilite AC/E al comisario, herederos, prestadores, etc.
La valoración económica de las actuaciones que realizará la BNE a partir de la formalización del presente convenio ascienden a 46.030,73 euros, con cargo a su presupuesto de gastos de la anualidad 2024.
– Asimismo, sin que ello comporte coste alguno para la institución, la BNE facilitará:
● Obras de sus fondos para la exposición para su presentación en ambas sedes.
● Revisión de las obras de la exposición por parte del equipo de restauración de la BNE.
● La BNE aportará, en su caso, marcos propios de su stock para su reutilización en el enmarcado de las obras que hayan de ser expuestas a pared.
● Las imágenes de sus obras. sin coste, para la publicación que complemente la exposición, la gráfica y los audiovisuales de la exposición.
● El listado definitivo de las piezas y los datos técnicos necesarios para la convocatoria de las licitaciones de las contrataciones que asuman, en su caso, el resto de entidades conforme al presente convenio.
STM, como entidad coorganizadora del proyecto, contratará y pagará de acuerdo con su normativa interna las siguientes partidas de gasto para la presentación de la exposición:
– Honorarios del comisariado para la presentación de la exposición en STM, incluyendo los gastos de viaje y estancia.
– Honorarios del diseñador museográfico para la presentación de la exposición en STM incluyendo los gastos de viaje y estancia.
– Construcción de embalajes (de las obras de la BNE que no dispongan de los mismos y que se incorporen a la sede de STM), transporte origen –San Sebastián– origen y gestión de correos (y otros servicios complementarios) de las piezas integrantes de la exposición para la sede de STM.
– Almacenaje, en su caso, de las piezas integrantes de la exposición desde su clausura en la BNE y hasta el montaje en STM.
– Almacenaje y transporte, en su caso, de los elementos de producción museográfica de la sede de la BNE que puedan ser reutilizados en STM, así como devolución a sus prestadores de las piezas originales que se exhiban en STM, tras su clausura.
– Adaptación de la producción del proyecto museográfico, incluyendo equipamiento audiovisual y montaje/desmontaje en STM.
– Diseño y producción del folleto de la exposición.
– Seguro de las obras para la sede de STM.
– Traducciones de todos los textos de sala y cartelas de la exposición.
Los gastos de viaje y alojamiento que el comisario o el diseñador museográfico, o si fuera preciso los correos, deban efectuar con motivo del montaje e inauguración de la exposición, deberán ser gestionados por STM, así como las dietas, ofreciéndose el servicio de comidas del propio museo o en su defecto fijándose 60 euros la dieta completa, y 30 euros la media dieta. Importe que será así mismo facturado.
STM aportará, además:
– El espacio receptor y servicios asociados (seguridad, vigilancia, atención al público, entre otros).
– La asistencia a la coordinación técnica de la exposición a través de personal propio, en colaboración con el equipo de la BNE y AC/E.
La estimación económica de gasto asumida por STM para la exposición que tendrá lugar en STM ascenderá a un máximo de 35.000 euros más IVA, aplicación presupuestaria de STM, que se asumirán con cargo a su presupuesto de gastos de la anualidad 2024.
AC/E, como entidad coorganizadora del proyecto, contratará y pagará, de acuerdo con su normativa interna, las siguientes partidas de gasto para la producción de la exposición en la BNE:
– Solicitud de los derechos por la utilización de piezas y/o imágenes (que formen parte del proyecto en sus dos sedes) y abono de la cesión de los derechos que correspondan (en el caso de las piezas, las que no pertenezcan a los fondos de la BNE) para su utilización en los distintos soportes de la exposición y, en su caso, la publicación.
– Enmarcado de piezas para la sede de la BNE.
– Ejecución del proyecto museográfico (incluyendo equipamiento audiovisual y gráfica expositiva), montaje/desmontaje en la BNE.
AC/E pondrá a disposición de STM los elementos expositivos (incluyendo las piezas enmarcadas) que puedan ser susceptibles de reutilización, asumiendo STM su transporte, conforme a lo previsto en la cláusula tercera).
– Compra de ejemplares de la publicación que complementa el recorrido expositivo de la muestra.
AC/E aportará, además, la coordinación técnica de la exposición a través de personal propio, en colaboración con el equipo de la BNE y STM.
Los gastos comprometidos por AC/E para el proyecto, arriba mencionados, se estiman en un máximo de 75.000 euros más el IVA, que en su caso corresponda.
En orden a la comprobación efectiva de los gastos llevados a cabo por las partes firmantes del presente convenio, y siendo al menos una de ellas organismo autónomo dependiente de la Administración General del Estado y sujeta, por tanto, a la Intervención General de Estado y a sus procedimientos, las partes se comprometen a aportar relación certificada de gastos realmente realizados, si es que alguna de ellas solicitara dicha certificación.
El proyecto expositivo y todo el material divulgativo de la muestra, así como de las actividades culturales, deberá contar con la aprobación explícita de la BNE con el fin de garantizar su adecuación con los fines y objetivos de la BNE y la correcta utilización de su imagen.
Tanto en el catálogo como en los soportes de gráfica, notas de prensa y en las páginas web de la BNE y otros soportes gráficos y digitales y de cualquier otra entidad en la que figure divulgada la exposición aparecerá el texto: «Exposición organizada por la Biblioteca Nacional de España, STM, y AC/E».
Serán de obligado cumplimiento las Normas de Préstamo de Obras para Exposiciones Temporales de la BNE (anexo III) y las Normas de Utilización de las Salas de Exposiciones de la BNE (anexo I) y condiciones de seguridad de la BNE (anexo II).
Los logotipos de las tres instituciones aparecerán en todos los materiales, tanto impresos como digitales, que se elaboren para la promoción y divulgación de la exposición, siendo necesaria la conformidad de las tres instituciones respecto a la presentación de su imagen institucional (invitaciones, carteles, programas de mano, catálogo, folletos, web, etc.).
El uso no autorizado, o para un fin distinto al pactado, de cualquier signo distintivo protegido por los derechos de propiedad intelectual o industrial de las partes, facultará a la otra para instar la resolución del presente convenio, sin perjuicio de la correspondiente indemnización de daños y perjuicios a que hubiere lugar.
El uso de la denominación, marca y logotipo de las partes se ajustará al modelo que cada una proporcione.
La BNE se encargará del diseño de las invitaciones, que serán enviadas vía email con el formato habitual de la BNE, que habrá de tener la conformidad previa de las tres instituciones.
La BNE enviará las invitaciones al resto de instituciones organizadoras para sus compromisos institucionales.
– Por la BNE invitará el Ministro de Cultura.
– Por STM invitará al Gerente.
– Por AC/E invitará su Presidente.
STM se encargará del diseño, producción y envío de las invitaciones para la presentación de la exposición en sus salas.
Las partes serán libres de buscar los patrocinadores que estimen convenientes, pero la participación de estos debe ser comunicada obligatoriamente a la otra parte para su conformidad. Asimismo, en ningún caso, sin previo acuerdo de las partes, un patrocinador podrá figurar al mismo nivel que las partes firmantes de este convenio como organizador. Los patrocinios obtenidos por cualquiera de las partes se repartirán equitativamente entre los organizadores para la asunción de sus respectivos compromisos.
Se crea una Comisión Mixta de Vigilancia y Seguimiento del convenio, de composición paritaria, que se reunirá para resolver los problemas de interpretación y ejecución que pudieran plantearse y controlará la ejecución del presente convenio.
Dicha Comisión estará compuesta por:
Por parte de la BNE:
– El Director Cultural, o persona que designe.
– La Jefa del Área de Exposiciones, o persona que designe.
Por STM:
– El Gerente, o persona que designe
– La Directora, o persona que designe
Por parte de AC/E:
– La Directora de Programación, o persona que designe.
– La Directora de Producción, o persona que designe.
Además de la función genérica de vigilancia y seguimiento de la ejecución del presente convenio, la Comisión resolverá las dudas que pudieran surgir en la interpretación y aplicación del mismo.
La Comisión de Seguimiento acordará los detalles relativos a la ejecución del contenido del convenio, incluyendo sus anexos. Dicha concreción se efectuará por acuerdo de la Comisión, que no podrá modificar el contenido esencial y mínimo del convenio, sino precisar los detalles necesarios para llevarlo a puro y debido efecto.
La Comisión de Seguimiento se regirá en cuanto a su funcionamiento y régimen jurídico, respecto a lo no establecido expresamente en la presente cláusula, por lo dispuesto en la Sección tercera del capítulo II del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
El presente convenio será puesto a disposición de los ciudadanos en el Portal de Transparencia, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 8.1.b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se perfecciona por la prestación del consentimiento de las partes y resultará eficaz una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal, al que se refiere la disposición adicional séptima. Asimismo, serán publicados en el plazo de diez días hábiles desde su formalización en el «Boletín Oficial del Estado».
El presente convenio tendrá una vigencia igual a la duración de la exposición más las actuaciones necesarias posteriores a la exposición como, entre otras, su desmontaje en San Sebastián, finalizando, en cualquier caso, el 31 de diciembre de 2025.
El período previsto para la exposición será acordado por la Comisión de Seguimiento.
En cualquier momento antes de la finalización del plazo anterior, los firmantes del convenio podrán acordar unánimemente su extinción o su prórroga por un periodo de hasta cuatro años adicionales mediante adenda y previa sustanciación de los trámites previstos normativamente de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 49.h) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Dicha adenda de prórroga surtirá efectos con su inscripción en REOICO antes de la fecha de extinción del convenio. Asimismo, la adenda será publicada en el «Boletín Oficial del Estado».
De acuerdo al artículo 51 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el presente convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto o por incurrir en causa de resolución.
De acuerdo al citado, podrá resolverse por alguna de las siguientes causas:
– Por el transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
– Por acuerdo unánime de las partes.
– Por incumplimiento por alguna de las partes de cualquiera de las cláusulas establecidas en el presente convenio.
– Por decisión de cualquiera de las partes, si sobreviniesen causas que impidiesen o dificultasen de forma significativa la ejecución del convenio, y siempre que sea comunicado por escrito a las otras partes con una antelación mínima de un mes.
– Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
– Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en el convenio o en otras leyes.
Si, en caso de resolución del convenio, existen actuaciones en curso de ejecución, las partes, a propuesta de la comisión de seguimiento, podrán acordar la continuación y finalización de las actuaciones en curso que consideren oportunas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización, transcurrido el cual deberá realizarse la liquidación de las mismas.
De acuerdo al artículo 52 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, el cumplimiento y la resolución del convenio dará lugar a la liquidación del mismo con el objeto de determinar las obligaciones y compromisos de cada una de las partes, que se reflejará formalmente en un acta firmada por los integrantes de la Comisión de Seguimiento del convenio.
En las actas de la comisión de seguimiento se acreditará el cumplimiento de las obligaciones recíprocas y el acuerdo de cada parte.
De acuerdo con el artículo 49, punto e, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, las consecuencias aplicables en caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por cada una de las partes y, en su caso, los criterios para determinar la posible indemnización por el incumplimiento se determinarán teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes.
Las partes se comprometen a tratar los datos personales a los que puedan tener acceso con la finalidad indicada en el presente convenio y a no utilizarlos para fines distintos de los previstos en este convenio y a no difundirlos ni cederlos a terceros, en cumplimiento con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
La modificación del presente convenio se realizará mediante la elaboración de la correspondiente adenda al mismo para lo que se requerirá el acuerdo unánime de los firmantes, de acuerdo al artículo 49.g) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
El presente convenio tiene naturaleza administrativa y se rige por lo dispuesto en el capítulo VI del título preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Las controversias que puedan surgir sobre la interpretación, modificación, resolución y efectos que puedan derivarse del presente convenio se resolverán entre las partes, agotando todas las formas posibles de conciliación para llegar a un acuerdo amistoso extrajudicial. En su defecto, serán competentes para conocer las cuestiones litigiosas los órganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo en Madrid capital.
Y para que así conste a los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente documento, a un solo efecto en todas sus páginas.–Por la BNE, el Director, Óscar Arroyo Ortega.–Por San Telmo Museoa, el Gerente, Jaime Otamendi Muñagorri.–Por AC/E, el Presidente, José Andrés Torres Mora y la Directora de Programación, Inmaculada Ballesteros Martín.
1. Aprobación del proyecto expositivo. Los organizadores de la exposición presentarán a la Biblioteca Nacional de España el proyecto como mínimo mes y medio antes del comienzo del montaje, con el fin de evitar que por falta de tiempo haya que aceptar montajes no adecuados.
El proyecto se adaptará a las instalaciones existentes.
Hasta que la Biblioteca Nacional de España no dé conformidad al proyecto no podrán iniciarse los trabajos de montaje.
Si se considera necesario, se convocará a los organizadores a una reunión para aclaraciones.
El proyecto de diseño tendrá que estar certificado por un técnico competente en el caso de que las estructuras proyectadas requieran la rigidez y la estabilidad necesarias para evitar cualquier riesgo a personas o bienes.
Una vez aprobado el proyecto se determinará un calendario donde estén claramente diferenciadas las distintas fases (pintura, ensamblado de mobiliario, llegada y colocación de obras) con los horarios de trabajo, dejando el plazo necesario para que se monten los sistemas de seguridad (volumétricos, CCTV, etc.).
2. Normas durante la realización del montaje.
2.1 Los organizadores designarán a una persona que será la responsable y actuará como interlocutor con la Biblioteca Nacional de España durante el montaje, desmontaje y mientras dure la exposición.
2.2 Se facilitará un listado del personal (con nombre y DNI) que vaya a trabajar en el montaje, así como de las personas que actúen como correos y de las empresas proveedoras.
2.3 Todo el personal autorizado pasará por el control de visitas para que le hagan la tarjeta correspondiente al día de la fecha. En algunos casos se podrán confeccionar tarjetas válidas para todo el montaje o duración de la exposición.
2.4 Las tareas de carga y descarga de materiales se realizarán siguiendo las indicaciones del personal de Seguridad de la Biblioteca Nacional de España. La matrícula de los vehículos y el nombre y DNI de los conductores deberán comunicarse con antelación. Los vehículos no podrán quedarse estacionados en el recinto de la Biblioteca Nacional de España una vez realizados los trabajos de carga o descarga.
2.5 La permanencia de personal en el montaje fuera del horario habitual de la Biblioteca Nacional de España (de 08:00 a 21:00 horas de lunes a viernes y de 09:00 a 14:00 horas, los sábados) deberá comunicarse con anterioridad, acompañada de un listado del personal, para obtener la conformidad de la Biblioteca Nacional de España.
2.6 El montaje se llevará a cabo en las horas y fechas determinadas y solo mediante autorización por escrito podrá alterarse el calendario previsto.
2.7 El personal del Servicio de Exposiciones de la BNE desarrollará una función de supervisión, teniendo potestad de hacer las indicaciones que considere necesarias, especialmente en lo referido al montaje de las obras, para que los trabajos se desarrollen conforme a los estándares habituales y con el debido cuidado para las instalaciones de la BNE y obras expuestas.
2.8 Se conservarán las condiciones originales de las Salas, evitando daños y desperfectos en el suelo, paredes, techos, instalaciones, etc.
2.9 Cualquier alteración de las instalaciones deberá comunicarse a la Biblioteca Nacional de España para su aprobación o rechazo.
2.10 Se tendrá especial cuidado en mantener los dispositivos de seguridad operativos y libres de obstáculos en todo momento. En ningún momento se taparán, desmantelarán o desactivarán sin el conocimiento y aprobación del Servicio de Seguridad de la Biblioteca Nacional de España.
2.11 La colocación de extintores y señalización de emergencias se hará de acuerdo con las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
2.12 Las salidas de emergencia deberán estar libres y con las distancias reglamentarias, evitando también que puedan quedar vitrinas y objetos punzantes cerca de las mismas.
2.13 Parte de la iluminación de las salas estará conectada a red grupo, asegurando que los caminos de evacuación estén suficientemente iluminados.
2.14 Será de obligado cumplimiento el Pliego de Condiciones Generales de la Edificación editado por el Consejo Superior de Arquitectos de España, el Código Técnico de la Edificación y sus modificaciones, y se observarán cuantas disposiciones legales afecten al montaje, materiales e instalaciones descritas en este proyecto: Tecnologías, Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión e Instrucciones Técnicas Complementarias, protección contra incendios, Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas, así como la legislación de la Comunidad Autónoma de Madrid, las Ordenanzas del Ayuntamiento de Madrid y demás normativa reguladora que sea de aplicación a los trabajos y actividades que nos ocupan. Asimismo, se tendrán en cuenta durante el montaje de la exposición las modificaciones o nuevas disposiciones que se promulguen en el transcurso de la misma, siendo responsable la empresa adjudicataria de cualquier consecuencia que de la inobservancia de la citada legislación pudiese desprenderse.
2.15 Los trabajos de iluminación, construcción, modificación, etc. y todos aquellos otros que puedan implicar la manipulación de las instalaciones eléctricas, paramentos, suelos y otras instalaciones fijas o móviles propias de Biblioteca Nacional de España deberán seguir en todo momento las indicaciones que el Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España efectúe para lo cual se facilitarán los planos necesarios, esquema eléctrico que permita la correcta distribución de los circuitos y utilización de los de reserva, y cualquier otra información que la empresa desee recabar y le sea necesaria para el correcto desempeño de sus labores. La empresa adjudicataria será responsable del buen uso de las instalaciones, material y equipos relacionados con el objeto de este contrato. A estos efectos será responsable de los posibles daños y roturas que sufra el material y/o las instalaciones de la Biblioteca Nacional de España por causa debida a un uso incorrecto de los mismos o negligencia y será obligación de la empresa adjudicataria indemnizar todos los daños y perjuicios causados a terceros o a la propia Biblioteca Nacional de España como consecuencia de los trabajos que requiera la ejecución del contrato.
2.16 Tras la clausura de la muestra, se dispondrá de una semana natural, como máximo, para llevar a cabo todo el desmontaje y dejar las Salas en condiciones óptimas para la próxima exposición, completamente vacías y las paredes pintadas de blanco, así como limpias y reparado cualquier desperfecto que hubiese podido producirse
3. Normas durante la exposición.
3.1 La Biblioteca Nacional de España podrá suspender la exposición, o parte de ella, por causa justificada, dando cuenta inmediata a la persona responsable.
3.2 La conservación, recambio, funcionamiento de aparatos y equipos propios de la exposición estarán a cargo de los organizadores.
3.3 El Arquitecto o responsable del montaje de la exposición establecerá el aforo de la Sala de Exposiciones atendiendo a la complejidad y disposición de los elementos expuestos en la misma y siempre de acuerdo con el Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
3.4 A la finalización del montaje el arquitecto o diseñador y le empresa encargada del montaje de la exposición extenderán sendos certificados en los que sé que de fe de que el montaje y los materiales utilizados están conformes con lo establecido en los pliegos de prescripciones técnicas y respetan la legislación recogida en el punto 2.14 de este anexo.
3.5 La venta de catálogos o demás material de la exposición, así como la recaudación irá por cuenta del organizador.
3.6 En ningún caso los organizadores de la Exposición podrán exigir a la Biblioteca Nacional de España más medios personales o materiales al servicio de la seguridad de los que ella habitualmente aporta. Ésta, en virtud de la disponibilidad en cada momento, podrá establecer el dispositivo a mantener, adaptándose prioritariamente al funcionamiento normal de la misma. En caso de disconformidad con los medios disponibles, serán los organizadores quienes deberán completar los medios requeridos.
3.7 En el caso de que los organizadores deseen ampliar los medios técnicos o personales que ofrece la Biblioteca Nacional de España, podrán aportarlos ellos mismos, comunicándolo y aportando un listado con el nombre y el DNI de las personas que vayan a intervenir, y previa autorización del Área de Seguridad y Mantenimiento de la Biblioteca Nacional de España.
4. Desmontaje. Del desmontaje serán responsables los organizadores de la exposición, con sus propios medios, incluida la retirada de escombros.
Las salas deberán quedar en su estado original, reparando los desperfectos en caso de que los hubiera.
5. Inauguración. Se facilitará a la Biblioteca Nacional de España una relación de las personas invitadas al acto de inauguración, así como de las personalidades que asistirán previsiblemente a la misma.
En caso de necesitarse invitación para la entrada al acto, se avisará con anticipación y será la organización con personal propio la que, acompañada por personal de seguridad de la Biblioteca Nacional de España, se encargará de solicitar las invitaciones.
6. Exposición. El manejo y mantenimiento de los equipos informáticos, audiovisuales, etc., estará a cargo del personal de la organización, que tendrá disponible un teléfono durante las veinticuatro horas para comunicar posibles incidencias.
La organización comunicará a la Biblioteca Nacional de España a qué personas autoriza para realizar sesiones fotográficas o grabaciones. La autorización se hará por escrito preferiblemente vía email. En la medida de lo posible se utilizarán los lunes para este tipo de actividades.
La Biblioteca Nacional de España aportará su sala de exposiciones con las condiciones habituales de seguridad, mantenimiento y uso que se describen a continuación. Cualquier necesidad especial referente a estos puntos la asumirá la institución organizadora.
1. La seguridad en sala de exposiciones. La BNE aportará un vigilante que controlará la exposición durante el horario de apertura al público.
La BNE aportará alarmas de pinza para las obras enmarcadas y volumétricos para las vitrinas. Tanto las alarmas como los volumétricos serán colocados por la empresa de montaje siguiendo instrucciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE (sujeto a disponibilidad).
La sala de exposiciones está equipada con cámaras de seguridad. Si por la disposición del montaje fuera necesario moverlas, la empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendría que hacerse cargo del desplazamiento de las cámaras de seguridad siguiendo las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE.
La sala de exposiciones está equipada con elementos de prevención contra incendios. Si por la disposición del montaje fuera necesario moverlos, la empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendría que hacerse cargo del desplazamiento de los elementos de prevención contra incendios siguiendo las indicaciones del Área de Seguridad y Mantenimiento de la BNE.
La empresa de montaje contratada por la institución organizadora tendrá que hacerse cargo de la reubicación de la señalización de seguridad que haya sido modificada por la disposición del montaje y, en su caso, del suministro de nueva señalización si fuese necesario. Así como calcular técnicamente el aforo, por persona cualificada para ello y colocar un cartel visible con el mismo a la entrada de la exposición.
2. La atención al público. La BNE aportará una azafata para que, con dedicación no exclusiva, controle el número de visitantes a la exposición y ofrezca información general sobre la misma.
3. La limpieza. La BNE se hará cargo de la limpieza diaria de suelos y exterior de vitrinas de la exposición.
4. El control y el mantenimiento de las condiciones de climatización requeridas. La BNE controlará las condiciones de climatización habituales de la sala de exposiciones 19 ºC ± 1 ºC y de 40 a 50 % de HR. Teniendo en cuenta que en algunos momentos se puedan ver afectadas por las condiciones climatológicas exteriores o por una afluencia grande de público.
Cualquier climatización que requiera otros parámetros o haya sido solicitada expresamente por algún prestador, correrá a cargo de la institución organizadora («art sorb», dispositivos de humectación, vitrinas climatizadas…).
Declaro conocer estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, en virtud de lo cual lo firmo.
| Título de la exposición. | |
| Institución peticionaria. | |
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Nombre y dirección. Persona Responsable. |
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| Empresas de transporte y montaje. | |
| Lugar y fechas de inauguración y clausura. |
El préstamo de obras para exposiciones es una forma de contribuir a la mayor difusión de los fondos de esta Biblioteca Nacional de España. En atención al número de solicitudes de préstamo para exposiciones recibidas y con objeto de armonizarlas con las funciones encomendadas a la Biblioteca Nacional de España, se establecen las siguientes normas de préstamo.
1. Petición de préstamo. La petición de obras de la BNE en préstamo se realizará mediante carta dirigida a la Dirección de la Biblioteca Nacional de España que deberá tener entrada con una antelación mínima de seis meses respecto de la fecha inauguración de la exposición.
El préstamo de toda obra estará sujeto a consideraciones de tipo científico o técnico y en todo caso supeditado al estado de conservación de la misma, que deberá ser estimado por la Biblioteca Nacional de España.
2. Objeto y contenido. La solicitud de préstamo de obras debe acompañarse de un informe en el que se detalle el objeto y contenido de la exposición, especificando, en todo caso, los siguientes puntos:
1) Motivo de la muestra y oportunidad de inclusión de las obras solicitadas en la misma, debiendo tenerse en cuenta que sólo se accederá al préstamo de obras cuando se trate de piezas insustituibles y directamente relacionadas con el tema de la exposición.
Relación completa de las obras solicitadas, en la que deberá figurar:
– Signatura topográfica.
– Autor.
– Título.
– Lugar, editorial o imprenta, año de edición o impresión y, en el caso de manuscritos, lugar y fecha de producción.
– N.º de volumen y, en el caso de publicaciones periódicas, fecha concreta, año, mes, día y/o número de la publicación.
– Medidas.
– Página por la que se desea exponer la obra.
– En el caso de dibujos, grabados y mapas se añadirá la técnica utilizada.
No se autorizarán aquellas solicitudes en las que las obras no aparezcan plenamente identificadas.
2) Fechas de celebración de la muestra. Cualquier cambio de fechas deberá ser comunicado con la debida antelación a la Biblioteca Nacional de España quien deberá autorizar expresamente los citados cambios.
La cesión de las obras estará condicionada a la aprobación previa por parte de la Biblioteca Nacional de España del proyecto expositivo y de las vitrinas. La Biblioteca Nacional de España podrá solicitar para determinadas obras, por su valor o por su estado, condiciones especiales de conservación referentes a las características de la vitrina (individual, climatizada, etc.).
3. Duración de las exposiciones. Los libros podrán estar abiertos por la misma página durante noventa días como máximo. Transcurrido ese periodo de tiempo se procederá al cambio de página, manipulación que deberá realizar siempre un correo de la Biblioteca Nacional de España. El periodo de préstamo de una misma obra no superará los seis meses de exposición efectiva al año.
4. Restauración. La Biblioteca Nacional de España se reserva el derecho a decidir si las obras serán restauradas o no teniendo en cuenta su estado de conservación y otros aspectos científicos y técnicos.
En el caso de los libros, documentos, dibujos y obra gráfica, como norma general la Biblioteca Nacional de España se encargará de la restauración, pero cuando si la BNE lo estima conveniente por razones de índole técnica la entidad organizadora asumirá los gastos de la intervención.
En el caso de cuadros, estatuas, mobiliario y objetos en general, todos los costes asociados a la restauración deberán ser asumidos por el organizador, incluyendo los gastos correspondientes al transporte y seguro de las obras para su restauración fuera de la BNE. Cuando la restauración se realice por contratación externa, la BNE solicitará, siempre que sea posible, un mínimo de tres ofertas, reservándose el derecho de seleccionar la que estime más conveniente desde el punto de vista técnico.
5. Montaje de las obras. Las obras se instalarán siguiendo las indicaciones dadas por la BNE. De manera general, los libros se colocarán sobre atriles confeccionados a medida, en metacrilato, cartón de conservación o cartón pluma de conservación, cuidando de que el ángulo de apertura coincida con el mencionado en los informes de estado. De modo general, éste no superará los 90º salvo en los casos en que se señale expresamente.
Los atriles serán confeccionados y sometidos a la aprobación de la Biblioteca Nacional de España. Los gastos de diseño y confección de los atriles correrán a cargo de la entidad organizadora. Los atriles quedarán en propiedad de la Biblioteca Nacional de España si así se requiere.
Las vitrinas donde se instalen las obras se cerrarán en presencia del correo de la Biblioteca Nacional de España y no podrán ser abiertas hasta su desmontaje salvo autorización expresa de la Biblioteca Nacional de España y siempre en presencia de correo designado por esta.
Los dibujos, mapas, grabados, fotografías, carteles, tarjetas y hojas sueltas y cualquier otra obra que se estime oportuno irán montados en carpetas passe-partout de cartulina neutra, enmarcados con metacrilato o, previa autorización, en cristal calidad museo o blindado según las indicaciones que realice el personal técnico de la Biblioteca Nacional de España. Los marcos quedarán en propiedad de la Biblioteca Nacional de España.
La entidad organizadora se responsabilizará del montaje y se hará cargo de los gastos que origine. El material del montaje quedará en propiedad de la Biblioteca Nacional de España si así se requiere. Las obras enmarcadas deberán ser desenmarcadas inmediatamente después de ser desembaladas, corriendo los gastos a cargo de la entidad organizadora.
6. Actas de entrega. Una vez realizado el montaje se acreditará el préstamo temporal mediante la firma de un acta de entrega que será firmada por el correo designado por la Biblioteca Nacional de España y el responsable de muestra. Si alguna circunstancia lo hace aconsejable, en ella se indicará el estado de conservación de los documentos prestados y las condiciones en que se deben exponer de acuerdo con las características del material.
7. Mención/cita de la Biblioteca Nacional de España. Tanto en las fichas o citas en el catálogo como en las cartelas de la exposición la Biblioteca será citada como sigue: «Biblioteca Nacional de España».
8. Aceptación de las normas. Declaro conocer y aceptar estas normas generales y me comprometo a cumplirlas, y en virtud de lo cual lo firmo.
En Madrid, a ........ de ......................... de 2024.
Fdo. electrónicamente por el responsable de la entidad organizadora
Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado
Avda. de Manoteras, 54 - 28050 Madrid
