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Acuerdo del Consejo General del Notariado, de 24 de marzo de 2012, por el que se aprueba la creación del fichero de datos de carácter personal "Base de Datos de Titular Real" en cumplimiento de los trámites previstos en los artículos 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos, y 52 y ss. y 130 y ss. de su Reglamento aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

El Consejo General del Notariado es una corporación de derecho público (artículo 336 del Reglamento Notarial) de la que a través de las Juntas Directivas de los Colegios Notariales dependen los notarios (art. 307 del citado Reglamento). Esa interdependencia y sujeción a jerarquía lo es a su vez del Ministerio de Justicia en cuanto que el Consejo General del Notariado ejerza competencias públicas relativas a la función pública notarial. Tal integración jerárquica conlleva consecuencias desde múltiples ámbitos, uno de los cuales es el de protección de datos.

El notario es con arreglo a la vigente Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales (en lo sucesivo, LPBC) sujeto obligado (artículo 2.1 n).

El sistema notarial de prevención de blanqueo de capitales se basa en una compartimentación de las obligaciones que aquella LPBC impone al notario entre éste y el Órgano Centralizado de Prevención de Blanqueo creado por la Orden ECO/2963/2005, de 20 de septiembre (en adelante, OCP). Tal división de funciones no impide que el notario siga siendo sujeto obligado a todos los efectos (artículos 26 y 27 de la LPBC), si bien que tal condición lo es siempre desde la perspectiva global de la citada normativa, pues es evidente que determinadas obligaciones son intrasladables y, por tanto, ejercidas indefectiblemente por el notario (así, las de diligencia debida [artículos 3 y ss de la LPBC], de abstención [artículo 20 de la LPBC]) o de conservación [artículo 25 de la LPBC]), mientras que otras se ejercen de modo compartido (examen especial de operaciones [artículo 17 de la LPBC]) o en exclusividad por el OCP (sin ánimo exhaustivo, comunicación tras el examen especial de operaciones [artículo 18 de la LPBC], elaboración del Manual donde se incluyen las políticas y procedimientos que obligatoriamente han de ser cumplidas por los notarios [artículo 26.1 párr. tercero y ap. 3 de la LPBC] o formación de empleados [artículo 29 de la LPBC]).

Nota distintiva del sistema notarial de prevención de blanqueo es que, a diferencia de otros sistemas, el notario se integra de modo forzoso, que no voluntario en el OCP (artículo 27.3 de la LPBC), lo que a los efectos de este acuerdo y desde la perspectiva de protección de datos, tiene consecuencias esenciales, pues la información que aquellos han de proporcionar al OCP y el servicio que este presta a tales notarios y al sistema en su conjunto, no depende de la voluntariedad, sino que emana de la misma Ley, lo que sólo puede producirse en atención a la condición funcionarial del notario.

Interesa sobremanera la obligación de examen especial de operaciones, pues siendo evidente que la misma corresponde en toda su plenitud a OCP (arts. 27.2 de la LPBC y 3 de la Orden ECO/2963/2005, de 20 de septiembre), sin embargo tal examen debe realizarse a instancia de los notarios previa comunicación de aquel hecho u operación sobre el que pesa indicio o sospecha de estar vinculado a un esquema de blanqueo de capitales, o a iniciativa del mismo OCP y de modo autónomo a los notarios, respecto de la totalidad y conjunto de operaciones existentes en el índice único informatizado del que es titular el Consejo General del Notariado (artículo 17.2 y 3 de la Ley del Notariado).

Ese examen especial, siquiera sea mínimo que han de efectuar los notarios para proceder a una comunicación a OCP, exige que aquellos dispongan de alguna herramienta conjunta que les permita cumplir adecuadamente con uno de los deberes esenciales que impone la normativa internacional, comunitaria y nacional de prevención de blanqueo, como es el conocimiento de la titularidad real (recomendación 33 del Grupo de Acción Financiera Internacional, arts. 8.1 b) de la Directiva 60/2005/CE, de 26 de octubre, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales y para la financiación del terrorismo y 4 de la LPBC).

Dicho conocimiento de la titularidad real se integra en los deberes de diligencia debida que la LPBC impone a los sujetos obligados, pero es un elemento clave e inescindible de los deberes de información, en los que se integra el examen especial, y que permite tras su conclusión descartar o comunicar la operación a las autoridades competentes en materia de prevención de blanqueo de capitales. Obviamente, ese examen exhaustivo en el sistema notarial de prevención de blanqueo lo efectúa OCP, ya se trate de una comunicación de un notario o de los análisis autónomos que ha de hacer sobre el conjunto de las operaciones existentes en el índice único informatizado, puesto que tal Órgano es quien toma la decisión de comunicar al SEPBLAC o de archivar la operación, lo que obliga a que tal información también esté a disposición de OCP.

Desde la perspectiva expuesta, la LPBC dispone en sus artículos 8, 32 y 33 diversas opciones para que los sujetos obligados puedan crear ficheros que coadyuven en el cumplimiento de los deberes y obligaciones que impone aquella norma. Tal opción es esencial desde dos puntos de vista: integración de la información, aspecto clave en la prevención de blanqueo, pues sobre la misma se asienta la colaboración con las autoridades competentes, ya se trate de simple remisión de información o de comunicaciones de operaciones sospechosas (artículo 18 de la LPBC), y eficiencia desde la perspectiva estrictamente económica.

Dado el sistema compartimentado de cumplimiento de los deberes que impone la legislación de blanqueo al notario, y atendido que éste ha de cumplir son sus obligaciones de información en múltiples ámbitos jurídico públicos a través del índice único informatizado, del que es titular el Consejo General del Notariado (artículo 17.3 de la Ley del Notariado), el Consejo General del Notariado acordó el 20 de diciembre de 2010 en el ejercicio de sus potestades delegadas (artículo 17.2 de la Ley del Notariado) la modificación del índice único informatizado para que en éste se contuviera aquella información que permitiera cumplir con los deberes de identificación y comprobación de la titularidad real.

Lo que procede en la actualidad es estructurar esa información en un fichero creado a partir de esa información en el que con carácter exclusivo aparezca, ya sea con carácter acreditado o meramente manifestado por el representante de la persona jurídica, quién es titular real de ésta. Este fichero, denominado base de datos de titular real, se crea por el Consejo teniendo carácter jurídico público, no sólo porque su titular es una Corporación de Derecho Público, sino sobre todo, y esencialmente, porque su finalidad es jurídico pública al provenir la información de los documentos autorizados o intervenidos por los notarios, de las manifestaciones recogidas por estos y porque el destinatario de esa información serán los mismos notarios en su condición de sujetos obligados, el OCP para el cumplimiento íntegro de su deber de examen especial por cuenta de los notarios o con independencia de estos, las autoridades competentes en materia de prevención de blanqueo de capitales (art. 33.3 de la LPBC), dado que éste hecho es el que motiva el tratamiento del dato y, en su caso y en los términos que dispone el artículo 8 de la LPBC, otros sujetos obligados.

Por ello, de conformidad con los artículos 20 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos, 52 y ss. y 130 y ss. de su Reglamento, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, y a los efectos de cumplir con los requisitos de esta normativa, se crea el fichero denominado base de datos de titular real. De conformidad con la precitada normativa, este Acuerdo ha sido sometido con carácter previo al informe de la Agencia Española de Protección de Datos

De conformidad con el Reglamento Notarial compete al Pleno del Consejo General del Notariado la adopción del presente acuerdo (artículo 344 E) y último párrafo).

a) Finalidad del fichero y usos previstos: cumplimiento por el notario y por OCP de sus deberes de diligencia debida, examen especial e información a las autoridades competentes previstos en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales.

b) Personas sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: personas que realicen actos o negocios jurídicos que deban ser incorporados al Protocolo o al Libro Registro.

c) Procedimiento de recogida de datos: remisión de información de los notarios y del índice único informatizado

d) Estructura básica del fichero: sistemas de tratamiento informatizado.

e) Tipos de datos: datos identificativos de persona física, incluido su NIF y/o número de pasaporte. Datos de porcentaje de titularidad de capital en la persona jurídica.

f) Cesiones previstas:

A los notarios en su condición de sujetos obligados.

Al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias, para el cumplimiento de los fines encomendados a dicho Servicio.

A las autoridades judiciales, fiscales y administrativas competentes en materia de prevención de blanqueo de capitales.

A otros sujetos obligados previstos en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales, en los términos recogidos en ésta.

g) Responsable del fichero automatizado:

El Órgano Centralizado de Prevención (OCP) del Consejo General del Notariado.

h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

El Órgano Centralizado de Prevención de Blanqueo de Capitales del Consejo General del Notariado.

i) Nivel de seguridad: Alto.

Madrid, 24 de marzo de 2012.- Manuel López Pardiñas, Presidente del Consejo General del Notariado.