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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, (LORTAD), establece que, dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros de este carácter ya existentes, deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos cuando carezca de regulación o adaptar la que existiera.

Por otra parte, el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre, prorrogó por seis meses el plazo de un año al que se ha hecho referencia y, a su vez, el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, desarrolló determinados aspectos de la citada Ley Orgánica. En su virtud, de conformidad con la disposición adicional segunda de la LORTAD, resuelvo:

Primero.-Los ficheros automatizados con datos de carácter personal del Instituto de Astrofísica de Canarias, existentes a la entrada en vigor de la LORTAD, que se regulan por esta disposición, de conformidad con el artículo 18 de la Ley citada, son los que se relacionan en el anexo de esta Resolución.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados que se indican en el apartado anterior adoptarán las medidas necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para las que fueron recogidos, que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-Los afectados pueden ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante el órgano que para cada fichero automatizado se concreta en esta Resolución.

Cuarto.-Los responsables de los ficheros automatizados advertirán expresamente a los cesionarios de datos de carácter personal de su obligación de dedicarlos exclusivamente a la finalidad para la que se ceden, de conformidad con el artículo 11.5 en relación con el 4.2 de la LORTAD.

La Laguna, 19 de julio de 1994.-El Director.

ANEXO

Número 1. Fichero automatizado de nómina de personal

1. Responsable: Instituto de Astrofísica de Canarias, Administración de Servicios Generales.

2. Finalidad: Cálculo de la nómina del personal del Instituto de Astrofísica de Canarias

3. Uso: Abono de las retribuciones al personal del Instituto, cálculo e ingreso de las deducciones procedentes y adelantos y préstamos.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Personal dependiente del Instituto de Astrofísica de Canarias (Real Decreto-ley 7/1982, de 30 de abril).

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

De características personales.

De detalles de empleo y carrera administrativa.

Económico-financieros.

Datos de transacciones.

7. Cesiones de datos que se prevén: Instituto Nacional de la Seguridad Social, Agencia Estatal Tributaria y entidades bancarias colaboradoras.

8. Unidad o servicio ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Administración de Servicios Generales.

9. Disposiciones que amparan el fichero automatizado:

Leyes de Presupuestos Generales del Estado.

Real Decreto-ley 7/1982, de 30 de abril, por el que se crea el Instituto de Astrofísica de Canarias.

Real Decreto 795/1989, de 23 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del Instituto de Astrofísica de Canarias.

Orden de 30 de julio de 1992 sobre instrucciones para la confección de nómina.

Número 2. Fichero automatizado de pagos y cobros a terceros

1. Responsable: Instituto de Astrofísica de Canarias, Administración de Servicios Generales.

2. Finalidad: Realizar los pagos a terceros relacionados con el Instituto de Astrofísica de Canarias.

3. Uso: Gestionar los pagos a terceros.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Físicas/jurídicas con relaciones contractuales con el Instituto de Astrofísica de Canarias.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

Económico-financieros.

7. Cesiones de datos que se prevén: Agencia Estatal Tributaria, Consejería de Hacienda del Gobierno de Canarias.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Administración de Servicios Generales.

9. Disposiciones que amparan el fichero automatizado:

Real Decreto 1841/1991 (Reglamento del IRPF).

Real Decreto 1473/1992 (normas de desarrollo del IGIC).

Número 3. Fichero automatizado de compras

1. Responsable: Instituto de Astrofísica de Canarias, Administración de Servicios Generales.

2. Finalidad: Gestión de compras.

3. Uso: Gestión de compras nacionales y de compras internacionales.

4. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos: Proveedores del Instituto de Astrofísica de Canarias.

5. Procedimiento de recogida de datos de carácter personal: Declaraciones o formularios.

6. Estructura básica del fichero automatizado y descripción de los datos de carácter personal incluidos en el mismo:

Tipos de datos:

De carácter identificativo.

Económico-financieros.

7. Cesiones de datos que se prevén: Entidades bancarias colaboradoras.

8. Organo ante el que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda: Administración de Servicios Generales.

9. Disposiciones que amparan el fichero automatizado: Reglas y usos uniformes para créditos documentarios, revisión 1983, publicación número 400 de la Cámara de Comercio Internacional.