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La disposición adicional segunda de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal (LORTAD), establece que, dentro del año siguiente a su entrada en vigor, las Administraciones Públicas responsables de ficheros automatizados ya existentes deberán adoptar una disposición reguladora de los mismos, cuando carezcan de regulación o adaptar la que existiera al régimen previsto en la citada ley. Dicho plazo de un año fue prorrogado por seis meses en virtud de lo dispuesto por el Real Decreto-ley 20/1993, de 22 de diciembre.

Por último el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, ha desarrollado parcialmente la Ley Orgánica citada, en lo que concierne a la notificación e inscripción de estos ficheros y el ejercicio y tutula de los derechos de los afectados por los mismos.

A fin de dar cumplimiento al mandato legal, y para garantizar la máxima transparencia en el tratamiento automatizado de datos de carácter personal, en el ejercicio de las competencias que le confieren el artículo 18 de la Ley de Reforma Universitaria y 99 de los Estatutos de la Universidad de Alcalá de Henares, este Rectorado ha dispuesto:

Primero.-Los ficheros automatizados de la Universidad de Alcalá en los que se contienen datos de carácter personal a la entrada en vigor de la LORTAD se relacionan en el anexo de esta Resolución, de acuerdo con el artículo 18 de la ley antes mencionada.

Segundo.-Los responsables de los ficheros automatizados de referencia adoptarán las medidas que resulten necesarias para asegurar que los datos automatizados de carácter personal existentes se usan para las finalidades para las que fueron recogidos, que son las que se concretan en esta Resolución.

Tercero.-La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde, bajo la autoridad del Rector de la Universidad de Alcalá, al Secretario general de la misma, sin perjuicio de la responsabilidad directa que en la gestión y custodia de los ficheros corresponde al Jefe de cada uno de los correspondientes Servicios y/o Uni dades. Los derechos definidos en el apartado cuarto de esta Resolución se podrán ejercer, en su caso, ante la Secretaría General de la Universidad.

Cuarto.-Los afectados por los ficheros automatizados mencionados podrán ejercitar su derecho de acceso, rectificación y cancelación, cuando proceda, ante el órgano que se concreta en la presente Resolución.

Quinto.-Los datos registrados en cada una de las bases de datos se conservan indefinidamente.

Sexto.-La presente Resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el <Boletín Oficial del Estado>.

Alcalá de Henares, 25 de julio de 1994.-El Rector, Manuel Gala Muñoz.

ANEXO

1. Fichero de COU/PAU.

Este fichero tiene por finalidad la matrícula de COU y Selectividad, la preparación de las pruebas de acceso y el desarrollo de las mismas.

Contiene la información académica necesaria de cada alumno, y los datos personales identificativos, domicilio y centro de procedencia.

La estructura básica del fichero se compone de un sistema indexado en un gran sistema y base de datos en mono-puesto.

2. Fichero de gestión alumnado primer y segundo ciclo.

Su finalidad es la gestión académica de los alumnos de estudios oficiales que cursan o han cursado estudios de primer y segundo ciclo.

Contiene la información académica necesaria y los datos personales identificativos, domicilios, teléfonos, fecha de nacimiento y datos familiares.

La estructura básica del fichero se compone de un sistema indexado en un gran sistema y de base de datos relacional en otro gran sistema.

3. Fichero de gestión alumnado de tercer ciclo.

Su finalidad es la gestión académica de los alumnos de estudios oficiales que cursan, o han cursado estudios de tercer ciclo.

Contiene la información académica necesaria y los datos personales identificativos, domicilios y teléfonos.

La estructura básica del fichero se compone de un sistema en mono-puesto. 4. Fichero de gestión alumnado de estudios propios.

Su finalidad es la gestión académica de los alumnos que cursan, o han cursado, estudios propios.

Contiene la información académica necesaria y los datos personales identificativos, domicilios y teléfonos.

La estructura básica del fichero se compone de un sistema en mono-puesto.

5. Fichero de gestión de recursos humanos.

Su finalidad es la gestión administrativa de los recursos humanos de la Universidad de Alcalá, tanto en el ámbito del personal docente como de Administración y Servicios.

Contiene los datos identificativos personales, domicilios, teléfonos, datos de empleo, carrera administrativa y datos económicos-financieros y fiscales.

La estructura básica del fichero se compone de sistemas mono-puesto y base de datos relacional en sistema mediano.

6. Fichero de gestión económica.

Su finalidad es la gestión económica y financiera de la institución.

Contiene datos personales económico-financieros y fiscales.

La estructura básica del fichero se compone de sistemas en mono-puesto y en un sistema mediano.

7. Ficheros de gestión de la investigación.

Su finalidad es la información de líneas y proyectos de investigación, su seguimiento y control.

Contiene datos personales de los participantes en proyectos de investigación, así como información de los propios proyectos y perfiles documentales.

La estructura básica del fichero se compone de sistemas en mono-puesto.

8. Fichero de gestión bibliotecaria.

Su finalidad es la gestión de la Biblioteca Universitaria.

Contiene datos de la comunidad universitaria en cuanto usuarios, o potenciales usuarios, de los servicios bibliotecarios. Incluye datos identificativos, documento nacional de identidad, domicilios y teléfonos.

La estructura básica del fichero es indexada en un gran sistema.

9. Fichero de gestión de deportes.

Su finalidad es la gestión del servicio de deportes.

Contiene datos de la comunidad universitaria en cuanto usuarios del servicio de deportes. Incluye documento nacional de identidad, domicilios, teléfonos, centros de estudio y actividades deportivas en las que intervienen.

La estructura básica del fichero es indexada en mono-puesto.