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La Universidad Nacional de Educación a Distancia y la Fundación UNED han suscrito, con fecha 25 de septiembre de 2024, una encomienda de gestión de la Universidad Nacional de Educación a Distancia a la Fundación UNED, para ejecutar las actividades de tipo académico y administrativo que implica la celebración del IV Congreso de la Red de Universidades Serranía Celtibérica (RUSC).
Madrid, 7 de octubre de 2024.–La Secretaria General, Elena Maculan.
De una parte, don Ricardo Mairal Usón, Rector de la Universidad Nacional de Educación a Distancia, cargo para el que fue nombrado por Real Decreto 1005/2022, de 29 de noviembre (BOE de 30 de noviembre), en nombre y representación de la Universidad, de acuerdo con las atribuciones que tiene conferidas, en virtud de lo establecido en el artículo 50 de la Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo, del Sistema Universitario, y el artículo 99 de sus Estatutos, aprobados por Real Decreto 1239/2011, de 8 de septiembre (BOE de 22 de septiembre).
Y, de otra parte, don Gustavo Rovira Salinas, en su calidad de Director Gerente y en representación de la Fundación UNED, con NIF G82759044, y domicilio en la calle Guzmán el Bueno, n.º 133, edificio Germania, 1.ª planta, 28003 Madrid, actuando en nombre y representación de la misma, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 27 de los Estatutos de la Fundación UNED.
MANIFIESTAN
1. Que la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED), es una entidad de Derecho Público dotada de personalidad jurídica propia y plena autonomía, sin más límites que los establecidos por la ley, creada por el Real Decreto 2310/1972, de 18 de agosto, y regida por la Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo, del Sistema Universitario, y por sus Estatutos, aprobados por Real Decreto 1239/2011 de 8 de septiembre.
2. Que la UNED desempeña el servicio público de la educación superior mediante la investigación, la docencia y el estudio, y es compromiso de todos sus miembros contribuir, desde sus respectivas responsabilidades, a la mejor realización de este servicio público, según lo establecido en el artículo 3 de sus Estatutos. Entre sus funciones generales, la UNED tiene la correspondiente a establecer y desarrollar programas de educación permanente, promoción cultural, perfeccionamiento y actualización profesional.
3. Que la Fundación UNED es una entidad creada en el año 2000, con personalidad jurídica propia, y plena capacidad de obrar, sin ánimo de lucro, actualmente encuadrada en el sector público institucional estatal.
4. Que de conformidad con el artículo 7 de sus Estatutos, «la Fundación UNED tiene por objeto diseñar, promover y realizar todas aquellas actividades de colaboración y apoyo a las funciones de docencia e investigación que, en el marco de la legislación universitaria y de sus propios Estatutos lleve a cabo la Universidad Nacional de Educación a Distancia en pro del desarrollo científico, cultural, social y económico y de la investigación y de la formación profesional, tanto de la sociedad española como la de aquellos países con los que mantenga actividades y relaciones de cooperación».
5. Que en aras del cumplimiento de los fines de interés general y social cuya consecución tienen encomendada ambas entidades, la UNED y la Fundación UNED tienen interés y entienden necesario que, para garantizar los recursos técnicos precisos para ejecutar las actividades de tipo académico y administrativo que implica la celebración del IV Congreso de la Red de Universidades Serranía Celtibérica (RUSC), por razones de eficacia y en atención a la experiencia y a los adecuados medios técnicos y al personal especializado de que dispone la Fundación UNED en este ámbito, se establezca una encomienda de gestión en los términos previstos en el artículo 11, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Por todo lo expuesto, las partes acuerdan suscribir el presente acuerdo de encomienda de gestión, que se regirá por las siguientes
CLÁUSULAS
La UNED, a propuesta del Vicerrectorado de Formación Permanente y Extensión Universitaria y la Fundación UNED acuerdan, en el marco de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que la citada Fundación lleve a cabo, por razones de eficacia, determinadas actuaciones relacionadas con la gestión material del IV Congreso de la Red de Universidades Serranía Celtibérica (RUSC).
La gestión material que se encomienda se concretará en las siguientes actividades, con el alcance que en cada caso se señala:
a) Gestión de las inscripciones del Congreso, así como su promoción (página web, cartelería, merchandising, etc.).
b) Gestión de los desplazamientos y alojamientos de los ponentes, cuyos datos de contacto serán facilitados por el Comité Organizador.
c) Logística del Congreso, según el programa establecido, que comprenderá, entre otros, el control de asistencia, la recepción y entrega del material y las credenciales a las personas inscritas, atención durante la celebración del evento y la correspondiente pausa café y la comida.
d) Realización de una memoria económica y social, según modelo propuesto por el Comité Organizador.
e) Preparar y gestionar la generación/envío de los certificados pertinentes, tanto del cuestionario para asistentes online como la emisión y envío de los certificados.
f) Cualquier otro trámite relacionado con las actividades del proceso cuya gestión se encomienda, siempre que no suponga alteración de la titularidad de la competencia ni de los elementos sustantivos de su ejercicio.
Para el desarrollo del objeto de la encomienda de gestión, la UNED realizará una aportación económica a la Fundación UNED de quince mil euros (15.000 €), que irán destinados a la organización, desarrollo y celebración del Congreso, con cargo a la aplicación presupuestaria 18.CM.00.322C.227.10.
La Fundación UNED remitirá a la UNED, en el plazo máximo de un mes desde la finalización del Congreso, la siguiente documentación justificativa:
– Memoria económica, que comprenderá facturas y otros documentos justificativos acreditativos del gasto producido en la realización del Congreso, por el importe de la aportación económica realizada por la UNED.
Dentro de dicha Memoria se incluirá la compensación a la Fundación UNED por los gastos de gestión que haya soportado en la realización de esta encomienda, que se fijan en un 10 % (mil quinientos euros, 1.500 €).
– Breve memoria social del Congreso, que incluirá, entre otras cuestiones, los datos y aspectos generales de su organización, el número de participantes o asistentes y porcentaje de estos que son personas con discapacidad, fotografías, soportes informativos (programas, carteles y difusión, etc.), así como cualquier otro solicitado por el Comité Organizador.
– El saldo restante, si lo hubiere, una vez pagados todos los gastos de organización del Congreso y descontados lo honorarios de la Fundación UNED, se reintegrarán a la UNED.
El plazo de vigencia de la gestión encomendada se extenderá hasta el día 31 de octubre de 2024.
Si el desarrollo de las actividades encomendadas lo requiere, el presente acuerdo podrá ser prorrogado o revocado, a propuesta de cualquiera de las partes, por acuerdo expreso de estas.
La entidad u órgano encomendado tendrá la condición de encargado del tratamiento de los datos de carácter personal a los que pudiera tener acceso en ejecución de la encomienda de gestión, siéndole de aplicación lo dispuesto en la normativa de protección de datos de carácter personal según lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Se adjunta como anexo I las cláusulas que deberá tener en cuenta la Fundación UNED, como encargada del tratamiento, para tratar por cuenta del responsable, los datos de carácter personal a los que tenga acceso para prestar el servicio objeto de la presente encomienda.
La encomienda de gestión no supone cesión de la titularidad de las competencias ni de los elementos sustantivos de su ejercicio, atribuidas al Vicerrectorado de Formación Permanente y Extensión Universitaria.
Es responsabilidad del Vicerrectorado de Formación Permanente y Extensión Universitaria dictar los actos o resoluciones de carácter jurídico que den soporte o en los que se integre la concreta actividad material objeto de la presente encomienda de gestión.
El Comité Organizador será el encargado de comprobar la correcta ejecución de la presente encomienda.
Madrid, a la fecha de la firma electrónica.–Ricardo Mairal Usón, Rector de la UNED.–Gustavo Rovira Salinas, Director Gerente de la Fundación UNED.
Estipulaciones
Mediante las presentes cláusulas se habilita al encargado del tratamiento, la Fundación UNED, para tratar por cuenta del responsable de tratamiento, el Comité Organizador del Congreso de la RUSC, los datos de carácter personal necesarios para prestar el siguiente servicio:
– Celebración de la IV Congreso de la Red de Universidades Serranía Celtibérica (RUSC).
En concreto, mediante la presente encomienda la Fundación UNED atenderá las siguientes gestiones técnicas y administrativas:
a) Gestión de las inscripciones del Congreso, así como su promoción (página web, cartelería, merchandising, etc.).
b) Gestión de los desplazamientos y alojamientos de los ponentes, cuyos datos de contacto serán facilitados por el Comité Organizador.
c) Logística del Congreso, según el programa establecido, que comprenderá, entre otros, el control de asistencia, la recepción y entrega del material y las credenciales a las personas inscritas, atención durante la celebración del evento y la correspondiente pausa café y la comida.
d) Realización de una memoria económica y social, según modelo propuesto por el Comité Organizador.
e) Preparar y gestionar la generación/envío de los certificados pertinentes, tanto del cuestionario para asistentes online como la emisión y envío de los certificados.
f) Cualquier otro trámite relacionado con las actividades del proceso cuya gestión se encomienda, siempre que no suponga alteración de la titularidad de la competencia ni de los elementos sustantivos de su ejercicio.
La naturaleza y finalidad que justifican el tratamiento de los datos de carácter personal por cuenta del responsable son exclusivamente las que se indican en el presente anexo.
Una vez que finalice el presente acuerdo, el encargado devolverá al responsable o en su caso, destruirá, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez acabada la prestación. El retorno ha de comportar el borrado total de los datos existentes en los sistemas y documentos del encargado. No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades por la ejecución de la prestación.
Legislación aplicable: El encargado estará obligado a someterse en todo caso a la normativa nacional y de la Unión Europea en materia de protección de datos.
Finalidad: El encargado utilizará los datos personales sólo para la finalidad objeto de este tratamiento. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
Declaración previa: La Fundación tiene la obligación de presentar, antes de la formalización del acuerdo, una declaración en la que ponga de manifiesto dónde van a estar ubicados los servidores y desde dónde se van a prestar los servicios asociados a los mismos. Asimismo, estará obligado a comunicar cualquier cambio que se produzca, a lo largo de la vida del acuerdo, de la información facilitada en la declaración.
Subcontratación: El encargado no podrá subcontratar, ni total ni parcialmente, ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de esta encomienda de gestión que comporten el tratamiento de datos personales sin autorización previa y por escrito del responsable.
Si fuera necesario subcontratar, total o parcialmente, algún tratamiento de datos, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con antelación suficiente, indicando los aspectos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación deberá ser autorizada por escrito por el responsable, siempre antes de su inicio, y deberá regirse con lo estipulado en el artículo 28.4 del RGPD.
Instrucciones del responsable: El encargado tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable.
Transferencia internacional: Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará por escrito al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
Confidencialidad: El encargado y todo su personal mantendrán el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que hayan tenido acceso en virtud de la presente encomienda de gestión, incluso después de que finalice la misma.
El encargado garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
Si existe una obligación de confidencialidad estatutaria deberá quedar constancia expresa de la naturaleza y extensión de esta obligación.
El encargado mantendrá a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de esta obligación.
Medidas de seguridad: El encargado con carácter periódico (y también siempre que haya cambios relevantes en su infraestructura de software y hardware) realizará una evaluación de riesgos en materia de seguridad de la información, de la que se derivarán la implantación de mecanismos adecuados a los riesgos detectados tal y como se describe en el artículo 32 del RGPD y en el Esquema Nacional de Seguridad y en concreto:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
La evaluación de riesgos de seguridad de la información deberá ser recogida en un informe por el encargado, que deberá proporcionar al responsable. El alcance de dicha evaluación de riesgos de seguridad de la información será la totalidad de datos tratados por cuenta del responsable. Las medidas de seguridad abarcarán la protección de los sistemas de información, así como de los sistemas de tratamiento manual y archivo de la documentación.
Registro de actividades de tratamiento: El encargado llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable con el contenido estipulado en el artículo 30.2 del RGPD, salvo que pueda ampararse en alguna de las excepciones del artículo 30.5.
No comunicación: El encargado no comunicará los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable, en los supuestos legalmente admisibles.
Formación de las personas autorizadas: El encargado garantizará la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
Ejercicio de los derechos: El encargado asistirá al responsable, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad de datos).
Notificación de violaciones de la seguridad: El encargado notificará al responsable, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de veinticuatro horas, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante consignada en el artículo 33.3. del RGPD.
Apoyo en realización de evaluaciones de impacto para la protección de datos: El encargado dará apoyo al responsable en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
Cumplimiento de las obligaciones: el encargado pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
Delegado de Protección de Datos: El encargado designará, si procede, un delegado de protección de datos y comunicará su identidad y datos de contacto al responsable.
Se detallan a continuación los aspectos y la identificación de la información afectada a los que accede o trata el encargado de tratamiento, la tipología de datos y las finalidades que justifican el tratamiento.
A) El tratamiento de datos personales incluirá los siguientes aspectos:
X Recogida. X Modificación.
X Conservación. X Extracción.
X Cotejo. X Consulta.
X Registro.
B) Identificación de la información afectada. Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de esta encomienda de gestión, el responsable del tratamiento autoriza al encargado del tratamiento a tratar la información necesaria, lo que incluye las siguientes categorías de datos:
– Datos identificativos: [Nombre y apellidos, DNI/NIE/pasaporte, dirección, teléfono].
– Datos de características personales: [Datos bancarios, fecha y lugar de nacimiento].
– Datos de circunstancias sociales: [Asociaciones, patronatos, ONGs, …].
– Datos académicos y profesionales: [Formación, titulaciones, expediente académico, experiencia profesional, pertenencia a colegios, asociaciones profesionales u análogos].
– Datos detalle de empleo: [Cuerpo/escala; puesto de trabajo; datos no económicos de nómina].
– Datos referentes a necesidades derivadas de una situación de discapacidad/enfermedad, para garantizar la accesibilidad.
C) Finalidades que justifican el acceso o tratamiento por parte del encargado. El responsable del tratamiento autoriza al encargado de tratamiento a tratar información de carácter personal de su titularidad, única y exclusivamente, para la celebración del IV Congreso de la Red de Universidades Serranía Celtibérica (RUSC).
Madrid, a la fecha de la firma electrónica.–El Rector de la UNED, Ricardo Mairal Usón.–El Director Gerente de la Fundación UNED, Gustavo Rovira Salinas.
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